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Detalle de la Buena Práctica

Proceso de Concordancia


Palabras clave: Planificación - Estrategia - Gestión

Resumen de la Práctica

La Pontificia Universidad Católica de Valparaíso cuenta con un proceso maduro de Planificación Estratégica, al cual incorporó en el año 2012, el Proceso de Concordancia, a través del cual, las distintas unidades académicas que la componen, definen los aportes que la unidad hará al logro de las metas institucionales de cada Plan de Desarrollo Estratégico Institucional y los recursos que el nivel central dispondrá para que mencionadas unidades logren estos compromisos. Este proceso tiene por finalidad:

     - Alinear los planes estratégicos de las unidades académicas con el Plan de Desarrollo Estratégico Institucional.

     - Establecer acuerdos y compromisos en las Unidades Académicas en relación con sus aportes a las metas del Plan de Desarrollo Estratégico Institucional.

     - Facilitar el seguimiento de los indicadores comprometidos por las unidades académicos y la asignación de recursos a las mismas.

El procedimiento representa un esfuerzo institucional de articulación, diálogo y compromiso para el desarrollo de cada una de las unidades académicas y con ello el de toda la universidad y se formaliza con la firma de un Compromiso de Concordancia, en el cual rectoría y cada unidad académica acuerdan los aportes y compromisos para lograr las metas propuestas en el Plan Institucional. Fue implementado por primera vez entre los años 2012 y 2013, con seguimientos anuales al cumplimiento de los compromisos de las unidades académicas, firmándose un nuevo Compromiso de Concordancia entre las unidades y Rectoría entre los años 2017 y 2018, a propósito del nuevo plan institucional para el periodo comprendido entre el 2017 y 2022.

Para este segundo Proceso de Concordancia, se definió un total de 42 indicadores, asociados a los cinco lineamientos estratégicos que el Plan Institucional establece. De esta manera, todas las unidades académicas, desde sus distintas disciplinas, aportan al logro de los objetivos institucionales con metas y acciones concretas, plasmadas en sus Planes de Acción.

Al inicio de este nuevo proceso, se visitaron todas las unidades académicas, se les brindó la información necesaria para facilitar la elaboración de diagnósticos, así como los formatos para la elaboración de un nuevo compromiso.

A mediados del mismo, se efectuó una segunda reunión con los equipos directivos de cada una de las unidades académicas, con el propósito de evaluar el desempeño general de las mismas a partir del seguimiento que de ellas se hace y generar ajustes a los indicadores comprometidos para el período 2020 – 2021, a propósito de la crisis sanitaria global.

Entre los principales resultados del proceso de concordancia destaca:

     - Transparencia sobre las prioridades institucionales en las distintas áreas de desarrollo.

     - Estandarización de la información.

     - Comprensión en contexto sobre la realidad de cada unidad académica.

     - Generación de instancias de reflexión del desarrollo de cada unidad académica.

     - Priorización conjunta sobre los focos de desarrollo estratégico de cada unidad académica.

     - Acogida a las diferencias y particularidades de cada unidad académica.

     - Participación de todo el Consejo de unidad académica.

     - Fortalecimiento del liderazgo de la dirección.

     - Compromisos explícitos de rectoría y de la unidad académica.

     - Un seguimiento que permite efectuar ajustes en los planes de acción y priorizar en situaciones críticas. 

1. Planificación de la Práctica

El diagnóstico estratégico levantado como insumo para la definición del Plan de Desarrollo Estratégico institucional 2011-2016, recoge entre sus conclusiones la necesidad de alcanzar una plena congruencia entre la planificación estratégica de la Universidad y la de las unidades académicas, a través de instrumentos que permitan la verificación de esta concordancia.

El mecanismo para alcanzar una mayor congruencia entre la planificación estratégica de la Universidad y la de las unidades académicas se denominó Proceso de Concordancia, sus objetivos se resumen a continuación:

-Rediseñar el modo en que las unidades efectuaban sus procesos de planificación, incluyendo el cumplimiento de indicadores que contribuyesen al logro de las metas institucionales.

     - Aumentar la coordinación entre Unidades Académicas y Rectoría.

     - Establecer acuerdos y compromisos de parte de las Unidades Académicas que aporten al cumplimiento de las metas institucionales definidas en plan de desarrollo institucional.

     - Establecer acuerdos y compromisos entre Rectoría y las Unidades Académicas en la asignación de los recursos necesarios para cumplir los compromisos.

     - Contar con una metodología de seguimiento, de carácter anual, que permitiese tanto a las unidades como al nivel central identificar el avance en el cumplimiento de los compromisos contraídos.

Para implementar el Proceso de Concordancia la Institución conformó un equipo de trabajo liderado por el Vicerrector de Desarrollo e implementado por la Dirección de Análisis Institucional y Desarrollo Estratégico, dependiente de dicha vicerrectoría. Este equipo se encargó de diseñar y llevar a cabo tanto la primera como la segunda versión del proceso de concordancia llevado a cabo en la institución.

Este equipo se encargó de diseñar el material para facilitar el proceso en cada unidad académica, entre ellos:

     - Elaboración de un manual del procedimiento.

     - Elaboración del formato de concordancia estandarizado para todas las unidades, en el que se describe misión y visión de la unidad, análisis FODA de la misma, el compromiso que asume la unidad en torno a los indicadores de concordancia definidos (que permiten el cumplimiento de las metas institucionales), el aporte que el nivel central hace en términos de recursos para el cumplimiento de los compromisos, el acta de concordancia y el plan de acción correspondiente, para alcanzar los compromisos contraídos por la unidad académica.

     - Ficha de la unidad académica, en la que se entregan a la misma datos referidos a su desempeño en relación con programas equivalentes en el contexto nacional. 

     - Informe de Seguimiento de Plan de Concordancia anterior, que resume y grafica el logro de indicadores concordados con la unidad académica en el periodo anterior.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Contexto

Una vez aprobado el Plan de Desarrollo Institucional, Rectoría encarga a la Vicerrectoría de Desarrollo liderar el proceso de alineamiento de los planes de desarrollo de las Unidades Académicas con el Plan de Desarrollo Institucional.

Para el primer ejercicio de concordancia, el foco estuvo en determinar el tamaño del cuerpo académico que permitiese a las unidades académicas adquirir determinados compromisos. El análisis técnico para definir los requerimientos mínimos de académicos estuvo a cargo de la Dirección de Análisis, mientras que el análisis de la factibilidad económica para aprobar el intervalo de crecimiento del cuerpo académico estuvo a cargo de la Dirección General de Asuntos Económicos y Administrativos. Para el segundo ejercicio, el foco estuvo en la incorporación de aportes en materia de infraestructura y equipamiento, lo que derivó en la implementación de cuentas presupuestarias específicas asociadas al cumplimiento de los planes de concordancia, para cada una de las unidades académicas.

La realización del seguimiento anual del logro de los compromisos de la unidad académica, permite ir efectuando ajustes a los planes de acción, con el propósito de alcanzar las metas comprometidas. Estos ajustes, se tuvieron que extender durante el segundo semestre de 2020 a los indicadores, debido a la crisis sanitaria global. De esta manera, las unidades tuvieron la posibilidad de hacer un análisis y revisión crítica de las actividades que pudieron efectivamente llevarse a cabo y cuáles no, debido a la pandemia. Para ello, la dirección de Análisis Institucional y desarrollo Estratégico dispuso de un formulario de ajustes, que permitía modificar las metas comprometidas entre el 2020 y 2022, con la justificación correspondiente. 

Ejecución

Es posible describir el plan de trabajo general con los siguientes hitos:

     - Definición de indicadores a concordar con las unidades académicas. Un total de 33 en el primer ejercicio y 42 en el segundo.

     - Convocatoria de la Vicerrectoría de Desarrollo para iniciar el proceso de concordancia a través de invitación del Vicerrector de Desarrollo a cada una de las Unidades Académicas.

     - La Unidad Académica recibe documentos que permiten confeccionar propuesta de concordancia, con asistencia de equipo de Análisis Institucional si es requerida. Entre éstos, la ficha de Unidad, instrumento diagnóstico que contenía indicadores cuantitativos de la Unidad en el contexto institucional y nacional, el informe de seguimiento del período anterior y los formatos para inscribir el nuevo plan de concordancia.

     - Análisis conjunto, entre Rectoría y Consejo de Unidades Académicas, de los principales logros del período y de los focos de trabajo a desarrollar.

     - Proceso de negociación entre Rectoría y Unidad académica con el objeto de firmar un acuerdo de concordancia, definiendo compromisos de las Unidades Académicas y Rectoría, considerando aportes a las metas institucionales y recursos asignados por la Institución.

     - Firma de compromiso de concordancia entre la dirección de la unidad académica y el Vicerrector de Desarrollo.

     - Elaboración de planes de acción detallados en la Unidad Académica que le permitan alcanzar los compromisos definidos.

     - Reunión de seguimiento para el ajuste de metas comprometidas por la unidad académica.

     - Incorporación de ajustes a Plan de Concordancia solicitados por la unidad y aprobados por Rectoría.

 

Evaluación de los planes de concordancia

El procedimiento de seguimiento de los planes de concordancia de las unidades académicas implica la revisión del nivel de logro de las metas comprometidas anualmente por cada una de ellas. La Dirección de Análisis Institucional y Desarrollo Estratégico elabora una vez al año un Informe de Seguimiento, el cual es presentado por el Vicerrector de Desarrollo al Consejo de Unidad Académica. En dicha reunión se analizan en conjunto los resultados obtenidos y se plantean posibles ajustes en la gestión de la unidad.

Al momento de solicitar los recursos considerados en los planes de concordancia, cada unidad académica presenta a la Rectoría el Informe de Seguimiento, complementado con observaciones y propuestas de ajuste a los planes de acción relacionados con las metas no logradas.  Sobre la base de este informe y la cuenta presupuestaria asociada al proceso, la Rectoría aprueba la entrega de los recursos comprometidos.

El proceso de seguimiento se efectúa en línea, para lo cual se compraron licencias del software Oracle Business Intelligence Enterprise Edition y se contrató a la empresa Deloitte para su implementación. El sistema se nutre de los datos que provee la unidad académica respecto de la gestión que realiza y permite apreciar el nivel de logro de los distintos indicadores comprometidos.

Este sistema permite que Rectoría y Directivos de la Institución puedan revisar los avances de los Planes de Concordancia en todo momento.

3. Resultados de la Práctica

Objetivos

Resultados

Rediseñar los planes estratégicos de las unidades académicas, en función del nuevo Plan de Desarrollo Estratégico institucional 2011-2016. Estos nuevos planes se denominan Planes de Concordancia.

Durante ambos procesos de Concordancia (2012 – 2013 y 2017 – 2018), se firmaron acuerdos con la todas las Unidades Académicas de la Universidad.

El segundo proceso no requirió de un rediseño, pues ya se contaba con el procedimiento de Plan de Concordancia instalado. El foco de este último proceso estuvo en el alineamiento al Plan de Desarrollo Estratégico Institucional 2017 – 2022.

Aumentar la coordinación entre Unidades Académicas y Rectoría.

Gracias al proceso de Concordancia se transparentaron prioridades institucionales y de Unidades Académicas, con ello se generaron acuerdos y una mayor coordinación en el trabajo.

Si durante el primer proceso se requirieron en promedio 3 reuniones de coordinación entre las Unidades y Rectoría para alcanzar los acuerdos, durante el segundo la moda fue 2.

Establecer acuerdos y compromisos de parte de las Unidades Académicas que aporten al cumplimiento de las metas institucionales definidas en plan de desarrollo institucional.

Establecer acuerdos y compromisos entre Rectoría y las Unidades Académicas en la asignación de los recursos necesarios para cumplir los compromisos

Estos acuerdos consideran:

-   Compromisos de parte de la Unidad Académicas con el cumplimiento de determinados objetivos estratégicos. El cumplimiento de los objetivos se mide a través de un conjunto de indicadores.

-   Compromisos de parte de la institución para asignar recursos a la Unidad en beneficio del cumplimiento de las metas

-   Generación de planes de acción detallados en cada unidad en beneficio del cumplimiento de los objetivos e indicadores.

- Generación de una cuenta presupuestaria asociada al Plan de Concordancia, para solventar los compromisos adquiridos con la unidad académica, para el cumplimiento de las metas comprometidas.

Las Unidades Académicas se comprometieron con metas en un conjunto de indicadores estratégicos (33 en el primer ejercicio, 42 en el segundo) desagregados en cada uno de los lineamientos estratégicos institucionales definidos en el plan institucional y en sus respectivos objetivos estratégicos.

Los compromisos institucionales se materializaron a través de la asignación de recursos a la Unidad Académica, principalmente, contratación de nuevos académicos durante el primer proceso, en temas de infraestructura y equipamiento en el segundo.

Acordar una metodología de seguimiento.

En los acuerdos firmados por las Unidades Académicas y Rectoría se establecen las condiciones de seguimiento y de asignación de recursos.

En paralelo se desarrolla un sistema de seguimiento en línea del Plan de Desarrollo Institucional y de los planes de concordancia de las Unidades Académicas.

Anualmente se ejecuta el seguimiento de los planes de concordancia, cuyos resultados se expresan en el Informe de Seguimiento del Plan de Concordancia de cada unidad, documento base para el requerimiento de los recursos acordados.

 

Otros resultados del proceso:

     - Estandarización de la información. Metodología de cálculo de indicadores, periodicidad y criterios.

     - Comprensión en contexto sobre la realidad de cada unidad académica. Diagnóstico integral de la Unidad Académica.

     - Generación de instancias de reflexión acerca del desarrollo de cada unidad académica.

     - Participación de la comunidad académica. El proceso de concordancia procuró una alta participación de los académicos, la cual se refleja principalmente en todos los Consejos de unidad.

     - Priorización conjunta, entre rectoría y Consejo de Unidad Académica, sobre los focos de desarrollo estratégico de cada unidad.

     - Fortalecimiento del liderazgo de la dirección. La responsabilidad de los compromisos recae en el director de la Unidad Académica.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

La evaluación de la implementación del proceso de concordancia tiene las siguientes características distintivas:

     - El proceso se perfeccionó con la experiencia acumulada del equipo de Rectoría. Lo anterior se refiere a que a medida que se incorporaban Unidades Académicas al proceso, su implementación fue más eficiente, principalmente porque el equipo de Rectoría disponía de mayor experiencia en negociación con las Unidades.

     - Lo mismo sucedió en el segundo proceso, donde las unidades académicas contaban ya con la experiencia del proceso anterior, lo que facilitó la identificación de aportes y requerimientos y la negociación correspondiente.

     - La experiencia acumulada en los equipos facilitó la firma de acuerdos.

Anualmente se evalúa el plan, a través de un seguimiento a partir del cual se dispone de un informe, generado en la Vicerrectoría de Desarrollo y entregado a los directores de Unidades Académicas. Dicho documento sintetiza las metas logradas y no logradas por la Unidad.

Este informe sirve de insumo para evaluar la pertinencia de asignación de recursos a la Unidad.

Para solicitar los recursos la Unidad Académica debe:

a. Entregar informe de seguimiento que dé cuenta de los logros que justifican la entrega de recursos.

b. Entregar un informe que justifique los resultados no logrados.

c. Ajustar los planes de acción que le permitan cumplir con los compromisos pendientes.

d. La solicitud debe hacerla el Decano de la Facultad, previo análisis de los resultados con la Unidad Académica.

Paralelamente, cada director de Unidad y Decano de Facultad disponen de una clave de acceso al sistema de seguimiento en línea de los avances en la implementación del plan de concordancia.

Tras el primer proceso, el Vicerrector de desarrollo visitó las Unidades Académicas para presentar los avances en la implementación de los planes de Concordancia. En dicha oportunidad se hizo una evaluación integral al proceso y se generaron propuestas de mejora, sobre todo para facilitar el cumplimiento de las metas comprometidas por la Unidad. En el año 2014 se efectuaron 11 visitas a Unidades Académicas. En el proceso siguiente, la visita del Vicerrector marca el inicio del proceso y a mediados del período, se ejecuta una segunda visita, para revisar el avance de las unidades académicas y señalar la posibilidad de un ajuste a los indicadores comprometidos, dada la crisis sanitaria global.

5. Carácter Innovador de la Práctica

Elementos innovadores

Descripción

Participación de la comunidad académica.

El proceso de concordancia procuró una alta participación de los académicos, la cual se refleja principalmente en todos los Consejos de unidad.

El proceso en sus orígenes fue participativo y desde entonces se ha mantenido una comunicación fluida entre Rectoría y la Unidad con el objeto de implementar mejoras y avanzar hacia el logro de los objetivos institucionales.

Instancias de reflexión acerca del desarrollo de cada unidad académica.

Si bien la Universidad dispone de instancias de reflexión, la implementación del proceso de concordancia favoreció la discusión sobre el desarrollo de la institución y de la responsabilidad que tienen las Unidades Académicas con éste. 

Priorización conjunta sobre objetivos institucionales.

De común acuerdo, entre Rectoría y Consejo de Unidad Académica, se definieron los focos de desarrollo estratégico de cada unidad. El trabajo conjunto tiene dos elementos innovadores, por un lado, la Unidad Académica tiene conocimiento sobre la disciplina y Rectoría pone este conocimiento en el contexto institucional. 

Fortalecimiento del liderazgo de la dirección.

La responsabilidad de los compromisos recae en el/la directora/a de la Unidad Académica, es quien firma el acuerdo de concordancia y el/la responsable del cumplimiento de las metas definidas.

Transparencia y estandarización.

Los planes de concordancia disponen de indicadores estandarizados y cuya metodología de cálculo es compartida y conocida en la institución.

Por otro lado, la información de avances en la ejecución de los planes de concordancia es transparente y está a disposición de Rectoría, de directores de las Unidades Académicas y Decanos.

 

6. Divulgación de la Práctica

Medios

Objetivo

Página Web de la Institución

A través de la página web de la institución se comunican los avances en la ejecución del proceso de concordancia.

Etapas del proceso difundidas:

-       Unidades Académicas en proceso de concordancia

-       Unidades Académicas con acuerdos de concordancia firmados

-       Periodo y alcances del seguimiento de los avances de los planes de concordancia

Público objetivo: Comunidad Universitaria PUCV

Cartas de Vicerrectoría de Desarrollo

Para informar del proceso, la Vicerrectoría de Desarrollo envía cartas personalizadas a directores de Unidad Académica, Decanos y Rectoría, indicando las etapas del proceso. (periodo de ejecución de cada etapa, es decir, firma de acuerdos, seguimiento)

Correo electrónico

El correo electrónico fue usado para entregar / recibir informes a / desde las Unidades Académicas.

Visitas de Vicerrector de Desarrollo a la Unidad Académica

Cada Unidad Académica fue visitada en distintas oportunidades. La totalidad de las mismas al inicio de los procesos y en reunión de seguimiento efectuada durante 2020.

Visitas de apoyo técnico

El equipo de la Dirección de Análisis ha visitado a todas las unidades académicas. En las visitas se ha capacitado en el uso del sistema de seguimiento del plan de concordancia, revisión de indicadores y revisión de planes de acción. También brinda asistencia remota para la confección de documentos requeridos y evaluación de los mismos.

Informe de sostenibilidad

El informe de sostenibilidad es un documento que permite informar a usuarios internos y externos del quehacer institucional. Este documento también incluye antecedentes del proceso de concordancia.

 

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  Verónica Bustamante
veronica.bustamante@pucv.cl
32 2273931
http://http://www.analisisinstitucional.ucv.cl
Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

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