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Detalle de la Buena Práctica

Evaluación y seguimiento Plan de Desarrollo Estratégico Institucional PUCV


Palabras clave: Plan estratégico; Seguimiento; Monitoreo; Indicadores

Resumen de la Práctica

Su objetivo es contar con un mecanismo eficaz de monitoreo y evaluación del Plan de Desarrollo Estratégico Institucional, que permita a la institución conocer de manera oportuna como se encuentra en relación al logro de las metas propuestas en cada uno de los objetivos estratégico planteados.

La metodología que se describe a continuación fue aplicada en los seguimientos de los planes estratégicos de los años 2005-2010; 2011-2016 y continua en uso en el plan 2017-2022.

En abril de cada año, la Dirección de Análisis Institucional y Desarrollo Estratégico, unidad encargada del seguimiento y evaluación del plan de desarrollo estratégico institucional, calcula los indicadores estratégicos, a diciembre del año anterior. Una vez valorizados los indicadores, estos se contrastan con las metas propuestas para el período, asumiendo un porcentaje de logro de cada indicador donde:

Porcentaje de logro del indicador = (valor del indicador en el tiempo t/meta para el tiempo t)*100

Esto trae consigo la construcción de umbrales de logro de las metas, los cuales son representados en semáforos:

     - Verde (logrado): cuando el cumplimiento de la meta es superior a 90%,

     - Amarillo (parcialmente logrado): cuando el cumplimiento de la meta está entre un 80 y un 90%

     - Rojo (no logrado): cuando el logro de la meta es inferior a 80%

El porcentaje de cumplimiento del plan al año t está dado por el promedio de logro de todos los indicadores con metas.

Luego de contar con los resultados de cumplimiento de cada indicador y por lo tanto de cada objetivo estratégico y del plan en su conjunto, se organizan reuniones específicas con cada una de las Vicerrectorías responsables de la ejecución del Plan.

La reunión es dirigida por el Vicerrector de Desarrollo con apoyo de la Dirección de Análisis Institucional y asisten los Vicerrectores y sus equipos directivos.

En esta instancia se exponen los resultados y cada Vicerrector se compromete a revisar en detalle la información y a levantar las causas de los malos y buenos resultados con el fin de ajustar y proponer acciones de mejoramiento.

Lo anterior es documentado por un representante de cada Vicerrectoría y es enviado a la Dirección de Análisis Institucional. Con estos antecedentes, la Dirección de Análisis Institucional elabora un informe preliminar a la Rectoría.

Con todo lo anterior, se elabora un informe final de seguimiento del Plan de Desarrollo Estratégico, el cual es presentado al Consejo Superior de la Universidad, autoridad máxima colegiada.

En agosto de todos los años el Rector entrega su cuenta anual a toda la comunidad universitaria en el llamado Claustro Pleno universitario. Esta cuenta está basada en los resultados del seguimiento realizado al Plan de Desarrollo Estratégico.

Paralelamente a este proceso de revisión y ajustes, los resultados del cumplimiento del plan de desarrollo son publicados en un sistema de seguimiento en línea. A dicho sistema tiene acceso el Rector, todos los Vicerrectores y otras autoridades universitarias.

1. Planificación de la Práctica

La buena práctica expuesta tiene por finalidad facilitar el monitoreo y evaluación del avance del plan de desarrollo y, a su vez, promover la generación de los ajustes necesarios cuando los logros no son los esperados.

Como elementos del diagnóstico realizado antes de consolidar el procedimiento de seguimiento al plan estratégico, se tiene que:

     - Inexistencia de unidad única encargada de realizar el seguimiento del plan.

     - Inexistencia de mecanismos de recolección y manejo de información para la construcción y valorización de los indicadores propuestos.

     - Plan carecía de responsables claros para el logro de ciertos objetivos.

     - Algunos indicadores propuestos de manera inicial, carecían de validez o estaban obsoletos de acuerdo a la nueva realidad institucional.

     - Algunos indicadores eran demasiado complejos de calcular y su aporte en información no era proporcional al esfuerzo empleado para su cálculo.

     - El plan no consideraba planes de acción con actividades, plazos y responsables para el logro de los objetivos planteados.

     - Un alto porcentaje de personas no conocía en detalle el plan de desarrollo estratégico institucional, incluso algunas que ejercían labores clave para el cumplimiento de los objetivos planteados en él.

     - Las Instancias de ajuste y retroalimentación de resultados del plan en cada Vicerrectoría, no contaba con un proceso formalizado.

     - No se disponía de plataforma de seguimiento en línea del Plan de Desarrollo.

La buena práctica nace liderada por el Rector de la universidad quien encomienda a la Vicerrectoría de Desarrollo y a su unidad de Análisis Institucional diseñar un procedimiento para la evaluación y seguimiento del plan de desarrollo estratégico institucional. Así, esta unidad asume la responsabilidad de coordinar e implementar el proceso.

Los factores determinantes para su logro son:

     - Liderazgo por parte de la autoridad superior (Rector).

     - Existencia de una única unidad responsable del seguimiento y evaluación (validada por la autoridad superior)

     - Indicadores factibles de calcular.

     - Sistemas de información actualizados.

     - Reuniones evaluativas periódicas entre la autoridad superior y responsables del cumplimiento de las metas propuestas.

     - Avances en las capacidades de gestión institucional.

     - Disponibilidad de un sistema de seguimiento en línea.

En el año 2000 la Universidad transformó el estilo de enfrentar la conducción de los asuntos institucionales, adoptando explícitamente la planificación estratégica como herramienta para la gestión institucional. El primer ejercicio de planificación estratégica formal de la Universidad permitió a la Institución contar con orientaciones estratégicas generales agrupadas en 5 vertientes fundamentales, las cuales orientaron el quehacer institucional pero no fueron posibles de evaluar ya que no presentaban indicadores ni metas específicas.

El año 2004, la Universidad propuso un nuevo proceso de planificación estratégica. El principal desafío fue elaborar una propuesta que mejorara las debilidades observadas en el proceso anterior, tales como la falta de metas e indicadores concretos para evaluar el éxito de las estrategias diseñadas. Se contó así con un segundo plan de desarrollo estratégico institucional, con vigencia 2005-2010 el cual, además de contar con orientaciones y objetivos estratégicos específicos, contaba con indicadores y metas para medir el logro de las mismas.

El año de implementación de la BP corresponde a 2007, año en el cual el plan de desarrollo estratégico institucional llevaba dos años en operación y aún no había sido evaluado.

En el siguiente proceso de planificación, 2011-2016, la Universidad continuó avanzando y perfeccionando sus prácticas de evaluación y seguimiento de la ejecución del plan. En dicho periodo se contrata e implementa un sistema de seguimiento en línea, disponible para consulta desde cualquier dispositivo.

Este desarrollo de mecanismos de evaluación y seguimiento ha continuado hasta el actual plan de desarrollo, vigente entre los años 2017-2022, principal instrumento de gestión de la Universidad con procesos de evaluación cada vez más rigurosos.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Dada la situación inicial y el contexto de cómo nace esta buena práctica, las primeras actividades realizadas para ponerla en marcha fueron:

     - Revisión en detalle del plan estratégico institucional y determinación de responsables por cada objetivo estratégico.

     - Realización de jornadas de socialización del Plan a las diferentes instancias de la comunidad universitaria.

     - Análisis de pertinencia de los indicadores planteados en términos de su aporte, validez y factibilidad de cálculo.

     - Instancias de discusión y revisión de los avances en la ejecución del plan con cada uno de los responsables de la implementación.

     - Definición de estrategias de mejoramiento continuo, con la finalidad de facilitar el cumplimiento de los objetivos planteados.

     - Compromiso permanente, de la autoridad universitaria con la ejecución del plan de desarrollo.

Entre las capacidades institucionales requeridas para la implementación de la práctica se puede considerar lo siguiente:

     - Recursos humanos con liderazgo y capacidad de trabajo en equipo, que representen los distintos ámbitos del quehacer institucional.

     - Recursos humanos con competencias técnicas en planificación estratégica y manejo avanzado de herramientas Office y bases de datos transaccionales.

     - Materiales tales como computadores personales, software de consulta a bases de datos, herramienta office, correo electrónico.

3. Resultados de la Práctica

La metodología de seguimiento del plan de desarrollo estratégico en la PUCV se ha aplicado en los tres últimos planes de desarrollo de la Institución, a saber: 2005-2010; 2011-2016 y 2017-2022. Se ha podido dimensionar el avance en el logro de los objetivos y se ha podido detectar deficiencias en vista a generar acciones correctivas oportunas. Además, el proceso trae consigo instancias de encuentro entre diferentes personas de la comunidad universitaria, lo cual abre espacios de discusión y reflexión que tienden a generar apropiación y compromiso.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

La aplicación de la BP no depende de recursos adicionales, si no de aprovechar las estructuras y capacidades existentes dentro de la institución. En este contexto la preocupación de la institución debe estar en el mejoramiento de las capacidades de gestión, de los sistemas de información y de entregar capacitación permanente a sus funcionarios.

Por otro lado, es clave que exista una continua preocupación y liderazgo de la autoridad superior, presencia de una única instancia encargada del monitoreo y evaluación de la implementación del plan y que esta no varíe en el tiempo (genera know how), por último, se deben promover instancias de discusión y revisión de los resultados para asegurar y ejecutar las acciones correctivas necesarias.

5. Carácter Innovador de la Práctica

Lo innovador de la BP es la adaptación de metodologías de seguimiento estratégicos en empresas a una universidad que funciona en base a personas, tiempos y espacios muy particulares. La mayoría de las universidades cuenta con planes estratégicos, sin embargo, son pocas las que cuentan con un mecanismo sistemático y conocido por todos para seguir el logro de los objetivos planteados en dicho plan para establecer las mejoras respectivas.

La BP es original de la PUCV, ya que en ese momento 2007 no existía evidencia pública de formas de evaluación o seguimiento de planes estratégicos en universidades. Si bien los cuadros de mando son muy utilizados mundialmente en diferentes empresas y también universidades, las instancias de análisis de la información, las reuniones conjuntas entre la autoridad y los ejecutores, los planes de mejoramiento, la rendición de cuentas a toda la comunidad son elementos propios incorporados a la cultura PUCV.

La generación de valor es para las diferentes instancias de la universidad, tanto a las autoridades como a las unidades académicas les permite tomar decisiones mejor informadas, les permite realizar diagnósticos, planes de mejoramiento, benchmarking etc.

Se considera una metodología replicable completamente en otras instituciones de educación superior o unidades, ya que no requiere de gran inversión y se pueden utilizar perfectamente los recursos existentes en la institución.

6. Divulgación de la Práctica

Los resultados de esta práctica tienen dos instancias de divulgación. Una de carácter restringido y otra de carácter público.

La primera, corresponde a la rendición de cuentas que se efectúa al Consejo Superior de la universidad, al cual se presentan los avances en cada uno de los ámbitos evaluados. La segunda, corresponde a la presentación de los avances en el logro de las metas que se ha propuesto la universidad en el Claustro Pleno, instancia en que el Rector da cuenta del quehacer de la universidad a toda la comunidad universitaria. Este quehacer también se difunde a través de Reporte de Sostenibilidad, el cual da cuenta del quehacer de la universidad a la sociedad.

Cada una de las instancias de divulgación son elaboradas y efectuadas por la Dirección de Análisis Institucional y Desarrollo Estratégico.

7. Fuentes Complementarias

Esta buena práctica no cuenta con fuentes complementarias.  

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  Verónica Bustamante Cárcamo
analisis.institucional@ucv.cl
56 32 2273931
http://http://www.pucv.cl
Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

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