Despliegue de Tramitación Electrónica de Procedimientos
Palabras clave: Procesos, Productos Y Servicios, Administración Electrónica, Modernización, UAL
La Implantación de la Administración Electrónica en la Universidad de Almería se enmarca en las líneas de acción del Plan Estratégico de la Universidad de Almería 2003/2010.
- Línea Estratégica 1: DESARROLLO DE UN SISTEMA EFICIENTE DE GESTIÓN INTEGRAL UNIVERSITARIA.
- Objetivo 5 de Línea 1: Establecer un sistema eficiente de gestión de la información y la comunicación.
- Línea Estratégica 3: MEJORA DE LA CALIDAD EN LA ENSEÑANZA, LA NVESTIGACIÓN, LOS SERVICIOS Y LA VIDA EN EL CAMPUS.
- Objetivo 3 de Línea 3: Desarrollar programas de mejora de los servicios.
- Línea Estratégica 4: VINCULACIÓN Y COMPROMISO CON LA SOCIEDAD.
- Objetivo 1 de Línea 4: Potenciar la relación y comunicación UAL Sociedad.
Tras la publicación de la Ley 11/2007 de 22 de Junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la Gerencia de la Universidad de Almería plantea la modernización de la administración universitaria, no ya solo desde el punto de vista técnico que nos plantea la ley, sino tratando de abarcar todas sus facetas, que incluyen la actualización de los trámites administrativos, agilizándolos y depurándolos, facilitando el acceso a los mismos y eliminando la presentación de documentación innecesaria, la utilización del software más actualizado de soporte para la administración, que permite tramitar telemáticamente y firmar digitalmente los documentos, la formación tanto del personal de administración y servicios como del personal docente e investigador a todos los niveles, incluyendo la Cultura del Cambio, la integración con los distintos programas de gestión y administración que ya existían en la universidad, la creación de una Sede Electrónica que permita a la Comunidad Universitaria el acceso telemático, la creación de un Archivo General Electrónico con los más altos índices de garantías, sin olvidar el valor ecológico añadido que supone la total eliminación del papel en los trámites administrativos. Mediante La Implantación de la Administración Electrónica, la Gerencia pretende situar a la Universidad de Almería en un lugar privilegiado dentro del mundo cibernético y globalizado de principios del siglo XXI.
El contexto en el que surge la idea de La Implantación de la Administración Electrónica viene marcado por dos hechos: la publicación de la mencionada Ley 11/2007 de 22 de Junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y la ayuda prestada por la Junta de Andalucía para la modernización de la administración, mediante la cesión de los programas de Administración electrónica.
Con el despliegue se pretende:
- Telematizar todos los procesos de la Universidad, permitiendo el acceso a través de la red de los usuarios.
- Crear una Sede Electrónica conforme a los requisitos de la Ley 11/2007.
- Dotar a los tramitadores y firmantes de la Universidad de las herramientas necesarias para realizar su trabajo telepáticamente.
- Crear un Archivo General Telemático
- Formar al personal de la UAL a nivel informático y a nivel funcional
- Eliminar el uso del papel por parte de la administración.
Acciones previas al Despliegue propuesto:
- Creación de catálogo de Procedimientos (feb-2008)
- Creación de programa de gestión de fichas de procedimientos (may- 2008)
- Instalación de los componentes en los distintos servidores (oct-2008)
- Cursos de formación para la gestión del cambio (en los años 2008, 2009 y 2010)
- Curso de Otoño sobre Administración Electrónica de la UAL(nov-2009)
- Curso de Verano sobre Seguridad en Páginas Web y Administración Electrónica de la UAL (jul-2010)
Breve descripción de ómo la práctica aborda cada uno de estos objetivos y qué indicadores de seguimiento se propusieron de cara a medir el grado de cumplimiento de los mismos:
- La agilización de la presentación de solicitudes (objetivo 1)
- La homogeneización de tareas, criterios de tramitación, documentos y plantillas (objetivos 2 y 3)
- La optimización de los tiempos de respuesta (objetivo 4)
- La supresión de los circuitos de papel y la firma manuscrita (objetivo 5)
Para la implantación de la Práctica se ha empleado una metodología continua de despliegue de procedimientos, que sistematice las tareas a realizar, coordine a todos los implicados y sea eficaz mediante la utilización de herramientas de apoyo.
(Más información sobre Actividades).
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Desde el inicio de los Estudios el personal que ha estado implicado en el desarrollo han sido:
1. Gerencia.
- Periodo 2007/actualidad:
- Gerente D. Antonio Miguel Posadas Chinchilla.
- Vicegerente Dª. Mª del Mar Sallent Sánchez.
- Jefe del SPOA D. Ramón Iglesias Aragón
- Jefe Negociado POA D. Bruno Jiménez Guisado
- Periodo 2007/actualidad:
- Vicerrector D. Manuel Berenguel Soria
- Director de Secretariado: Mercedes Martínez Durban (2007-2009)
- Director del STIC: Diego Pérez Martínez (2009-actualidad)
- Jefe de Área de Desarrollo: Manuel Berenguel Giménez
3. Secretaría General
- Periodo 2007/actualidad:
- Secretaria General Dª Mª Luisa Trinidad García
- Administradora de Archivo: Alicia García Sánchez (2009-actualidad)
- Los recursos utilizados han sido los componentes de la Plataforma Wanda de la
- Junta de Andalucía y desarrollos propios de la UAL (aplicación de Fichas de Procesos de la UAL).
La medición de los resultados de la Práctica se ha realizado en dos líneas complementarias:
Grado de cumplimento de la puesta en marcha de los procedimientos de tramitación electrónica respecto de lo inicialmente planteado, mediante establecimiento de fases e hitos intermedios de despliegue de procedimientos.
Grado de utilización efectivo del sistema de tramitación electrónica, mediante medición de indicadores relacionados con la globalidad del sistema de tramitación y cada uno de los procedimientos.
La medición de estos resultados ha sido realizada mediante el equipo de despliegue de procedimientos, automatizándose mediante informes y consultas específicas sobre la información residente en el sistema en producción referente a la utilización del sistema, así como cuadro de seguimiento ejecutivo de despliegue de procedimientos.
Las dos líneas de medición anteriormente descritas han formado parte del cuadro de mandos ejecutivo de seguimiento de la Práctica, que ha sido herramienta de la Comisión de Trabajo de gestión de la misma, evaluación de evolución y detección de acciones de mejora.
Los resultados obtenidos se encuentran dentro la previsión inicial. Sobre esta consecución es necesario realizar dos matizaciones:
El ritmo temporal de despliegue de procedimientos ha sido menor que el inicialmente marcado. Las causas de este ritmo inferior se han debido a una mayor complejidad de las tareas de cierre funcional de las guías de tramitación, así como tiempos de disponibilidad de las integraciones con los backoffices de universitarios por parte del fabricante del mismo.
Los indicadores de utilización del sistema de tramitación muestran una evolución creciente, más allá del número de procedimientos puestos en producción. Esto quiere decir que la utilización del sistema retroalimenta potenciándola.
El seguimiento eficaz y ágil del grado de despliegue ha permitido asegurar la progresiva implantación de procedimientos, superando las dificultades de cierre funcional de procedimientos y validándolos de forma completa de forma previa a su puesta en producción. La disponibilidad de los componentes w@ndA de administración electrónica ha permitido gran eficacia en el esfuerzo realizado y obtención de resultados de alto impacto en tiempo reducido gracias a su madurez de los mismos y prestaciones.
La UAL se posiciona en situación destacada respecto del resto de Universidades Públicas Andaluzas y resto de España, teniendo en cuenta la complejidad y número de procedimientos implantados para su tramitación electrónica, así como obtención de resultados en tiempo un período de 12 meses y presupuesto contenidos. Prueba de ello es la solicitud recibida de la CRUE-TIC (área sectorial de Tecnologías de la Información de la Conferencia de Rectores de Universidades Españolas) de mostrar los resultados obtenidos en su reunión especial de marzo de 2009 sobre administración electrónica.
A continuación se muestran algunos resultados a fecha de enero 2010 que muestran la utilización de la Práctica, respecto del objetivo 1 (número de solicitudes presentadas por internet), objetivo 2 (tramitación electrónica de procedimientos) y objetivo 5 (incorporación de firma digital en documentos tramitados):
Desde que un procedimiento se pone en producción, son monitorizadas las incidencias asociadas que tienen lugar, tanto específicas de un procedimiento o aquellas que pueden afectar a la totalidad del sistema. Existe un ciclo de mantenimiento correctivo-evolutivo, desde su registro hasta su resolución. Hasta el momento se han detectado 215 incidencias reportadas, de las cuales:
- 24 son incidencias abiertas, todas de prioridad normal o baja.
- 169 son incidencias resueltas.
- 22 son evolutivos propuestos.
Las mejoras detectadas han sido analizadas por la Comisión de Trabajo, que las ha priorizado y planificado en base al impacto en el colectivo afectado, el beneficio en los usuarios tramitadores por la simplificación generada en el trámite y los recursos disponibles. Las mejoras realizadas se han cuantificado en número de fases de la tramitación de procedimientos, así como mejor adaptación de la tramitación al ciclo de vida de gestión de procedimientos de la UAL.
Se han planificado dos líneas de futuras Prácticas:
- Incorporación de nuevos procedimientos adicionales al sistema de tramitación electrónica. En el catálogo de procedimientos existentes se aplican los criterios de complejidad de procedimientos, impacto, colectivo afectado y recursos requeridos, con el fin de obtener el horizonte óptimo de implantación.
- Ampliación de funcionalidades del sistema de tramitación electrónica.
Como estrategia principal se ha creado el Procedimiento Operativo de Telematización de Procedimientos, donde se le han asociado objetivos, indicadores y acciones. Resaltar que dicho P.O. está certificado con la ISO 9001:2008 con AENOR. Por otro lado, la Junta de Andalucía sigue haciendo aportaciones económicas en línea con su política de impulso de la Administración Electrónica dentro de la Comunidad. Igualmente, se obtenido la aprobación de un proyecto sobre Administración Electrónica en el Plan Avanza2 del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.
Desde ámbito domestico, la alta dirección sigue apostando decididamente por este proyecto, aportando recursos económicos así como personales. Fruto de lo anterior se han creado 2 plazas en la RPT (Administrador de Administración Electrónica carácter informático- y Gestor de Administración Electrónica carácter funcional de procesos-).
Como resumen se destacan las siguientes:
- Diseñar una estrategia de despliegue progresivo, mediante la realización de un catálogo de procedimientos integral de la UAL para su implantación electrónica.
- Incorporar de forma previa a la implantación de la tramitación electrónica de procedimientos una reingeniería completa del mismo, simplificándolo para adaptarlo a las nuevas tecnologías y herramientas disponibles.
- Abordar el procedimiento de forma global, no sólo la solicitud o la tramitación básica, sino el proceso completo, incluyendo la gestión de datos económicos, académicos, de recursos humanos, etc.; existentes en otros sistemas actuales.
- Aplicar de forma efectiva las herramientas corporativas disponibles w@ndA.
La práctica en su conjunto es trasladable a cualquier administración pública, aunque hay que señalar que debido al tamaño de la nuestra (Universidad pequeña) y disponer de un solo Campus ha propiciado el actual planteamiento. Uno de los principales escollos que nos hemos encontrado fue la confección del Catálogo de Procedimientos (fuimos la primera Universidad Andaluza en determinarlo en toda su extensión), y para ello se programaron reuniones con todas las áreas del Sector de Administración y Servicios. Lo que en principio podía plantearse como una debilidad al final se convirtió en nuestra fortaleza.
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ANTONIO M. POSADAS CHINCHILLA | |
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