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Detalle de la Buena Práctica

Tu Donación: Sueños que se Hacen Realidad, Continúa


Palabras clave: Campaña de donaciones, fundraising, procuración de fondos

Resumen de la Práctica

La pandemia nos ha enseñado que en los momentos de gran incertidumbre surgen nuevas oportunidades, la Pontificia Universidad Javeriana con su campaña Cumpliendo sueños, implementada en el año 2018 para dar continuidad a la campaña Tu donación: Sueños que se hacen realidad, es un vivo ejemplo de esta gran lección, pues logró de manera exitosa afrontar los grandes retos que trajeron las medidas de confinamiento y el re direccionamiento de los recursos de donación hacia proyectos para atender la emergencia ocasionada por el COVID-19, incrementando el recaudo de recursos por gestión de donaciones en un 66% con relación al año 2019.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Universidad logró con gran agilidad llevar a cabo proyectos para atender la emergencia social e implementar un sistema de gestión de donaciones eficiente que cumpliera con las necesidades de los donantes de acuerdo con su capacidad contributiva, logrando que más de 2000 donantes naturales y jurídicos se unieran a nuestras causas. 

A continuación, se presentan los proyectos de la campaña de donaciones Cumpliendo Sueños implementados durante el año 2020, de acuerdo con los siguientes puntos: en el primero se presenta la planeación de la práctica, en el segundo se describe su desarrollo y ejecución, en el tercero los resultados que se obtuvieron mostrando un comparativo de ingresos durante los últimos cinco años, en el cuarto se realiza la evaluación y revisión, en el quinto se describe su carácter Innovador, finalizando con la estrategia de difusión.

1. Planificación de la Práctica

     1. Análisis de capacidades institucionales:

Se realizó el análisis de las capacidades institucionales con el fin de determinar los proyectos de gestión de donaciones para atender la emergencia ocasionada por la pandemia, a partir de la evaluación de la capacidad de recaudo institucional y el tipo de causas que los donantes actuales y los nuevos estarían dispuestos a apoyar.  

     2. Definición del proyecto de donaciones:

De acuerdo con la misión, la planeación institucional, el análisis de capacidades institucionales y las necesidades de los miembros de la comunidad javeriana con mayor dificultad económica y del país, para dar respuesta oportuna a la emergencia ocasionada por la pandemia se seleccionaron los siguientes proyectos de recaudación de fondos por donaciones en el marco de la campaña Cumpliendo Sueños:

          - Cuidemos a quienes nos cuidan: este proyecto tuvo por objetivo recaudar donaciones de docentes y personal administrativo de la Javeriana por descuento de nómina, para entregar dos meses de salario a los funcionarios de las empresas que la Universidad contrata para ofrecer servicios de aseo, logística, alimentación, parqueaderos y seguridad, que debido a las medidas de confinamiento y a la suspensión de actividades presenciales de docencia decretada por el Gobierno Nacional no pudieron mantener sus empleos.

          - Juntos por nuestros estudiantes: tuvo por objetivo recaudar donaciones para entregar más de 500 becas para que los estudiantes javerianos con dificultades económicas pudieran continuar con sus estudios.

          - 9.000 Pruebas diagnósticas Covid-19: ante la necesidad de apoyar la estrategia nacional diagnóstica para la detección del virus SARS-COV-2, agente causal de la enfermedad COVID-19, la Universidad firmó un convenio con el Instituto Nacional de Salud para que en el Instituto de Genética Humana de la Javeriana, con apoyo del Hospital San Ignacio, se realizarán en tiempo real pruebas de identificación de SARS-COV-2 (COVID 19) sin ningún costo para la población colombiana.

     3. Ayudemos a 100 familias: esta campaña tuvo por objetivo recaudar donaciones para entregar mercados quincenales durante 2 meses a 100 familias de distintas poblaciones en las localidades de Fontibón, Chapinero-UPZ90 y Puerto Rico, integradas por niños, adolescentes, adultos y adultos mayores, que desde hace varios años hacen parte de las comunidades que acompaña el Voluntariado Javeriano en Bogotá. Adicionalmente, con la entrega de los mercados que incluyeron útiles escolares se realizaron actividades pedagógicas, reflexivas y de prevención del covid-19.

     4. Selección del tipo de campaña:

De acuerdo con el tipo de proyectos y la meta de recaudo establecida para cada uno de los proyectos, se decide realizar campañas de tiempo definido en el marco de la campaña institucional Cumpliendo Sueños.

     5. Identificación de donantes y solicitud:

Con el fin de invitar a los donantes actuales para continuar apoyando las causas de la Universidad y para identificar nuevos donantes se implementaron dos estrategias de acuerdo con el tipo de donante:

          - Donantes de alta capacidad contributiva: se mantuvo comunicación permanente con los donantes y se les realizó invitación para apoyar los nuevos proyectos o aumentar los montos de sus donativos.

          - Donantes de media y baja capacidad contributiva: en esta categoría se encuentran estudiantes, docentes, empleados administrativos y egresados, quienes fueron invitados para realizar sus donaciones a través de eventos virtuales como bingos, conversatorios, campeonatos de juegos digitales y conciertos, entre otros.

En cuanto a los docentes y empleados administrativos de la Javeriana, se les envío invitaciones por correo electrónico para que se vincularán con nuestros proyectos donando un día de salario o más por descuento de nómina.  

     6. Plan de Recaudación:

Se elaboró el plan de recaudación de donaciones en el cual se definió quién, cómo, cuándo y cuánto se le solicitaría al donante de acuerdo con su capacidad contributiva.

     7. Diseño de la Campaña:

Se elaboraron piezas gráficas de invitación e información permanente sobre el número de donantes, el recaudo de donaciones y de agradecimiento, para cada uno de los proyectos.

     8. Intención, recepción, legalización y agradecimiento de las donaciones:

Con el fin de recibir las intenciones de donaciones y realizar el trámite de entrega a la Universidad, se actualizó el sistema de gestión de donaciones y se establecieron los siguientes canales de pago de acuerdo con el tipo de donante:

          - Donante de alta capacidad contributiva: teniendo en cuenta las restricciones de confinamiento para el manejo de la pandemia, se realizaron todos los trámites de firma de convenios o documentos de intención de donación de manera digital, se habilitaron canales de transferencias electrónicas a la cuenta bancaria de la Universidad asignada a la Oficina de Gestión de Donaciones.

          - Donante de media y baja capacidad de contributiva:

Gracias al sistema de donaciones los donantes diligenciaron en línea el formato de intención de donación y realizaron el pago de la donación con tarjeta de crédito o débito a través del botón de pagos electrónicos.

De igual forma, para los profesores y empleados administrativos se habilitó el sistema de donaciones por descuento de nómina el cual les permite tener su información salarial con el fin de decidir el valor mensual a donar y durante cuantos meses.

Así mismo, el sistema de donaciones cuenta con el siguiente procedimiento para el ingreso y legalización de los recursos: 

     - Se realiza el estudio de antecedentes penales y policiales del donante para verificar la procedencia de los recursos.

     - Se establece la forma de entrega del donativo (efectivo, tarjeta de débito o crédito, online, descuento de nómina o transferencia bancaria).

     - Se verifica la recepción de los recursos en la cuenta bancaria de la Universidad y se realiza el ingreso contable.

     - De acuerdo con el monto de la donación se establecen los trámites de ley que se deben cumplir para su respectiva legalización.

     - Se envía carta de agradecimiento al donante, firmada por el Rector.

     - Se solicita a los revisores fiscales la expedición del certificado de donación y se envía al donante.

     - Envío semestral o anual del informe de donación a los donantes.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Nuestro proyecto de Buena Práctica campaña de donaciones Cumpliendo sueños, ha permitido a la Universidad, con un equipo de 2 personas y diseñador gráfico, obtener recursos por $ 25.724.472.305 durante los últimos cinco años, logrando en el año 2020 el mayor recaudo de la historia de la Oficina de Gestión de Donaciones al incrementar los recursos recibidos en un 66% con respecto al año anterior.

Teniendo en cuenta lo anterior, esta exitosa gestión se logró gracias a la comunicación permanente con los donantes actuales y potenciales y a la implementación de un sistema de gestión de donaciones eficiente que cuenta con un procedimiento de solicitud, estudio, recepción y legalización de donaciones diseñado de acuerdo con las necesidades de nuestros donantes.

De igual forma, los exitosos resultados de nuestra buena práctica se han logrado gracias a nuestras tres líneas estratégicas: la consolidación de alianzas estratégicas, la diversificación en la obtención de recursos y el fomento de la cultura filantrópica; basándose en principios de equidad y justicia social mediante la construcción, de la mano de los donantes, de proyectos que amplían el acceso a la educación y promueven la equidad, la conciencia solidaria y la gratitud.

     1. Alianzas estratégicas:

Se estructuran proyectos de donaciones que tienen por objetivo apoyar la emergencia social ocasionada por la pandemia enfocados en la generación de vínculos permanentes con los donantes, de acuerdo con sus estrategias de responsabilidad social y condiciones de otorgamiento de recursos; así garantizamos la sostenibilidad de nuestros proyectos. De igual forma, la Universidad asigna recursos de contrapartida que complementan las donaciones recibidas.

     2. Diversificación en la consecución de recursos:

 Buscando diversificar los canales mediante los cuales los donantes pueden donar se implementó un sistema de pagos de donaciones que incluye los siguientes canales de entrega de recursos: transferencias electrónicas, consignaciones bancarias, descuento de nómina para empleados de la PUJ y pagos en línea con tarjetas de crédito o débito.

     3. Fomento de la cultura filantrópica:

Incentivando la solidaridad y la cultura filantrópica entre la comunidad javeriana, durante el año 2020 se enviaron invitaciones por correo electrónico y whatsApp a estudiantes, egresados y amigos de la Universidad para que realizaran donaciones por a través de los canales de pago de nuestro sistema de gestión de donaciones.

En el caso de profesores y empleados administrativos, se enviaron invitaciones por correo electrónico para que donaran un día de salario o más para apoyar la diferentes causas.

De igual forma, se realizaron 8 eventos virtuales como bingos, conversatorios, competencias de video juegos y clases grupales deportivas que contaron con la participación de más de 750 donantes.

Aprendizaje

     1. Flexibilidad en la creación conjunta (donantes – universidad), de programas de donaciones, de acuerdo con los lineamientos de la Universidad y las políticas de responsabilidad social de los donantes.

     2. Sistemas de pago de donaciones de acuerdo con las necesidades de los donantes.

     3. Generar confianza entre los donantes del buen uso que la Universidad le da a los recursos; agilizando el proceso de estudio, recepción y legalización de las donaciones.

     4. Líneas estratégicas de trabajo de la Oficina de Gestión de Donaciones.

          - Alianzas estratégicas.

          - Diversificación de Recursos.

          - Fomento de la Cultura Filantrópica.

     5. Competencia del capital humano de la Oficina de Gestión de Donaciones.

     6. La rendición de cuentas ha sido un factor clave para el éxito de nuestra campaña, la entrega de informes periódicos sobre los recursos donados, el rendimiento académico de los beneficiados, la expedición de certificados de donación y la carta de agradecimiento del Rector nos han permitido consolidar relaciones sólidas con los donantes.

 Áreas de Mejora

     1. Posicionarnos como la primera opción de donación entre aquellos que tienen entre sus líneas de responsabilidad social la educación superior.

     2. Mayor difusión entre los miembros de la comunidad javeriana de la labor de la Oficina de Gestión de Donaciones.

3. Resultados de la Práctica

Dado el éxito de nuestras campañas, podemos presentar cifras contundentes que dan cuenta de los resultados y compromiso de la Universidad con el país para atender la emergencia ocasionada por la pandemia.

Es por ello que presentamos las cifras de ingresos que la Universidad ha recibido a través de la Oficina de Gestión de Donaciones, durante los últimos cinco años:  

 

Año

Ingresos Oficina Gestión de Donaciones

2016

$                                             3.811.592.587

2017

$                                              4.079.675.706

2018

$                                             4.462.200.385

2019

$                                              5.022.301.690

2020

$                                             8.348.701.937

Total

$                                          25.724.472.305

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

Las campañas de donaciones se han medido a través de los siguientes indicadores y el programa de la estrategia de gestión de Donación:

     - Tipo de Indicador Definición Relación Matemática

     - Eficiencia Rentabilidad del programa donaciones Costos:

          Donaciones recibidas

          Donantes Efectivos/Donantes Contactados

          Eficacia Ingresos por programa por donantes

          Ingresos por Programa en un periodo delimitado.                 

          Donación Promedio por Programa

     - Ejecución Cumplimiento de las metas y presupuesto        

          Presupuesto vs. Total de las donaciones recaudadas.

     - Evaluación de la Estrategia de Gestión de Donaciones:

          Responsables:

  •      Realiza la evaluación de la estrategia con el equipo de la Oficina de Gestión de Donación
  •      Recopilación de la información relevante del donante para elaborar una propuesta de donación.                     
  •      Presentación del informe de propuesta de donación al donante y a la comunidad Javeriana                  
  •      Recopilación de la información narrativa y financiera relacionada con la donación para la elaboración del informe de evaluación.
  •      Planeación y coordinación permanente con el manejo, contacto y seguimiento de los donantes.                      

5. Carácter Innovador de la Práctica

Nuestras campañas son un ejemplo de buena práctica por ser un proyecto diferenciador, novedoso y susceptible de ser replicado por otras instituciones, garantizando resultados que cumplen con los lineamientos estratégicos institucionales, de igual forma:

     1. Se desarrolla desde la Oficina de Gestión de Donaciones constituida por dos empleados de planta y un diseñador gráfico, resaltando la eficiencia en el uso, tanto de capacidades como de recursos físicos y económicos de la universidad, para movilizar un capital de donaciones tan grande.

     2. La creación de una Red de Apoyo de donantes muy sólida, que se ha afianzado con los años, gracias a la transparencia en el manejo y uso de los recursos nos referencian entre sus pares como una institución comprometida con la educación superior y las políticas de responsabilidad social de quienes apoyan nuestra labor.

     3. La flexibilidad en la construcción conjunta con el donante del proyecto de donación, ya que involucramos al donante hasta convertir nuestras campañas de donaciones en sus campañas.

     4. A través de la política del buen gobierno, establecemos relaciones de transparencia y confianza; somos especialmente cuidadosos con el origen de los recursos que recibe la universidad por medio del estudio interno de los donantes y realizamos una excelente práctica de retroalimentación periódica a través de los informes de rendición de cuentas económicas y de aprovechamiento académico de los beneficiarios, que se entrega a los donantes.

     5. Desarrollamos un modelo de recepción y direccionamiento de los recursos donados, ya que especializamos a nuestro equipo humano en la creación del Sistema de Gestión de Donaciones que nos permitió manejar durante el año 2020 más de 2500 transacciones de forma ágil y eficiente.

     6. Nuestra mejor práctica es haber conseguido identificar cada vez más a la comunidad universitaria con la campaña, evidenciando su motivación a la hora de conseguir donaciones basándonos en una cultura filantrópica, de espíritu de ayuda, conciencia y solidaridad; gracias a nuestra comunicación constante con los estudiantes, profesores, empleados administrativos, donantes, amigos y beneficiarios.

6. Divulgación de la Práctica

Para divulgación de nuestras campañas de donaciones, se utilizaron los siguientes medios:

Página web de la Oficina de Gestion de Donaciones: https://www.javeriana.edu.co/donaciones

Redes sociales: con el fin de invitar al mayor número de posibles donantes la Oficina de Gestión de Donaciones, utilizó las siguientes redes sociales:

     - Facebook: https://www.facebook.com/pages/category/Nonprofit-Organization/Donaciones-Pontificia-Universidad-Javeriana-108876921000349/

     - Linkedin: https://www.linkedin.com/company/donacionesjaveriana/

     - Instagram: https://www.instagram.com/donacionesjaveriana/?hl=es-la

Envío invitaciones por email y por WhatsApp: se enviaron invitaciones dirigidas a estudiantes, egresados, profesores, personal administrativo y amigos de la Universidad para que realizaran donaciones online o por descuento de nómina.

Así mismo, la realización de reuniones virtuales con nuestros donantes de mayor capacidad contributiva y espacios de cafés virtuales, permitió generar espacios de comunicación permanente para consolidar las relaciones e identificar nuevas oportunidades de colaboración.

Para ejemplificar nuestros procesos de divulgación remítase a los anexos, que constituyen los programas de difusión de las siguientes iniciativas en el marco de la campaña Cumpliendo Sueños:

     1. Juntos por nuestros estudiantes

     2. Cuidemos a quienes nos cuidan

     3. Ayudemos a 100 familias

7. Fuentes Complementarias

Anexo:

https://livejaverianaedu-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/maguirre_javeriana_edu_co/ElbDB8JlYGVMuvA8b0PDXTMBv5u7I7ucQb2asRdW1zLAmQ?e=5yeUnC

Fuentes: 

Campaña Cumpliendo Sueños: https://www.javeriana.edu.co/donaciones

9000 Pruebas diagnósticas CCovid-19: https://www.javeriana.edu.co/donaciones/notes#COVID

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  María Paola Aguirre Cote
maguirre@javeriana.edu.co
571-3208320 Ext: 2013
http://www.javeriana.edu.co/donaciones
Pontificia Universidad Javeriana

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