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Detalle de la Buena Práctica

EL PORTAL ESTADÍSTICO DE LA UNED, UNA HERRAMIENTA PARA FACILITAR LA GESTIÓN ACADÉMICA


Palabras clave: Gestión Académica, Cuadro de Mando de Indicadores, Indicadores, Datos, Estadísticas, UNED

Resumen de la Práctica

En el ámbito educativo en general, y en el de la Educación Superior en particular, se precisan herramientas que faciliten los procesos que se desarrollan, y la información sobre cómo evolucionan es la clave de bóveda del sistema. Desde la implantación del Espacio Europeo de Educación Superior (EEES), los responsables del Ministerio de Educación pusieron en marcha el Sistema Integrado de Información Universitario (SIIU) en el que se registran diferentes elementos de todas las universidades, tanto públicas como privadas.

En consonancia con la iniciativa del Ministerio, desde la Oficina de Tratamiento de la Información de la UNED (en adelante, OTI), se inició un proyecto de largo recorrido para dotar a la Universidad de un sistema de información, que permitiera a toda la comunidad universitaria disponer de una imagen precisa de los resultados que se derivan de la actividad que le es propia: docencia e investigación.

Con esa intención se creó el denominado Portal Estadístico de la UNED (en adelante, PE), cuya última versión, puesta en marcha en el año 2020, incorpora, entre otras novedades, un sistema de cuadros de mando que permite ver la evolución en el tiempo de un conjunto amplio de indicadores que reflejan la actividad de la Universidad. Esta herramienta está diseñada para que la información que se ofrece no sea solo para nuestra comunidad universitaria; buena parte de la información es de acceso público, lo que permite a toda la sociedad consultar los aspectos más relevantes de nuestra universidad.

El PE es una herramienta web diseñada y desarrollada íntegramente por la OTI. La OTI está compuesta por un director, Enrique Moreno González, y un técnico Grupo II, José Juan Mengíbar Pozo. La OTI realiza todo el desarrollo del PE, ya sea estadístico o informático, y ha creado este portal desde cero, haciéndolo crecer y siguiendo en todo momento una filosofía de desarrollo y mejora continuos. Las características más relevantes del PE son:

Funcionalidad

  • Ofrece indicadores a la comunidad universitaria diferenciando por roles la información.
  • Permite a los responsables académicos el acceso a datos de satisfacción, tasas académicas, carga docente, matrícula, entre otros.
  • Ofrece datos al profesorado para la mejora continua de su actividad docente.
  • Colabora en el despliegue de titulaciones recogiendo las necesidades, expectativas y demandas de nuestros grupos de interés.
  • Incorpora módulos específicos, como el de datos económicos, en desarrollo, o el de gestión de créditos ECTS por cumplimentar cuestionarios.

Versatilidad

  • Se trata de una aplicación web que permite el acceso y manejo desde cualquier dispositivo móvil o de sobremesa y en cualquier momento y lugar. 

Herramienta de consulta interactiva

  • Permite que los diversos grupos de interés respondan a los cuestionarios de opinión, con total garantía de confidencialidad.
  • Difusión inmediata de resultados.
  • Emisión de certificados de valoración de la actividad docente rubricados electrónicamente de manera inmediata.
  • Ofrece datos estadísticos a demanda de los miembros la comunidad universitaria.

1. Planificación de la Práctica

La asunción por parte de la Universidad Española del Espacio Europeo de Educación Superior (EEES) supone unificar criterios tendentes a alcanzar la necesaria convergencia europea en todos los niveles, entre otros, se exigía la utilización de indicadores universitarios objetivos para lograr la compatibilidad y comparabilidad entre todos ellos.

El Sistema Universitario Español en 2010 desarrolla el Sistema Integrado de Información Universitaria (SIIU): plataforma de recogida, procesamiento, análisis y difusión de datos que identifica, ordena y define los indicadores que permiten realizar un análisis exhaustivo de las diversas dimensiones de nuestro sistema universitario.

Una vez disponible el catálogo de indicadores oficiales, la UNED se plantea cómo actuar para dar respuesta a la necesidad de información estadística.

En este ámbito se crea la Oficina de Tratamiento de la Información con la finalidad de automatizar la captura y extracción de la información de las bases de datos genéricas y tratar y transformar esa información en datos e indicadores dándoles valor y utilidad, no solo en el ámbito del EEES, sino además con el propósito de dar el apoyo a los órganos de Gobierno de la Universidad, a los equipos docentes y responsables académicos, y a cualquier otro interesado, para la elaboración y ejecución de la política de calidad, la planificación de sus líneas estratégicas, el desarrollo de Programas de la ANECA y el fin último de lograr la máxima satisfacción de los grupos de interés de la Universidad y, especialmente, nuestros estudiantes, PDI y PAS. Así se crea el Portal Estadístico.

Hasta 2009, la UNED ofrecía todos sus datos estadísticos de manera no automatizada y la Oficina de Tratamiento de la Información y la Oficina de Calidad trabajaban a demanda y de manera manual enviando archivos en formato Excel a requerimiento de la Comunidad universitaria, los organismos oficiales o la sociedad en general. 

La UNED, en ese momento contaba con aproximadamente 240.000 estudiantes matriculados, 1.400 efectivos de personal docente investigador (PDI), 1.200 de personal de administración y servicios (PAS), 64 Centros Asociados a la UNED (CCAA), 7.000 profesores tutores de CCAA y 200 PAS de CCAA.

El PE se concibe con el objetivo de automatizar procesos de análisis de datos y de presentar visualmente en cualquier dispositivo los resultados de esos análisis a toda la comunidad universitaria.

El PE no solo juega un papel fundamental en el despliegue del Espacio Europeo de Educación Superior (EEES) sino que también y fundamentalmente facilita la información estadística y los indicadores de percepción y de resultados (Tasas Académicas), a los equipos docentes de las asignaturas, a los responsables académicos de los títulos para realizar el seguimiento anual y el establecimiento de áreas de mejora, tal y como recoge nuestro Sistema de Garantía Interna de Calidad (SGIC-U). 

La automatización de los procesos de análisis de datos no solo favoreció los procesos de seguimiento y mejora de los títulos oficiales (encuadrados en el Programa MONITOR de la ANECA), sino que también, favoreció el proceso de renovación de la acreditación de nuestros títulos oficiales (Grado, Máster y Programas de Doctorado) en consonancia con el Programa ACREDITA de la ANECA. Además, para este último proceso, se puso a disposición de la comunidad universitaria un buzón de sugerencias que recogía las posibles aportaciones a los informes de autoevaluación remitidos a la ANECA.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Inicialmente, durante el curso 2009-2010, el Portal desarrolló el módulo “CUESTIONARIOS”, que mostraba los resultados de los análisis de los diferentes cuestionarios aplicados a nuestros estudiantes de grado, máster y acceso (segmentados por curso académico, Facultades/Escuelas, títulos y asignaturas. Ver Gráficos 1. ANEXO 1.) y un módulo con los datos asociados a su matrícula (datos sociodemográficos, estudiantes matriculados en los diferentes títulos). Ambos módulos, por decisión de Consejo de Gobierno, sólo podía ser accesible a la comunidad universitaria, previa autenticación, por lo que se tuvo que desarrollar un sistema de perfiles de usuario que gestionaba el acceso a esta información y que no disponía de ninguna parte en abierto.

En 2011, debido a que la comunidad universitaria demandaba más información, se amplió este módulo, desarrollando el módulo “ESTADÍSTICAS, Matriculados”, que actualmente ofrece datos de matrícula y que posibilita al usuario confeccionar la estadística que desea acorde con una serie de variables iniciales (ver Gráfico 2. ANEXO 1.).

Paralelamente se desarrollaron otras funcionalidades como el módulo de datos de Seguimiento de Títulos, denominado “ESTADÍSTICAS, Resultados de la formación” (ver Gráficos  3 y 4. ANEXO 1.) tanto de las titulaciones oficiales como de los Centros Asociados a la UNED, con el objetivo de dar respuesta a los programas MONITOR y ACREDITA de la ANECA, al Sistema de Garantía Interna de Calidad de la UNED (programa AUDIT) y al Sistema de Garantía de Calidad en la Gestión de los Centros Asociados a la UNED. En este módulo, accesible a la comunidad universitaria, previa autenticación, se muestran todos los datos relacionados con rendimiento académico (tasas académicas, análisis de cohortes, análisis de egresados) segmentado por curso académico, por titulación y por asignaturas del plan de estudios.

Además, para cumplir con el trámite de audiencia pública de los Informes de Autoevaluación del programa ACREDITA, se puso a disposición de la comunidad universitaria un buzón de sugerencias que recoge las posibles opiniones acerca del contenido de estos informes o de la implantación del título (ver Gráfico 5. ANEXO 1.).

En 2013 se desarrolla la parte abierta del PE para dar cobertura a un área del Portal de Transparencia, de acceso no restringido, donde se visualizan datos estadísticos de interés para la sociedad, y permiten a la Universidad cumplir con la norma de transparencia.

A partir de 2015, el Portal ofrece más información relacionada con los resultados de los cuestionarios aplicados a sus grupos de interés (estudiantes de nuevo ingreso, egresados, PDI, tutores de los CCAA, PAS de Sede Central, FREMAP, PAS de CCAA, Servicios de CCAA) y en 2016 se desarrolla internamente un módulo que permite la realización de Cuestionarios y formularios, con o sin autenticación (privado o público) accesible en “CUESTIONARIOS, Mis Cuestionarios” (ver Gráfico 6. ANEXO 1.). Hay que mencionar que en 2009 los cuestionarios se diseñaban por la Oficina de Calidad en HTML, se analizaban mediante paquetes estadísticos y se distribuían los resultados a los interesados en archivos Excel.

Debido a la gran difusión que supuso el módulo de realización de Cuestionarios y al volumen de usuarios que accedía, en 2017 se ejecutaron desarrollos que transformaron el Portal en una aplicación responsive, que permite el acceso a toda la información de indicadores y a la realización de cuestionarios desde cualquier dispositivo móvil o de escritorio con acceso a Internet (ver Gráfico 7. ANEXO 1.).

El siguiente desarrollo, “DOCENCIA, Carga docente” se puso en marcha para dar respuesta a la mejora continua de la actividad docente (ver Gráfico 8. ANEXO 1.). Los datos que se ofrecen al profesorado ya no solo están relacionados con las asignaturas y titulaciones que imparte sino también con la actividad docente. Posteriormente se implementa el módulo “CERTIFICADOS, Valoración actividad docente” que genera certificados de valoración de la actividad docente, firmados digitalmente y expedidos automáticamente en el momento de su solicitud, en formato PDF, sin más intervención que la propia del docente que lo solicita. Cabe destacar que este proceso de expedición de certificados anteriormente implicaba a varias personas, requiriendo un elevado trabajo manual y la firma manuscrita del certificado.

Los últimos desarrollos de 2018 hacen referencia a un módulo de datos económicos, GESTIÓN, Gestión económica” y un módulo que agiliza y optimiza la gestión de créditos ECTS obtenidos por los estudiantes de Grado por cumplimentar cuestionarios, denominado “GESTIÓN, Gestión créditos”. Adicionalmente, se implementa un proceso automático que ofrece, al Vicerrectorado de Coordinación Académica y Calidad, listados de egresados con datos estadísticos que facilitan la gestión de este servicio.

Durante 2019 se ha implementado el módulo PETICIÓN DE DATOS ESTADÍSTICOS (ver Gráfico 9. ANEXO 1.) debido al gran volumen de peticiones de la comunidad universitaria.

3. Resultados de la Práctica

Los principales resultados alcanzados para el curso académico 2019-2020, en relación a sus grupos de interés (clientes, personas y sociedad) y a los objetivos planteados son:

  • Toda la Comunidad Universitaria de la UNED (estudiantes matriculados, PDI, profesores-tutores de Centros Asociados,  PAS de la Sede Central y PAS de Centros Asociados, Gerencia y Equipo de Gobierno), con un sistema de perfiles,  tiene acceso al PE una vez autenticado, y lo hace a través de un enlace en la página principal del Portal de la UNED.
  • El PE contó con más de 220000 usuarios registrados y 23 perfiles de usuario distintos, entre los cuales está el de administrador, Rector/Vicerrector, Gerente/Vicegerente, Decano, Vicedecano, Director Departamento, Coordinador de grado o Coordinador de máster.
  • Tuvo 1480545 accesos a recursos. Cabe destacar que el 99,93% del PDI de la UNED hizo uso del PE, así como el 74,48% de los estudiantes, el 64,23% de los tutores y el 71,98% del PAS.
  • El apartado “ESTADÍSTICA” del Portal de Transparencia de la UNED es la parte abierta del PE. De esta manera, se responde a las demandas legales y sociales de transparencia y rendición de cuentas.
  • Los accesos al Portal de Transparencia, sin autenticación, fueron de 199085.
  • El número de modelos de cuestionarios aplicado fue 184 (institucionales y a demanda solicitados por otros servicios de la Universidad).
  • El número de cuestionarios enviados a los diferentes grupos de interés fue de 1689694.
  • Se respondieron un total de 143063 cuestionarios, de los cuales, 130026 correspondieron a estudiantes, 10682 al PDI, 1922 a los tutores, 381 al PAS, y el resto fueron respondidos por usuarios no registrados.
  • En el curso virtual de cada asignatura de enseñanzas oficiales se ofrece, por defecto, un enlace a los cuestionarios de valoración de las asignaturas disponibles en el PE.
  • La automatización de los procesos de análisis de datos no solo ha favorecido los procesos de seguimiento y mejora de los títulos oficiales (encuadrados en el Programa MONITOR de la ANECA), sino que también, ha optimizado el proceso de renovación de la acreditación de nuestros títulos oficiales (Grado, Máster y Programas de Doctorado) en consonancia con el Programa ACREDITA de la ANECA.
  • Se han recogido las sugerencias al Informe de Autoevaluación de todos los títulos sometidos a la renovación de la acreditación.
  • El PE ha expedido 1245 certificados de valoración de la actividad docente.
  • Por último, mencionar que no ha supuesto ni supone en la actualidad ningún coste adicional para la UNED, puesto que se trata de un desarrollo interno llevado a cabo con recursos propios.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

Desde su inicio el PE ha estado inmerso en un proceso de mejora continua. Ha ido creciendo constantemente con funcionalidades nuevas que han cubierto las necesidades de cada momento. Cada 2 o 3 años se ha lanzado una versión nueva del PE que ofrecía mejoras técnicas profundas que optimizaban tanto el rendimiento como la usabilidad de la aplicación.

En los cursos académicos 2013-2014 y 2014-2015 se evaluó el PE, preguntando al profesorado sobre su contenido y la utilidad para el seguimiento de los títulos (ver Tabla 1. ANEXO 1.). Cabe destacar que en 2014 y 2015, el PDI valoró con un 7,51 y 7,5 respectivamente el Portal Estadístico (valoración media en una escala de valoración de 0 a 10).

Para dar respuesta a las expectativas y necesidades planteadas por sus grupos de interés, en el curso 2019-2020 se ha lanzado una nueva versión del PE. Se ha renovado y se han adoptado nuevos frameworks de desarrollo, que han permitido hacer una aplicación aún más eficiente e interactiva. Entre las necesidades a cubrir, ofrece una serie cuadros de mando de indicadores que permiten llevar a cabo una gestión eficiente en diferentes ámbitos de la Universidad. Se muestra una demo en el ANEXO 2.

Esta nueva versión del PE cuenta con el respaldo de los máximos responsables de la gestión académica y económica de la Universidad y, especialmente, de los responsables del despliegue de la Política de Calidad, quienes han apoyado y respaldado el carácter integrador y simplificador en la presentación de los datos, contribuyendo a su divulgación.

5. Carácter Innovador de la Práctica

En 2009 la Universidad organiza y procesa su data warehouse en base a criterios de explotación en tiempo real, poco eficaces para la toma de decisiones y la elaboración de informes de gestión y de mejora continua. La naturaleza y número de las bases de datos aconsejan desarrollar una fórmula para el tratamiento y la transformación de la información en una estructura comprensible de datos para su correcta explotación.

En este contexto el PE asume un reto totalmente innovador: la organización de la información para su análisis y posterior divulgación en interés de la finalidad de cada dato. Así, la segmentación de la información ofrecida facilita la gestión estratégica (indicadores económicos, de matrícula, etc.), contribuye con la gestión docente (carga docente, por ejemplo) y potencia la gestión académica: unifica la obtención de datos de satisfacción (estudiantes, profesorado, profesorado tutor, personal de administración, etc.), ordena y segmenta la información en línea basándose en los criterios fijados por la convergencia con Europa, el MEC y por nuestro órgano de seguimiento de las titulaciones, la ANECA, con una evidente utilidad para los usuarios finales basándose en criterios de responsabilidad y uso. Claramente, el innovador PE no sólo colabora eficazmente a la gestión de la Universidad, sino que favorece la cultura de la calidad y de la mejora continua en sus ámbitos de actuación.

6. Divulgación de la Práctica

El PE ha tenido difusión interna y externa. Internamente, desde su inicio, se informó a los responsables de la gestión académica (vicerrectorados de ordenación académica, calidad, innovación, gerente, etc.). Además, se difundió entre el profesorado (a través de las comisiones de calidad, en las que se instruía de su contenido y de las nuevas funcionalidades) y entre el personal de administración (a través de los cursos de calidad impartidos de manera presencial u online). También, se desarrollaron diferentes tutoriales y un módulo de ayuda para su manejo, lo que facilitó la inclusión de datos en el Portal de Transparencia, así como el acceso, por ejemplo, de evaluadores de la ANECA incursos en procesos de renovación de la acreditación de nuestros títulos.

En cuanto a su difusión externa, cabe mencionar que, en octubre de 2019, el PE fue reconocido con el premio nacional “Premio de Buenas Prácticas en Gestión”, en la categoría de universidades, del Club Excelencia en Gestión, lo que ha supuesto una gran difusión en medios especializados a nivel nacional.

Enlaces relacionados:

Portal de Transparencia: https://www.uned.es/universidad/inicio/portaltransparencia.html

Noticia del Premio en el CEG: https://www.clubexcelencia.org/servicios/reconocimiento-y-premios/premios-gestion

Publicación de la Buena Práctica por el Club de Excelencia en Gestión "EL PORTAL ESTADÍSTICO DE LA UNED, UNA HERRAMIENTA PARA FACILITAR LA GESTIÓN ACADÉMICA": https://clubexcelencia.org/conocimiento/plataforma-de-conocimiento/buena-practica-el-portal-estadistico-de-la-uned-una

Noticia del Premio en la UNED:

http://portal.uned.es/portal/page?_pageid=93,70621682&_dad=portal&_schema=PORTAL

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

1.- ANEXO_2.pdf
2.- ANEXO_1.pdf

Datos de Contacto
  Jose Juan Mengibar Pozo
jjmengibar@pas.uned.es
913987880
Universidad Nacional de Educación a Distancia (UNED)

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