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Detalle de la Buena Práctica

Nueva Plataforma para Prestación de Servicios de Carrera y Bolsa de Empleo


Palabras clave: Conexión, empleabilidad, servicios

Resumen de la Práctica

Desde su constitución en el 2003, la Oficina del Egresado, ha velado por el crecimiento profesional de los exalumnos con la oferta de servicios de intermediación laboral entre estos y las empresas.  Esta labor en sus inicios se realizó de manera manual a través de correos electrónicos y en el 2008 se adquirió una primera herramienta para sistematizar el servicio.  A pesar de las ventajas que ofreció este sistema en sus inicios, de manera muy rápida quedó desactualizado ante otras plataformas existentes y los requerimientos cada vez más exigentes de las empresas y egresados.

Por otro lado, las coordinaciones de prácticas profesionales que realizan una labor importante y de gran impacto con los estudiantes en su primer acercamiento con el mundo laboral, también se encontraban manejando procesos manuales.  Es así como a partir del 2012 se inicia una investigación de las mejores prácticas en el mundo, en torno a estos servicios y se encuentran unas plataformas que responden a las necesidades de los públicos tanto de estudiantes como egresados enmarcados en los modelos de “career services center”, unidades muy comunes en Estados Unidos e Inglaterra.

En el 2013 la Universidad del Norte adquiere esta plataforma que no solo permite poner en contacto a las empresas y los egresados sino una serie de valores agregados en torno a servicios que apoyan el desarrollo de carrera de estudiantes y egresados.  Así mismo permitió contar con todos los requerimientos exigidos por el ministerio de trabajo para ser vinculada a la red de prestadores del Servicio Público de Empleo autorizada por la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo según resolución No. 004226 de 2013.

La Universidad a través de su plataforma Turpial, le permite a los egresados y estudiantes buscar ofertas laborales con diferentes criterios que se ajusten a su perfil, hacerle seguimiento o conocer el estado de sus postulaciones, revisión de hojas de vida y simulación de entrevistas. Todas estas actividades se realizan con el fin de lograr una mejora en los resultados de los procesos de inserción laboral y por ende contribuir al éxito profesional de nuestros estudiantes y egresados.

En el año 2019, con la finalidad de seguir robusteciendo y apoyando los espacios de desarrollo profesional e inserción laboral, la Oficina del Egresado se dio a la tarea de realizar ejercicios de escucha activa entre sus diferentes públicos objetivos, lo cual nos permitió identificar que, aunque Turpial era muy conocido, había una necesidad de optimización en la herramienta. Hicimos un ejercicio juicioso de evaluación durante dos años y decidimos migrar a una plataforma más fácil, intuitiva y soportada por Symplicity, una empresa con más de 20 años de experiencia en el mercado y que ofrece sus servicios en las mejores universidades de Estados Unidos y del mundo.

En más de dos años de labores con esta nueva plataforma y como prestadores autorizados de este servicio, la institución ha logrado el aumento del número de puestos de trabajos ofrecidos por las empresas, el número de colocados e ir ampliando el portafolio de servicios que apoyen el desarrollo profesional de sus estudiantes y graduados.

1. Planificación de la Práctica

Desde el año 2013 veníamos gestionando el proceso de intermediación laboral con la plataforma de CSO Research, sin embargo, anualmente medimos la satisfacción de Turpial y frecuentemente escuchamos las impresiones de nuestros usuarios, egresados y empresas. Gracias a esto, se identificaron una serie de mejoras que nos llevaron a revisar nuevas prácticas de la herramienta actual. Se hizo un ejercicio detallado de evaluación con el apoyo de la Dirección de Tecnología de la Universidad durante dos años, y decidimos migrar a CSM Symplicity, una potente aplicación de software con una serie de módulos diseñados para impactar de manera directa en la preparación y plan de carrera del estudiante y egresado, líderes con más de 20 años de experiencia en el mercado ofreciendo sus servicios en varias universidades alrededor del mundo. Symplicity brinda soluciones innovadoras y fáciles de usar que generan valor al fortalecer la interacción entre estudiantes, egresados, empleadores y universidad.

En el año 2017 se inició un benchmarking con las diez mejores universidades del país, respecto a la plataforma usada para la gestión del proceso de intermediación laboral y sistema de información de egresados y se encontró que la mayoría de ellas tenía un software meramente de bolsa de empleo, prácticamente ninguna contaba con una plataforma integral, en donde no solo se administra el proceso de intermediación laboral sino también una solución tecnológica que impactará el plan de carrera del estudiante y egresado pero sobre todo en el que ellos identificaran a Turpial como un medio para estar en contacto con su Universidad, para que sigan siendo miembros activos de nuestra comunidad universitaria.

Objetivos:

     - General: Implementar una plataforma que brinde conexión, apoyo a la inserción laboral, orientación y seguimiento profesional, planificación de carrera y otras estrategias y herramientas que permitan fortalecer las habilidades profesionales de nuestros estudiantes y egresados, y nuestra relación con el sector externo en conjunto con las diferentes áreas dentro de la institución.

Específicos:

     - Brindar a las organizaciones un proceso ágil y eficiente en la búsqueda de candidatos de Uninorte para los perfiles que requieren.

     - Mantener comunicación directa con estudiantes, egresados y empresas en torno a actividades y programas relacionados con el ámbito laboral y profesional.

     - Aumentar la generación de empleos y oportunidades laborales para egresados por medio de la creación de relaciones con los empleadores.

     - Aumentar el número de empleadores y egresados que usan la herramienta.

     - Optimizar el proceso de selección de empresas mediante el envío de hojas de vida preseleccionadas.

     - Incrementar la tasa de ocupación de nuestros recién graduados.

     - Brindar actividades que ayuden al desarrollo profesional de los estudiantes y egresados.

     - Mantener a los empleadores informados sobre la universidad y los programas que se brindan.

Recursos Previstos:

Para el desarrollo e implementación de la plataforma nos apoyamos mucho en la Dirección de Tecnología y Comunicaciones. El tiempo empleado fue de junio del 2018 a diciembre del 2019.

Plan de Trabajo:

     1. Benchmarking con diferentes universidades nacionales.

     2. Planear la ejecución del proyecto: elaboración del documento y plan del proyecto.

     3. Investigación de diferentes tipos de proveedores.

     4. Solicitud de cotizaciones.

     5. Evaluación de propuestas y selección del proveedor.

     6. Levantamiento de requerimientos y servicios a ofrecer a los usuarios.

     7. Definición de configuraciones técnicas y configuración de la misma.

     8. Revisión y control de planes de avance periódicos del proyecto.

     9. Migración de la data alojada en la anterior plataforma

     10. Elaboración y ejecución del plan de pruebas.

     11. Elaboración y ejecución del plan de entrenamiento.

     12. Salida a producción de la plataforma.

     13. Evaluación del proyecto.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

La planificación del proyecto empezó desde el mes de junio del 2017 y se dividió en 13 etapas (mencionadas en el punto anterior) con el fin de lanzar la plataforma a comienzos del año 2019. El 4 de febrero del 2019 lanzamos la nueva plataforma, inicialmente con el módulo de bolsa de empleo, y durante ese mismo año se hicieron visibles los demás módulos de la herramienta. Para el lanzamiento, se diseñó un plan de comunicaciones, denominado Turpial Evoluciona, el cual integró diversas actividades con los distintos usuarios de la plataforma, liderado por el equipo de la Oficina del Egresado, donde en jornadas presenciales de interacción con la nueva plataforma aseguramos una transición armoniosa al nuevo sistema, presentando las diversas funcionalidades a las que tenían acceso de manera gratuita.

3. Resultados de la Práctica

Siempre con el objetivo de seguir brindando una buena experiencia a nuestros aliados estratégicos, , permitir un tránsito cómodo en la plataforma para nuestros egresados, estudiantes y empresas y por supuesto atraer a nuevos usuarios, a través de nuevos módulos de interacción y acompañamiento en su desarrollo profesional, la Universidad continúa midiendo la efectividad de la plataforma mediante indicadores que permitan tener una lecturabilidad mensual de la conexión e interacción con la herramienta, y nos permita tomar acciones de mejora en caso de ser necesario. Luego de 2 años de implementada la nueva plataforma, una más fácil, más intuitiva y soportada por Symplicity, podemos establecer los siguientes resultados.

     - Porcentaje de egresados registrados en la plataforma:

Este indicador muestra el # de egresados que ingresan por primera vez a la plataforma y aceptan políticas.  A la fecha, Turpial cuenta con más de 10.500 egresados registrados en los 2 años y 5 meses de su implementación.

En el antiguo Turpial se registraron 15.600 egresados en un periodo de 5 años y 3 meses de funcionamiento.

     - # de egresados activos en la plataforma:

Este indicador hace referencia al # de egresados que tienen una actividad y hacen uso de Turpial en sus diferentes funcionalidades: bolsa de empleo, feria profesional, inscripción a actividades, actualización de datos, entrevistas simuladas, entre otros.

Turpial cuenta con una actividad promedio mensual de 2.000 egresados y un promedio anual de 7.000 usuarios activos únicos.

Esto quiere decir que el 70% de los usuarios registrados mantienen una actividad constante durante el año, y se conectan con las diferentes actividades que la Universidad realiza a través de la herramienta.

     - Incremento de empresas registradas en el sistema

Este indicador permite medir el incremento de empresas registradas en el sistema de un año a otro.

Incremento de empresa en el sistema = (Empresas registradas año actual-empresas registradas anterior) / (empresas registradas anterior) 

El % de incremento promedio anual se ha mantenido durante los últimos años en un 12%, logrando un total de 250 empresas nuevas en la plataforma cada año.

A continuación, compartimos el total de empresas registradas en la plataforma. (dato acumulativo):

2017: 1.926

2018: 2.192.

2019: 2.477

2020: 2.676

      - # de vacantes publicadas

Este indicador permite medir el número total de vacantes anuales publicadas para los egresados.

En los últimos años el comportamiento ha sido el siguiente:

2017: 3.068 vacantes.

2018: 3.438 vacantes.

2019: 3.342 vacantes.

2020: 4.100 vacantes.

Se espera un promedio mensual de 300 vacantes publicadas en Turpial. Con la realización de ferias profesionales en 2 ediciones cada año, el mes de mayo y de octubre presenta incrementos considerables en el # de vacantes ofrecidas para nuestros egresados y estudiantes (alrededor de 900)

     - Total de egresados seleccionados en Turpial

Este indicador permite medir el número total de egresados seleccionados a través de la gestión de intermediación laboral en Turpial que se han identificado gracias a la gestión con las empresas:

En los últimos años el comportamiento ha sido el siguiente:

2018: 200 seleccionados.

2019: 128 seleccionados

2020: 149 seleccionados

2021-1: 158 seleccionados

Seguimos trabajando de la mano con las compañías, para que se reporte oportunamente la selección de los egresados Uninorte.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

Luego de sondear entre nuestros egresados lo que esperaban de la nueva plataforma Turpial, y a partir de allí generar cambios atractivos como la posibilidad de navegar en Turpial cómodamente desde cualquier dispositivo móvil, la posibilidad de postularse con su propia hoja de vida, encontrar una herramienta más intuitiva y propia de una red social, una plataforma más cómoda para los diferentes públicos, se encontraron los siguientes resultados a los pocos meses de la implementación:

     1. ¿Considera que utilizar el producto Turpial es intuitivo?

El 57% de los encuestados estuvo de acuerdo.

     2. ¿Considera que el producto Turpial es amigable en lo visual y gráfico?

El 65% de los encuestados estuvo de acuerdo.

     3. ¿Considera que el producto Turpial le permite gestionar su hoja de vida y aplicar a vacantes?

El 52% de los encuestados estuvo de acuerdo.

     4. Indique qué tan satisfecho quedó al utilizar el producto Turpial

El 41% de los encuestados manifestó estar satisfecho.

Por otro lado, las empresas en el primer año de implementación manifestaron que:

     - La satisfacción Turpial sobre la calidad de las hojas de vida recibidas en la plataforma en el 2019 fue de un 73%.

     - La satisfacción sobre el acompañamiento del equipo de la Oficina del Egresado en el 2019 fue de un 79%.

     - La satisfacción Turpial de manera general en 2019 fue de un 73%.

5. Carácter Innovador de la Práctica

Para egresados y estudiantes:

     - Navegación desde una aplicación móvil.

     - Conocer el número de visualizaciones que ha tenido su hoja de vida por parte de las empresas.

     - Creación de un perfil que funciona como un resumen de su hoja de vida y compartirlo a través de un enlace en sus redes sociales.

     - Prepararse para su desempeño en una entrevista laboral real a través de un módulo de simulación de entrevistas.

     - Registrarse para participar en ferias laborales, estas pueden ser virtuales, y tener chats en vivo con las empresas asistentes.

     - Acceso a una red exclusiva de egresados de Uninorte en donde pueden conectar con otros egresados para oportunidades de empleo, posicionar su emprendimiento, sus servicios profesionales, recibir o dar mentorías.

     - Enterarse e inscribirse a las actividades y charlas de desarrollo profesional.

     - Solicitar citas de orientación en cuanto a su hoja de vida, postulación a las ofertas laborales y cualquier otra asesoría que requiera sobre la plataforma.

     - Postularse a las ofertas laborales con su propio formato de hoja de vida.

Para empresas:

     - Responder masivamente a los postulados de sus vacantes.

     - Navegar cómodamente desde cualquier dispositivo móvil.

     - Dar un vistazo rápido a los candidatos consultando su perfil profesional.

     - Registrarse para participar en ferias laborales, con la posibilidad de posicionar su marca empleadora a través de la interacción con los egresados y estudiantes asistentes por chats en vivo.

Para administradores y áreas académicas:

     - Acceso a la plataforma para consulta de datos personales y laborales de los egresados.

     - Repositorio de informes de caracterización de egresados por divisiones académicas y de demanda laboral para acreditaciones y registros calificados.

     - Creación y modificación de reportes de acuerdo con las necesidades.

     - Soporte técnico con mesa de trabajo del centro de soluciones de la Dirección de Tecnología de la Universidad.

     - Realizar encuestas a los usuarios dentro de la plataforma.

6. Divulgación de la Práctica

Se realizó un plan de divulgación de la nueva plataforma Turpial, teniendo en cuenta los siguientes objetivos:

     - Acompañar a los egresados y a las empresas en el cambio de plataforma y mantener su conexión activa en Turpial.

     - Mejorar la experiencia del usuario. 

     - Mantener e incrementar el porcentaje de conexión de egresados y empresas registrados en Turpial.

     - Presentar el Nuevo Turpial como un servicio fácil, atractivo y funcional para la búsqueda de empleo.

Para lograrlo y dar a conocer la plataforma entre nuestros públicos objetivos, se realizaron las siguientes actividades y se tuvieron en cuenta los diferentes medios de comunicación:

Revista En Contacto: Es una publicación semestral dirigida a egresados de la Universidad del Norte que desarrolla artículos que integran contenidos de región, sociedad, comunidad, así como temas de interés profesional y personal que hayan impactado positivamente en nuestra comunidad. Tiene un alcance de más de 60.000 egresados, más comunidad interna y externa.

Boletín electrónico En Contacto: Es una publicación digital quincenal en donde se envían noticias, convocatorias, eventos e información de interés para los egresados de la Universidad.

Email marketing: A través de correos segmentados se ha enviado información a los públicos

Redes sociales: La Oficina del Egresado a través de Facebook, Twitter, LinkedIN e Instagram publica información relevante para nuestros egresados basado en una parrilla de programación que incluye eventos, convocatorias, noticias de interés, usos de la bolsa de empleo, actividades del servicio de carrera, etc.

Landing page Turpial en Portal de Egresados con cambios, mejoras, beneficios, equipo al servicio, vídeos tutoriales, historia de Turpial.

Open days y talleres presenciales en diferentes horarios para contar sobre la evolución de Turpial.

7. Fuentes Complementarias

     - Políticas, términos de uso y referencias de uso para empresas

     - Políticas, términos de uso y referencias de uso para egresados y estudiantes

     - Manual de usuarios egresados y empresas.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  Karen Chamíe Zalamea
kchamie@uninorte.edu.co
57-5-3509509 Ext 4781
https://www.uninorte.edu.co/web/egresados/turpial
Universidad del Norte

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