Detalle de la Buena Práctica

Sistema Electrónico de Encuestas de la UNIA


Palabras clave: Resultados, encuesta, sistema de información, calidad, UNIA

Resumen de la Práctica

La Universidad Internacional de Andalucía (UNIA) ha venido implantando un sistema de encuestas on-line para la gestión electrónica del proceso de encuestado a través de un programa desarrollado por personal del Área de Gestión de las TIC´s, SurveyWH, que permite extraer información por un lado de LimeSurvey, usado para el envío de encuestas y obtención de datos, y por otro de la aplicación académica de la Universidad, Universitas XXI, y de esta forma elaborar, presentar y difundir los resultados obtenidos. Lime Survey es un programa de software libre adaptado a las necesidades de uso de los gestores de encuestas de la Universidad.

 

1. Planificación de la Práctica

Hasta el año 2008 los procedimientos de encuestas eran independientes en cada una de las sedes de la UNIA: Sevilla, La Rábida, Baeza y Málaga.

Todos los procedimientos eran presenciales y en formato papel, si bien no existía uniformidad ni en los cuestionarios ni en la periodicidad ni en la forma de presentar los resultados ni en los destinatarios de su difusión.

Otra característica de la situación precedente es que la UNIA sólo se pasaban encuestas asociadas a Ordenación Académica.

 



La evaluación y la mejora continua de la calidad de la enseñanza y de los servicios universitarios es un imperativo insoslayable para cualquier institución educativa en el actual marco de competencia que supone el EEES. En este sentido, la implantación de mecanismos ágiles, flexibles y eficientes para la recogida de información sobre la labor docente y sobre los servicios prestados por la Universidad, se convierte en una pieza angular por cuanto facilitan el tratamiento, análisis y difusión pública de los resultados obtenidos.

La implantación de un sistema de encuestas electrónico que sustituyera el tradicional formato de encuesta presencial en papel supone una mejora e innovación respecto a la situación de partida por cuanto sustituye el procedimiento presencial, elimina el soporte papel y el recuento manual, amén de agilizar el proceso de análisis y difusión de resultados para la toma de decisiones oportunas.

Además, con la implantación de este nuevo sistema, el proceso de encuestas se ha centralizado en el Vicerrectorado de Planificación y Calidad, que es el que aprueba los cuestionarios, da soporte administrativo al sistema y realiza el análisis y difusión de los datos, y ha permitido unificar el proceso de encuestas en sus cuatro sedes. Por otra parte, se ha puesto el sistema a disposición de servicios como Biblioteca, Extensión Universitaria o Formación, con lo que no sólo se obtienen datos académicos.

La implantación del sistema recibió una inicial reticencia con respecto al uso de la tecnología por cuanto se pensaba que los índices de participación se reducirían, hecho que se produjo el primer año de su implantación pero que, como se ha venido a demostrar en los sucesivos, se debió más a problemas iniciales de uso del software que a un rechazo del método electrónico por parte de los encuestados.



  •  Erradicación del uso del papel.
  • Evitar el tratamiento manual de datos.
  • Obtener resultados en un tiempo razonable y acotable.
  • Hacer la difusión de resultados de forma automática y a unos destinatarios determinados.

 

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Se convoca una reunión con el Área de Ordenación Académica de presentación del programa LimeSurvey y se consensúan las encuestas académicas que se van a integrar en el mismo. Se convierten las encuestas a formato electrónico por parte del Área de Planificación y Calidad.

En abril de 2008 se convoca una reunión con el personal de administración y servicios que va a gestionar el envío de las encuestas. Se les facilita un manual de proceso. Se establece el momento de envío y se decide el tiempo que cada tipo de encuesta va a estar disponible para ser contestada.

Los Cursos de Verano de 2008 suponen el inicio del uso del sistema. La obtención de resultados se hace de forma semiautomática por parte del Área de Planificación y Calidad exportando los datos desde LimeSurvey y presentándolos en archivos Microsoft Excel.
 
Tras la experiencia de los Cursos de Verano, en octubre de 2008 se decide comenzar con las encuestas de posgrado a través del sistema. Se constata un problema con la obtención de resultados de forma semiautomática dado el volumen de encuestas que generan estos cursos.
 
Se incluyen las áreas de Biblioteca, Formación y Extensión Universitaria como usuarios del sistema.
Dado que Lime Survey permite trabajar con varios idiomas, la UNIA traduce sus encuestas y las ofrece en inglés, francés y árabe, a fin de facilitar la recopilación de resultados, considerando la heterogeneidad de su alumnado.
Con el inicio del curso 2009/10, personal del Área de Informática y Comunicaciones desarrolla una aplicación SurveyWH que solventa los problemas anteriores.
 
Con este programa:
  • se presentan los datos tomándolos directamente de LimeSurvey, sin necesidad de exportación y se toman datos complementarios de la aplicación académica de la Universidad Universitas XXI
  • se establecen usuarios con clave para el acceso a datos, lo que evita el envío de archivos por correo electrónico
  • se implementa un sistema de envío de resultados a los profesores a través de una clave de acceso que se manda vía email de forma que se evita su envío en papel por correo certificado y con acuse de recibo.
El siguiente diagrama facilita la visión general del sistema de encuestas:
Encuesta
 
 

En la explotación del sistema está implicado personal de las siguientes áreas:

  1. Biblioteca
  2. Ordenación Académica
  3. Formación
  4. Extensión Universitaria
  5. Gestión de las TIC´s
  6. Planificación y Calidad
Los recursos materiales utilizados son escasos y de muy bajo coste: El software libre base del sistema y un servidor donde se aloja, con estas características:
  • Procesador: Intel(R) Xeon(R) CPU (E5405) @ 2.00GHz
  • RAM: 1GB+2GB para SWAP
  • Disco: 12,8GB
  • Sistema Operativo: Red Hat Enterprise LiNUX 5

 

3. Resultados de la Práctica

Los resultados obtenidos y su bajo coste hacen pensar en que el sistema electrónico de encuestas seguirá siendo el utilizado en el futuro.

 
El coste en horas de trabajo para el personal se ha reducido de forma drástica, ya que ha evitado el personarse en las aulas para hacer el reparto y recogida de datos; el tiempo empleado en la cuenta de datos ha desaparecido; y el nuevo programa de difusión de resultados ha reducido a un mínimo de gestión el trabajo necesario.
 
El coste material de papel y de correo ha desaparecido, con las implicaciones de sostenibilidad medioambiental que ello conlleva.
 
Al hacerse en base a software libre, no se ha precisado el pago de licencias por uso, y ha permitido establecer sin coste el número de usuarios que se ha estimado necesario, así como permitir y promover las modificaciones necesarias a realizar para proveer las funcionalidades específicas requeridas. De esta forma, se contribuye al desarrollo de este tipo de software y se cumple lo establecido en el Plan Estratégico de la Institución, que aboga por ello.
 
A continuación se presentan algunas cifras que evidencian lo descrito. En primer lugar un cuadro con la evolución por años del número de encuestas existentes en el Sistema con fecha 24 de mayo de 2010 y a la derecha se disgrega del total el número de encuestas Docentia por año, que suponen, como se puede apreciar, alrededor de 2/3 del total de encuestas:
 
Año Encuesta Docencia 

% Docencia Total 
2008 1141 664  58,19%
2009 1142 736 64,45%
2010 676 595 88,02%
TOTAL  2959 1995 67,42%
 
 
En cuanto a la participación, exponemos los datos de las encuestas a alumnos y profesores de los cursos de verano de 2008 y 2009. Se incluyen los datos de 2007, el último con procedimiento presencial.
 
 
 
Año Alumnos Profesores 
2007 72% 42% 
2008 27% 26%
2009 55% 66%
 
Los datos del curso 2008/09 para los cursos de posgrado no tienen término de comparación anterior, pero en el primer año ha tenido unos guarismos parecidos a los obtenidos en los cursos de verano en su primera edición on line, un 29% para los alumnos y un notable 46% para los profesores.
 
 

 

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

 Se reitera que la facilidad de uso y su coste mínimo hacen que el sistema sea plenamente viable.

 

5. Carácter Innovador de la Práctica

A parte del bajo coste de uso e implementación del sistema, es un sistema innovador por cuanto permite adaptarse al encuestador a los tiempos académicos de cada programa. Es por ello que para los posgrados es una herramienta muy útil ya que estos no atienden a calendarios tan fijos como los grados.

 
Es también innovador el hecho de poder pasar encuestas en otros idiomas sin que el personal dedicado a ello tenga por qué tener conocimientos de esas lenguas.



El sistema es de muy fácil replicabilidad en cualquier ámbito, máxime el universitario que es el que nos ocupa. El coste de aplicaciones es cero al ser software libre. El uso por parte de los gestores es de fácil aprendizaje y fácil control. Todos los pasos se hacen en tiempos totalmente gestionables por el usuario por lo que su adaptación a cualquier ámbito es inmediata.

 

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  Julio Terrados Cepeda
calidad@unia.es
954 46 22 99
http://surveywh.unia.es/
Universidad Internacional de Andalucía

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