Detalle de las prácticas

Renovación de la Sala de Prensa 2.0 e integración en la web la UPC

Palabras Clave: comunicación, internet, diseño adaptable, redes sociales, web institucional, relación con los medios de comunicación, divulgación científica, integración de contenidos, innovación, ‘responsive web design’

Resumen de la Práctica

El proyecto de adaptación y renovación de la Sala de Prensa de la Universitat Politècnica de Catalunya · BarcelonaTech (UPC) surgió, inicialmente, como necesidad de modernizar la Sala de Prensa 2.0, implementada hacía ya más de una década. En ese momento, la gestión del cambio estuvo en manos de la Oficina de Medios de Comunicación, una unidad que actualmente forma parte del Servicio de Comunicación de esta Universidad.

El proyecto acabó formando parte de una acción más amplia, por la necesidad de replantear la web institucional de la UPC, tanto desde el punto de vista conceptual como tecnológico, para adaptarla a las nuevas formas de comunicación social que se están imponiendo como consecuencia de la eclosión de las redes sociales, del uso masivo de dispositivos móviles y de auge de los contenidos audiovisuales.

Por un lado, se quería conseguir una web más atractiva, con una navegación más ágil y dirigida de manera más directa a los públicos específicos y a la sociedad en general, y dar mayor visibilidad a la información y la comunicación que se genera en las redes sociales en las que está presente la Universidad.

Por otro lado, también se requería de una herramienta tecnológica más robusta, con módulos adaptables para configurarlos en función de las necesidades de comunicación e información, y que permitiera integrar y compartir contenidos procedentes tanto de las redes sociales como de los diversos apartados de la web, de otras unidades de la Universidad o incluso de otras entidades externas.

La tecnología utilizada debería garantizar, además, el diseño ‘responsive’. Es decir, con la visualización adaptada a todos los dispositivos, tanto fijos (ordenadores de sobremesa, televisores conectados a Internet) como móviles (tabletas, Smartphones, ordenadores portátiles, etc,), de forma que fuera un site 100% movilizado.

En esta línea, se ha apostado por renovar completamente la anterior Sala de Prensa 2.0 para pasar a integrarse plenamente en el corpus de la nueva web de la UPC, compartiendo por lo tanto todas las premisas anteriores y añadiendo, además, herramientas para facilitar a los propios investigadores e investigadoras la divulgación de los resultados de sus proyectos de investigación, una práctica que ya se exige en algunos programas, como es el caso del programa Horizon 2020 de la Unión Europea.

El proyecto vio la luz a inicios del curso 2018-2019, concretamente el 5 de octubre, cuando se publicó la nueva web de la UPC, en la que la Sala de Prensa no sólo es un portal dirigido a los periodistas, sino que tiene un papel central para nutrir los contenidos que se actualizan diariamente en la página inicial de la UPC, en sus tres versiones idiomáticas (catalán, español e inglés), así como en los portales dirigidos a los públicos específicos, tanto internos como externos: estudiantes de la UPC, personal de la UPC (PDI y PAS) futuros estudiantes, empresas e instituciones y la sociedad en general. Unos contenidos que se comparten también en espacios dedicados a la innovación, al mundo empresarial, a la promoción de los estudios y en la mayoría de páginas web de los centros docentes, los servicios y otras unidades de la UPC.

1.- Planificación de la Práctica

Detección de necesidades y factores a tener en cuenta
Ante todo, se detectaron las necesidades a cubrir y los factores a tener en cuenta para modernizar las páginas de la Sala de Prensa 2.0, siguiendo la relación que se menciona a continuación.

 

El servidor ya se estaba quedando obsoleto, tanto en cuanto a capacidad para seguir albergando el volumen de contenidos que se habían generado durante una década, como para dar respuesta a todo el tráfico de usuarios que accedían a las noticias, procedente ya no sólo de otras webs (enlaces directos o buscadores), sino también de nuevos canales, como las redes sociales, especialmente desde aquellas en las que estaba presente la universidad.

 

Se detectó, por lo tanto, la necesidad de dar más visibilidad a los contenidos que se están generando en las redes sociales, especialmente en aquellas en las que está presente la UPC (Twitter, Facebook, Instagram), compartidos no sólo desde los perfiles institucionales, sino también por parte de las cuentas de otras unidades de la Universidad así como de estudiantes, profesores y personal de administración y servicios que, a título individual, están amplificando las noticias de la Sala de Prensa a la vez que generando contenidos vinculados al día a día de la Universidad.

Durante la última década, las diversas unidades académicas y de servicio y diversos colectivos de la UPC han ampliado sus canales de comunicación, en los que generan contenidos que no hace falta duplicar, sino aprovechar. Por tanto, se detectaba la necesidad de poder integrar una parte de estos contenidos en la Sala de Prensa de forma ágil y coherente con la nueva interfaz gráfica. También cabría hacer lo mismo con contenidos publicados en otros canales de la UPC, como son vídeos de UPCtv y de YouTube o los acontecimientos publicados en la agenda.

 

La eclosión de canales y redes sociales coincidió con el aumento del uso de los dispositivos móviles para acceder a los contenidos de la Sala de Prensa. Por lo tanto, cualquier cambio de diseño exigiría que los contenidos pudieran visualizarse correctamente desde cualquier dispositivo móvil (Smartphone, tableta, ordenadores portátiles y de sobremesa, por lo menos) y desde diversos sistemas operativos (Windows, Linux, Android e iOS, preferentemente).

El aumento del interés por la producción audiovisual ya dejaba obsoleta la imagen gráfica, así que también se quería conseguir una web más atractiva y con más contenidos audiovisuales, especialmente de vídeo, aprovechando el que ya se generaba, que no era mucho, pero sumando también pequeñas piezas que, a su vez, se pudieran distribuir por los diversos canales y redes sociales.

 

A todo lo anterior, se sumaba el hecho de que se producía una gran incoherencia, tanto desde el punto de vista tecnológico como gráfico, entre la Sala de Prensa 2.0 (implementada en el año 2007) respecto al web institucional, que había modificado su diseño a posteriori. Una incoherencia muy acusada porqué las noticias de la página inicial conducían directamente a la Sala de Prensa 2.0.

La primera opción fue optar por la herramienta Genweb, la cual se ofrecía desde el mismo Servicio de Comunicación, a todas las unidades y servicios de la UPC.  Pero la necesidad de renovar la Sala de Prensa 2.0 coincidió con la necesidad institucional de replantear toda la web de la UPC, tanto desde el punto de vista conceptual como tecnológico. Por lo tanto, la apuesta acabó siendo la de integrar la Sala de Prensa en la nueva web institucional, no sólo como un portal más sino como vertebradora de las noticias de la página principal y de los portales y apartados destinados a públicos y/o contenidos específicos.

2.- Desarrollo y ejecución de la Práctica

Fase 1: definición, planificación y toma de decisiones, del 23 de mayo al 30 de octubre de 2016
El Servicio de Comunicación recibió el encargo del Consejo de Dirección iniciar el proyecto de renovación de la web institucional de la UPC (http://www.upc.edu) en las tres versiones (catalán, castellano e inglés), en marcha desde diciembre del 2009. El objetivo era adecuar este canal de comunicación a la nueva realidad UPC, tanto en cuanto a su actividad, como a sus públicos y teniendo en cuenta las nuevas estrategias de comunicación.

 

Para la primera definición de los requerimientos se contó con la colaboración de diversas comisiones. Una de ellas, considerada como el comité estratégico, estaba formada por miembros del Consejo de Dirección, del Servicio de Comunicación responsables de centros docentes y de servicios universitarios. Esta comisión realizó un taller de trabajo y encuestas a diversos colectivos, agrupados en otras cuatro comisiones (estudiantes, futuros estudiantes de grado; futuros estudiantes de máster y futuros estudiantes internacionales), que participaron también en sesiones de usabilidad y de navegación en la versión piloto del proyecto.

Paralelamente, la Oficina de Medios de Comunicación propuso una nueva estructura de la Sala de Prensa, planteada ya como un portal del web institucional a la vez que contenedor genérico de las noticias que se mostraran tanto en la página inicial de la web de la UPC como en otros portales y apartados del mismo web institucional.

 

Objetivos genéricos de la web de la UPC:

  1. Promocionar los estudios
  2. Visibilizar la investigación y la transferencia de conocimiento
  3. Potenciar el prestigio, la marca, los atributos y valores de la UPC
  4. Captar más recursos
  5. Mejorar el rendimiento, la eficiencia en la gestión de contenidos y la seguridad del servidor
  6. Ganar en adaptabilidad y en usabilidad para todos los dispositivos

Objetivos específicos de la nueva Sala de Prensa:

  1. Proyectar de forma más visual la actividad y el conocimiento que se generan en la Universidad hacia los periodistas, la comunidad universitaria y la sociedad en general.
  2. Integrar las redes sociales.
  3. Incorporar elementos para facilitar a los investigadores la divulgación científica de su actividad.
  4. Integrar otros elementos vinculados a la comunicación y divulgación de la actividad que se publican en otros entornos de la Universidad.

Características de las páginas:

  • Simples, limpias y muy visuales, basadas en sistemas robustos de información.
  • Fáciles de compartir en las redes sociales y con una visualización adaptable a todos los dispositivos.
  • En particular, la página de inicio de la UPC tendría que ser más configurable, atractiva y ágil.

Tecnología:
Se apuesta por utilizar la tecnología Plone 5, una versión avanzada de Plone, el software libre en el que desarrolló la anterior Sala de Prensa 2.0 y el mismo en el que se ha basado el gestor de contenidos desarrollado para las unidades académicas y funcionales de la Universidad (Genweb). Se presenta el proyecto definido al Consejo de Dirección, al Comité de Dirección y al equipo de Gerencia.

 

Fase 2: Definición del equipo de trabajo, calendario y presupuesto
Se creó un equipo específico de trabajo para desarrollar el cambio de la web institucional, formado por UPCnet, la empresa proveedora de servicios informáticos de la UPC y encargada de programar e implementar las páginas del web, y por las unidades implicadas en el proyecto: el Área TIC, el Servicio de Comunicación como coordinador, generador de contenidos y responsable de la evaluación y seguimiento; el Servicio de Lenguas y Terminología, el Servicio de Personal y el Instituto de Ciencias de la Educación.

 

Calendario y cronograma del proyecto:

  • Definición del proyecto y del presupuesto de la web institucional, incluida la Sala de Prensa: mayo a octubre del 2016
  • Requerimientos: octubre a noviembre del 2016
  • Primera fase de desarrollo (diseño y programación): diciembre de 2016 a febrero de 2017
  • Puesta a punto de la infraestructura: diciembre de 2016-enero de 2017
  • Segunda fase de desarrollo (diseño y programación): de enero a abril de 2017: se pone en marcha la web piloto para empezar a volcar imágenes y contenidos
  • Diseño de las hojas de estilo en cascada (CSS) y de la estructura: noviembre de 2016- enero de 2017
  • Análisis de usabilidad: enero-febrero 2017
  • Creación de la estructura con los contenidos dinámicos: marzo de 2017
  • Entrega de la web piloto por parte de UPCnet: 31 de marzo de 2017
  • Migración y renovación de los contenidos e implementación de la Sala de Prensa: abril-junio de 2017.
  • Puesta a punto final: julio de 2017
  • Publicación definitiva: 5 de octubre de 2017

Fase 3: implementación del proyecto.
Ejecución del proyecto, actualizando en paralelo la web Sala de prensa 2.0 y la nueva web en un entorno piloto. Anexos adjuntos: esquema inicial de la nueva Sala de Prensa (Anexo 1); propuesta piloto (Anexo 2) y Sala de Prensa implementada definitivamente (Anexo 3).

3.- Resultados de la Práctica

Una vez publicada, la nueva web de la UPC ha cumplido tanto con los requerimientos de mejoras tecnológicas como de mejoras conceptuales. Por un lado, la imagen adquiere mayor protagonismo y se adapta a los principios del responsive web design. Por otro, los contenidos de la web han reestructurado funcionalmente a partir de mosaicos y de un triple árbol de navegación: el de los contenidos destacados (grados, másteres, doctorado, I+D+i y la UPC); el de los públicos (futuros estudiantes, estudiantes internacionales, empresa y medios de comunicación, estudiantes, PDI y PAS y Alumni); y el de todo el contenido del web de la UPC, que constituye el pie de cada página.


La integración de la Sala de Prensa al nuevo diseño de la web de la UPC permite ahora más flexibilidad para publicar noticias y aflorar contenidos no elaborados necesariamente por la Oficina de Medios de Comunicación. Además, la nueva estructura mejora además el análisis estadístico, por idiomas, a través de Google Analytics.

 

Mosaicos que interactúan
La página de inicio de la Sala de Prensa (https://www.upc.edu/es/sala-de-prensa),  igual que la de la web institucional, se basa en una página creada como un mosaico modular adaptable, un tipo de pieza  que se repite en otros apartados de la web y que permite incorporar noticias enlazadas con imágenes y texto. Esta maqueta reduce al máximo las subpáginas o subsecciones, y permite tener la información bien organizada en una sola página.

 

Otra nueva funcionalidad de la web institucional es que se pueden publicar noticias enlazadas a contenidos de otras webs e integrarlas, con título, foto y entradita, en la propia Sala de Prensa, lo cual permite aprovechar ágilmente contenidos elaborados por otras unidades de la Universidad y por entidades o colectivos externos si la actualidad informativa así lo exige.


El mosaico de la Sala de Prensa se relaciona, mediante la programación, con el mosaico de la página inicial (
(https://www.upc.edu/es?set_language=es), con los portales para públicos específicos y con otros apartados del web, de forma que las noticias se reproducen en las secciones de Actualidad, tal y como se puede ver en este ejemplo: Conocimiento UPC (https://www.upc.edu/es/i-d-i/conocimiento-upc)

 

La nueva Sala de Prensa constituye, por tanto, el principal contenedor de las noticias de actualidad de UPC, ya que se visualizan y actualizan de manera automática en la página inicial.  Las noticias de actualidad se reproducen, además, en gran parte de las homes de las páginas web de las unidades de la UPC, a través de un módulo de RSS. Por tanto, los contenidos de la Sala de Prensa se amplifican más allá del web institucional. 

 

Otras novedades de la Sala de prensa son la estructura en tres columnas y la incorporación de contenidos: piezas con contenido audiovisual, procedentes del canal UPCtv, del canal institucional en YouTube o de cadenas de televisión que tienen sus contenidos en abierto; el módulo Twitter, que muestra los últimos tuits publicados desde el perfil institucional @la_UPC, y el módulo de la agenda UPC, en el que se destacan tres acontecimientos.


Respecto a los servicios, se  ha agilizado el formulario de suscripción a la actualidad y se han ampliado los Recursos para periodistas, entre los que destaca la Guía de expertos (https://futur.upc.edu/guia_expertos), una herramienta para detectar investigadores con disponibilidad para divulgar en los medios de comunicación.

 

Durante el curso 2018-2019 se ha integrado la ‘Checklist’ para la divulgación de la investigación (https://myenquesta.upc.edu/index.php/279225?lang=es), un cuestionario que, a modo de lista de verificación, facilita al personal investigador enviar el contenido de su investigación, a fin de elaborar y divulgar, de forma ágil, una noticia a través de distintos canales, como exigen actualmente los programas europeos.

4.- Evaluación y revisión de la Práctica

Desde la puesta en marcha de la nueva web, el Servicio de Comunicación y UPCnet han mantenido reuniones de evaluación y revisión semanales para ir implementando las mejoras técnicas que permiten los avances en Plone, la tecnología elegida, así como para controlar que la web funciona correctamente tanto desde el punto de vista del rendimiento como de las funcionalidades de edición de los contenidos y de la navegación y usabilidad, de manera que, en caso de detectar dificultades a la hora de editar o de buscar contenidos, u otros errores de gestión o navegación, se pueden corregir o implementar mejoras al respecto.

Una vez publicadas la nueva Sala de Prensa y la web institucional, se abrió un proceso participativo para invitar a las personas usuarias a hacer sus comentarios y sugerencias al respecto a través del correo: info.web@upc.edu

Datos estadísticos
La nueva estructura de la web facilita obtener datos de estadísticos de http://www.google.com/analytics de las versiones catalana, española e inglesa de la Sala de Prensa, cosa que anteriormente no era posible.

A los 14 meses de funcionamiento, la Sala de Prensa tuvo más de 230.000 visitas, con una media de 16.800 visitas al mes (las cuales oscilaron entre las 12.000 en los meses de menor actividad académica e informativa y las 34.000 del mes con más visitas, coincidiendo con la campaña electoral y las elecciones a rector de la UPC).

Por idiomas, la media de visitas por mes es de unas 13.000 en la versión catalana, 2.700 en la castellana y unas 1.100 en la inglesa.

Estas estadísticas nos están ayudando a clarificar mejor de donde procede nuestro público en cada versión idiomática y las tendencias en cuanto a usos de dispositivos.

En este sentido se confirman las hipótesis iniciales: que el acceso a la Sala de Prensa a través del teléfono móvil va ganando terreno (sólo en diciembre de 2018 hemos tenido un 40 % de visitas procedentes de teléfonos móviles) y que los enlaces procedentes de Twitter y Facebook también se incrementan.

Las búsquedas a través de Google siguen siendo la fuente principal de procedencia de las visitas, seguidas de los enlaces directos. Las estadísticas se extraen mensualmente y se recogen en la memoria anual de actividad de la Universidad.  

5.- Carácter Innovador de la Práctica

Además de las mejoras tecnológicas de la nueva web, lo más innovador del proyecto es la flexibilidad en la gestión de los contenidos y la composición de las páginas. Se trata de un desarrollo que permite jugar con módulos, plantillas y tipos de contenidos cuando es necesario que permiten visualizarse en entornos diferentes gracias al uso de etiquetas, que se sincronizan en el mismo servidor y en los de otras webs que no son institucionales.

Los contenidos pueden ser internos o externos y pueden ser tanto enlaces como noticias, acontecimientos de la agenda, páginas o imágenes.

Se facilita mucho la tarea de gestión gracias a la facilidad de implementar formularios dinámicos, encuestas y otros elementos que mejoran la interacción con las personas usuarias de la Sala de prensa y de la web de la UPC en general.

6.- Divulgación de la Práctica

La publicación de la nueva Sala de Prensa de la UPC, así como de la nueva web, se divulgó por todos los canales institucionales: web, Twitter, Facebook, portales específicos para estudiantes y para el PDI y el PAS, y en los newsletters de comunicación interna dirigidos a estos colectivos: el EP! (dirigido al estudiantado) y el Fil directe (dirigido al PDI y PAS). La notica está publicada en la Sala de Prensa:

La UPC estrena nueva web
https://www.upc.edu/es/sala-de-prensa/noticias/estrenamos-nuevo-web
Externamente, también se informó del cambio de la web a los medios de comunicación  y a la Asociación Catalana de Comunicación Científica (ACCC) mediante una campaña específica.

7.- Fuentes Complementarias

Algunos de los enlaces que sirvieron de inspiración del proyecto de la nueva Sala de Prensa y su integración en la web de la UPC fueron:

De la misma UPC:

Otras universidades e instituciones de educación superior

Otras empresas e instituciones:

Manual para editores de Genweb y comunidad Plone (tecnología utilizada):


Regresar al Listado de Buenas Prácticas