Detalle de la Buena Práctica

INTEXTER _UPC: Soporte a la toma de decisiones no estratégicas


Palabras clave: Procesos, Productos y Servicios; Toma de decisiones, Agilidad, Transparencia, UPC

Resumen de la Práctica

La práctica consistió en establecer criterios cuantificables para ayudar a la toma de decisiones para el destino de la partida presupuestaría correspondiente al mantenimiento de los equipos científicos de los laboratorios.

1. Planificación de la Práctica

Anualmente el Instituto reserva una partida presupuestaria destinada a las reparaciones y mantenimiento de los equipos científicos de los laboratorios. El proceso utilizado hasta la implantación del nuevo consistía en que los responsables de los laboratorios realizaban una petición de reparación, valorada económicamente, a la Junta del Instituto. Ésta se reúne como mínimo cada tres meses y está formada por miembros del equipo directivo más un número determinado de representantes de los diversos estamentos del centro (PAS, PDI, Jefes de Laboratorio).
 
El excesivo tiempo entre reuniones representaba una dificultad importante para reparar los aparatos con prontitud y poder seguir a tiempo los trabajos de investigación de los laboratorios; junto a éste, las discusiones en el seno de la junta sobre la oportunidad y el coste de las distintas solicitudes, provocaban en muchos casos el aplazamiento de la decisión hasta obtener más información acerca de la petición. Además muy a menudo se planteaba la conveniencia de cofinanciación de las reparaciones por parte de los propios laboratorios.
 
Como consecuencia del retraso en la decisión surgían diversos problemas: 
  • En ocasiones la partida presupuestaria se cerraba con remanente positivo aun habiendo peticiones de reparación en curso.
  • En otras ocasiones se perdían oportunidades de encargos de trabajo a causa del retraso en la decisión de reparación.
  • Si el Laboratorio se adelantaba y asumía el coste de la reparación se generaba una carga extra de trabajo económico administrativo para reasignar los gastos una vez aprobados éstos por la Junta.

La experiencia se desarrolla en un contexto de necesidad de rapidez en la toma de decisiones a la vez que se requiere una claridad de criterios para el destino de las partidas presupuestarias.

Con la puesta en marcha de la práctica se pretende conseguir mayor agilidad, transparencia y coherencia en la decisión de destinar fondos económicos al mantenimiento y reparación de los equipos científicos del Instituto de Investigación.

 

  • Agilidad, entendida como rapidez en la decisión de aprobar el gasto y comunicarlo al peticionario y al proveedor para poder proceder a la inmediata reparación del equipo.
  • Transparencia del proceso para que todos los responsables de Laboratorio conozcan en todo momento el estado de su petición.
  • Coherencia en los criterios de valoración de las peticiones, de forma que todas las decisiones estén sustentadas por unos criterios homogéneos y cuantificados.

 

 

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Se constituyó una comisión ad-hoc con el objetivo de presentar una propuesta a la Junta del Instituto.

Se elaboró un listado de los equipos científicos inventariados en el Instituto con la información siguiente:
  • Denominación del equipo.
  • Código de inventario.
  • Importe y año de adquisición.
  • Código del equipo en el sistema de Gestión de la Calidad.
  • Ubicación física del equipo.
  • Breve descripción del mismo.
Por otra parte se estudiaron y definieron diversos parámetros para cuantificar y objetivar la oportunidad de reparar los equipos, a la vez que se aplica un grado de cofinanciación con fondos propios de los laboratorios. La comisión ad-hoc trabajó distintas propuestas, siendo la final compuesta por los parámetros y valoraciones siguientes:
  • Coste adquisición equipo nuevo. Entre 0 y 5 puntos.
  • Año de adquisición del equipo a reparar. Entre 0 y 5 puntos.
  • Ubicación física del equipo. Entre 0 y 5 puntos.
  • Horas anuales de uso del equipo. Entre 0 y 5 puntos.
  • Destino del uso. Entre 1 y 3 puntos.
  • Laboratorios a los que se da servicio. Entre 1 y 5 puntos.
  • Exclusividad. Entre 4 y 8 puntos.
  • Necesidad el equipo para el SGQ. Entre 0 y 4 puntos.
  • Peso relativo del coste de reparación. Entre 0 y 3 puntos.

La puntuación obtenida (máximo 43) indicará el porcentaje de financiación con cargo a la partida de reparación de equipos.

  • Entre 0 y 15 0%
  • Entre 16 y22 25%
  • Entre 23 y 27 50%
  • Entre 28 y 32 65%
  • Entre 33 y 38 80%
  • Mayor que 38 100%
Además se elaboró un impreso en el que se indican los datos del equipo, el importe previsto de la reparación, los parámetros de valoración y el resultado de ésta. El impreso se acompaña de la propuesta de pedido firmada por el solicitante.
 
Con esta documentación los servicios administrativos valoran la petición, aprueban provisionalmente el gasto indicando el grado de cofinanciación y lo comunican al peticionario.
 
Finalmente el impreso con la petición y toda la documentación anexa se presenta a la Junta del Instituto para su ratificación.
 
La comisión ad-hoc para el desarrollo de este proceso estuvo constituida por cuatro personas, la propuesta fue laborada por el administrador del Instituto con el apoyo del equipo de personas de administración.
 
En cuanto a recursos materiales y técnicos solamente se utilizaron equipos informáticos ya existentes, así como la base e datos del inventario de equipos.

3. Resultados de la Práctica

  • La puesta en marcha de este proceso ha contribuido enormemente a solucionar los problemas detectados el inicio del mismo así como ha permitido a la organización actuar con eficiencia, efectividad y eficacia en la solución del problema.
  • Se ha conseguido agilizar enormemente el proceso, reduciendo el tiempo de decisión de tres meses a cinco días como máximo.
  • Se ha obtenido un proceso completamente transparente desde la petición hasta la ratificación de la decisión, disponiendo en todo momento de las evidencias documentales.
  • Las decisiones y todo el proceso en sí, es coherente con los objetivos para los que se creó la partida presupuestaria de reparación de equipos, además todas las peticiones tienen los mismos criterios de valoración.
  • El proceso tiene garantía de durabilidad puesto que se aplica des de 2007, ha contribuido a sistematizar un proceso anteriormente anárquico, también ha ayudado a la organización en la clarificación de criterios de valoración de los quipos.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

Para el mantenimiento de la práctica se acordó que los servicios administrativos del Instituto no podían autorizar ningún cargo a la partida sin el documento de solicitud y valoración de la petición. Cada dos años se actualiza el listado de equipos incorporando las nuevas adquisiciones y eliminando las bajas de inventario.

5. Carácter Innovador de la Práctica

Para el Instituto, el carácter innovador de la práctica consistió en reducir el tiempo dedicado a la toma de decisión, definir los criterios con los que tomar las decisiones e identificar quien decide; sin estos parámetros, el proceso era lento, aleatorio e indefinido.

La replicabilidad de esta práctica es sencilla y adaptable a cualquier organización que desee agilizar la toma de decisiones en temas no especialmente estratégicos.

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  JOAN ROMA SALVÓ
Jroma@intexter.upc.edu
+(34) 937398273
https://www.upc.edu/intexter
Universitat Politècnica de Catalunya · BarcelonaTech

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