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Detalle de la Buena Práctica

SISTEMA ELECTRÓNICO DE ENCUESTAS DE LA UNIA


Palabras clave: Resultados, Encuesta, Sistema de Información, Calidad, UNIA

Resumen de la Práctica

La Universidad Internacional de Andalucía (UNIA) ha venido implantando un sistema de encuestas on-line para la gestión electrónica del proceso de encuestado a través de un programa desarrollado por personal del Área de Gestión de las TIC´s, SurveyWH, que permite extraer información por un lado de LimeSurvey, usado para el envío de encuestas y obtención de datos, y por otro de la aplicación académica de la Universidad, Universitas XXI, y de esta forma elaborar, presentar y difundir los resultados obtenidos. Lime Survey es un programa de software libre adaptado a las necesidades de uso de los gestores de encuestas de la Universidad.

1. Planificación de la Práctica

Hasta el año 2008 los procedimientos de encuestas eran independientes en cada una de las sedes de la UNIA: Sevilla, La Rábida, Baeza y Málaga.

Todos los procedimientos eran presenciales y en formato papel, si bien no existía uniformidad ni en los cuestionarios ni en la periodicidad ni en la forma de presentar los resultados ni en los destinatarios de su difusión.

Otra característica de la situación precedente es que la UNIA sólo se pasaban encuestas asociadas a Ordenación Académica.

La evaluación y la mejora continua de la calidad de la enseñanza y de los servicios universitarios es un imperativo insoslayable para cualquier institución educativa en el actual marco de competencia que supone el EEES. En este sentido, la implantación de mecanismos ágiles, flexibles y eficientes para la recogida de información sobre la labor docente y sobre los servicios prestados por la Universidad, se convierte en una pieza angular por cuanto facilitan el tratamiento, análisis y difusión pública de los resultados obtenidos.

La implantación de un sistema de encuestas electrónico que sustituyera el tradicional formato de encuesta presencial en papel supone una mejora e innovación respecto a la 

situación de partida por cuanto sustituye el procedimiento presencial, elimina el soporte papel y el recuento manual, amén de agilizar el proceso de análisis y difusión de resultados para la toma de decisiones oportunas.

Además, con la implantación de este nuevo sistema, el proceso de encuestas se ha centralizado en el Vicerrectorado de Formación no Reglada, Calidad e Investigación, que es el que aprueba los cuestionarios, da soporte administrativo al sistema y realiza el análisis y difusión de los datos, y ha permitido unificar el proceso de encuestas en sus cuatro sedes. Por otra parte, se ha puesto el sistema a disposición de otros servicios: Biblioteca, Extensión Universitaria, Formación, Gestión Económica y Recursos Humanos, con lo que no sólo se obtienen datos académicos.

La implantación del sistema recibió una inicial reticencia con respecto al uso de la tecnología por cuanto se pensaba que los índices de participación se reducirían, hecho que se produjo el primer año de su implantación pero que, como se ha venido a demostrar en los sucesivos, se debió más a problemas iniciales de uso del software que a un rechazo del método electrónico por parte de los encuestados.

  •  Erradicación del uso del papel.
  • Evitar el tratamiento manual de datos.
  • Obtener resultados en un tiempo razonable y acotable.
  • Hacer la difusión de resultados de forma automática y a unos destinatarios determinados.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Se convoca una reunión con el Área de Ordenación Académica de presentación del programa LimeSurvey y se consensúan las encuestas académicas que se van a integrar en el mismo. Se convierten las encuestas a formato electrónico por parte del Área de Planificación y Calidad.

En abril de 2008 se convoca una reunión con el personal de administración y servicios que va a gestionar el envío de las  encuestas. Se les facilita un manual de proceso. Se establece el momento de envío y se decide el tiempo que cada tipo de encuesta va a estar disponible para ser contestada.

Los Cursos de Verano de 2008 suponen el inicio del uso del sistema. La obtención de resultados se hace de forma semiautomática por parte del Área de Planificación y Calidad exportando los datos desde LimeSurvey y presentándolos en archivos Microsoft Excel.

Tras la experiencia de los Cursos de Verano, en octubre de 2008 se decide comenzar con las encuestas de posgrado a través del sistema. Se constata un problema con la obtención de resultados de forma semiautomática dado el volumen de encuestas que generan estos cursos.

Se van incluyendo paulatinamente las áreas de Biblioteca, Formación, Extensión Universitaria, Gestión Económica y Recursos Humanos como usuarios del sistema.

Dado que Lime Survey permite trabajar con varios idiomas, la UNIA traduce sus encuestas y las ofrece en inglés y francés, a fin de facilitar la recopilación de resultados, considerando la heterogeneidad de su alumnado.

Con el inicio del curso 2009/10, personal del Área TIC de la UNIA desarrolla una aplicación SurveyWH que solventa los problemas anteriores.

Con este programa:

  • se presentan los datos tomándolos directamente de LimeSurvey, sin necesidad de exportación y se toman datos complementarios de la aplicación académica de la Universidad Universitas XXI
  • se establecen usuarios con clave para el acceso a datos, lo que evita el envío de archivos por correo electrónico
  • se implementa un sistema de envío de resultados a los profesores a través de una clave de acceso que se manda vía email de forma que se evita su envío en papel por correo certificado y con acuse de recibo.

El siguiente diagrama facilita la visión general del sistema de encuestas:

 

En la explotación del sistema está implicado personal de las siguientes áreas:

  1. Biblioteca
  2. Ordenación Académica
  3. Formación
  4. Extensión Universitaria
  5. Gestión de las TIC´s
  6. Planificación y Calidad
  7. Gestión Económica
  8. Recursos Humanos

 

Los recursos materiales utilizados son escasos y de muy bajo coste: El software libre base del sistema y un servidor donde se aloja, con estas características:

  • Procesador: Intel(R) Xeon(R) CPU (E5405) @ 2.00GHz
  • RAM: 1GB+2GB para SWAP
  • Disco: 12,8GB
  • Sistema Operativo: Red Hat Enterprise LiNUX 5

3. Resultados de la Práctica

Los resultados obtenidos y su bajo coste hacen pensar en que el sistema electrónico de encuestas seguirá siendo el utilizado en el futuro.

El coste en horas de trabajo para el personal se ha reducido de forma drástica, ya que ha evitado el personarse en las aulas para hacer el reparto y recogida de datos; el tiempo empleado en la cuenta de datos ha desaparecido; y el nuevo programa de difusión de resultados ha reducido a un mínimo de gestión el trabajo necesario.

El coste material de papel y de correo ha desaparecido, con las implicaciones de sostenibilidad medioambiental que ello conlleva.

Al hacerse en base a software libre, no se ha precisado el pago de licencias por uso, y ha permitido establecer sin coste el número de usuarios que se ha estimado necesario, así como permitir y promover las modificaciones necesarias a realizar para proveer las funcionalidades específicas requeridas. De esta forma, se contribuye al desarrollo de este tipo de software y se cumple lo establecido en el Plan Estratégico de la Institución, que aboga por ello.

A continuación se presentan algunas cifras que evidencian lo descrito. En primer lugar un cuadro con la evolución por años del número de encuestas existentes en el Sistema y a la derecha se disgrega del total el número de encuestas Docentia por año, que suponen, como se puede apreciar, alrededor de 2/3 del total de encuestas:

 

 

Encuestas Docentia

Total de Encuestas

% que suponen las Docentia

2013

674

1073

62,81%

2014

799

1191

67,09%

2015

690

1103

62,56%

2016

767

1143

67,10%

2017

639

997

64,09%

 

En cuanto a la participación, exponemos a modo de ejemplo, los datos de las encuestas a alumnos y profesores de los cursos de verano, de alumnos y profesores de cursos de posgrado y la encuesta de clima laboral, de 2012/13 a 2016/17:

%

Alumnos CV

Profesores CV

Alumnos Posgrado

Profesores Posgrado

Clima Laboral

2012/13

59,73

68,62

34,69

48,95

75,52

2013/14

45,80

56,76

26,51

40,28

67,63

2014/15

59,12

76,02

30,07

40,36

74,26

2015/16

57,67

64,91

24,39

45,25

57,35

2016/17

55,38

64,85

23,23

41,32

50,72

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

Se constata que el sistema es plenamente viable para la gestión anual de más de 1000 encuestas, tanto en facilidad de uso como en coste económico y de tiempo. Como se desprende de los datos de participación, estos son muy satisfactorios, remitiéndonos a comparaciones externas con otras universidades que utilizan la encuesta electrónica.

Mención a parte merece el nivel de participación de los alumnos de posgrado. Después de implementar distintos planes de mejora llegamos a la conclusión de que estos programas están sometidos a un elevado nivel de encuestas -encuestas docentia, obligatorias de cara a la evaluación docente del profesorado- que suponen ? del total cuando los alumnos de posgrado suponen la mitad de los de cursos de verano.

5. Carácter Innovador de la Práctica

A parte del bajo coste de uso e implementación del sistema, es un sistema innovador por cuanto permite adaptarse al encuestador a los tiempos académicos de cada programa. Es por ello que para los posgrados es una herramienta muy útil ya que estos no atienden a calendarios tan fijos como los grados.

Es también innovador el hecho de poder pasar encuestas en otros idiomas sin que el personal dedicado a ello tenga por qué tener conocimientos de esas lenguas.

El sistema es de muy fácil replicabilidad en cualquier ámbito, máxime el universitario que es el que nos ocupa. El coste de aplicaciones es cero al ser software libre. El uso por parte de los gestores es de fácil aprendizaje y fácil control. Todos los pasos se hacen en tiempos totalmente gestionables por el usuario por lo que su adaptación a cualquier ámbito es inmediata.

6. Divulgación de la Práctica

La práctica consta en la base de datos de la Red Telescopi; Ha sido un puntal de la máxima importancia de cara a la obtención del Sello EFQM +400 por parte de la Universidad Internacional de andalucía en 2016 (y para el +300 obtenido en 2014); se presentó en el VII Foro de Evaluación de la Calidad de la Investigación y de la Educación Superior celebrado en la Universidad de Murcia en junio de 2010.

A nivel interno, han sido varias las reuniones con los distintos servicios que utilizan el Sistema, a nivel de usuarios y a nivel de establecimiento de planes de mejora y su evaluación.

7. Fuentes Complementarias

https://www.unia.es/2015-02-04-10-22-54

https://telescopi.upc.edu/detalle-de-buenas-practicas?numero=133

http://www.ugr.es/~aepc/VIIFORO/libroresumenesviiforo.pdf

8. Archivos Adjuntos

1.- certificat ISO SGQ RDI (2015-2018)_ESP_v2017.pdf
2.- DG01 Manual Qualitat_r.pdf

Datos de Contacto
  José Ignacio García Pérez
v.formacion.no.reglada@unia.es
954462299
http://
Universidad Internacional de Andalucía

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