Detalle de las prácticas

Implantación de un Sistema de Firma de Actas Académicas basado en certificados electrónicos avanzados y DNI-e

Palabras Clave: Actas académicas,DNI-e

Resumen de la Práctica

La USC firma actualmente el 100% de las actas de todos los estudios mediante firma electrónica avanzada, incluyendo tanto los desarrollos tecnológicos como las medidas logísticas y organizativas dirigidas a facilitar el uso del DNI-e y otros certificados avanzados entre el personal docente e investigador.

 

1.- Planificación de la Práctica

En 2007 la Universidad de Santiago de Compostela estaba decidida a obtener la certificación ISO9001 para su gestión académica. Entre las tareas de auditoría realizadas para conseguir este objetivo estaba la evaluación del procedimiento de gestión de las actas de las distintas materias en todas las convocatorias. El estudio reveló que el 70% de las actas sufrían un retraso en su tramitación, fundamentalmente achacable al procedimiento de firma manual, puesto que, después de que los profesores “cerraran” el acta elevando a definitivas las calificaciones otorgadas y de que la persona responsable de la secretaría del centro imprimiera en papel las distintas copias necesarias para el archivo, éstas esperaban largo tiempo a que todos los profesores que debían firmarlas pasaran por el decanato, tiempo en el cual no podía ser considerado legalmente finalizado el trámite y, por consiguiente, las calificaciones no adquirían validez, sin que se pudieran certificar en consonancia.

Los retrasos hacían que los alumnos que necesitaban certificados de estudios para traslados, estancias en el extranjero, depósito de títulos y concurrencia a procesos selectivos para becas de investigación o de ampliación de estudios, vieran que tales certificados estaban incompletos pues no había culminado el proceso de firma de actas, con el consiguiente perjuicio y la pérdida de oportunidades.

La USC se propuso que la totalidad de las actas académicas de todos los estudios: diplomaturas, licenciaturas, másteres, tercer ciclo y todo lo que pudiera venir posteriormente (grados, por ejemplo), fueran firmadas por medios electrónicos haciendo uso de certificados de identidad provenientes de fuentes públicas. De esta manera, se confiaba en que los retrasos en la tramitación de las actas desaparecieran, o quedaran reducidos a cifras testimoniales, para que las calificaciones estuvieran en disposición de ser certificadas con la máxima celeridad para evitar perjuicios a los alumnos.

 

2.- Desarrollo y ejecución de la Práctica

Independientemente de la elaboración del applet de firma por el equipo de desarrollo de software de la Universidad de Santiago, se entendió que la clave del éxito del proyecto estribaba en tener preparadas las respuestas a cuantas objeciones pudieran plantearnos para llevarlo a cabo.

Así, a cada problema se opuso una acción concreta que lo solucionaba.

(Más información sobre Actividades).

Calendario de implantación:

1ª fase: julio de 2007.

Se eligió el centro con más posibilidades de resultar un problema, por las características del profesorado, por las objeciones jurídicas y por la resistencia activa/pasiva que podrían presentar: la Facultad de Derecho. Gracias al apoyo decidido del, por aquel entonces, decano y a la presencia permanente en el centro del responsable en el ATIC de la implantación del proyecto durante todo el período de firma de actas, se consiguió el 100% de éxito. También se eligió el Departamento de Matemática Aplicada, como ejemplo de personal avezado en el manejo de nuevas tecnologías y con sedes en los dos campus de Santiago y Lugo. También en este caso, y con sólo una única visita para resolver determinados problemas de instalación en algunas máquinas, se consiguió cumplir el objetivo.

2ª fase: febrero de 2008.

Incluyó al resto de la Facultad de Matemáticas y a la Escuela Universitaria de Formación del Profesorado de Lugo

3ª fase: julio de 2008.

Los centros afectados fueron la Facultad de Ciencias de Lugo, la Escuela Técnica Superior de Ingeniería de Santiago, la Facultad de Filosofía y la Escuela universitaria de Relaciones Laborales de Santiago. Nótese el equilibrio que se pretendió mantener entre centros de distintas sensibilidades y de los dos campus para que la experiencia no fuera sesgada y pudiéramos extraer conclusiones válidas de lo vivido en cada fase.

4ª fase: febrero 2009.

Afectó a los centros más grandes, con mayor número de profesores y mayor número de actas: Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales, Facultad de Medicina y Escuela Politécnica Superior de Lugo. La intención era que si en los más grandes también triunfábamos, no quedarían ya obstáculos para la implantación total. Así fue.

5ª fase: julio 2009.

Los 18 centros restantes de la Universidad de Santiago de Compostela firmaron electrónicamente sus actas en esta convocatoria.

Se fijó un calendario de implantación del proyecto que abarcaba desde julio de 2007 a julio de 2009, con la pretensión de que todos los centros utilizaran la firma electrónica en la convocatoria del segundo cuatrimestre del curso 2008-2009. Cuando se decidía que un centro se incorporara a la experiencia, firmar electrónicamente las actas NO ERA OPCIONAL, no se habilitó ningún mecanismo alternativo para los casos rebeldes. Si el acta no se cumplimentaba con firma electrónica, quedaba pendiente de tramitación y, tanto la Secretaría General de la Universidad como la dirección del centro correspondiente, se movilizaban para exigir al profesor la firma en el formato electrónico obligatorio.

Se estableció que deberían poder usarse los certificados de clase 2 expedidos por la FNMT y el DNI electrónico. Asimismo, las plataformas más usuales: Windows, Macintosh y Linux serían soportadas por el software de firma, programado en Java, y funcionando en los distintos navegadores más usuales: Explorer, Firefox,…

Para dar soporte legal al proyecto, se modificó levemente la normativa de gestión académica para incorporar la mención a que la firma de actas se podría realizar por los medios electrónicos recogidos en la ley.

 

3.- Resultados de la Práctica

Siguiendo las fases de implantación, en cada una de las convocatorias se evaluaron los porcentajes de firma justo al final del período establecido en la normativa con carácter general para toda la universidad (no había plazos especiales para los que estaban firmado electrónicamente), obteniéndose cifras superiores en todos los casos al 97% y, en muchas ocasiones, cercanas al 100%, sobre todo en las primeras implantaciones, cuando el número de personas involucradas era manejable y podíamos prestar un apoyo técnico “in situ” o muy cercano.

Cabe destacar que la introducción de los grados no supuso alteración alguna en el proyecto, puesto que se asumió como cualquier otra acta, aún teniendo en cuenta las dos ediciones de la misma única convocatoria que cada acta de materia de grado debe soportar.

 

4.- Evaluación y revisión de la Práctica

Este proyecto no sólo es sostenible, sino que ahorra una considerable cantidad de tiempo y dinero a la organización:

Los profesores no tienen que desplazarse a la secretaría o decanato del centro en que imparten docencia para firmar las actas. Son muchos los casos de profesores que imparten docencia en un centro y tienen su despacho fuera del mismo. Como las actas se suelen cumplimentar fuera del período de docencia, se ahorra en desplazamientos.
Es posible firmar desde cualquier lugar del mundo, por lo que los profesores desplazados a congresos o estancias de investigación o similares pueden cumplir con estos trámites sin estar presentes en el centro
No se gasta en papel para imprimir varias copias de las actas (profesor, archivo del centro, archivo de la unidad de gestión académica).
Los secretarios de cada centro no tienen que perder tiempo imprimiendo y clasificando centenares de actas en cada convocatoria.
Conseguimos que la imagen de la universidad mejore considerablemente entre los alumnos y les prestamos un mejor servicio, puesto que no tienen que sufrir dilaciones indebidas para disponer de sus calificaciones en todos aquellos trámites en que las necesiten.
El applet de firma desarrollado para este proyecto es el soporte tecnológico de la experiencia de firma electrónica en la e-administración de la USC. Los costes asociados a su desarrollo no son importantes en comparación con la entidad de proyecto de administración electrónica.
Los gastos más importantes son los derivados del coste del personal asociado al proyecto. Sin embargo, ya que no se ha adscrito personal exclusivamente dedicado al proyecto en la actualidad, estos costes están subsumidos en la estructura general de la USC. Concretamente, el apoyo técnico telefónico que lleva a cabo el CAU no exige una dedicación particular de ningún miembro del mismo; es más: las intervenciones para solucionar problemas derivados de la firma electrónica de actas están en franco retroceso, una vez que se suceden las convocatorias y los equipos en su mayor parte están preparados para firmar sin problemas.

5.- Carácter Innovador de la Práctica

Teníamos claro desde el principio que el reto de conseguir que el 100% de los profesores firmara electrónicamente las actas era harto complicado; que ninguna universidad española lo había conseguido y creíamos que ni se lo había planteado. Sabíamos de experiencias parciales y de proyectos de firma de un número reducido de actas, para usuarios seleccionados en entornos muy controlados; sabíamos también que pasarían años hasta que alguna universidad se atreviera a universalizar y hacer obligatoria la firma electrónica, puesto que muchos son los factores que conspiran contra este objetivo:

Técnicos: no se puede controlar las instalaciones particulares de cada profesor: distintos sistemas operativos, distintos navegadores, distintas versiones de Java, instalaciones variadas de complementos, etc. El esfuerzo de asistencia técnica es ingente para solucionar todos los problemas que la firma presenta, sobre todo en entornos Mac y Linux.
De actitud: siempre se considera que el profesorado no se va a dejar involucrar en un proyecto de estas características. A las resistencias propias a cualquier cambio se unen el miedo de las personas de más edad a no tener la habilidad suficiente como para adoptar este nuevo método y la desconfianza en que alguien pueda entrar en su ordenador y “robar” su firma.
De falta de compromiso de las autoridades: es raro que las máximas autoridades bendigan un proyecto de esta naturaleza y no lo vean como “una aventura de los informáticos”. Sin embargo, gracias al decidido apoyo del equipo rectoral de entonces y a la consideración como proyecto conjunto de la universidad, no de los informáticos, se abordó con el éxito que conocemos.

Es obvio que la problemática de firma de actas es absolutamente similar en otras universidades. Salvando las diferencias de plataforma tecnológica, que exigen una solución técnica particular para cada caso, los aspectos organizativos, legales y metodológicos del proyecto son comparables y exportables directamente a cualquiera de las universidades españolas. Con claustros de profesores de tipología similar, con los mismos problemas de adaptación y de resistencia a los cambios, con normativa académica muy parecida y con el soporte de las leyes sobre la sociedad de la información y la validez jurídica de la firma electrónica, se puede llegar al mismo punto siguiendo una ruta muy parecida a la nuestra.

 

6.- Divulgación de la Práctica

7.- Fuentes Complementarias


Regresar al Listado de Buenas Prácticas