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Detalle de la Buena Práctica

PLANETITC


Palabras clave: Estrategia, planeación, planes de acción, indicadores, toma de decisiones

Resumen de la Práctica

La Escuela Tecnológica Instituto Técnico central, establecimiento público de educación superior, adscrito al Ministerio de Educación y con énfasis en técnica, tecnología e ingeniería busca constantemente la mejora de sus procesos misionales como los de apoyo a través del uso de las tecnologías de la información. Durante la vigencia 2017 y realizando un análisis de contexto y de trazabilidad de su proceso estratégico, encontró la necesidad de sistematizar la planeación estratégica. En el plan estratégico de desarrollo de la entidad “Educación inclusiva de calidad para la movilidad”, en uno de sus ejes se encuentra la implementación de un sistema de información y comunicación que apoye el desarrollo de una cultura organizacional alineada con el sistema de valores y la gestión en todos sus ámbitos. Además, la alta dirección de la entidad a través de su comité institucional de gestión y desempeño determina el impacto negativo de carecer de un tablero de mando dinámico, los seguimientos realizados por matrices en Excel son muy estáticos y no están generando el impacto que buscan para el análisis de datos. Es así como nace la iniciativa de PLANETITC, un sistema de información web responsive de nivel estratégico, que permite realizar el seguimiento en tiempo real de los planes de acción y de los indicadores de la entidad, transformando los seguimientos basados en tableros en Excel a una herramienta que permite tener la información en tiempo real. El sistema es monitoreado y alimentado por la administración de la entidad, los resultados de estas mediciones se publican en la web de la entidad como parte del cumplimiento a la ley 1712 del 2014 y para generar espacios de participación activa con la ciudadanía. Actualmente la única entidad adscrita al ministerio de educación que cuenta con un tablero de mando sistematizado es la ETITC, lo cual ha generado el interés por otras entidades de que sea implementado, ya que es considerado una experiencia exitosa en el sector debido a la practicidad en su uso, revisión, seguimiento, monitoreo y acceso.

1. Planificación de la Práctica

Para poder realizar el sistema de información PLANETITC se realizó un análisis a través del método DOFA.

Debilidades: Falta de un sistema de información, no se pueden realizar análisis de datos en tiempo real, falta de seguimiento por parte de los líderes de proceso, uso de plataformas estándar para las mediciones (Excel).

Oportunidades: Sistema innovador, optimización de recursos, mediciones en tiempo real, nueva cultura organizacional.

Fortalezas: Cultura organizacional, manejo y análisis de datos, evidencias. Sistema de información tipo web responsive, licenciamiento libre para desarrollo y para creación de usuarios.

Amenazas: Mala apropiación de la herramienta, falla en la plataforma por falta de servicio de internet, falta de certificado de seguridad Realizado el DOFA como instrumento base para iniciar la planeación, se empiezan a contemplar los recursos que se requieren para la creación e implementación del sistema de información.

Recurso humano: Se necesitó la contratación de un desarrollador externo para codificación del sistema y dos profesionales de la entidad, que realizaron la estructura y el seguimiento a las fases del desarrollo de software; Recurso físico – digital: S e solicitó espacio en el datacenter de la entidad, un servidor para que allí repose el sistema de información, adicional. Los seguimientos de las fases del desarrollo de software y cronograma de entrega fueron monitoreados por un profesional del área de planeación de la entidad.

Este seguimiento cumplió su objetivo y propósito, ya que la puesta en marcha del sistema de información se dio en los tiempos establecidos.

 

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Con el Asesor de la oficina asesora de planeación y el profesional de planeación, se realizó el monitoreo de las actividades y ejecución del proyecto: Esta iniciativa se inició en el mes de agosto del 2017, fecha en la que se realizó el DOFA del sistema de información, a partir de ese diagnóstico se contemplan los recursos que se invertirán en el sistema de información.

Se crea cronograma de trabajo partir del mes de agosto, con las actividades que se requieren para el diseño del sistema de información bajo las siguientes fases de RUP ágil: Análisis de requerimientos (1Mes): para esta fase, el desarrollador con el grupo de la oficina de planeación revisó los requerimientos del sistema (Alcance, lenguaje, funcionalidad, casos de uso, stakholder, base de datos, hardware.) Diseño y programación:

Una vez se definieron los requerimientos, se procede a realizar la codificación a través de codemaker, se realizan reuniones periódicas para revisar los avances en el sistema y nuevos requerimientos que puedan surgir en esta fase. Duración 3 meses.

Pruebas: Una vez se tiene la primea versión del sistema de información se da inicio a la fase de pruebas, en esta fase se revisa la estructura de la codificación, cargue de información, creación de reportes, articulación del plan estratégico de desarrollo con el plan de acción e indicadores. Se encuentran oportunidades de mejora en cada una de las revisiones. En las oportunidades de mejora encontradas se tiene: • Mejoramiento en las fórmulas de medición • Inclusión de iconos para los seguimientos • Mejoras visuales de color y posicionamiento de barras de estado • Manejo de grupos de usuarios

Implementación: Se realiza la presentación del sistema de información en la jornada de planeación de la entidad, en esta jornada se le da el nombre de PLANETITC y se realiza la divulgación y adopción a los líderes de procesos, así también mostrando la funcionalidad del sistema.

A partir de la vigencia 2018 se empieza a realizar los seguimientos en la herramienta PLANETITC, generando cultura organizacional en los cumplimientos de metas.

3. Resultados de la Práctica

En la vigencia 2018 se realizaron seguimientos de manera mensual a PLANETITC. El propósito de realzar seguimiento con esta periodicidad era de generar en la comunidad:

• Apropiación y adopción de la herramienta

• Medición permanente

• Uso y disponibilidad de la herramienta.

En la medición permanente, se evidencia el compromiso de los líderes de proceso, ya que los seguimientos demostraban resultados favorables en las mediciones, y así fue durante la vigencia 2018. En la evaluación de la práctica por parte de auditoria interna, se observa que PLANETITC logra cumplir su objetivo misional representado bajo la siguiente información:

1. Para rectoría, que se encuentra conformado por las áreas de informática y comunicaciones, ORII, secretaria general, control interno y planeación, al final de la vigencia 2018 tuvo un avance del 99,64% de cumplimiento, superando la meta planteada del 90% de gestión.

2. Para la vicerrectoría académica conformada por las áreas de Bachillerato, registro y control, despacho académico, biblioteca, acreditación y autoevaluación, talleres y laboratorios, bienestar universitario, facultades de sistemas, electromecánica, mecatrónica, procesos industriales, mecánica y especializaciones tuvo un avance del 98,52% de cumplimiento, superando la meta planteada del 90% de gestión.

3. Para la vicerrectoría de investigación conformada por las áreas de Investigación, innovación y transferencia tecnológica, extensión y proyección social, egresados, centro de lenguas, semilleros de investigación tuvo un avance del 100% de cumplimiento, superando la meta planeada del 90% de gestión.

4. Para la vicerrectoría administrativa y financiera conformada por las áreas de contabilidad, contratación, presupuesto, talento humano, gestión de infraestructura eléctrica y física tuvo un avance de 97,80% de cumplimiento, superando la meta planeada del 90%. Siendo así, y con las evidencias en los reportes generados por PLANETITC. Se demuestra que la herramienta logra mostrar los resultados esperados en la gestión de la entidad.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

PLANETITC fue evaluado por el consejo directivo, consejo de dirección y consejo académico, esta evaluación se realizó en el último mes de la vigencia 2018. El propósito de la evaluación es revisar el avance en las acciones planeadas y adicional si se crean acciones correctivas para aquellas actividades que se da su cumplimiento. Las revisiones generaron oportunidades de crecimiento e implementación de nuevas funcionalidades, que se espera en la vigencia 2019 lograr las mejoras, de acuerdo al presupuesto que se pueda disponer.

5. Carácter Innovador de la Práctica

PLANETITC es un sistema de información de tipo innovador debido que es la única entidad educativa adscrita al ministerio de educación que maneja su tablero estratégico a través de una plataforma de monitoreo constante y no convencional. Desde el Ministerio se ha realizado la divulgación de este sistema, que ha tenido muy buena acogida por las entidades homónimas, siendo así se ha considerado el interés de otras entidades por poder realizar sus seguimientos estratégicos a través del uso de esta plataforma. Este sistema de información por estar desarrollado por código abierto, da muchas posibilidades a cualquier entidad que lo quiera implementar, ya que es dinámico y se adapta a cualquier necesidad de la entidad que lo desee usar. La herramienta se presentó en el concurso de buenas prácticas de gestión pública, liderado por la función pública.

 

6. Divulgación de la Práctica

El proceso de divulgación de la práctica se da en 4 momentos:

1. Cuando se realizaron pruebas y se da inicio a la fase de planeación, en la jornada de planeación se socializo y se enseñó el uso y manejo de PLANETITC a los líderes de procesos que allí se encontraban.

2. Se socializó al consejo directivo PLANETITC, teniendo una acogida muy favorable.

3. A través de los primeros seguimientos, se citaba al líder del proceso y a sus colaboradores y se realizaban los seguimientos conjuntamente con los funcionarios, de tal manera que se empezara a realizar la adopción.

4. Re-inducción del uso de la herramienta.

7. Fuentes Complementarias

Link de ingreso: gestión.itc.edu.co

Usuario de ingreso: usuariobienvenida

Contraseña: 12345

Link de uso: https://www.youtube.com/watch?v=hQWLfV7Mu84&feature=youtu.be

Link Banco de experiencias de la función pública: http://www.funcionpublica.gov.co/web/buenas-practicas-de-gestion-publica-colombiana/o/web/buenas-practicas-de-gestion-publica-colombiana/banco-de-exitos

Link con datos adicionales: https://itceduco-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/plandeaccion_itc_edu_co/EsEjbENIG4RHtNzjyOBTElEBdHPfJRP1OUjP1NmkNYcCuQ?e=ErzBtg

8. Archivos Adjuntos

1.- Técnico Central.pdf
2.- Telescopi-d.pdf
3.- ACTA Nº. 8-1.pdf
4.- ACTA Nº. 8-2.pdf
5.- ACTA Nº. 8-3.pdf
6.- ACTA Nº. 8-4.pdf
7.- ACTA Nº. 8-5.pdf
8.- ACTA Nº. 8-6.pdf
9.- ACTA Nº. 8-7.pdf
10.- ACTA Nº. 8-8.pdf

Datos de Contacto
  Ariosto Ardila Silva
rectoria@itc.edu.co
571-3443000
http://gestion.itc.edu.co
Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central

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