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Detalle de la Buena Práctica

Plan de Mejora de la Gestión de la Universitat Rovira i Virgili


Palabras clave: Gestión, Objetivos, Plan de Mejora, Gerencia, Plan operativo

Resumen de la Práctica

El contexto de crisis en que viven las universidades españolas realza la necesidad de mejorar las herramientas de planificación y coordinación de las estructuras de gestión universitaria. En el caso de la Universitat Rovira i Virgili (URV) se ha diseñado una estructura estable “Mesa de Gerencia” que involucra a la primera línea de gestión con responsabilidad transversal sobre todos los aspectos de gestión universitaria. Para facilitar i dinamizar su trabajo se ha implementado el “Pla de Millora de la Gestió 2011-2014” (Plan de Mejora de la Gestión 2011-2014) que aquí se presenta. En el plan se recogen anualmente las principales actuaciones en el ámbito de la gestión, que provienen tanto del plan de gobierno del equipo de dirección como de los proyectos propios de las diferentes áreas para la mejora organizacional.

Se ha estructurado y sistematizado la recogida de información sobre las actuaciones y el seguimiento de las mismas a lo largo del año, convirtiendo el plan en un instrumento vivo e imprescindible en el desarrollo de la gestión de la Universidad. A lo largo de 4 seguimientos anuales los responsables de las actuaciones rinden cuentas de las mismas y en el contexto de las reuniones se busca el limar potenciales puntos de conflicto y desencallar las mismas. Así mismo ha permitido que todos los miembros de la mesa de gerencia sean conscientes sobre qué actuaciones se están desarrollando y las priorizaciones de las mismas, viendo como a raíz del contexto actual algunas se han tenido que suspender o reprogramar. Anualmente se hace el seguimiento en el contexto del Consejo de Gobierno de la Universidad, permitiendo compartir los proyectos y el grado de avance de las actuaciones con el resto de la comunidad universitaria.

El plan ha conseguido los objetivos básicos de dar visibilidad a las actuaciones de mejora de la gestión impulsadas por la universidad y de mejorar la coordinación de las estructuras. Al mismo tiempo el alto grado de avance de las actuaciones anuales también demuestra que a pesar del contexto, con esfuerzo y dedicación por parte de la comunidad los objetivos de mejora se pueden conseguir.

En el contexto de la URV, y también en el marco del sistema universitario español, el coordinar a todas las estructuras de gestión, independientemente de su vinculación a estructuras políticas o incluso a empresas diferentes, como la Fundación, es claramente innovador, y los resultados de haberlo hecho ya comenzaban a ser evidentes durante el primer año de desarrollo del plan.

1. Planificación de la Práctica

En mayo de 2010, la elección del Rector por un nuevo período, trajo consigo un impulso sin precedentes del deseo de mejorar la gestión de la Universidad Rovira i Virgili. El programa del rector incluía, entre otras cosas, la implantación de sistemas de gestión de la calidad en los servicios universitarios que permitan su acreditación por organismos externos y el desarrollar un plan operativo de gestión.

Uno de los primeros pasos para lograr este impulso fue el reformular el equipo de gerencia, haciéndolo más amplio y así abarcando todos los ámbitos y servicios de gestión. El equipo pasó a incorporar Coordinadores y Jefes de Áreas de diversos ámbitos, con responsabilidad directa sobre las estructuras de gestión, así como los responsables de los principales gabinetes de apoyo a las estructuras directivas y los responsables de la gestión de la Fundació Universitat Rovira i Virgili (FURV).

El Gerente encargó a la Coordinadora de la Unidad de Calidad y Planificación del Gabinete Técnico de Rectorado y al Coordinador de Organización la elaboración del Plan Operativo de Gestión que a la postre se convertiría en el Plan de Mejora de la Gestión y que abarcaría desde el 2011 al 2014, con rendición de cuentas y revisiones anuales. Hasta la fecha se habían llevado a cabo diversas planificaciones sectoriales en diversos ámbitos que habían comportado planes de actuaciones operativas, pero nunca se había desarrollado de manera global.

Los objetivos básicos del Plan debían ser:

  • Mejorar la gestión universitaria logrando de esta manera una mayor satisfacción de los miembros de la comunidad universitaria y de los usuarios externos de la universidad.
  • Disponer de una Hoja de Ruta que había de tener todos los objetivos y actuaciones principales a desarrollar en el ámbito de gestión universitaria durante el período de gobierno del Rector.
  • Dar visibilidad a las actuaciones del equipo de gerencia, permitiendo el conocimiento por parte de la comunidad universitaria de los proyectos en marcha, su priorización y un rendimiento de cuentas público en el marco del Consejo de Gobierno de la Universidad.
  • Mejorar la coordinación entre los miembros del equipo de gerencia.
  • El Plan se alimentaría de dos fuentes principales:
  • La estrategia y actuaciones recogidas en el Programa de Gobierno del Equipo de Dirección, así como las actuaciones que ellos van proponiendo a nivel estratégico durante el mandato
  • Las actuaciones que la Gerencia o las propias unidades de gestión priorizan para lograr mejorar su funcionamiento.
  • Se decidió que el Plan fuera un documento vivo que en base a unos ejes estratégicos iniciales, debía ir incorporando, gracias a seguimientos continuados y a revisiones anuales, nuevas actuaciones y posibles replanteamientos de las actuaciones incluidas previamente.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Las actividades realizadas para el diseño, implementación, seguimiento y revisión del Plan de Mejora de la Gestión de la URV se resumen a continuación. El calendario  de implementación se refleja en la Figura 1. Se ha llevado a cabo con recursos de personal propios y los recursos económicos ya disponibles en cada área de actividad.  

  1. Diseño del Plan de Mejora de la Gestión
  • Elaboración de la propuesta metodológica a partir de los requerimientos de la URV, utilizando referentes universitarios considerados buenas prácticas
  • Octubre-Noviembre 2010
  • Coordinadora de la Unidad de Calidad y Planificación del Gabinete Técnico del Rectorado (Coordinadora UCP) y Coordinador de Organización de la Gerencia
  1. Revisión y aprobación de la propuesta metodológica
  • Diciembre 2010
  • Gerente y Rector
  1. Elaboración del Plan de Mejora de la Gestión
  • Sistematización y tabulación de la información relativa a los ámbitos de actividad de la Gerencia, contenida en el programa de gobierno del equipo de dirección para el período 2011-14
  • Enero 2011
  • Coordinadora UCP y Coordinador Organización
  1. Trabajo de campo con todos los componentes del equipo de Gerencia de la URV para identificar, parametrizar e incluir en la propuesta de Plan de Mejora todos los proyectos en curso y los previstos, que se consideran significativos para la mejora de la gestión de la Universidad
  • Enero- Febrero 2011
  • Coordinadora UCP y Coordinador Organización + equipo de Gerencia (ver equipo en pág. 5 del anexo 1)
  1. Elaboración de la propuesta de Plan de Mejora (PMG) contemplando todos los elementos anteriores
  • Febrero 2011
  • Comité redactor del PMG + equipo colaborador (ver composición en pág. 5 del anexo 1)
  1. Revisión de la propuesta de Plan de Mejora
  • Marzo 2011
  • Gerente y Rector
  1. Presentación de la propuesta de PMG al Equipo de Dirección de la universidad
  • Marzo 2011
  • Gerente
  1. Aprobación del Plan de Mejora de la Gestión en Consejo de Gobierno de la URV
  • Abril 2011
  1. Presentación del PMG aprobado a las unidades de gestión y a la comunidad universitaria. Se realizan presentaciones presenciales y se difunde a través de correo electrónico y de un espacio en la intranet.
  • Abril 2011
  • Gerente + Coordinadora UCP y Coordinador Organización
  1. Implementación y seguimiento del Plan de Mejora de la Gestión
  • Documentación de todas las actuaciones contenidas en el plan a través de fichas de seguimiento que permiten definir actuaciones, establecer objetivos y registrar el seguimiento y revisión de la planificación (ver modelo de ficha en anexo)
  1. Primera documentación de fichas: enero-febrero 2011.
  • Después se han actualizado anualmente con el mismo calendario
  • Responsables de las actuaciones
  1. Revisión y aprobación de las fichas de seguimiento y la planificación de cada anualidad del PMG
  • Anualmente, durante el mes de enero-febrero
  • Gerente + Coordinadora UCP i Coordinador Organización
  1. Implementación de las actuaciones o etapas correspondientes a cada anualidad del PMG
  • Anualmente
  • Responsables de las actuaciones
  1. Seguimiento y evaluación del Plan de Mejora
  • Seguimiento interno del desarrollo de las actuaciones y del grado de cumplimento de los objetivos (ver metodología en la pág. 9 del anexo 1)
  • Trimestralmente, a través de reuniones de coordinación de Gerencia: abril, julio, octubre y enero
  • Responsables de las actuaciones
  1. Valoración anual del progreso del Plan de Mejora de la Gestión. Se presenta un informe anual del seguimiento del PMG, (ver anexo 3) que incluye valoración del grado de cumplimiento de los objetivos. Los resultados del seguimiento permiten fijar o revisar los objetivos de la anualidad siguiente del PMG.
  • Anualmente, durante el mes de enero-febrero
  • Comité redactor del PMG
  1. Valoración anual del desarrollo del PMG en sus aspectos metodológicos, de coordinación y dinámica interna de trabajo. A partir de esta valoración se introducen mejoras de funcionamiento (ver metodología en la pág. 9 del anexo 1)
  • Anualmente, durante el mes de enero-febrero
  • Coordinadora UCP y Coordinador Organización
  1. Aprobación en Consejo de Gobierno del Plan de Mejora para la anualidad siguiente
  • Anualmente, en Consejo de Gobierno febrero 
  1. Valoración global y replanteamiento del Plan de Mejora de la Gestión
  • Finalizado el período de implantación del PMG se realiza una evaluación global a través de un Informe final de cumplimento del Plan de Mejora de la Gestión
  •  Para cada objetivo se lleva a cabo una valoración final de la implantación de las actuaciones y del grado de cumplimiento del objetivo, expresado en porcentaje. (ver pág. 9 del anexo 1) Las conclusiones incluyen un resumen de los resultados más destacados conseguidos y una revisión de los objetivos no conseguidos, con un replanteamiento de las actuaciones, si procede.
  • Último Consejo de Gobierno de la legislatura (abril 2014)
  • Coordinadora UCP y Coordinador Organización

 

Durante el siguiente período de gobierno, del 2015-2018, se ha realizado una segunda versión del Plan de Mejora de la Gestión.  La metodología continua siendo vigente y ayudando a la coordinación del equipo.

3. Resultados de la Práctica

La implementación del PMG ha supuesto una serie de logros de carácter cualitativo que representan un valor añadido al mero cumplimento de los objetivos:

- Mejora de la coordinación interna que ha permitido avanzar más rápidamente y con mayor eficacia en la implementación de medidas de reorganización y reestructuración de unidades y procesos de gestión, diseñadas para afrontar los retos del actual contexto económico y social de la universidad (recortes presupuestarios y sociales, imposibilidad de contratación...).

- Incremento de la visibilidad interna y externa de los proyectos relacionados con la gestión y los servicios y sus resultados, gracias al rendimiento de cuentas anual en Consejo de Gobierno.

- Mejora de la satisfacción de los usuarios internos. El mayor grado de conocimiento sobre el desarrollo de los proyectos y objetivos de la universidad entre la comunidad universitaria ha contribuido a disminuir la insatisfacción que producía la falta de información sobre las acciones en las que cada trabajador se ve implicado, o por el desempeño de sus funciones o por pertenecer al colectivo sobre el que inciden.

Y otros logros de carácter cuantitativo, que se plasman en los resultados de cumplimiento de objetivos. En el primer año se consiguió un grado de cumplimiento del 77%, con un total de 31 hitos anuales alcanzados (ver figura 2). El segundo año se alcanzó un grado de cumplimiento del mismo orden, un 79%, con un total de 38 hitos anuales conseguidos (ver figura 3). Estos resultados se valoran muy positivamente.

El PMG aprobado en abril de 2011 se había diseñado antes de la aplicación de las medidas de ajuste económico en la universidad pública española. Algunas de las actuaciones previstas se revelaron durante ese año como inaplicables. El PMG se mostró como un instrumento útil para sistematizar el grado de avance de los objetivos, analizar las causas de los retrasos y tomar decisiones sobre la viabilidad de las actuaciones previstas. Gracias a los seguimientos trimestrales y a la evaluación anual, se pudo reajustar el PMG para 2012 y 2013, consiguiendo mayor agilidad y eficiencia frente a los cambios impuestos por el contexto económico y cambios legislativos.

Como muestra la figura 4, el número de acciones desestimadas ha ido disminuyendo en cada ciclo anual, y se han ido incorporando también nuevas actuaciones que sustituyen o a las desestimadas, complementan las revisadas o dan respuesta a necesidades internas o requerimientos externos.

El método de seguimiento planificado se ha podido implementar y se ha mostrado eficaz. Un análisis interno trimestral del desarrollo de las actuaciones permite detectar a tiempo las desviaciones e intentar encontrar soluciones de consenso, revisar las planificaciones o aplicar acciones correctivas. La evaluación del grado de avance anual y el análisis del grado de cumplimiento de objetivos permite revisar el PMG para la anualidad siguiente en base a información objetiva y detallada del desarrollo de las actuaciones.

Por todo ello, se puede concluir que el PMG ha demostrado ser un instrumento útil y práctico para la mejora de la gestión de la universidad y permite avanzar en la implantación de la cultura de la calidad en la institución, cumpliendo así con uno de los ejes esenciales de la misión de la URV establecidos en su Política de Calidad (ftp://ftp.urv.cat/disk2/gtr/polcalidad.pdf)

“Llegar a ser una organización flexible y versátil, orientada a la innovación y al servicio de los usuarios”

Esta práctica es sostenible dentro del entorno universitario ya que se ha convertido en una dinámica de trabajo integrada plenamente en el funcionamiento diario de la institución.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

El proceso de evaluación y revisión y su calendario se detallan en el apartado 2 de este mismo formulario y en la figura 1. Desde el 2014 al 2018 se han realizado dos versiones del Plan de mejor, la segunda de las cuales se cerrará en Julio de 2018.  Entre las mejoras que se han implantado en las dos ediciones están:

Modificación de la dinámica de seguimiento trimestral a través de las reuniones de coordinación de Gerencia. Las conclusiones del primer seguimiento trimestral se realizaron de forma exhaustiva, actuación por actuación. A partir del segundo seguimiento trimestral se modificó el modelo, pasando a un seguimiento numérico del avance de las actuaciones y focalizando en las que tuvieran algún aspecto a destacar, ya sea por incidencias que impliquen retrasos o por cumplimiento de objetivos. Implantación: junio-julio 2013

Instauración de la “Hora del café”. La primera media hora de cada reunión de coordinación de Gerencia se dedica a reuniones paralelas entre diferentes miembros del equipo para tratar temes concretos o aspectos de coordinación que afectan al desarrollo de las actuaciones que dichos responsables tienen asignadas. (Prezi: http://goo.gl/w3z3i ) Implantación: Marzo 2013

Mejora del rendimiento de cuentas. La presentación del primer informe de seguimiento anual resultó tediosa por la extensión y poco nivel de profundidad que se consiguió al hacer un repaso exhaustivo de los objetivos de cada área del PMG. Para el segundo seguimiento anual, contando con las aportaciones del equipo de Gerencia, se realizó un informe más focalizado en resultados tangibles conseguidos, utilizando herramientas más atractivas visualmente (Prezi: http://goo.gl/iJvXw). Implementación: enero-febrero 2013

Diseminación de buenas prácticas. Se ha introducido un punto en el orden del día de las reuniones de coordinación de Gerencia destinado a la exposición de una actuación y sus resultados por parte de su responsable. Con ello se pretende un mejor conocimiento por parte del equipo de todos los ámbitos de actividad del PMG y fomentar la replicabilidad de las buenas prácticas entre las diferentes estructuras de gestión. Implementación: Mayo 2013

 

Entre las principales modificaciones que se han implementado en la segunda versión del plan (2015-2018) se cuentan:

  • Implementación de Software de gestión de planificaciones, que permite automatizar los seguimientos y simplificar el rendimiento de cuentas mediante informes. Al mismo tiempo el sistema permite ligar esta planificación con las planificaciones estratégicas institucionales y con los planes operativos de cada servicio.

Simplificar los seguimientos.  Se han reducido a dos anuales

5. Carácter Innovador de la Práctica

La implementación del Plan de Mejora es la primera iniciativa que se hace en la Universitat Rovira i Virgili para sistematizar y seguir todas las actuaciones relativas a la mejora de la gestión. Ha permitido que por primera vez toda la primera línea de gestión universitaria trabaje informada de todos los proyectos que se llevan a cabo y ha mejorado la coordinación entre las estructuras permitiendo una mejor transferencia de información entre los proyectos académicos y de gestión. Proyectos que estaban liderados e impulsados por alguna área concreta, como las citas previas de alumnos y videotutoriales, ambas del Área de Docencia, se han extendido a otros ámbitos como Recursos Humanos o CRAI, y por otro lado proyectos impulsados por estructuras académicas como el Campus de Excelencia han llegado más rápidamente a las estructuras de gestión.

El éxito del modelo de Plan, su documentación y seguimiento, ha hecho que se quiera replicar en el segundo nivel directivo de gestión de la universidad. A partir de mediados del 2013, los Jefes de Área trabajarán el mismo modelo de plan con cada uno de los servicios de su área de competencia, por lo que Jefes de Servicios y unidades tendrán que documentar en el mismo modelo de fichas sus actuaciones de mejora para así lograr tener un seguimiento coordinado y centralizado de los dos niveles del plan.

El hecho de poder coordinar a todas las estructuras de gestión, independiente de su mayor o menor vinculación a estructuras políticas es claramente innovador en el contexto universitario español marcado por la variabilidad de las responsabilidades de las estructuras gerenciales cuanto a los servicios de gestión y a su dependencia directa del equipo directivo-político de la universidad. La metodología empleada para romper estas barreras es replicable y recomendable para cualquier universidad en un contexto similar.

6. Divulgación de la Práctica

El Plan de Mejora de la Gestión se ha divulgado externamente y ha recibido diferentes premios y reconocimientos:

 

La divulgación interna del Plan de Mejora de la Gestión se ha realizado de forma amplia y continuada.

La información sobre el desarrollo del Plan se puede consultar en un espacio intranet de la Universidad, que se ha habilitado para este fin y al cual tiene acceso toda la comunidad universitaria.

Los sucesivos informes de seguimiento y valoración del progreso del Plan se han presentado en la Comisión del Plan de Calidad de la URV y en el Consejo de Gobierno.

Los jefes de servicio y responsables de unidad más directamente implicados en el desarrollo del Plan de Mejora han sido informados de forma directa a través de sesiones presenciales de presentación.

La sistemática de trabajo para el establecimiento, de control y seguimiento del Plan de Mejora de la Gestión se ha trasladado al sistema de gestión de la calidad de las actividades de gestión de la Universidad. Así, las unidades de gestión que disponen de sistemas de garantía de calidad formalizados basados en la norma ISO 9001 aplican este método de trabajo en la definición y seguimiento de su Plan de Calidad anual.

7. Fuentes Complementarias

Anexo 1.  Plan de Mejora de la Gestión de la URV

Anexo 2. Modelo de Ficha de seguimiento de actuaciones

Anexo 3. Informe Final del Plan de Mejora de la Gestiónde la URV

8. Archivos Adjuntos

1.- Anexo 2 - Ficha seguimiento actuaciones (versión castellano).pdf
2.- Anexo 3 - Informe final Plan de Mejora (versión catalán).pdf
3.- Anexo 1 -Plan de Mejora de la Gestión URV (versión castellano).pdf

Datos de Contacto
  Sara Gimeno / Andrés Espejo
sara.gimeno@urv.cat
620128660
http://
Universitat Rovira i Virgili

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