Evaluación y mejora del Gobierno en Tecnologías de la Información en la Universidad

Palabras clave: Gobierno, Tecnología, Gestión, Planificación, Estrategía

Implantar un modelo de Gobierno de Tecnologías de Información (TI) que permita que la universidad lleve a cabo una planificación estratégica e integral de las tecnologías de la información de manera alineada con los objetivos globales de la organización.

Con la implantación de un modelo de Gobierno de TI se ha buscado formar y ayudar los órganos de gobierno de la universidad, ya que permite evaluar el estado de la Universidad en materia de Gobierno TI e indicar las acciones que hay que acometer para mejorar la situación de la Universidad.

El modelo de Gobierno de TI utilizado es el modelo GTI4U desarrollado por la CRUE el cual es compatible con la norma internacional ISO 38500.

Además de la implementación también está la revisión anual del modelo, con las actuaciones correspondientes para ese año para detectar desviaciones o cambios de un año a otro.

Para la fase inicial de implantación de un modelo de Gobierno TI se han utilizado 6 meses, y ya se lleva más de un año en la implantación de las acciones de mejora detectadas en la fase inicial del proyecto.

Gracias a la implantación hemos aparecido en diferentes medios y también en el informe UNIVERSITIC generado por la CRUE como una de las primeras universidades en implantar un sistema de Gobierno TI.

Para la puesta en marcha del proyecto ha participado gran parte del equipo de dirección de la universidad ya que son ellos los responsables de tomar las decisiones para alinear la estrategia TI con la estrategia global de la universidad.

 

La gestión de las Tecnologías de la Información (TI) en las universidades españolas se ha centrado hasta ahora en lograr una administración eficiente de los recursos tecnológicos como soporte fundamental del resto de servicios universitarios.

Según se desprende de los estudios UNIVERSITIC que se realizan anualmente (http://www.crue.org/Publicaciones/universitic.html), parece que este propósito se está alcanzando.

Sin embargo, no conviene concebir las TI sólo como elementos tácticos de las universidades, no deben gestionarse verticalmente o planificarse de manera aislada, sino que tienen que formar parte de la planificación global de la universidad, pues tienen un carácter estratégico y horizontal.

Antes de realizar está buena práctica no se utilizaba ningún modelo de gobierno de las TI en la Universidad de Murcia (en adelante UMU) ni en ninguna universidad española (según la CRUE). Fruto de ello no había una relación clara entre la estrategia TI de la universidad y plan estratégico de esta, muy pocas veces el consejo de dirección (equipo rectoral) participaba en las decisiones de TI de la universidad, recayendo estas principalmente en los técnicos del área TI. Esto hacía que la decisión de realizar un proyecto u otro de un área de la universidad dependiese mucho del criterio de los técnicos y no de que fuese un tema estratégico de la universidad. También afectaba mucho a que algunos proyectos se decidiesen si se hacían o no en los pasillos cuando un director un área trataba algo con el director de área TI en vez de con un estudio detallado de su idoneidad para la universidad como un todo.

La experiencia se ha situado en el contexto de alinear las estrategias del equipo de gobierno UMU con sus Unidades directivas y todas ellas dentro del Plan Estratégico de la Universidad de Murcia.

Además desde la UMU éramos conscientes de la fortaleza “táctica” de nuestros desarrollos TI (puesta de relieve en los Informes de las TIC en el SUE, ediciones 2007, 2008 y 2009) y pretendíamos garantizar la alineación de los mismos con los objetivos estratégicos.

Los objetivos han sido:

1. Alinear los objetivos y estrategia de las TI con los objetivos y estrategia global de la universidad.

o Que el equipo de Gobierno sea el encargado de tomar las decisiones, priorizar actuaciones, etc.

o Transparencia en la toma de decisiones relacionadas con las TI

o Establecer la prioridad de los proyectos TI a llevar a cabo.

o Determinar el valor que proporcionan las TI a la organización.

2. Formación en materia de Gobierno TI el equipo de gobierno

o Formar a una parte del equipo de gobierno en materia de Gobierno de TI.

o Concienciar al equipo de gobierno de la universidad de que las decisiones en tecnología de información deben de recaer en el equipo de dirección y no en los profesionales o ejecutivos del área de las TI.

3. Mejorar la adaptación de buenas prácticas en gestión de las TI, cumplimiento de estándares, todo ello midiendo claramente la satisfacción y necesidades de los usuarios y responsables.

o Incrementar la eficiencia de las TI.

o Reducir los costes de las TI en la universidad.

o Dar a conocer la situación integral de las TI de la universidad al equipo de gobierno, mostrando las virtudes y deficiencias encontradas para tomar las acciones oportunas para solventar esas deficiencias.

Dentro de esta práctica han intervenido todas las áreas de la universidad que están representadas en el equipo rectoral (Estudiantes y empleo, estudios, profesorado, secretaría general, rectorado, gerencia, investigación, economía, infraestructuras…)

 

Para el desarrollo de la buena práctica se han realizado las siguientes acciones principales:

Creación del Comité de Gobierno de las TI (CGTI),
En este comité están representados tanto los responsables de tomar decisiones, como los responsables de la gestión de las TI y los principales responsables funcionales.

El CGTI de la universidad ha estado formado por 4 vicerrectores, el director de tecnología y el jefe de servicio de infraestructuras TIC.

Formación en materia de Gobierno de TI
Esta se ha dividido en 4 subacciones principales:

Formación en Gobierno TI al CGTI
El proceso de formación ha durado 9 semanas, teniendo 2 sesiones presenciales para todos los miembros del CGTI.

Se han utilizado los siguientes recursos:

§ Manual sobre Gobierno TI orientado a directivos de universidades.

§ Curso online sobre Gobierno TI orientado a directivos de universidades

§ Profesor experto para las 2 sesiones presenciales.

Formación en Gobierno TI para directores de proyectos TI y mandos intermedios TI
Se ha contratado un curso de formación a un experto en la materia de otra universidad para formar a los mandos intermedios de TI de la universidad. El objetivo de esta acción es que ellos también conociesen el modelo y sus beneficios

Taller para afianzar los conocimientos en Gobierno TI
El objetivo del taller ha sido afianzar los conocimientos tanto del modelo de Gobierno TI como de la UMU (se ha detectado que todos los integrantes tienen el mismo conocimiento de la universidad)

Proceso de autoevaluación del estado de Madurez de la universidad para cada principio del modelo de Gobierno TI
Autoevaluación inicial
Con esta acción se ha establecido la situación inicial del gobierno TI en la universidad.

Este proceso de autoevaluación ha establecido la madurez del gobierno TI de la universidad.

Esta acción se ha compuesto de las siguientes etapas:

a) Responder a los indicadores de buenas prácticas relacionados con la universidad por cada miembro del CGTI

b) Realizar un consenso de los indicadores de buenas prácticas realizado en 2 reuniones presenciales.

c) Responder a las cuestiones de madurez por cada miembro del CGTI.

d) Realizar un consenso de las cuestiones de madurez, que se ha realizado en una reunión presencial.

Al finalizar la acción se ha podido conocer completamente el estado de la Universidad en materia de Gobierno de las TI.

Proceso de autoevaluación bianual
Esta actividad se ha fijado bianual para ir periódicamente comprobando el grado de implantación y cambio organizativo en la universidad.

Definición del plan de mejora
En esta acción el CGTI junto con un experto ha propuesto el estado de madurez que desean alcanzar en la próxima revisión. Para ello se han tenido en cuenta los resultados del proceso de autoevaluación, pero también los objetivos estratégicos definidos por la universidad.

Teniendo esta referencia se han definido las acciones a llevar a cabo para alcanzar la situación deseada.

Acciones para mejorar el Gobierno TI y la alineación con la estrategia de la UMU 2011-2013
Puesta en marcha de una cartera de proyectos anual
Se ha creado la herramienta web PORTICO con objeto de disponer de una cartera de proyectos TI de la UMU.

http://www.um.es/atica/portico

Constitución del “Comité de Estrategia del Gobierno TI”
Con el objetivo de asegurar que los temas relacionados con las TI estén presentes de manera regular en la agenda del Consejo de Dirección de la universidad.

Constitución del “Comité de Dirección del Gobierno TI”
Responsable de ejecutar la estrategia de TI definida por el Consejo de Dirección de la universidad.

Conocer la satisfacción de los usuarios
Se han realizado 10 encuestas a todos los usuarios de la comunidad universitaria para conocer el nivel de satisfacción de los usuarios con los servicios TI de la universidad.

Estas encuestas han servido para realizar acciones correctoras y para que los comités de dirección y de estrategia puedan definir las siguientes acciones a realizar.

Definir un Catálogo de Políticas TI
Se ha definido un catálogo de política TI que tienen que aplicarse dentro de la universidad.

Inicialmente se ha creado unas políticas que se están redefiniendo para ajustarlas a diferentes normativas como el ENS o el ENI.

En el Anexo 1 se puede ver la relación temporal de cada una de las acciones realizadas y en el Anexo 2 la relación entre las acciones y los objetivos.

En el Anexo 3 se puede consultar el personal y recursos afectados

En el Anexo 4 se adjunta la resolución rectoral de creación de los comités.

En el Anexo 5. Se adjuntan varias facturas tanto de formación como del consultoría utilizadas

En el Anexo 6. Se adjuntan varias capturas del sistema Pórtico que gestiona los proyectos

 

El Proyecto de arranque relativo al gobierno de las TI en la Universidad de Murcia ha permitido que los miembros del CGTI conozcan las principales ventajas que aporta un sistema de gobierno de las TI a su organización, su nivel de madurez actual en relación a la ISO 38500 y cuáles son las mejores prácticas a llevar a cabo para mejorarlo. Entendemos que el cambio más importante llevado a cabo es comprender la importancia del gobierno de las TI y ser conscientes de que ellos recae la responsabilidad de implementar un sistema de gobierno TI eficiente, que aumente el valor de los procesos universitarios.

Se ha descubierto que la Universidad de Murcia es de carácter ofensivo e innovador en relación al gobierno de las TI, lo cual ya se sospechaba por el simple hecho de solicitar su participación en este proyecto piloto. De hecho, hay que valorar muy positivamente su voluntad para participar en este proceso de arranque y su plena disponibilidad e interés durante todo su desarrollo.

Los resultados muestran que su madurez inicial y las buenas prácticas relacionadas con el gobierno de las TI son bastantes incipientes y por ello los bajos niveles de madurez obtenidos. Sin embargo, también muestran el deseo de mejorar de manera inmediata y permanente y estamos convencidos de que sus objetivos a medio plazo las situarán en un nuevo nivel de madurez muy interesante y enriquecedor para su organización.

Los resultados obtenidos por la Universidad para cada principio del modelo GTI4U (son los mismos principios que la ISO 38500) se pueden consultar en el Anexo 7.

En el Anexo 8 también se puede observar la evolución de ciertos indicadores que medimos anualmente (muchos de ellos gracias a la puesta en marcha de esta práctica ya que antes ni se medían). De los datos mostrados en el Anexo 8 hay que destacar:

El mantenimiento de proyectos y actuaciones dentro del área TI disminuyendo el presupuesto (aunque hay que reconocer que no todo es por esta práctica, sino que la actual crisis ha influenciado mucho)
Definición de una cartera de inversiones TI y realizar análisis retrospectivos para todas las inversiones (antes de la práctica no se hacía) permitiendo estar muy por encima de la media universitaria como se puede observar
Evolución en la metodología para aprobación de proyectos, priorización y gestión de estos. Todos los indicadores han aumentado y nos han permitido estar por encima de la media universitaria gracias a la puesta en marcha de la práctica.
Hemos doblado el número de servicios que miden periódicamente la satisfacción de los usuarios permitiendo estar casi un 50% por encima de la media universitaria
Gracias a la creación de políticas se puede ver el ascenso en el cumplimiento de normativas a seguir, como por el ejemplo en ENS o la evolución de las buenas prácticas que se llevan a cabo.

La práctica tal como se ha planteado ha seguido un proceso cíclico que ha englobado:

Formación en Gobierno TI
Evaluación situación actual de la universidad (en base al modelo de Gobierno TI acorde a la ISO 38.500)
Definición de acciones de mejora
Aunque la práctica con todas sus fases es puntual, su proyección y acciones son continuas, es decir, las acciones de mejora detectadas y llevadas a cabo están perdurando en el tiempo y han marcado un hito muy grande en la universidad.

También hay que destacar que el proceso de autoevaluación en Gobierno TI se va a realizar cada 2 años.

Las acciones de mejora principales identificadas y llevas a cabo han sido:

Puesta en marcha de una cartera de proyectos anual
Como ya se ha indicado en las acciones se ha creado la herramienta web PORTICO con objeto de disponer de una cartera de proyectos TI anual de la UMU.

En el Anexo 9, se puede ver un gráfico con el número de proyectos solicitados y aprobados tanto en el 2012 como en el 2013.

Sólo esta acción de mejora ha sido un cambio enorme en funcionamiento dentro de la universidad, existiendo un periodo donde se pueden solicitar proyectos y siendo el equipo de dirección el encargado de aprobarlos para que siempre estén ajustados a la estrategia general de la universidad.

 

Se han constituido el “Comité de Estrategia del Gobierno TI” y el “Comité de Dirección del Gobierno TI”
Estos comités nos permiten que el proyecto perdure en el tiempo. Se ha comprobado con el cambio de algunos vicerrectores durante el proceso que ha permitido que todo continúe y avance.

Se ha detectado que es una herramienta muy práctica el traspaso de información entre el comité de dirección al comité de estrategia y la pertenencia de gran parte del comité de estrategia en el equipo directivo.

No se adjuntan las actas de reunión o los informes generados por confidencialidad de los datos de la universidad

Definir un Catálogo de Políticas TI

4. Medir y conocer la satisfacción de los usuarios
En el Anexo 10 se adjuntan enlaces a muchas de las encuestas realizadas

Un punto negativo detectado es la no implicación de ciertos directores de área funcionales en la formación, ya que ha hecho que algunas acciones fuesen más difíciles de implantar porque no entendían su motivo.

 

Actualmente las Tecnologías de la Información (TI) son concebidas dentro de muchas universidades como elementos tácticos que se gestionan de forma vertical y se planifican de forma aislada. Estableciendo un sistema de gobierno de las TI se persigue que la gestión y planificación de las TI tenga un carácter estratégico y horizontal ya que afecta a todas las áreas de la universidad.

El establecimiento de un buen sistema de gobierno (gobernanza) de las TI significa, entre otras cosas, que las universidades lleven a cabo una planificación estratégica e integral de las tecnologías de la información de manera alineada con los objetivos globales de la organización. Para ello, las principales responsabilidades relacionadas con el gobierno de las TI deben recaer y ser apoyadas directamente por la más alta dirección universitaria (rector, gerente y vicerrectores).

Esta práctica es muy innovadora en la gestión de las TI en las universidades Españolas ya que es la primera vez que una universidad evalúa como gobierna sus TI (según datos de la CRUE).

Esta práctica es fácilmente replicable en otras universidades ya que gracias a la CRUE todo el material formativo generado es de libre acceso por todas las Universidades del SUE (se puede consultar en http://www.crue.org/Publicaciones/GobiernoTI.html).

De la misma forma la herramienta para la autoevaluación del estado de madurez de una universidad puede ser utilizada por todas las universidades (la primera fase ya está disponible en http://kti.crue.org y a final de año estará la segunda fase completamente disponible).

Lo único necesario para poner en marcha esta buena práctica, es la voluntad del equipo de gobierno en la mejora de este aspecto de gestión.

 

Sin información para éste item.

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

		Tomás Jiménez García
		tomasji@um.es
		868883328
		http://www.um.es/atica/gobierno-ti
		Universidad de Murcia

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