Detalle de la Buena Práctica

Creación, evaluación e implantación de la aplicación informática GDWeb. Herramienta para la elaboración de Guías docentes y publicación automática en la web de la universidad


Palabras clave: Procesos, Productos y Servicios, GDWeb, Innovación docente, guías docentes

Resumen de la Práctica

La elaboración de las Guías Docentes de las materias ha adquirido una relevancia significativa al constituirse como una herramienta clave en el cambio de concepción del proceso de enseñanza-aprendizaje que requiere el Espacio Europeo. La consideración del alumno como protagonista de su proceso de aprendizaje y al profesor como facilitador del mismo, requiere de la configuración de herramientas que lo hagan posible. La creación de esta herramienta informática se plantea desde la voluntad de favorecer el proceso de seguimiento de la implantación de las titulaciones por parte de las Agencias de calidad nacional y autonómica.

 

1. Planificación de la Práctica

El proceso de convergencia y adaptación al Espacio Europeo de Educación Superior (EEES) constituye para las universidades europeas un momento crucial y una oportunidad para el fomento de una reflexión profunda sobre el sentido y estructuración de la institución universitaria. Se trata de una oportunidad de renovación y mejora que requiere una seria reflexión, un seguimiento continuado y el trabajo conjunto por parte de todos los agentes implicados en la educación superior.

El diseño y desarrollo de las Guías Docentes de las materias hacen posible este cambio de modelo de diseño curricular, ya que constituyen la guía necesaria para el aprendizaje autorregulado del alumno. A través de la previsión de sesiones de trabajo presencial y trabajo autónomo del alumno, el docente ofrece las pautas necesarias para que el alumno sea quien diseña y dirige su propio proceso aprendizaje.

La creación de esta herramienta informática se plantea desde la voluntad de favorecer el proceso de seguimiento de la implantación de las titulaciones por parte de las Agencias de calidad nacional y autonómica. En Aragón el protocolo de seguimiento de implantación de las titulaciones oficiales según el RD 1393/2007 que lleva a cabo la Agencia de Calidad y Prospectiva de Aragón (ACPUA), e incluso la agencia nacional (ANECA), hace necesario una forma más efectiva y rápida para informar en la web de los contenidos de las titulaciones, tal y como se recogen en las Memorias de verificación presentadas al Consejo de Universidades.

El proceso de elaboración de Guías docentes, desde su elaboración por parte del profesor titular de cada materia hasta su publicación en la web de la Universidad, supone en la mayoría de los casos, la dedicación de un tiempo excesivo y un alto número de gestiones administrativas, en el que se da a su vez la intervención de diferentes agentes:

Personal Docente e Investigador (en lo sucesivo, PDI). Cada docente de cada grado elabora la Guía Docente de la materia o materias que imparte en el semestre utilizando una plantilla en formato Word facilitada por la Unidad Técnica de Calidad.
Unidad Técnica de Calidad (en lo sucesivo, UTC). Se responsabiliza de la recepción y registro de todas las Guías Docentes y de la homogenización de los formatos de las Guías que no se ajustan a la plantilla facilitada. A su vez, adapta las Guías al formato para la publicación en la web.
Unidad de Innovación Docente. Asume el asesoramiento a los docentes en el proceso de diseño de las Guías Docentes de las materias.
Departamento de Sistemas de Información (en lo sucesivo, DSI). Se encarga de la recepción de los formatos de Guías Docentes adaptados para web y su ubicación en los planes de estudios de cada titulación, para que sean visualizados.
Departamento de RRHH (en lo sucesivo, RRHH). Se encarga de coordinar con el Vicerrectorado de Ordenación Académica la asignación del plan docente a los profesores.
Secretaría General Académica (en lo sucesivo, SGA). Asume la labor de volcar en los sistemas de gestión de la información académica los planes de estudios, estructuras modulares, materias.
Con el procedimiento implantado hasta la actualidad, el cómputo de estas gestiones suponía más de 220 horas estimadas de trabajo de Personal Técnico y de Gestión de la Unidad Técnica de Calidad y del Departamento de Sistemas de Información, al que se le sumaban las horas que cada docente dedicaba a la elaboración de la Guía Docente de cada materia impartida. De acuerdo con la estimación llevada a cabo tras realizar una encuesta al profesorado, según la naturaleza de la materia el tiempo dedicado oscilaba entre 2 y 5 horas.

Por otro lado, y como parte del compromiso de transparencia de la Universidad San Jorge, las Guías Docentes de las materias que componen los planes de estudios de todas las titulaciones impartidas deben ser publicados. De este modo se favorece la difusión de la información sobre los programas formativos a futuros estudiantes y a la sociedad en general.

La Evaluación Externa llevada a cabo durante el curso académico 2009-2010 para conocer el proceso de implantación de cinco programas de Grado evidenció la pertinencia de ofrecer un formato homogéneo y consensuado para las Guías Docentes elaboradas por el profesorado de todas las titulaciones. Se evidenció que la aplicación informática GDWeb puede contribuir a este fin.

En esta misma línea se sitúa la activa implicación de las Agencias de calidad nacional y autonómica en su voluntad de favorecer el proceso de seguimiento de la implantación de las titulaciones. El procedimiento de seguimiento de las titulaciones implantadas según el RD 1393/2007 que lleva a cabo la Agencia de Calidad y Prospectiva de Aragón (ACPUA), e incluso la agencia nacional (ANECA), hace necesario una forma más efectiva y rápida para informar en la web de los contenidos de las titulaciones, tal y como se recogen en las Memorias de verificación presentadas al Consejo de Universidades.

Los hechos señalados llevan al Vicerrectora de Ordenación Académica, la Unidad Técnica de Calidad y la Unidad de Innovación Docente a pensar que es pertinente pensar en una aplicación informática que facilite el proceso de elaboración, supervisión y publicación de las Guías Docentes de las materias.
En el contexto de la evaluación de la implantación de programas, la Agencia de Calidad y Prospectiva Universitaria de Aragón (ACPUA) llevó a cabo durante el curso académico 2009-2010, las primeras acciones para el seguimiento de las titulaciones implantadas en las universidades aragonesas. En ese seguimiento se valoró positivamente la información pública disponible, que era uno de los puntos más importantes del proceso, y más concretamente el estado de realización de las Guías Docentes.

Un paso posterior del plan de acción de la ACPUA consiste en un análisis sobre las webs de las universidades aragonesas. Entre otras acciones, la organización de un sistema de recogida de información con estudiantes consistente en organizar dos grupos de estudiantes de diferentes ramas de conocimiento que navegan por la web de la universidad y cumplimentan un cuestionario en el que se identifiquen los puntos fuertes, débiles y áreas de mejora.

De este estudio se extraen conclusiones relativas también a la accesibilidad de las Guías Docentes en web de la Universidad y la importancia de que la información contenida en las Guías sea pública y esté recogida de forma homogénea en la web de la Universidad.

Con la creación de la aplicación informática GDWeb se persigue favorecer el trabajo de elaboración y difusión de las Guías Docentes, así como la labor de seguimiento de la implantación de las titulaciones por parte de las Agencias de Calidad, nacional y autonómica.

A través de la creación de la herramienta informática GDWeb se persigue la consecución de los siguientes objetivos:

Facilitar el proceso de diseño, desarrollo y supervisión de Guías Docentes y su posterior publicación en la web.
Reducir el tiempo de trabajo invertido por el PDI), de UTC y DSI) en la gestión y publicación de las Guías Docentes.
Cumplir con el compromiso de publicación en la web de los contenidos de las materias que componen los planes de estudio para mayor transparencia y favorecer el conocimiento de los programas a los futuros estudiantes, a otras universidades y al público en general.
Facilitar a las Agencias de Calidad nacional y autonómica el proceso de seguimiento de la implantación de las titulaciones que debe llevarse a cabo anualmente y acreditación a los seis años.
Garantizar la adecuada gestión de las Guías Docentes y el control de cumplimiento de las mismas.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

En el proceso de diseño, implantación y evaluación de la aplicación informática GDWeb se diferencian varias fases:

1. Análisis de requisitos

2. Planificación.

3. Fase de diseño.

4. Fase de desarrollo

5. Fase de pruebas

6. Fase de implantación

7. Fase de evaluación

8. Fase de mejora

(Más información sobre Actividades).

-

PERSONAL IMPLICADO:

Equipo responsable:

- Vicerrectorado de Ordenación Académica

Equipo de desarrollo

Jefe de proyecto:
Técnico Unidad de Innovación Docente
Directores de centros (5 centros)
A nivel externo:

Técnicos de Calidad de ACPUA
(Más información Recursos)

3. Resultados de la Práctica

Junto con los resultados de carácter más académico que se detallarán a continuación, resulta importante destacar que entre los aspectos más positivamente valorados del proceso de diseño, desarrollo, implantación y evaluación de la aplicación GDWeb se sitúa el trabajo interdisciplinar en el que han intervenido varios agentes:

  • Vicerrectorado de Ordenación Académica, Unidad Técnica de Calidad, Departamento de Sistemas de Información, directores de titulación, Personal Docente e Investigador, RRHH y Secretaría General Académica.

Se ha perseguido un objetivo común y en un plazo, que gracias al esfuerzo de todos se ha conseguido realizar.

La experiencia de este proyecto ha servido a su vez para que el personal docente e investigador perciba que desde otras áreas técnicas y de gestión se trabaja para facilitar la actividad de todos con un objetivo común. De esta experiencia se ha producido un mayor acercamiento entre el ámbito docente y el de gestión, que posiblemente pueda volver a repetirse en futuros proyectos integradores. 
 
Con la implantación de la aplicación informática GDWeb, se han conseguido los siguientes resultados previstos:
  • Apoyo al profesorado en su trabajo de diseño de las Guías Docentes de sus materias.
  • Reducción del tiempo de trabajo dedicado del personal técnico y de gestión en el apoyo a los docentes.
  • Homogeneización de los formatos de las Guías Docentes de las diversas materias.
  • Aumento de la eficiencia en el proceso de publicación de las guías docentes en la web de la Universidad.
  • Favorecimiento del conocimiento de los contenidos de las titulaciones a través de la web.
  • Mejora del cumplimiento del procedimiento de seguimiento de implantación de los Grados por parte de ACPUA.
  • Mejora del control del cumplimiento y publicación de las guías.
Con la colaboración entre Responsables Académicos y Personal Técnico y de Gestión, se ha conseguido que el 95% del profesorado elabore su Guía Docente utilizando la aplicación informática GDWeb para el primer semestre del curso 2010-2011.
 
En el proceso de implantación de la aplicación se han detectado las incidencias propias de la primera puesta en marcha de una herramienta informática. Se parte de considerar que, al ser la primera vez que se implanta, ha supuesto un esfuerzo adicional y dedicación de más tiempo para aprender a manejar la aplicación. Parecido ha ocurrido en el caso del Personal Técnico y de Gestión, para quien la implantación de la aplicación y el apoyo al profesorado en su toma en contacto con la herramienta ha supuesto también la dedicación de un tiempo adicional.
 
En este punto ha podido incidir también el hecho de que no se haya estimado adecuadamente el tiempo del profesorado para elaboración de las Guías docentes. 
 
Con el fin de identificar los aspectos mejorables para la versión actualizada de la aplicación, se ha elaborado un informe con medidas correctoras que emanan del citado proceso de seguimiento y las aportaciones del profesorado que lo ha usado en las experiencias piloto y en la aplicación definitiva. Algunas de ellas tiene que ver con:
  • Automatizar un procedimiento para importación de la información de un curso académico a otro.
  • Mejorar el procedimiento para comunicar incidencias: alertas e-mail automáticamente generadas por la aplicación, conducente a comunicar al supervisor de la Guía Docente y la PDI desarrollador de la misma.
  • Sistema de ordenación por periodo temporal.
  • Mejora de la maqueta de formato de la Guía docente para mejorar la visualización de la misma.
  • Incluir un “contador” de horas presenciales y no presenciales dentro de la guía.
  • Posibilidad de facilitar al profesor la integración de espacios específicos para sus materias.
El Departamento de Sistemas de Información tiene ya operativa la versión 2.0 de la aplicación informática GDWeb, en la que han sido incorporadas las siguientes mejoras:
  • Mejora del sistema de retroalimentación e indicación de sugerencias entre el supervisor.
  • Mejora del sistema de notificación de incidencias correspondiente a cada epígrafe de la Guía Docente, habilitando un espacio específico para que el supervisor introduzca observaciones y comentarios.
  • Incorporación de nuevos permisos para el Administrador en la Guía Docente para que pueda modificar los estados de las Guías.
  • Incremento del número de posibilidades de edición para el docente.
  • Importación de las Guías Académicas de cursos académicos previos.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

  •  La elaboración de las Guías Docentes constituye una tarea que los docentes deben llevar a cabo antes del inicio de cada semestre. En este sentido, es una práctica habitual que afecta a todos los profesores todos los cursos académicos. 
  • Les apoyan en el proceso de elaboración de las Guías varios agentes que garantizan el seguimiento y evaluación, se pueden observar en el cuadro abajo:
 

Sistema de seguimiento y evaluación

Frecuencia control resultados

Responsable de recopilar información

Rendición de cuentas

Soporte físico

Unidad Técnica de Calidad

Dos veces por curso académico

UTC

UTC

 

Control de  Satisfacción de usuarios

Dos veces por curso académico

UTC

VOA

Encuestas de satisfacción

Valoración de ACPUA

Una vez al año

VOA/UTC

Rector

Informe anual

 

Seguimiento, mantenimiento y actualización de la aplicación

Permanente

Sistemas de información

UTC

Seguimiento de incidencias a través de Sitic (Sistema de Información incidencias TIC)

5. Carácter Innovador de la Práctica

  • La aplicación informática GDWeb constituye una herramienta de apoyo al docente en el diseño de las Guías Docentes.
  • La automatización del proceso agiliza el diseño de las Guías por parte del profesorado y la revisión por parte del Responsable Académico. A su vez, reduce la intervención del Personal Técnico y de Gestión.
  • Con la implantación de la herramienta informática queda a su vez garantizada la homogeneización de las guías Docentes, que son publicadas de forma automática en la web de la Universidad.
  • Como elemento innovador cabe igualmente destacar las sinergias de trabajo colaborativo que se han generado entre el Personal Docente e Investigador y el Personal Técnico y de Gestión.



La elaboración de Guías Docentes y su publicación en la web es una práctica que llevan a cabo todas las instituciones universitarias, como parte de sus políticas de transparencia y comunicación pública de la información.

En este sentido, la propuesta de la aplicación GDWeb se convierte en una herramienta exportable a otras instituciones universitarias que deseen implantar herramientas para reducir los tiempos del proceso de elaboración y publicación de las Guías docentes en la web.

En este sentido, algunos aspectos que pueden resultar de interés para otras universidades son los siguientes:

  • Fuerte consolidación en el “workflow” establecido. Una Guía Docente recorre los siguientes estados:
o Inicial: Estado con el que el PDI comienza a trabajar, a partir de este estado se selecciona el idioma de trabajo y se pasa al estado de desarrollo.
o Desarrollo: Estado en el que el PDI elabora, diseña y cambia la información de su Guía Docente tantas veces como considere oportuno. Tras una serie de validaciones se pasa al siguiente estado.
o Supervisión: El director de la titulación o persona delegada verifica que la Guía Docente cumpla las condiciones oportunas.
o Revisión: Estado en el que interviene UTC para dar por finalizadas las tareas de de revisión.
o Publicada: A criterio de la UTC, la Guía Docente llega a este estado en tiempo real. 
Llegados a este punto es posible obtener la Guía Docente desde la página de la universidad (accediendo al plan de estudios correspondiente).
  • Roles: Se han definido los siguientes roles que permiten a cada colectivo realizar tareas acordes a su ámbito de responsabilidad:
o Lector PDF: Una persona PTG/PDI dispone de la posibilidad de consultar en este formato una Guía Docente de una plan de estudios de un curso académico determinados. En la web solo quedará disponible la versión más reciente.
o PDI: Corresponde a tareas de edición de Guías.
o Supervisor: Persona responsable con la potestad de supervisar y dar el visto bueno a una Guía Docente.
o UTC: Permite definir competencias, cambiar parámetros de la aplicación, modificar mensajes de error, publicar Guías Docentes, gestión de permisos de usuarios, etc.
o Administrador: Permite además de todo lo comentado parametrizar nuevos ejercicios académicos de trabajo, definir nuevas revisiones del formato de calidad “Guía 11 Docente”, definir roles, etc.
 
En conclusión, resultan especialmente interesantes para otras instituciones los siguientes beneficios aportados por la herramienta informática:
  • Facilidad en la selección y planificación de la evaluación de competencias.
  • Homogeneidad y coherencia de las Guías en el diseño y estructuración de la información.
  • Automatización en la computación y cálculo de horas y porcentajes.
  • Control y registro de competencias evaluadas e instrumentos utilizados para ello.
  • Ayuda en línea en el control de inconsistencias.
  • Editores sencillos y útiles y ayuda en cada epígrafe de la Guía.
  • Plantilla unificada y completa.
  • Posibilidad de trabajar desde fuera de la Universidad.
  • Integración de diferentes tecnologías, lenguajes de desarrollo, bases de datos.
  • Implementación fiel de procedimientos de calidad establecidos por la UTC.
 
El proceso de elaboración de las Guías Docentes a través de la aplicación GDWeb se ha procedimentalizado de modo que se convierte en un proceso replicable en diferentes cursos académicos, con docentes con experiencia docente diversa y en instituciones dispares.
 
Con el objetivo de que la herramienta informática pueda ser utilizada por otras instituciones universitarias, el proyecto va a ser liberado para su uso, modificación y distribución para cualquier institución interesada. Es importante tomar en cuenta que la aplicación informática GDWeb es una herramienta diseñada por el Departamento de Sistemasm de Información de propia Universidad para dar respuesta a su propio sistema de gestión académica y de personas. En caso de que otra institución universitaria tuviera interés en implantarlo debería adaptarlo a su sistema de gestión académica y en este caso concreto, a su sistema de diseño y elaboración de Guías Docentes.

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Algunas sugerencias sobre bibliografía y referencias complementarias a la temática: 

  •  DE MIGUEL DÍAZ, M. (DIR); ALFARO ROCHER, I.J.; APODACA URQUIJO, P.; ARIAS BLANCO, J.M.; GARCÍA JIMÉNEZ, E. Y PÉREZ BOULLOSA, A. (2005). Adaptación de los planes de estudio al proceso de convergencia europea. Oviedo: Servicio de publicaciones de la Universidad de Oviedo.
  • DE MIGUEL DÍAZ, M. (DIR); ALFARO ROCHER, I.J.; APODACA URQUIJO, P.; ARIAS BLANCO, J.M.; GARCÍA JIMÉNEZ, E.; LOBATO FRAILE, C. Y PÉREZ BOULLOSA, A. (2005). Modalidades de enseñanza centradas en el desarrollo de competencias. Orientaciones para promover el cambio en el marco del EEES. Proyecto EA2005-0118. Programa de estudios y análisis. Dirección General de Universidades. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. (Convocatoria: 2 de noviembre de 2004, BOE del 22). Ministerio de Educación y Ciencia.
  • DE MIGUEL, M. (Coord.) (2006): Metodologías de enseñanza y aprendizaje para el desarrollo de competencias. Orientaciones para el profesorado universitario ante el Espacio Europeo de Educación Superior. Alianza Editorial, Madrid.
  • DE MIGUEL, M (2005). Cambio de paradigma metodológico en la Educación Superior. Exigencias que conlleva.Cuadernos de Integración Europea, 2 (septiembre 2005). pp. 16.27
  • MARTÍNEZ RUIZ, M.A. y SAULEDA PARÉS, N (2004). Redes para investigar el curriculum. Diseño del aprendizaje en el Espacio Europeo de la Educación Superior (EEES), en Investigar el Espacio Europeo de Educación Superior. Investigar l’Espai Europeu d’Educació Superior (pp. 1–20). Alicante: Universidad de Alicante..
  • MÉRIDA, R (2007). Hacia la convergencia europea: los proyectos de trabajo en la docencia universitaria. Revista Electrónica de Investigación Psicoeducativa, 13 vol 5(3), pp. 825-852.
  • UNIVERSIDAD DE SEVILLA (2006): Algunas recomendaciones para elaborar la guía docente y orientar la docencia de acuerdo con los ECTS. Documento en html: Recomendaciones elaboración Guías Docentes ECTS Andalucía.htm.
  • UNIVERSIDAD DE VALLADOLID (2006): Guía orientativa para la elaboración de proyectos docentes de asignaturas. Experiencias de innovación docente para el Espacio Europeo de Educación Superior en Titulaciones 2006-2007.Vicerrectorado de Ordenación Académica y Convergencia. Documento pdf.
  • UNIVERSIDAD SAN JORGE (2011). Instrucción Técnica para la elaboración de Guías Docentes a través de la aplicación GDWeb. Rev.0.
  • VILLA SÁNCHEZ, A. (2006). El proceso de convergencia europeo y el papel del profesorado. Foro de Educación, 7 y 8, mayo 2006, pp. 103-117.
  • ZABALZA, M.A. (2004): Guía para la Planificación Didáctica de la Docencia Universitaria en el Marco del EEES.Documento de Trabajo en PDF.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  Dra. Arantzazu Martínez Odría
amartinez@usj.es
+ (34) 976 060 100 / 976 077 584
http://www.usj.es
Universidad San Jorge. Vicerrectorado de Ordenación Académica.

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