Detalle de la Buena Práctica

AuditorÃÂas de Eficacia y Eficiencia: Informes de EjecuciÃ³n Presupuestaria

Palabras clave: Alianzas y Recursos, Acciones de Mejora, DirecciÃ³n EstratÃ©gica, GestiÃ³n presupuestaria, Eficiencia, Eficacia, UVAL

Resumen de la Práctica

Los objetivos perseguidos con el diseño e implantación de esta experiencia tienen que ver con proporcionar información clave para la dirección y gestión universitarias, con el propósito claro de contribuir a su mejora. Los resultados perseguidos con la implantación de la práctica se resumen en una mayor comprensión por parte de los responsables del gobierno, dirección y gestión universitaria de los datos, procesos y procedimientos relacionados con la gestión presupuestaria; conocimiento de los datos concretos de la ejecución presupuestaria anual de la unidad que dirigen, ubicándola en el contexto universitario.

1. Planificación de la Práctica

Esta práctica se lleva a cabo en la Universitat de València, una Universidad histórica con un volumen presupuestario importante, y una estructura universitaria amplia, relativamente dispersa y compleja, como corresponde a una institución de conocimientos universalistas, con docencia e investigación en los cinco campos de conocimiento.

A un nivel más específico, conocimiento de los fondos de investigación de su Centro (Facultad, Escuela, departamentos de las mismas), Instituto, etc., de su origen, empleo y ejecución, volumen gestionado, etc. Transparencia en la gestión y manejo de fondos; mejora en las decisiones de gobierno y dirección en materia económica, con base en una información completa y de calidad en la materia; importante implicación de los dirigentes académicos y administrativos en la gestión de fondos públicos y la creación de un clima de confianza de los gestores universitarios hacia los auditores internos.

En este contexto, un requisito imprescindible para la dirección y la gestión en las diversas áreas es el de la existencia o suficiencia y la calidad de la información. Precisamente la práctica que aquí se presenta se sitúa en un contexto de insuficiencia de indicadores y datos concretos que informaran a los responsables de la gestión de la ejecución presupuestaria real, ya por falta de explotación de sus propios datos, como por la imposibilidad de acceso a datos ajenos, correspondientes a otras unidades de gestión. De ahí que esta experiencia se haya dirigido a solucionar ambas carencias, presentándose como una auditoría de la ejecución presupuestaria anual, tendente a procurar una información clave que sirviera de base a una mayor planificación de la gestión económica y de la dirección en este ámbito, y con ello a la mejora de la misma, con una clara orientación a objetivos de consecución de mayores grados de calidad.

Por tanto, destacaríamos la trascendencia de su realización desde el punto de vista del valor que aporta a sus destinatarios, que no es otro que el de la información exhaustiva y elaborada, así como de la disponibilidad de indicadores claros, fiables y adecuados, como apoyo a la dirección universitaria.

Esta práctica les dota de un caudal de información, presentada en un formato ágil y cómodo, que a los mismos les resultaría prácticamente imposible de obtener de otro modo. Los indicadores fundamentales de la ejecución presupuestaria anual, propios y para algunas cuestiones de otras unidades universitarias, proporcionan una base sólida sobre la que planificar, orientar, optimizar y mejorar la dirección y gestión universitaria.

Sin embargo, a la hora de situar esta práctica, y más allá del contexto concreto, la experiencia posee también un marco conceptual que merece ser mencionado, en conexión con el planteamiento al que la misma responde, ya que estos Informes se enmarcan en las denominadas auditorías de eficacia y eficiencia. En este sentido, la experiencia forma parte de las estrategias dirigidas a intensificar el papel de la auditoría en el sector público, optimizando o aprovechando lo que ello supone como oportunidad para reforzar la eficiencia en las organizaciones.

Entendemos y con esta práctica lo hacemos patente- que la actividad de los auditores, fundamentalmente de los internos, debe hoy en día introducir en sus diversas actuaciones un componente operativo, que haga referencia a los resultados y al cumplimiento de los objetivos desde una perspectiva de eficacia y eficiencia, colaborando así en la calidad de la gestión universitaria y añadiendo a la misma valor desde nuestros cometidos.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Implementación de la práctica

PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGÍAS EMPLEADOS, ACCIONES PLANIFICADAS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS PROPUESTOS Y DISTRIBUCIÓN DE LAS TAREAS:

1. FASE PREVIA a la puesta en práctica de la misma: de DISEÑO DE LOS INFORMES

2. Una vez diseñados, tras el INICIO Y PUESTA EN MARCHA, podríamos destacar las cuestiones que figuran a continuación, relativas a las etapas del circuito administrativo, sus actividades y participantes. La secuencia de actuaciones se repite anualmente, con la misma periodicidad que poseen los propios Informes.

2.1. ELABORACIÓN DE LOS INFORMES.

2.2. PLANIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA FECHA DE LAS VISITAS.

2.3. PRESENTACIÓN PERSONALIZADA DE LOS INFORMES A LOS MÁXIMOS RESPONSABLES DE LA UNIDAD.

2.4. ARCHIVO DE LOS INFORMES:

2.5 EJECUCIÓN DE PETICIONES PARTICULARES.

2.6 RETROALIMENTACIÓN E INCORPORACIÓN DE NUEVAS IDEAS A LOS INFORMES.

3. Resultados de la Práctica

Resultados de la práctica

1. Mayor y mejor información en los destinatarios:

En términos generales se advierte en los responsables de la dirección y gestión universitarias destinatarios de estos Informes un conocimiento de las variables de ejecución presupuestaria de las unidades a cuyo frente se encuentran mucho mayor, que se percibe como resultado directo de la presentación de estos Informes y del desarrollo de esta práctica en el tiempo.

2. Mayor nivel de implicación en la gestión presupuestaria:

El poseer mayor conocimiento sobre la gestión presupuestaria de sus unidades, tiene como efecto directo una mayor implicación de los mismos, que sienten como algo más próximo.

3. Una más adecuada planificación de la gestión económica, que conduce a la toma de decisiones de gobierno y gestión más acertadas, y que puede producirse a partir del conocimiento de los indicadores de gestión económica que estos Informes proporcionan. Un ejemplo lo constituye el ritmo de ejecución presupuestaria anual, a partir de cuyo conocimiento les resulta posible alterar el ritmo del gasto a su conveniencia; o el conocimiento del destino del gasto (corriente o de inversión), que también les permite tomar decisiones al respecto. Con ello pueden optimizar la utilización y destino de sus fondos.

4. Mayor transparencia en el uso de los fondos presupuestarios, a nivel de Universidad.

5. Mejor conocimiento de los orígenes y del destino de los fondos de investigación manejados por las distintas unidades auditadas, por partes de sus responsables.

6. Mayor nivel de confianza y cercanía a la labor de auditoría interna y a las personas que la realizan.

7. Satisfacción en los destinatarios; apoyo explícito a esta práctica, que se ha reflejado en cartas de felicitación, así como en el apoyo de los Decanos de los tres Campus universitarios a la Candidatura de esta práctica a la XIV Edición de los Premios Universidad-Sociedad del Consejo Social, en su modalidad de gestión, por la que la presente práctica ha resultado premiada en 2008.

RESULTADOS NO PREVISTOS:

Como un resultado no esperado de esta práctica, podría señalarse el hecho de que aquellas unidades que gestionan un volumen de fondos importante, tanto ordinarios como de investigación, y que tramitan un número elevado de expedientes de gasto (todo lo cual se advierte de forma comparativa con el resto de unidades universitarias), en ocasiones han formulado peticiones de personal con apoyo en los datos de estos Informes.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

FACTORES DE ÉXITO DE LA ACCIÓN:

1. El valor de la información, dado que, por un lado, y como se ha expuesto, se partía de una situación de carencia, y el conocimiento de datos e indicadores es siempre algo deseable. Uno de los aspectos más positivos de dichos Informes es, por tanto, el valor de la información, constituida por datos desconocidos en unos casos, o a los cuales no podrían tener acceso las unidades destinatarias.

Por otro lado, el día a día de la gestión impide la visión panorámica de la gestión económica de la propia unidad, y todavía en menor grado, la de la propia Universidad. De ahí que, de un lado, estos Informes aporten datos novedosos, y de otro que organicen la información de gestión económica de forma coherente y sistemática. La información es un paso previo a la identificación de áreas susceptibles de mejora y a cualquier práctica orientada hacia la misma.

2. La presentación verbal y personalizada en una reunión de estos Informes es un hecho que sin duda ha contribuido a su éxito, dado que de ese modo el Informe se desgrana y se explica, lo que evita el esfuerzo de leerlo, el mayor tiempo que se invertiría en ello, y la eventualidad de que algún dato no se comprendiera adecuadamente. Por otro lado, los comentarios y la puesta en común de los presentes en la reunión de exposición, resultan siempre positivos.

3. Refuerzo a la labor de gestión: El hecho de que a través de esos Informes se destaque, en positivo, la gestión realizada, pone de manifiesto la labor del personal de administración y servicios en materia de gestión económica, lo que contribuye a la apreciación de estos Informes por su protagonistas, al tiempo que resulta del mayor interés el que dicha labor sea conocida y apreciada por los responsables académicos.

PROBLEMAS ENFRENTADOS EN LA REALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD:

1. Una incidencia, más que problema, en la puesta en práctica de la experiencia, es la necesidad de ir adecuando el diseño y contenido de estos Informes a las nuevas y diferentes estructuras de gestión presupuestaria que van apareciendo en la Universidad, en un contexto cambiante.

2. En los inicios de esta práctica, y en ocasiones aún hoy en día, cuando presentamos un Informe a un responsable nuevo en el cargo, el anuncio de nuestra visita genera en alguna ocasión inquietud, ante el desconocimiento del significado de dichos Informes. Este es un problema que suele desaparecer cuando se conoce la naturaleza del Informe y de su contenido.

3. En muy contados casos, sobre todo en unidades que gestionan un volumen muy bajo de fondos anual, puede detectarse desinterés en algunos responsables universitarios, que suele ser mayor cuanto menos implicados se encuentran personalmente en la gestión presupuestaria.

Por lo demás, no se han presentado otros problemas en la puesta en marcha de esta experiencia.

5. Carácter Innovador de la Práctica

Sin información para éste item.

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto