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Detalle de la Buena Práctica

Organización de las calibraciones de los equipos de uso común en los Centros Científicos y Tecnológicos de la Universidad de Barcelona (CCiTUB)


Palabras clave: Optimización recursos, Trazabilidad de las medidas, Certificación ISO 9001

Resumen de la Práctica

La práctica consiste en la reorganización de la sistemática establecida en los Centros Científicos y Tecnològicos de la Universidad de Barcelona (CCiTUB) (anteriormente Serveis Cientificotècnics) para la realización del plan de calibración de los equipos de uso común (balanzas, termómetros, pipetas, etc).

1. Planificación de la Práctica

Los CCiTUB son un centro de la UB que llevan a cabo actividades de soporte a la investigación tanto para usuarios de la propia institución, de otros centros públicos, así como de la empresa privada. Los CCiTUB tienen implantado un sistema de gestión de la calidad según la norma ISO9001.

Uno de los aspectos fundamentales del sistema de gestión de la calidad de los CCiTUB es garantizar la fiabilidad de los resultados que proporciona a sus usuarios, por lo que siempre se ha dado mucha importancia a la calibración de los equipos. Sin embargo, se observó, a partir de los resultados de una auditoria externa, que las calibraciones de los equipos de uso común presentaban algunas deficiencias, por lo que se generó una no conformidad a la que había que dar respuesta.

Tras el análisis de las causas de dicha no conformidad, se observó que la sistemática establecida era adecuada para los equipos especializados de cada unidad, pero no para los equipos de uso común. Por ello, se planteó la reorganización de las calibraciones de los equipos de uso común, de manera que fueran planificadas, realizadas y evaluadas por un único técnico en dependencia del área de calidad. La práctica se inició con los termómetros de las neveras y congeladores, ampliándose posteriormente a las balanzas, pipetas de pistón e incubadoras. Asimismo, se consiguió llevar a cabo la actividad sin un incremento de plantilla ni de recursos económicos, ya que se formó a un técnico de los propios CCiTUB y se redujo el gasto en calibraciones externas de estos equipos.

La primera acción a realizar por los CCiTUB fue valorar el alcance de la no conformidad, observándose que en muchos casos las neveras y congeladores no disponían de termómetros para realizar el control. En la mayoría de los casos, se trataba de una cuestión de prioridades: los técnicos nunca dejaban de realizar las actividades de verificación y calibración de los equipos especializados de su unidad, no priorizando estas actividades en el caso de los equipos de uso común. Por otra parte, se observó que, aunque se trataba de equipos prácticamente idénticos en todas las unidades, no existía una uniformidad en las instrucciones para realizar las actividades ni en los criterios de evaluación de los resultados obtenidos.

El hecho de que se observaran deficiencias en el control de las neveras y congeladores podía tener relevancia en la calidad de los resultados que generan los CCiTUB, al igual que podía ocurrir con otros equipos de laboratorio de uso común.

Los objetivos a alcanzar son: 

  • Establecer una sistemática uniforme de control para todos los equipos, tanto en lo referente al procedimiento como en los criterios de evaluación de los resultados.
  • Garantizar que las actividades se realizan cumpliendo los requisitos de la norma ISO 9001 y del sistema de gestión de la calidad de los CCiTUB, especialmente en lo referente a la trazabilidad de las medidas y la integridad de los registros.
  • Optimizar los recursos humanos y materiales disponibles, reorganizando las actividades de verificación y calibración de los equipos de laboratorio de uso común.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Como recursos materiales destacan los diferentes patrones con certificado de calibración trazable al Sistema Internacional de Unidades (S.I.):

 

EQUIPO

DESCRIPCIÓN

Sonda termopar T

Verificación de termómetros de congeladores, sondas de temperatura de estufas e incubadoras

Sonda Pt 100

Verificación de neveras, sondas de temperatura de estufas e incubadoras

Termómetro de columna líquida

Verificación de termómetros de ultracongeladores

Masas desde 1 mg a 5kg

Calibración de balanzas

Medidor de CO2

Verificación de incubadores

Sonda de temperatura/humedad

Verificación de termohigrómetros

 

 Termómetros digitales

A partir de un inventario inicial de todas las neveras y congeladores de las diferentes unidades de los CCiTUB, en la primera campaña se adquirieron los termómetros necesarios para que cada equipo dispusiera de un termómetro, y también un número adicional, para disponer de una reserva para las diferentes contingencias que pudieran ocurrir hasta la próxima campaña.

Con estos termómetros de reserva se arranca cada año la verificación (valorando antes si es necesario comprar más). Se sustituye un grupo de los que están colocados en los equipos por los recientemente verificados y los retirados se verifican para posteriormente seguir con la dinámica de sustitución.

Para poder realizar estas verificaciones disponemos, en uno de los laboratorios generales de los CCiTUB, de un congelador para verificar los termómetros que se utilizarán en congeladores y de una cámara fría a 4ºC para verificar los termómetros destinados a neveras. En cada caso comparamos las temperaturas respecto a un patrón en unas condiciones determinadas y establecemos unos criterios de aceptación de los resultados.

Una vez verificados y colocados, son los técnicos responsables de las neveras y congeladores los que toman las temperaturas periódicamente.

 

Balanzas

En la calibración realizamos diferentes ensayos (excentricidad / ensayo fundamental o linealidad / repetibilidad) y una vez realizados los ajustes, si procede, determinar si cumple con los criterios de aceptación establecidos en el PNT y valorar el funcionamiento correcto o con restricción de uso, o determinar que la balanza queda fuera de servicio.

Cómo información fundamental del certificado destaca la determinación de la incertidumbre, así como la información sobre el peso mínimo que pueden realizar en la balanza en función del error que quieran asumir.

La calibración por parte del área de calidad se realiza una vez al año; pero para asegurar que la balanza sigue funcionando correctamente durante el periodo entre calibraciones, establecimos un sistema de verificaciones con pesas externas para detectar las posibles derivas. Así cada vez que calibramos una balanza verificamos las pesas externas correspondientes y al valor encontrado del peso le asociamos una tolerancia que ha de cumplir durante todo el año hasta la siguiente calibración. Para ello adquirimos unas masas que se distribuyen entre las unidades de los CCiTUB .

Cada unidad dispondrá así de las masas necesarias para que los técnicos verifiquen las balanzas de su unidad. La frecuencia con la que se efectúa esta verificación es decisión del técnico, pero desde el área de calidad se recomienda la verificación diaria o semanal. En caso de que una verificación salga fuera del intervalo de tolerancia han de avisar al área de calidad para valorar la situación. Si se considera oportuno se vuelve a calibrar la balanza y si es necesario se avisa al servicio técnico correspondiente.

 

Pipetas de pistón

Remitimos un formulario a las diferentes unidades de los CCiTUB para que cada una incluya en dicho plan las pipetas que considera que se tienen que calibrar de forma periódica.

Desde el área de calidad se coordina la recogida de las pipetas, quedando documentada su entrega limpia y desinfectada. Posteriormente y teniendo como referencia la norma ISO 8655, se procede a su calibración. Para ello disponemos de un Laboratorio de Calibración de Pipetas (LCP) en unas condiciones de temperatura y humedad óptimas. Disponemos de una balanza de 5 decimales de gramo, una trampa de humedad que nos permite calibrar pipetas con un volumen nominal superior a 10 µl, un barómetro que mide la presión atmosférica y termómetros de temperatura ambiente y de agua. Las pipetas que no cumplen con las especificaciones de la norma ISO 8655 y las de volumen nominal 10 µl o menor las remitimos a un servicio técnico externo, donde realizan los ajustes necesarios, así como los recambios de piezas oportunos y emiten un certificado de calibración.

Una vez calibrada correctamente, procedemos a la devolución de la pipeta adjuntando una copia del certificado de calibración. Los técnicos deberán realizar verificaciones periódicas para detectar posibles alteraciones previas a la siguiente calibración.

3. Resultados de la Práctica

Los resultados obtenidos respecto a la situación de partida son evidentes:

  • Conocimiento y control detallado de los equipos de uso común de que disponen las diferentes unidades de los CCiTUB.
  • Disponer de un listado de los termómetros controlados por el área de calidad (el último de año 2018 es de 141 termómetros controlados), sabiendo en cada momento su situación, ubicación actual y cuando toca la próxima verificación.
  • Tener un histórico de todos los termómetros que han sido utilizados en cada nevera y congelador desde abril del 2007.
  • Un alto seguimiento por parte de los técnicos de las unidades, de los registros de temperaturas, así como de las verificaciones de las balanzas y pipetas.
  • Asesoramiento a los técnicos sobre la utilización de los termómetros y las masas de verificación de las balanzas, así como el correcto uso de las neveras y congeladores, balanzas y pipetas de pistón, tanto dando soporte de forma directa cómo a través de los procedimientos correspondientes.
  • Identificación rápida de problemas en el funcionamiento de las neveras, congeladores, balanzas y pipetas con argumentos objetivos que pueden justificar la reparación o compra de nuevos equipos.
  • Uniformidad en los criterios a la hora de verificar los termómetros, balanzas y pipetas.
  • Disponibilidad de termómetros de reserva para solucionar cualquier eventualidad o imprevisto que se produzca durante el año (entre campaña y campaña). Desde averías de los termómetros colocados, pérdidas, compra de nuevas neveras y congeladores, etc.
  • Liberar a los técnicos de los CCiTUB de realizar una parte importante de las actividades de verificación y calibración de los equipos de uso común.
  • Optimización del tiempo necesario para la realización de las actividades de verificación y calibración.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

El mantenimiento de esta práctica está garantizado ya que, por una parte, la dirección de los CCiTUB la ha incorporado a su sistemática general de verificación y calibración de sus equipos y, por otra, el Servicio de Calidad de la Investigación de la Agencia de Políticas y de Calidad (antes la UGQ), ha asumido esta tarea de manera sistemática.

5. Carácter Innovador de la Práctica

La innovación de esta práctica viene por la realización de una serie de actividades necesarias para asegurar la validez de los resultados en un centro con un gran volumen de equipos de laboratorio de uso común, organizadas de una manera diferente a la habitual.

Esta sistemática de organización asegura, por una parte, la calidad y validez de las actividades realizadas, ya que el técnico que las lleva a cabo dispone de la formación y experiencia suficientes y, por otra, la optimización del tiempo dedicado a las actividades, a que permite organizarlas de manera global en todos los CCiTUB, no de manera particular en cada unidad.

La sencillez del planteamiento hace que con la misma filosofía se pueda implantar en otros centros de similares características, adaptándose a dimensiones diferentes.

6. Divulgación de la Práctica

La práctica se ha divulgado a través de la de la documentación del sistema de gestión de la calidad de los Centros Científicos y Tecnológicos de la Universidad de Barcelona (CCiTUB), por lo que se ha dado a conocer a todos los usuarios de los mismos, tanto los investigadores de la propia institución  como los de otros centros públicos y también empresas privadas.

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  Carme Navarro Aragay
cnavarroaragay@ub.edu
934037209
http://
Universitat de Barcelona

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