Sistema de Gestión de la Calidad de la Investigación, Desarrollo e Innovación (SGC I+D+i) de los grupos de investigación y centros de innovación de la Universitat Rovira i Virgili

Palabras clave: Procesos, Productos y Servicios; Gestión de la Calidad, ISO, Innovación, URV

La Universidad Rovira i Virgili (URV) ha diseñado e implantado un sistema de gestión de la calidad común para un conjunto de grupos de investigación y centros de innovación que han obtenido el reconocimiento y la certificación externa, con la norma UNE-EN-ISO 9001, de sus actividades de investigación, desarrollo, innovación y transferencia de conocimiento y tecnología. Se trata de una iniciativa institucional, de carácter voluntario, que conlleva una mejora de la competitividad de estos grupos de investigación y centros de innovación, y representa una distinción de la calidad de la investigación de nuestra Universidad.

La elección de la norma UNE-EN ISO 9001 como referente para el modelo de gestión de calidad responde a los siguientes motivos:

• Los posibles requerimientos o valoraciones de los organismos financiadores y clientes.
• La adaptabilidad del modelo a la realidad universitaria y su estructura.
• La flexibilidad para aplicarlo a grupos de ámbitos de investigación muy diferentes.
• El reconocimiento internacional del modelo de gestión.
• El grado de complejidad del modelo de gestión.
• La compatibilidad con los procesos de gestión de la URV y, particularmente, con los procesos de los grupos de investigación.

Este sistema de gestión de la calidad, conocido como “Sistema de Gestión de la Calidad de la Investigación, Desarrollo e Innovación”, se caracteriza por su carácter transversal a todas las unidades que lo integran (ver figura 1). Su diseño permite incorporar cualquier grupo de investigación o centro de innovación de la Universidad, independientemente de cuál sea su disciplina, lo que significa que toda la investigación de la URV podría ser certificada.

Desde enero de 2008 y hasta mayo de 2018, se certificaron en base a la norma ISO 9001 hasta un total de 28 grupos de investigación y 5 centros de innovación.

El Sistema de Gestión de la Calidad de la Investigación, Desarrollo e Innovación (en adelante SGC I+D+i) nació, por un lado, fruto de la estrategia adoptada por la URV de implantar mecanismos de mejora de la calidad de los procesos y recursos de la Universidad (ver figura 2). Por otro lado, había sugerencias y peticiones de diversos grupos de investigación, que habían planteado la necesidad de introducir y acreditar procesos de gestión de calidad con el fin de acceder a contratos con empresas e instituciones y a convocatorias de financiación de organismos públicos.

Así, respondiendo así a diversos factores y circunstancias, como:

• La voluntad de la URV de poner en marcha distintos mecanismos para la mejora de la calidad y hacer extensivas, al ámbito de la investigación, la política y la estrategia de mejora de la calidad, ya iniciada en otros ámbitos de actividad de la URV.
• La necesidad de mejorar la organización interna de los grupos de investigación.
• La necesidad de mejorar la competitividad de los grupos de investigación de la URV y adelantarse a posibles requerimientos externos en materia de calidad: convocatorias públicas, contratos, convenios, etc.
• La necesidad de incrementar los recursos técnicos y económicos dedicados a la investigación, el desarrollo y la innovación.
• El deseo de conseguir un reconocimiento externo en gestión de la calidad de las actividades de investigación, desarrollo e innovación.
• El reto de mejorar el posicionamiento o la visibilidad nacional e internacional de la URV en cuanto a calidad de la investigación, con el fin de conseguir la plena integración en el marco del espacio europeo de investigación.

Se diseñó e implantó un sistema común de gestión de calidad para las actividades de investigación, desarrollo, innovación, transferencia y consultoría de tecnología; con la finalidad de obtener la certificación externa del sistema.

El factor determinante para la puesta en marcha y posterior implantación del SGC I+D+i fue la implicación de la dirección de la URV a través de un Programa de apoyo a los procesos de certificación de la calidad de los grupos de investigación y centros de innovación, aprobado en Consejo de Gobierno de la URV el 8 de julio de 2005, con los objetivos de:

1. Transmitir la política y estrategia institucional en material de calidad de la investigación hacia los grupos de investigación.
2. Mejorar la competitividad de los grupos.
3. Mejorar la calidad de los recursos humanos dedicados a la investigación.
4. Mejorar la actividad de investigación y transferencia de los grupos.
5. Mejorar la productividad científica y la visibilidad de los resultados de la investigación.

Para cada uno de estos cinco objetivos generales se concretaron, a nivel de grupo, diferentes retos en forma de objetivos específicos. Entre ellos: aumentar la satisfacción del personal, aumentar la implicación de los investigadores, mejorar la comunicación interna del grupo, potenciar la formación del personal, aumentar el número de proyectos/servicios concedidos, aumentar el número de publicaciones, entre otros.

El programa, además de la aportación económica directa destinada a cubrir los gastos de mantenimiento y certificación del sistema de calidad y los gastos de la gestión de la calibración de los equipos, ofrecía servicio de asesoramiento externo por parte de expertos en implantación y certificación de sistemas de gestión de calidad, asesoramiento y apoyo interno por parte de personal de la URV dedicado a este proyecto, y asesoramiento continuo a los grupos durante la implantación del sistema de gestión de calidad.

A finales de 2005 se realizaron reuniones con los grupos interesados. En función de su situación de partida el programa fue desarrollado en varias fases: los grupos incluidos en la fase 1 centraron sus esfuerzos en el diseño del SGC I+D+i y llevaron a cabo una prueba piloto; mientras que los grupos de la fase 2 y posteriores se centraron en la mejora continua del SGC I+D+i (ver figura 3).

Las principales actividades desarrolladas para obtener la certificación externa del SGC I+D+i fueron las siguientes:

1. Diseño e implantación del SGC I+D+i

Las premisas básicas aplicadas al diseño del SGC I+D+i han sido las siguientes:

• Cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001.
• Alineamiento con las líneas estratégicas ya definidas por la URV
• Adecuación a la actividad actual de los grupos.
• Replicación en grupos de investigación de cualquier ámbito de la universidad (artes y humanidades, ciencias, ciencias de la salud, ciencias sociales y jurídicas, e ingeniería y arquitectura).
• Definición del alcance del SGC I+D+i: "Actividades de investigación, desarrollo, innovación, transferencia y consultoría de tecnología".
• Definición de la estructura organizativa del sistema (ver figura 5), con las figuras básicas del director de grupo y un responsable de calidad. Y en algunos casos también la figura del técnico de calidad como personal de apoyo.

Posteriormente se identificaron los procesos (ver figura 6), base para la definición de un sistema de gestión de calidad, que permiten el desarrollo, la implantación y la mejora de su eficacia.

Tras definir los procesos, es preciso redactar la documentación del SGC I+D+i, que se ha estructurado como sigue, atendiendo al nivel organizativo en el que influyen:

• Documentos Generales: describen el sistema de gestión de la calidad en coherencia con los requisitos de la norma ISO 9001. Son documentos generales el manual y la política de calidad, el mapa de procesos, etc.
• Procedimientos Generales: describen los procesos y la operativa general de los grupos en coherencia con los requisitos de calidad de la norma ISO 9001. Tienen la finalidad de comunicar la forma de ejecutar una actividad. Los procedimientos generales son comunes para todos los grupos: por ejemplo, gestión de compras, desarrollo de proyectos, gestión de recursos humanos, etc.
• Procedimientos Operativos: describen los procesos y la operativa particular de los grupos. Los procedimientos operativos permiten adaptar la documentación general del sistema a las particularidades del grupo.
• Procedimientos Normalizados de Trabajo: Documentos técnicos y particulares de cada grupo, que recogen el conjunto de instrucciones necesarias para llevar a cabo una actividad.
• Registros: proporcionan la evidencia objetiva de las actividades realizadas y de los resultados logrados.

A medida que se elabora la documentación, se instaura su uso en los procesos previamente identificados y definidos. Al final de este trabajo, los grupos de investigación y centros de innovación tienen documentado e implantado el SGC I+D+i.

2. Formación del personal

Un punto clave en el desarrollo del proyecto fue la realización de actividades de formación interna y externa. Se pretendía ofrecer a los grupos conocimientos sobre la norma ISO 9001 que les permitieran implantar correctamente el sistema (cursos de gestión de la calidad basada en la norma ISO 9001 a nivel básico y avanzado, cursos de auditoría interna, etc.); y se quería sensibilizar e implicar al personal para garantizar el éxito de la implantación.

Con posterioridad a la certificación externa, el programa de formación se diseñó atendiendo a las necesidades del personal con monográficos sobre calibración, gestión de proyectos, gestión de las no conformidades y las diferentes actualizaciones que ha sufrido en estos años la norma ISO 9001 (versión 2000, y 2008), entre otros.

3. Realización de auditorías internas

Una vez implantado el SGC I+D+i, es preciso la realización anual de auditorías internas, que tienen la finalidad de:

• Evaluar el cumplimiento de las normas y reglamentación vigente aplicables al sistema de gestión de la calidad.
• Determinar la conformidad o no conformidad de los elementos del sistema de calidad con los requisitos especificados.
• Evaluar la implantación y eficacia de los procedimientos del SGC I+D+i
  
  

4. Realización de auditorías externas (certificación)

Las auditorías externas sirven para revisar la totalidad del sistema de gestión de la calidad, con el propósito de obtener el reconocimiento y la certificación externa de un organismo certificador, el cual emite un certificado de calidad que justifica la implantación y el cumplimiento de los requisitos de un sistema de la calidad bajo los principios de la norma UNE-EN ISO 9001.

Una vez obtenido el certificado, un organismo certificador realiza auditorías externas de seguimiento anuales para asegurar el buen mantenimiento del sistema.

El certificado de calidad se renueva cada tres años mediante la realización de una auditoría externa.

El resultado más directo y evidente es la obtención de la certificación externa del sistema de gestión de la calidad según la norma UNE-EN ISO 9001. Este certificado ha sido emitido por la empresa certificadora TÜV Rheinland Ibérica Inspection, Certification & Testing S.A.

El primer conjunto de 15 estructuras de investigación fue auditado con éxito a finales de 2007. Desde entonces y hasta mayo de 2018, se han certificado externamente un total de 29 unidades de investigación, correspondientes a 24 grupos de investigación y 5 centros de innovación:

• Nutrigenómica / Bioactividad Molecular de los Alimentos / Quimioinformática y Nutrición (NG/MoBioFood/QiN)
• Grupo Biotecnologia Enológica (BE)
• Grupo Vitivinicultura (VTV)
• Unidad de Investigación de Lípidos y Arteriosclerosis (URLA)
• Grupo Análisis y Gestión Ambiental (AGA)
• Centro de Tecnología de Membranas y Ingeniería de Procesos (METEOR), formado por el grupo Meteorgrup (METEOR)
• Grupo de Ingeniería de la Reacción Química e Intensificación de Procesos (CREPI)
• Food Innovation & Engineering (FOODIE)
• Centro de Aplicaciones Medioambientales e Industriales de la Catálisis (AMIC), formado por el grupo Catálisis Heterogénea (CatHeter)
• Centro de Vanguardia Tecnológica para la Innovación (ATIC) formado por las áreas:
• Área de Biotecnología y Salud del centro ATIC, formada por los grupos: Nanobiotechnology & Bioanalysis Group (NBG) Bioengeneering and Bioelectrochemistry Group (BBG) i INFERTIBIO (SGR2014)
• Área Bioinformática y Ciencia de Datos del centro ATIC formada por el grupo: Bioinformatics & Computational Environmental Engineering (BIOCENIT)
• Grupo de Cromatografía. Aplicaciones Medioambientales (CROMA)
• Instrumental Sensometry (iSens)
• Grupo Síntesis Orgánica Estereoselectiva (SINTCARB)
• Grupo de Polímeros Sostenibles (SUSPOL)
• Grupo de Farmacobiología. División estrés oxidativo (FAR.OX)

Centro de Tecnología Ambiental Alimentaria y Toxicológica (TecnATox), formado por el grupo Laboratorio de Toxicología y Salud Medioambiental (LTSM)

Centro de Innovación en Catálisis (TECAT), formado por el grupo: Organometálicos y Catálisis Homogénea (OMICH)

Grupo de investigación en química verde (GREENCAT)

 

La implantación del SGC I+D+i y la posterior certificación externa, además de un indudable sello de calidad ha sido una buena carta de presentación para la mejora de las condiciones competitivas de los grupos en la concesión de proyectos por vía competitiva y la obtención de contratos. De forma más concreta, los resultados que conllevaron a la certificación fueron:

• La sistematización de los procesos.
• La medida y análisis de los resultados de la investigación mediante parámetros e indicadores que ayudan a establecer objetivos y políticas.
• El enfoque hacia grupos de interés (investigadores, clientes, otras instituciones públicas y privadas, etc.), con el objetivo de lograr su satisfacción y la mejora continuada del sistema.
• La mejora en la gestión y organización de los grupos de investigación y centros.
• Los buenos resultados obtenidos en las distintas convocatorias de evaluación, internas y externas, como la convocatoria “Grupos reconocidos de la Generalitat de Catalunya” y el programa de “Evaluación de los grupos de investigación de la URV”.
• Introducir la cultura de la calidad en las diferentes unidades de la Universidad (en azul, figura 7) que relacionados directa o indirectamente con el buen funcionamiento de algunos procesos, están implicados en el sistema de gestión.

Destacan como factores de éxito de la implantación del SGC I+D+i:

• La participación de los grupos de investigación y centros de innovación en el diseño.
• La realización de la prueba piloto y la certificación de los grupos en distintas fases.
• La formación interna y externa proporcionada al personal de los grupos en materia de calidad y gestión, durante todo el proceso de implantación y posteriormente, en atención a sus necesidades.
• La comunicación entre la dirección de la URV y los grupos de investigación y centros de innovación a través del Comité de Calidad.
• La designación de responsables de calidad en cada grupo de investigación.
• La gestión centralizada de las actividades de apoyo al desarrollo y mantenimiento del sistema: calibración de equipos, formación específica, grupos de trabajo para la mejora continua, gestión de residuos, medidas de prevención de riesgos, etc.

Durante el diseño y la posterior implantación del SGC I+D+i, los problemas que se encontraron fueron:

• La ausencia de referentes externos de la adaptación de la norma ISO 9001 en el ámbito de la investigación universitaria. Para subsanar este problema e integrar correctamente los requisitos de la norma a la organización de los grupos, se pidió asesoramiento a expertos en implantación de sistemas de gestión de la calidad.
• La falta de formación de los principales responsables de los grupos en materia de calidad y gestión. Para ello se organizaron diversos cursos de formación interna y externa a distintos niveles y en función de las responsabilidades asignadas dentro del SGC I+D+i.
• El cambio del modelo organizativo de los grupos hacia un nuevo modelo de gestión. Se realizaron reuniones previas con cada grupo para aumentar su sensibilización respecto a la norma ISO y el nuevo modelo organizativo.

En septiembre de 2015 se publicó una nueva versión de la Norma ISO 9001, con una evolución de sus requisitos que implicaba una revisión y adaptación del SGC I+D+i. En paralelo la URV estaba trabajando en su II Plan Estratégico de Investigación e Innovación, que fue aprobado en junio de 2017; en el que se incluyeron líneas de acción en materia de calidad, evaluación y reconocimiento de la investigación. En este contexto, se abrió un periodo de reflexión tras el que durante 2018 se ha decidido transformar el SGC I+D+i en un sistema de Buenas Prácticas de Gestión del I+D+i al que se puedan acoger todos los grupos u otras estructuras de investigación de la Universidad.

Entre las características innovadoras del SGC I+D+i destaca el diseño de un modelo común de gestión de la calidad, que recoge los objetivos y estrategias institucionales en el ámbito de la calidad de la investigación, compatible con los objetivos y estrategias particulares de cada grupo de investigación.

Frente a un modelo de gestión de calidad individual para cada grupo, el modelo común ofrece las siguientes ventajas:

• Garantía de la transmisión de la política, la estrategia y los objetivos de calidad de la investigación de la URV, y su alineación con la política de los grupos de investigación.
• Existencia de indicadores comunes y comparables de control de procesos y logro de objetivos de calidad.
• Optimización de recursos, reducción de costes y aprovechamiento de esfuerzos para aplicación de economía de escala; centralización de auditorías internas y externas, plan de mantenimiento y calibración de equipos.
• Detección y diseminación de buenas prácticas en gestión de la calidad de las actividades de investigación.
• Aprendizaje que favorece la mejora del sistema de gestión de calidad.
• Obtención de un único certificado que engloba a todos los grupos de investigación, lo que aporta homogeneidad a la calidad de la investigación de la URV y representa un valor añadido.
• Es preciso destacar que la certificación de los grupos de investigación y centros de innovación de la URV es una práctica pionera a escala universitaria autonómica, nacional y europea, de definición de un sistema de gestión de calidad transversal para diferentes grupos de investigación.

El diseño, implantación y certificación del SGC I+D+i es una práctica absolutamente adaptable a otras organizaciones, similares o no a una institución universitaria, que compartan las necesidades y retos que tenía la URV en el momento en que puso en marcha el proyecto. Por ejemplo, puede aplicarse a centros, departamentos, servicios bibliotecarios, secretarías, delegaciones, hospitales, etc.

A nivel interno de la Institución,

• Se informa a la Comisión de Política Científica y de Transferencia de la URV, comisión a la que el Comité de Calidad de los grupos y centros de innovación del SGC I+D+i rinden cuentas de su actividad y resultados dentro del sistema de gestión de calidad.
• Plan de Calidad 2010-2014 de la URV; Plan de Calidad 2014-18 de la URV.
• Memoria de Calidad 2010-2014, Memoria de Calidad 2014-2018.

 

A nivel más amplio:

• En la página web de la Universidad y en cada una de las páginas web de los grupos de investigación y centros de innovación de la URV certificados

http://www.urv.cat/es/investigacion/estrategia/calidad/

en la que se incluye explicación y link del reconocimiento de buena práctica en la Red Telescopi- Red de Observatorios de Buenas Prácticas en Dirección y Gestión Universitaria.

• Se incluye una referencia a la certificación externa en los diferentes Informes de actividad de Investigación que la URV publica anualmente.

 

1. Enlaces y archivos, como información complementaria sobre la práctica.

Se adjuntan los siguientes documentos:

• Manual de la Calidad del SGC I+D+i
• Certificado de Calidad 2015, ISO9001:2008

http://www.urv.cat/media/upload/arxius/qualitat-recerca/certificat%20ISO%20SGQ%20RDI%20%20%282015-2018%29_ESP_V2016.pdf

• En la página web de la Universidad y en cada una de las páginas web de los grupos de investigación y centros de innovación de la URV certificados

http://www.urv.cat/es/investigacion/estrategia/calidad/

• II Plan Estratégico de Investigación e Innovación de la URV

http://www.urv.cat/es/investigacion/estrategia/investigacion-urv/

• Código de buenas prácticas en Investigación, formación para a la Investigación, Desarrollo e Innovación de la Universitat Rovira i Virgili

http://www.urv.cat/es/investigacion/estrategia/calidad/

• Documento Visión global de la URV: presentación de la información relevante sobre la visión estratégica de la Universidad que se elabora anualmente.

http://www.urv.cat/es/universidad/conocer/presentacion/vision-global/

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

1.- certificat ISO SGQ RDI (2015-2018)_ESP_v2017.pdf
2.- DG01 Manual Qualitat_r.pdf

		Sara Gimeno Vila
		qualitat@urv.cat
		977 55 8240
		http://
		Universitat Rovira i Virgili

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