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Detalle de la Buena Práctica

Manual de Acogida para Miembros del Consejo Social


Palabras clave: Personas, Manual de Acogida, Consejo Social, Integración; Motivación, UCA

Resumen de la Práctica

Se trata de un Manual que permite a los Consejeros, y fundamentalmente a los que se incorporan de nuevo, tener una visión global de cuales son sus funciones sus condicionantes, sus obligaciones éticas y sus compromisos de trabajo, a la vez que conocer la situación en la que se encuentra la organización a la que entran a colaborar.

 

 

1. Planificación de la Práctica

El Manual recoge el papel que se le asigna al Consejo Social en la diferente legislación y normativa existente (LOMLOU, LAU y Estatutos de la Universidad), la posición de la Universidad en el Sistema Universitario Andaluz, las cifras que definen a la Universidad, la situación real como órgano de participación en cuento a acciones de gobierno, un código ético y una carta de los compromisos que se adquieren y por último el reglamento que rige la vida del Consejo.Todo ello en un texto formateado para su uso diario como libro de bolsillo y también en formato electrónico.

El documento no tiene precedentes en España por lo que su diseño ha sido obra de una Comisión creada al respecto para su elaboración.

La justificación de su existencia radica en el desconocimiento que traen los Consejeros cuando se incorporan como miembros del Consejo Socia., Téngase en cuenta que son, salvo 6, todas personas ajenas a la Universidad (empresarios, sindicatos, representantes del parlamento, personas relevantes de la comunidad, etc.)

A la vez se necesitaba un documento que permitiera recopilar toda la información relevante que era requerida para la toma de decisiones, legislación, estrategia, reglamento, datos ...)

El Código ético es una adaptación del existente para el órgano similar existente en el Reino Unido. El resto de la información ha sido de recopilación y/o creación propia.

El trabajo se hizo a través de una Comisión creada desde el propio Consejo, con los Consejeros mas veteranos, y el Secretario del Consejo Social.

Se realizaron tres reuniones. De la primera se sacó como conclusión el índice que debería llevar el documento, es decir, cual debería ser la información que se incluyera en el documento y se encargó a la Secretaría del Consejo que redactara un primer borrador que incluyera la información decidida. La segunda fue el análisis de la propuesta que se presentó a debate y el análisis de las incorporaciones y eliminaciones propuestas por los miembros de la Comisión y el encargo de su nueva redacción por parta de la Secretaría del Consejo. La tercera fue para dar por bueno el documento y para aprobar el diseño y maquetación que el mismo debería llevar para que fuera cómodo y útil.


La razón de acometer un proyecto como este no es otro que tratar de adaptar el funcionamiento del Consejo Social a las nuevas responsabilidades que se le han venido encima con el Espacio Europeo de la Educación Superior (información de los nuevos planes de estudio y seguimiento de su desarrollo) para que las titulaciones y las acciones que llevan asociadas vayan conectadas con el entorno en el que estas se desarrollan, con los Sistemas de Garantía de Calidad de estos mismos títulos, con el convencimiento del nuevo papel que se le está reclamando a la Universidad para lograr realmente una economía basada en el conocimiento y por supuesto con los nuevos aires que recorren la universidad relativos a planificación estratégica y estilos de gobernanza.

Si a eso le sumamos la implantación del Modelo de Financiación asociado a cumplimiento de objetivos y compromisos previamente adquiridos por la universidad, creemos en este Consejo que los Consejeros que en él participen han de poseer una información y unas herramientas de trabajo que les faciliten el mismo y les permitan acometer la toma de decisiones con fundamento y conocimiento de sus obligaciones y limitaciones.

 

Los objetivos que se persiguen con la práctica, se ajustan al criterio Personas del modelo EFQM (subcriterio 3d), y se pueden resumir en:

Facilitar la integración del nuevo consejero a la institución y a su puesto de trabajo en el Consejo Social.
Presentar la organización, sus valores, su misión y visión.
Crear un interés y una motivación por la organización en la que va a trabajar el nuevo consejero.
Favorecer el buen clima laboral en el Consejo Social.
Reducir el tiempo de adaptación del nuevo consejero a sus funciones en el Consejo Social.
En definitiva, se trata conseguir la implicación activa del nuevo consejero en la identificación con la organización, interiorizando valores, principios y objetivos de la organización, así como el logro de estos objetivos. Se trata pues de una socialización organizacional plena.

Algunos de los objetivos creemos que ya se han cumplido, respecto a otros habrá de pasar algún tiempo para que podamos comprobar su eficacia, ya que se requiere de evolución en el tiempo para su comprobación.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Seguidamente, se exponen las actividades emprendidas durante el desarrollo de la práctica, y son:

1. Análisis de la posición de la Universidad de Cádiz en relación con el Sistema Universitario Andaluz (se ha aprovechado la participación en el Informe elaborado para la OCDE que aún está finalizándose).

2. Extracción de la regulación normativa las exigencias que se le asignan al mismo.

3. Análisis desde la Memoria de Responsabilidad Social que edita anualmente la Universidad de Cádiz, de los datos que pueden ser más significativos para poseer una radiografía de la Universidad.

4. Búsqueda a nivel internacional (en el plano nacional no hay nada en materia de universidades a lo que recurrir), traducción y adaptación de un Código ético para miembros de Consejos Sociales (CUC Governance Code of Practice and General Principles, November 2004.)

5. Establecimiento de una Carta de Compromisos que a modo de Plan Estratégico marque la dirección de los esfuerzos que el Consejo debe acometer en el corto y medio plazo.

6. Actualización del Reglamento de Funcionamiento como marco de las actuaciones diarias

Aunque la experiencia tiene aún muy poco recorrido, las acciones acometidas hasta llegar al Manual que hoy presentamos creo que han servido para establecer con claridad el mapa en el que el Consejo Social se sitúa y los recorridos que habrá de emprender para cumplir sus cometidos.
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El personal implicado además de los Consejeros participantes en la Comisión han sido el Secretario del mismo y el personal auxiliar que la Secretaría tiene a su disposición.

3. Resultados de la Práctica

Hay un antes y un después del funcionamiento del Consejo Social con este documento ya que hoy los Consejeros tienen más claro que se les exige, cuales son sus limitaciones y poseen un marco de referencia de la realidad en la que se encuentran. 

El rendimiento aún es pronto para valorarlo pero para conocer su alcance indicaremos que a los Consejeros que se han incorporado al Consejo ya con la existencia de este documento y esta filosofía nos transmiten que el mismo les da una seguridad y un conocimiento de donde están que les quita la aprensión propia de la incorporación a algo desconocido.
 
La evolución que lleve el propio documento será muy importante para conocer el rendimiento que el mismo produce, ya que facilitará a los Consejeros mantener una posición actualizada y evolutiva de la Universidad en la que se encuentran.
 
Se tiene previsto realizar una evaluación según indicadores de percepción de la aplicación de la práctica, con una periodicidad anual (prevista para diciembre 2010). La metodología que se empleará será una encuesta de satisfacción, donde se usará un cuestionario basado en el modelo Serqual. Las variables a estudiar son: satisfacción global, calidad del formato, organización de la información, claridad, documentación, cumplimiento de expectativas utilidad, eficacia, áreas de mejora y puntos fuertes.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

Ya se ha planteado con  anterioridad que este proyecto nace con espíritu de renovación permanente y para ello toda la documentación se encuentra maquetada para que pueda ir modificándose conforme cambien las circunstancias o se producen variaciones en la información disponible o requerida (evolución anual).
 
Se plantea igualmente seguir la elaboración de manuales para las diferentes comisiones existentes en el Consejo: Económica, Académica y de Relaciones con la Sociedad, estableciendo para cada una de ellas información específica que facilite su labor.

5. Carácter Innovador de la Práctica

No hay ninguna referencia actual en España con lo que ya de por sí marca el carácter innovador de la experiencia.
Si a eso le sumamos los trabajos que se han realizado para su redacción (ya enumerados en apartado anterior), creemos que la experiencia favorece la concreción para los miembros del Consejo Social de lo que se espera de ellos y por lo tanto la puesta en marcha del proceso que este documento ya ha despertado entre los miembros del mismo.

La necesidad de de establecer un Plan Estratégico que globalice todos los aspectos que confluyen en el papel que se ha de acometer en los próximos tiempos y en los que el Consejo Social está llamado a ejercer un papel fundamental (conexión con el entorno, transparencia, eficacia y eficiencia de lo que se lleva a cabo por la universidad, exigencia de calidad, rentabilidad social de la organización universitaria, etc.)



La mejor prueba de replicabilidad es la de que se nos ha invitado a participar en una Comisión a nivel Nacional, auspiciada por la Conferencia de Consejos Sociales de las Universidades Públicas Españolas para desarrollar un protocolo de acogida para nuevos miembros de Consejos Sociales, donde creemos que el desarrollo de un Manual como el que presentamos es fundamental.

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  Carlos Gentil González
carlos.gentil@uca.es
+ (34) 956 01 5935
http://www.uca.es/web/organizacion/consejo_social/manualdeacogida
Universidad de Cádiz

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