Detalle de las prácticas

Implantación de un Sistema de Voto Electrónico

Palabras Clave: Voto electrónico,e-administración,Pnyx

Resumen de la Práctica

Implantación de un Sistema de Voto Electrónico que permite abordar cualquier proceso electoral exclusivamente de forma telemática. Desde el año 2010 ya ha sido utilizado en varias ocasiones en procesos electorales de la USC.

 

1.- Planificación de la Práctica

La USC tiene diversas iniciativas en materia de Administración Electrónica: matrícula, actas con firma digital, Secretaría Virtual de alumnado y profesorado, notificación de notas por SMS, seguimiento de expedientes, tramitación de procedimientos por vía telemática, etc. Estas iniciativas, pretende extenderlas a otros ámbitos en los que el uso de las tecnologías de la información puede favorecer el ejercicio de los derechos y libertades de los miembros de la comunidad universitaria. En concreto, se pretende que los miembros de la comunidad universitaria participen en el gobierno y en la administración de la universidad mediante sistemas del denominado “voto electrónico” para elegir a sus representantes en los órganos colegiados y de gobierno de las universidades así como favorecer sistema de consulta entre los miembros de la comunidad universitaria.

Los procesos electorales universitarios son altamente complejos tanto por el número de electores (alumnado, profesorado y PAS) cómo por el número de sectores elegibles y por su alta frecuencia en las votaciones. Asimismo, la participación en algunos sectores, como los estudiantes, es habitualmente baja polos cortos períodos de tiempo para las votaciones, la necesidad de desplazarse las mesas electorales, el cada vez mayor número de personas de la comunidad universitaria que realizan estadías fuera de su Universidad, etc. Los sistemas online de votación pretenden facilitar los procesos de votación mejorando así la participación.

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, comúnmente denominada, de Administración Electrónica, prevé que los ciudadanos podrán realizar todas sus gestiones administrativas por medios electrónicos, con la consecuente obligación de la Administración de ofrecer sus servicios por cualquier canal que facilite esta relación (Internet, móviles, etc).

La Estrategia Gallega de la Sociedad de la Información correspondiente a los Servicios Públicos de Calidad promovida por la Xunta de Galicia, en particular en lo referido a participación, e-gobierno y  e-administración

La Secretaría General de Modernización e Innovación Tecnológica de la Xunta de Galicia, en línea con la Estrategia Gallega de la Sociedad de la Información correspondiente a los Servicios Públicos de Calidad en lo referido a participación, e-gobierno y  e-administración apoyó al conjunto de las universidades públicas gallegas para la puesta en funcionamiento de herramientas informáticas que posibiliten el voto electrónico, siendo su principal objetivo el impulso de la administración electrónica en procesos electorales en el ámbito de la universidades gallegas. En este sentido, se firmó un convenio entre las Universidades del SUG para la adquisición de una plataforma de voto electrónico única (solución Pnyx, empresa Scytl) para las tres universidades y dirigida al conjunto de la comunidad universitaria: estudiantes, personal de administración y servicios y personal docente e investigador.   La presente práctica recoge la experiencia desarrollada en la Universidad de Santiago de Compostela (USC).

 La USC tiene el propósito de extender sus iniciativas en materia de Administración Electrónica para que los miembros de la comunidad universitaria participen en el gobierno y en la administración de la universidad mediante sistemas del denominado “voto electrónico” para elegir a sus representantes en los órganos colegiados y de gobierno de las universidades así como favorecer sistema de consulta entre los miembros de la comunidad universitaria.

Dada la alta complejidad de los procesos electorales universitarios tanto por el número de electores (alumnado, profesorado y PAS) cómo por el número de sectores elegibles y por su alta frecuencia en las votaciones, la USC se ha planteado la reducción del esfuerzo operativo y los costes de horas de personal y materiales que de ellos se derivan. Asimismo facilitar la participación a los diversos sectores, propiciando la de aquellos en los que es habitualmente baja, como los estudiantes, ampliando los períodos de tiempo para las votaciones, eliminando la necesidad de desplazarse a las mesas electorales, permitiendo el voto al cada vez mayor número de personas de la comunidad universitaria que realizan estadías fuera de su Universidad, sin tener que recurrir forzosamente a los mecanismos del voto anticipado, etc. En resumen, los sistemas online de votación pretenden facilitar los procesos de votación mejorando así la participación y reduciendo los costes en la institución.

Aún cuando los procesos electorales no constituyen una actividad permanente da la comunidad universitaria, su diversidad en cuanto a volumen, tipología y distribución del censo; frecuencia de celebración y alcance en la renovación de los órganos afectados, permiten un planeamiento del proyecto en fases y etapas que posibilitan al conjunto de los actores involucrados realizar una transición progresiva y ordenada en los modos y costumbres de los procesos electorales, desde la urna física a la urna virtual, adaptándose la comunidad universitaria en su conjunto a esta nueva cultura.

Una cuestión básica de los procesos electorales con soporte electrónico es el mecanismo de acreditación previsto que los votantes deberán seguir. La solución Pnyx posibilita asignación de credenciales de votante, en el marco de cada proceso electoral, que deben hacerse llegar a estos o bien la utilización de certificados digitales que estén en poder del votante, si están emitidos por autoridades reconocidas. En el segundo supuesto, se incorporan a la realización de la práctica todas las cuestiones derivadas de los equipamientos asociados al uso de las tarjetas con almacén de certificados o la gestión de los almacenes de certificados en los equipos de los votantes y la propia disponibilidad de los certificados por parte de los votantes. La existencia de un sistema de autentificación centralizado CAS en la USC, con utilización de claves de usuario corporativas, que se utiliza en el acceso a los diferentes recursos por parte de la comunidad universitaria, permitía diseñar un proceso gradual, mediante la interconexión entre el CAS y el portal de usuario de eVoto para la distribución de las credenciales de votante en una primera fase de uso, sin requerir de todos los electores, en su mayoría alumnos, la posesión de un certificado electrónico reconocido. En fases posteriores se elevarían los estándares de seguridad con el uso de los certificados digitales reconocidos, permitiéndonos así concentrarnos inicialmente en las modificaciones organizativas que deben realizarse en la institución para la realización de las votaciones electrónicas.

En este marco de planteamientos, la convocatoria de elecciones en la USC de 23 de febrero de 2010 (“Elecciones 2010 de rector o de rectora y de representantes en el Claustro Universitario y en los Consejos de Departamento”) autorizó a la Secretaría General para la organización y realización de un proyecto piloto de votación electrónica para las elecciones a representantes en los Consejos de Departamento. Para estos efectos, se propuso la todos los departamentos de la Universidad de Santiago la posibilidad de incorporación al proyecto piloto de voto electrónico para las elecciones a representantes de Consejo de Departamento (Alumnado, Personal docente e investigador a tiempo parcial e investigadores en formación, Personal de Administración y Servicios como representantes en Consejo de Departamento), convocadas con fecha 23 de febrero de 2010.

Excepto la propia modalidad del voto y su posterior recuento en los departamentos participantes, ningún otro aspecto del proceso electoral se vería alterado, sin afectar a la organización concurrente de los demás procesos electorales

Una vez superada con éxito la fase piloto, se desarrollarían nuevas fases que fuesen ampliando el número y tipos de procesos electorales, hasta la normalización del voto electrónico como herramienta integrada en los procesos de gestión universitarios.

Puesto que se trata de procesos críticos e inelásticos (no admiten cambios de calendario y requieren su repetición total o parcial en caso de incidencia graves que afecten a las garantías electorales), se diseñó un acuerdo de colaboración y transferencia tecnológica con el proveedor de la plataforma, Scytl, que permitiría a las universidades hacerse progresivamente con la autonomía de uso de la plataforma, en fases: asistida, tutelada, autónoma/asesorada; además de realizar la personalización de la misma  a petición de las universidades.

 

 

2.- Desarrollo y ejecución de la Práctica

Fase I: Experiencia piloto de departamentos voluntarios, acreditación mediante el CAS de la universidad (claves corporativas de usuario):

  • Adaptación normativa.
  • Participación optativa
  • Constitución de equipos de trabajo.
  • Adaptacion de la Solución Pnyx al contexto universitario.
  • Equipamiento técnico para la solución Pnyx.
  • Configuración de Clientes de la solución Pnyx.
  • Formación corporativa.
  • Interconexión del BackOffice y la gestión electoral de la USC.
  • Interconexión de credenciales corporativas y credenciales de votante.
  • Jornadas de presentación a la Comunidad Universitaria.
  • Web electoral.
  • Constitución de la Mesa Electrónica.
  • Operación asistida de la solución Pnyx.
  • CAU y buzón eVoto.
  • Votación.
  • Escrutinio y Publicación de resultados.

Fase II: Elección para la renovación de todas las juntas de centro, acreditación mediante el CAS de la universidad (claves corporativas de usuario):

  • Extensión de la participación.
  • Sistema de acreditación.
  • Operación de tutelada de la solución Pnyx.
  • CAU y buzón eVoto.

Fase III: Representantes de Decanos y Directores en el Consejo de Gobierno, acreditación mediante certificados reconocidos

  • Incorporación de certificados reconocidos.
  • Operación autónoma de la solución Pnyx.
  • Formación de votantes.
  • Requisitos técnicos de equipos de los votantes.
  • CAU y buzón eVoto.

(Más información sobre las Fases).


-


(Recursos técnicos e infraestructurales):

Para la instalación y funcionamiento del BackOffice de la solución Pnyx de voto electrónico debe contarse con:

Requisitos mínimos de hardware necesario:

  • Processador Inter Core i5
  • Memòria RAM de 2 Gb
  • Disco duro de 100Gb

Software necesario

  • Sistema operativo Windows
  • Servidor de aplicaciones Apache Tomcat 

El cliente de acceso al BackOffice debe satisfacer los requerimientos:

  • Sistema operativo Windows
  • Java Runtime Environment
  • Java Cryptography Extension
  • Lector de tarjetas criptográficas y tarjetas
  • Drivers del lector de tarjetas y software de gestión
  • Navegador web

 El cliente de acceso al portal de votación para usuarios, debe contar con, según la modalidad de acreditación:

  • Acreditación por credenciales corporativas:
  • Navegador web
  • Acreditación por certificados digitales reconocidos
  • Navegador web con Javascript activado y Java JRE 6 o superior instalado y habilitado.
  • SO soportados por la versión Pnyx 4.2.Applet utilizada: Windows XP / Windows Vista / Windows 7.

(Más información sobre recursos).

 

 

3.- Resultados de la Práctica

La medición de resultados de la Práctica se ha hecho atendiendo a:

  1. Cumplimiento de plazos

En cada una de las fases en que se ha desarrollado la práctica, se han respetado escrupulosamente los tiempos establecidos en cada una de las convocatorias electorales, lo cual es un criterio fundamental de las garantías que se debe ofrecer un procedimiento electoral.

  1. Cumplimiento de especificaciones

Se ha garantizado la disponibilidad, accesibilidad y usabilidad de la solución de voto electrónico por toda la comunidad de electores a la que concernía cada proceso de votación.

Se dotaron los medios de resolución de incidencias y de facilitación de alternativas a los electores para garantizar su derecho a voto y se realizó el seguimiento individualizado de cada una de las incidencias.

Se ha gestionado de acuerdo a los criterios de seguridad y garantías el proceso de votación y escrutinio, con la intervención de la Comisión Electoral Central constituida como Mesa Electrónica.

Los modelos de voto electrónico han sustituido con plena eficacia y seguridad a las papeletas físicas tradicionales, respetando cada una de las particularidades que debían reunir conforme a las especificaciones tradicionales de cada votación; aportando la garantía adicional de la eliminación del voto nulo.

  1. Utilización de recursos organizativos

El objetivo de reducción de esfuerzo organizativo que suponen los procesos electorales en la Universidad se ha conseguido en toda su totalidad. 

En lugar de la constitución de una o varias mesas de votación en cada centro educativo que se constituía como colegio electoral, un pequeño grupo de técnicos y personal de apoyo se ha incorporado al equipo de gestión central del proceso.

Ha sido necesaria la reasignación y reserva de tiempos del personal técnico del ATIC participante el Proyecto, con alta disponibilidad en las acciones críticas.

Se han suprimido todas las operaciones de gestión del censo electoral asociadas a la adscripción de electores a mesas individuales de votación, lo que ha supuesto una gran reducción de los tiempos de los equipos administrativos y de gestión del proceso. Al tiempo, eliminaba la obligación de los electores informarse de sus lugares de votación, posibles desplazamientos y, ocasionalmente, reclamaciones y rectificaciones.

Se ha eliminado la necesidad de la impresión de un gran volumen de documentación e impresos, su distribución, almacenaje y posterior destrucción.

No ha sido necesaria la habilitación de espacios específicos en los centros, eliminado la necesidad de envío de materiales, listados censales e impresos para su utilización en las mesas, la designación de los miembros integrantes de las mismas y la necesidad de su presencia en ellas a lo largo de la jornada de votación.

Se ha suprimido el recuento físico de los votos, con la eliminación de errores consiguiente. Esto ha eliminado el esfuerzo de integrantes de mesas e interventores, en ocasiones  a lo largo de horas debido a la gran complejidad y tamaño de las papeletas; así como la cumplimentación de actas, su remisión y posterior integración en el sistema de gestión electoral.

Toda esta reducción ha sido especialmente notable en las las Fases I y II por el volumen, complejidad y distribución del censo y la multiplicidad de sectores participantes.

  1. Utilización de recursos técnicos

La USC ya disponía de la infraestructura de Servicios necesaria para la instalación de la solución de voto electrónico Pnyx y su gestión correspondiente, incluida la atención de usuarios por el CAU.

El dimensionamiento y reserva de los mismos para la ejecución del proyecto no requirió de ampliación adicional.

  1. Participación de electores

Según se desprende del análisis comparativo, el proceso de implantación del voto electrónico ha supuesto generalmente un incremento de la participación.

La excepción la presenta el sector de ESTUDANTES DE 1º/2º CICLO en la Fase I- piloto, en la que debido a la concurrencia simultanea de tres tipos de procesos electorales: Elección de Rector/a, Elección de Representantes en el Claustro Universitario y Elección de Representantes en los Consejos de Departamento, el elector debía utilizar tanto el voto presencial como el voto electrónico, según el proceso y circunscripción que le correspondiera, lo cual parece explicar la penalización en la participación en el voto electrónico.

Fase I - Participación voluntaria de departamentos en la Elección de Consejos de Departamento, 2009

Datos de participación (de los sectores y circunscripciones donde procedía celebración de votación):

Subsector

Voto electrónico Si/Non

CENSO

VOTOS

VALIDOS

BRANCOS

NULOS

PORCENTAXE PARTICIPACIÓN

PDI A TEMPO PARCIAL NON DOUTOR E IF (DPT)

189

111

111

5

0

58,73%

ESTUDANTES DE 1º/2º CICLO [licenciaturas, enxeñarías, diplomaturas, grao e máster] (DPT)

25858

939

939

140

0

3,63%

PERSOAL DE ADMINIST.  E SERVIZOS (DPT)

15

12

12

0

0

80,00%

 

Que podemos comparar con los de aquellos departamentos que no se sumaron a la experiencia piloto:

 

Subsector

Voto electrónico Si/Non

CENSO

VOTOS

VALIDOS

BRANCOS

NULOS

PORCENTAXE PARTICIPACIÓN

PDI A TEMPO PARCIAL NON DOUTOR E IF (DPT)

non

90

30

29

0

1

33,33%

ESTUDANTES DE 1º/2º CICLO [licenciaturas, enxeñarías, diplomaturas, grao e máster] (DPT)

non

7795

1088

1056

48

32

13,96%

PERSOAL DE ADMINIST.  E SERVIZOS (DPT)

non

6

1

1

0

0

16,67%

 

Que podemos comparar con el último proceso de estas características previamente celebrado por el sistema tradicional en el año 2008:

 

Subsector

 

CENSO

VOTOS

VALIDOS

BRANCOS

NULOS

PORCENTAXE PARTICIPACIÓN

PDI A TEMPO PARCIAL NON DOUTOR E IF (DPT)

 

237

48

44

0

4

22,41%

ESTUDANTES DE 1º/2º CICLO [licenciaturas, enxeñarías, diplomaturas, grao e máster] (DPT)

 

24824

1000

949

20

31

4,86%

ESTUDANTES DE 3º CICLO

 

166

45

44

0

1

8,95%

PERSOAL DE ADMINIST.  E SERVIZOS (DPT)

 

-

-

-

-

-

-

 

Fase II - Renovación de todas las juntas de centro, 2010

Datos de participación (de los sectores y circunscripciones donde procedía celebración de votación):

Subsector

Censo

Votos

% Particip.

  PERSOAL DE ADMINIST. E SERVIZOS (XNT)  

45

29

64,44%

  PDI SEN VINCULACIÓN PERMANENTE E IF  

17

11

64,71%

  ESTUDANTES DE 3º CICLO  

156

22

14,10%

  ESTUDANTES DE 1º/2º CICLO [licenciaturas, enxeñarías, diplomaturas, grao e máster]  

6093

879

14,43%

total

6311

941

14,91%

 

Que podemos comparar con el último proceso de estas características previamente celebrado por el sistema tradicional en el año 2008:

 

Subsector

Censo

Votos

% Particip.

  PERSOAL DE ADMINIST. E SERVIZOS (XNT)  

64

52

81,25%

  PDI SEN VINCULACIÓN PERMANENTE E IF  

248

58

23,39%

  ESTUDANTES DE 3º CICLO  

1709

106

6,20%

  ESTUDANTES DE 1º/2º CICLO [licenciaturas, enxeñarías, diplomaturas, grao e máster]  

10217

1537

15,04%

total

12238

1753

14,32%

 

Fase III- Elección de representantes de Decanos y Directores en el Consejo de Gobierno de la Universidad, 2011

Datos de participación:

 

Subsector

Censo

Votos

% Particip.

  Decanos

25

22

88,00%

  Directores de instituto

75

45

60,00%

  Directores de instituto

16

6

37,50%

Total

116

73

62,93%

 

  1. Nivel de confianza de los responsables

Ya que suponen la eliminación de los elementos físicos y los mecanismos tradicionales de control y supervisión, la introducción de los sistemas de voto electrónico debe aportar el nivel de confianza necesario  para que cubra las expectativas de los responsables y gestores, que toman la decisión de su utilización reemplazando a los sistemas tradicionales, y la de los representantes de los colectivos involucrados, que deberán transmitirla al resto de la comunidad universitaria.

La comprobación posterior de que todos los procesos se desarrollaron según lo previsto, la ausencia de incidentes que afecten de consideración a alguna de las etapas, la existencia de mecanismos de atención y respuesta inmediata que atiendan las necesidades de información y/o apoyo de los votantes (garantizándose así el derecho al voto) y la reducción del nivel de esfuerzo necesario (por la eliminación de aspectos organizativos que dejan de ser necesarios) permite que los responsables y gestores alcancen el convencimiento de la idoneidad de la Acción. Simultáneamente, la comunidad universitaria lo incorpora como una práctica habitual.

 

  1. Nivel de incidencias y de confianza de los usuarios

En las Fases I y II, la tipología básica de incidencias correspondió a algunos pocos casos de votantes que tuvieron dificultades en el uso de sus credenciales corporativas o aclaraciones sobre el procedimiento de voto. En cada una de las ocasiones no supero un par de decenas de casos.

En la Fase III, la tipología básica de incidencias correspondió a la revisión de la configuración de los equipos (elementos de software y lectores de tarjeta) que los usuarios utilizaban o aclaraciones sobre el procedimiento de voto. El número de incidencias atendidas no superó la quincena.

 

 

4.- Evaluación y revisión de la Práctica

El alto grado de mejora que ha supuesto en la USC la sustitución del voto presencial por el voto electrónico, justifica la dedicación de los recursos necesarios para proseguir con el despliegue de sucesivas versiones de la solución de voto electrónico Pnyx que introduzcan las mejoras y flexibilidad que demanda la compleja realidad universitaria.

El desarrollo de la evolución del producto se realiza dentro del Convenio de Colaboración firmado por SCTYL y el Consorcio para el desarrollo de aplicaciones informáticas de gestión de las Universidades Gallegas. El coste fijo del mantenimiento del producto, en torno al 15% respecto a la inversión inicial, es bajo considerando los costes que se ahorran respecto a la ejecución de procesos electorales según modelos clásicos.

 

 

5.- Carácter Innovador de la Práctica

Se destacan los aspectos siguientes del conjunto que integran la Práctica:

  • Profunda revisión de los procedimientos organizativos con un alto grado de simplificación y mejora de los mismos
  • Reducción de los costes tanto en recursos humanos como materiales, incluída la eliminación de muchos que pasan a ser innecesarios.
  • Reducción del impacto que causa la organización y desarrollo de un proceso electoral en el seno de la comunidad universitaria
  • Facilitación del ejercicio del derecho de voto, eliminando las restricciones de emplazamiento y con ampliación de horarios. Mejora de la atención de incidencias en el proceso de votación.
  • Mejora de la integración de Servicios y recursos a disposición de la comunidad universitaria
  • Incorporación y extensión del uso del modelo de administración electrónica y de los mecanismos avanzados de identificación.
  • Se establecen mecanismos que permiten la compartición de experiencias entre las tres universidades gallegas y se garantiza la evolución y actualización de la solución adoptada, de manera coordinada entre ellas.

El proyecto se formuló desde un marco de colaboración institucional entre la Xunta de Galicia y las tres universidades gallegas (Universidade de A Coruña, Universidade de Vigo e Universidade de Santiago de Compostela).

En todo momento se tuvieron en cuentan las características del contexto universitario, la diversidad de actores y su complejidad organizativa.

Desde un principio, se tuvo en consideración la propia replicabilidad incorporándola como requisito del proyecto conjunto de las tres universidades gallegas, aunque dotándolo de los mecanismos de “personalización” necesarios.

La implantación y desarrollo de la iniciativa individualizada en cada universidad ha tenido lugar en paralelo a lo largo del tiempo.

 

 

6.- Divulgación de la Práctica

7.- Fuentes Complementarias


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