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Detalle de la Buena Práctica

UNIKUDE: Aplicación para Facilitar la Gestión de los Centros Universitarios


Palabras clave: Gestión Procesos, Acreditación Institucional, Seguimiento, Cuadro de Mando

Resumen de la Práctica

UNIKUDE es la herramienta de apoyo a todos los equipos de dirección y comisiones de calidad de los centros universitarios de la UPV/EHU, para realizar el seguimiento y acreditación de sus titulaciones conforme a los estándares europeos y el control de la gestión integral de sus centros, basada en principios de excelencia. La utilizan sistemáticamente el 100% de los 23 centros de nuestra universidad incluidos centros adscritos y la Escuela de master y Doctorado. Ha ido evolucionando con respecto a los requerimientos externos tanto de las agencias como del marco europeo y con el damos respuesta a los requisitos de modelos como ISO, EFQM, MGA, AUDIT, ESG.

1. Planificación de la Práctica

UNIKUDE es un software de gestión dirigido a los centros universitarios para poder facilitar y ayudar a los equipos de dirección de los centros, a sus comisiones de calidad y a todas las personas que ostentan responsabilidades a realizar una gestión basada en procesos controlando su propio mapa de procesos, su despliegue a procedimientos, sus propios registros, que controla con gestores documentales independientes, y que mide con indicadores a nivel de toda la universidad y de cada titulación, cuyo resultado vienen de las bases de datos de la universidad con las que está conectado y que tiene la posibilidad de añadir los indicadores propios que el centro necesite para su gestión.

Comenzamos a ponerlo en práctica en el curso 2010-2011, con el uso del aplicativo por parte de 10 de los 33 centros de la universidad. En el curso 2011-2012 se realizaron con el aplicativo los 65 Informes de Seguimiento de las titulaciones de grado. A partir del curso 2014-2015 se realizaron los Autoinformes de Acreditación de los 100 másteres de la UPV/EHU y a partir de ese mismo curso se comenzaron a realizar los 33 Informes Anuales de Gestión de la totalidad de los centros universitarios de la UPV/EHU. Y en el curso 2016-2017 hemos realizado los Informes de Seguimiento de los 60 doctorado de nuestra universidad con la ayuda de UNIKUDE. Todos estos informes son el resultado previo de la revisión de las titulaciones, sus procedimientos, registros y los resultados de los indicadores de seguimiento que establece la Agencia del Sistema Universitario Vasco UNIBASQ y que se realizan por los responsables tanto de los procedimientos del Sistema de Gestión de los centros como de los coordinadores de las titulaciones.

Todo este esquema es soportado por un plan de formación que se realiza cuando se cambia de coordinador en una titulación o cuando se cambia de equipo de dirección en un centro.

En enero de 2016, la universidad comienza una reestructuración de centros pasando de 33 a 20, convirtiendo 19 centros en 7. Todos los centros antiguos que tenían su sistema de gestión basado en procesos y sus planes estratégicos, liquidaron sus sistemas y han diseñado los nuevos sistemas de gestión. En estos momentos estamos a punto de enviar a UNIBASQ, para certificar el diseño de los nuevos sistemas de gestión conforme al Programa AUDIT, los nuevos sistemas de gestión de los nuevos centros con el mismo aplicativo que ha demostrado ser muy robusto.

Con UNIKUDE estamos dando respuesta a las necesidades de gestión de cualquier centro universitario porque se diseñó, de manera que cada centro universitario pudiera definir su propio Mapa de Procesos y su propio despliegue a procedimientos estableciendo sus propios registros y una batería de indicadores de la UPV/EHU que cada uno debería adjuntar al procedimiento que estableciera más idóneo y  con la posibilidad complementaria de definir los indicadores operativos y estratégicos que el centro precisara para su gestión.  Eso sí, estableciendo una matriz de correspondencia entre los procedimientos del sistema de gestión de cada centro con los criterios y directrices del espacio europeo de educación superior desplegados en los criterios y elementos de AUDIT para garantizar que el sistema de gestión diseñado diera respuesta, al menos a las exigencias del AUDIT.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

UNIKUDE  se enseña en la actualidad con diferentes videos de formación para que todas las personas responsables puedan entender el porqué del aplicativo.

https://www.youtube.com/watch?v=F6D4fpXk5Xw

En este video se explica cuáles han sido las razones que hemos tenido para diseñar el aplicativo

https://www.youtube.com/watch?v=Yazs2CKbpjM

En este video se define cuál la lógica de la gestión de un centro universitario y cuáles son los pilares de esa gestión en el marco que un centro tienen competencias.

A partir de aquí podemos entender por qué UNIKUDE tiene el formato actual.

https://www.youtube.com/watch?time_continue=3&v=-NSGLP3jij4

En este video enseñamos cómo se entra en UNIKUDE desde el password y el LDAP que cada miembro de la comunidad universitaria tiene en la base de datos de la universidad. A partir de aquí presentamos rápidamente los 10 iconos que definen el aplicativo:

GESTION DE PERMISOS Y USUARIOS: Donde se establecen los perfiles con los que las diferentes personas que tienen responsabilidad en la gestión pueden entrar en el aplicativo.

EDITAR PROCESOS: Donde se presenta el mapa de procesos que cada centro ha diseñado y el despliegue de todos sus procedimientos y toda la información necesaria para gestionar dichos procedimientos. Aquí tienen acceso sólo los gestores de procesos y procedimientos que tienen capacidad de editar y aprobar los cambios.

VER PROCESOS: Donde se pone a disposición de todos los GI relevantes adscritos al centro (Equipo de dirección, Comisión de Calidad, PDI, PAS y Alumnado de comisiones y Junta de Centro) los procesos y procedimientos vigentes en cada momento junto a toda la documentación, registros, informes, resultados de indicadores y acciones (de mejora, de recomendación, de modificación)

GRUPOS DE INTERÉS: Donde se definen todos los GI así como la información necesaria  de cada GI.

DOCUMENTACIÓN: Donde se controla desde la normativa legal y universitaria que puede afectar a la gestión del centro como todos los anexos e instrucciones que el centro s define para su gestión, así como la localización de todos los registros que el centro utiliza en su gestión.

AUDIT: Donde se presenta el Manual del Calidad del centro y que recoge en resumen toda la actividad del centro.

PLAN ESTRATÉGICO: Donde su pueden introducir las Líneas, Objetivos, Acciones e Indicadores Estratégicos, vinculados a procesos y procedimientos para controlar su cumplimiento cuando se realizan los Informes Anuales de Gestión del centro.

MISION/VISIÓN: Donde se definen la política y objetivos de calidad, la Misión ,la Visión, los valores y el Organigrama del centro.

TABLA DE INDICADORES: Donde se pueden consultar TODOS los resultados de la gestión del centro (ESTRATÉGICOS, CLAVE, DE SEGUIMIENTO, DE COMPROMISO, OPERATIVOS)

Y el icono más importante porque cierra todo el ciclo de gestión, que es REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA: Aquí es donde accedemos a la revisión de procedimientos y de procesos. Tras ellas definimos todas las acciones de mejora tanto a nivel de titulaciones como de centro. Posteriormente podemos realizar todos los informes que precisemos, de seguimiento de titulación, de acreditación de titulación y de gestión de centro.

https://www.youtube.com/watch?v=A1GgEMm4O9k

En este video enseñamos cómo se define un proceso en UNIKUDE y como se despliega en los diferentes procedimientos, definiendo para cada procedimiento todas las pestañas que son necesaria para su control documental, para su medición y para su gestión.

https://www.youtube.com/watch?v=8Q6Er5AapR0

En este video enseñamos el “Manual AUDIT”, que es el Manual de Calidad de un centro universitario y que presenta la misma estructura para todos los centros: Presentación del manual, del centro, estructura del centro, instalaciones y servicios, grupos de interés, política  de calidad, compromiso con la gestión de calidad, misión, visión y valores, ejes estratégicos, mapa de procesos del centro, tabla de responsabilidades de los procesos y procedimientos, tabla de indicadores y matriz de correspondencia con las directrices y elementos del programa Audit, finalizando con todas las fichas de procedimiento del sistema de gestión.

https://www.youtube.com/watch?time_continue=1&v=GIEMOSX7tgs

https://www.youtube.com/watch?v=X3b7i7mkmHg

Estos dos videos están confeccionados para la definición y el control de los indicadores de un centro.

https://www.youtube.com/watch?v=5NUHk7B1wQA

Este video enseña cómo se realiza la revisión del sistema en cuanto al seguimiento de las titulaciones

https://www.youtube.com/watch?v=Tv6mH_ZMRgs

Este video enseña cómo se hace la revisión del sistema y se obtiene el Informe de Gestión.

Por último, el video:

https://www.youtube.com/watch?time_continue=2&v=cd5pVRQ77Qc

Ayuda a introducir un Plan estratégico de centro en el aplicativo y sus interconexión con procesos y procedimientos definidos.

Todos esto videos y mas información para la formación de equipo ltenemos en nuestra web del Servicio de Calidad y Evaluación Institucional:

https://www.ehu.eus/es/web/keiz/prestakuntza-unikude

3. Resultados de la Práctica

Podemos indicar como resultados relevantes:

1. El 100% de las titulaciones de nuestra universidad se revisan, se modifican y se informan desde UNIKUDE (68 titulaciones de grado, 107 titulaciones de master y 65 titulaciones de doctorado). Tanto a nivel de Informes Anuales de Seguimiento como Autoinformes de Acreditación (cada 6 años para los grados, cada 4 años para los másteres y cada 6 años para los doctorados)

2. El 100% de los centros de nuestra universidad revisan anualmente los procedimientos y procesos de su específico sistema de gestión, redactando los Informes de gestión anual en el que especifican:

  1. Revisión de la política de calidad
  2. Tabla de responsabilidades
  3. Listado de la revisión
  4. Plan estratégico (si lo tienen)
  5. Resultados compromiso con la Universidad
  6. Revisión procesos
  7. Acciones programadas
  8. Revisión directrices AUDIT
  9. Plan de acciones de mejora
  10. Información adicional a partir de registros

Ver por ejemplo el Informe de Gestión Anual de la facultad de farmacia:

https://www.ehu.eus/documents/1910592/2770840/2018_04_13_informe_de_gestion_2016_2017.pdf/87f010de-81a6-912d-793e-3d705a2d8c95

o por ejemplo toda la documentación que tiene en la web del centro la Escuela de ingeniería de Vitoria relacionada con la calidad:

https://www.ehu.eus/es/web/ingeniaritza-gasteiz/agiriak

3. En la web de la universidad, si una persona quiere analizar los resultados de una titulación, sólo tiene que acceder a dicha titulación y en el apartado “Verificación, Seguimiento y Acreditación”, accede a los Autoinformes y dentro de ellos a los resultados de la totalidad de los indicadores de gestión de las titulaciones

4. Otros resultados de esta práctica están relacionados con la formación de los equipos de dirección que suelen cambiar por normativa universitaria cada 4 años. Con respecto a este dato hemos formado en el uso del aplicativo a mas de 990 personas miembros de los equipos de dirección de los centros y de las comisiones de calidad, poniendo el foco en la gestión del centro y la respuesta al programa AUDIT que certifica la implantación del sistema de gestión. A parte y con reciclaje anual formamos a 231 Coordinadores de todas las titulaciones con respecto a los Autoinformes de Seguimiento e Informes de Autoevaluación de las Acreditaciones de las titulaciones. No sólo ofertamos y damos la formación a los nuevos equipos de dirección sino que además los formamos con respecto a los criterios del Modelo de Gestión Avanzada (MGA) definido por EUSKALIT para todas las organizaciones de  la comunidad autónoma vasca y que deriva del modelo EFQM.

En este enlace de nuestro Servicio de Calidad y Evaluación Institucional:

https://www.ehu.eus/es/web/keiz/kudeaketa-aurreratuko-eredua

puede acceder sin ninguna restricción todo el personal interno y externo a la universidad para conocer cómo se aplica el MGA al caso universitario y su relación con el AUDIT.

5. Desde el año 2017 hemos establecido un convenio entre la UNIBASQ, EUSKALIT y las tres universidades del Sistema Universitario Vasco (Deusto, Mondragón y UPV/EHU), para poder realizar la doble evaluación: AUDIT-MGA.

Tras el convenio en estos momentos se han presentado a esta doble evaluación, la Facultad de Ciencia y Tecnología de Vizcaya y la Escuela de Ingeniería de Vitoria obteniendo el reconocimiento de la A de plata junto a la certificación de la Implantación de AUDIT. En este año se presenta la esta doble evaluación al Facultad de Psicología de Donostia-San Sebastián.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

Hemos demostrado que para contar con la seguridad de estar empleando soluciones robustas y ampliamente probadas, la combinación de diferentes frameworks nos ha permitido desarrollar componentes del software modulares siguiendo una arquitectura de N niveles distribuida, gracias a la cual es posible ampliar tanto las capacidades como las funcionalidades de un módulo sin afectar al resto de la aplicación.

Gracias al empleo de los frameworks se ha conseguido que UNIKUDE integre las últimas tecnologías en el desarrollo de aplicaciones web, resultando muy versátil a la hora de integrarse con otras aplicaciones informáticas, generar nuevas funcionalidades o completar y cambiar las ya existentes, así como adaptarse a distintos entornos de explotación ya que es compatible con los distintos servidores de aplicaciones JEE certificados (JBoss, Websphere, Weblogic, Tomcat,…). Además es posible trabajar con ella tanto en un entorno tradicional sobre un servidor dedicado como en modo SAAS, software as a services.

Por otra parte gracias al software la “historia” de cualquier centros universitario queda recogida en la aplicación y ante cualquier cambio de equipo de dirección, la formación y puesta al día del nuevo equipo se puede realizar en un tiempo record y basada en la propia realidad del centro universitario (basta inicialmente con una mañana de formación).

Desde la puesta en práctica del aplicativo UNIKUDE en el año 2009, y gracias a su estructura, el aplicativo ha evolucionado en dos direcciones:

  • Por una parte adaptándose a los continuos cambios en los protocolos de las agencias en referencia, tanto a los indicadores de seguimiento y acreditación, como a los criterios de evaluación.
  • Por otra parte respondiendo a tres tipologías de mejoras del aplicativo, las derivadas directamente de los miembros del propio Servicio de Calidad y Evaluación Institucional en el uso del aplicativo, las que derivaban de las personan que componen las Comisiones de Grado y Posgrado y que necesitan acceder con mucha facilidad al volumen de documentación que se pone en sus manos y la más importante tipología de mejoras introducidas, las derivadas de los cientos de usuarios y usuarias del aplicativo que van realizando sugerencias que vamos introduciendo en el sistema.

Hemos presentado el aplicativo en AENOR para comprobar si es una buena herramienta para gestionar un centro tomando como referencia la norma ISO, recibiendo una evaluación positiva. También la hemos testado con el MGA, comprobando que es una herramienta de ayuda integral en la gestión del centro.

5. Carácter Innovador de la Práctica

El uso de UNIKUDE en la totalidad de los centros universitarios de nuestra universidad ha supuesto un antes y un después en la gestión interna de nuestra universidad.

En este momento ninguna persona que accede a los puestos de responsabilidad de la institución trabaja a espaldas de esta herramienta que ayuda sustancialmente al controlar toda la gestión del centro por parte de sus gestores (los equipos de dirección, las comisiones de calidad y los coordinadores/as de las titulaciones) y a realizar las Juntas de Centro en base a análisis de resultados y no a juicios de valor como se hacía hasta hace muy poco tiempo. Estamos viviendo un cambio de paradigma que se siente potenciado por la aparición de la Acreditación Institucional que ahora deja de poner el foco en las titulaciones y pone el foco en los sistemas de gestión de los centros y en su real implantación.

El desarrollo de este aplicativo nos ha ayudado a definir otros dos más, basándose en la misma filosofía de UNIKUDE: UNIKUDE- Cartas, que está ayudando a definir los sistemas de gestión de las unidades administrativas de la universidad mediante las cartas de Servicio:

https://www.ehu.eus/es/web/keiz/zerbitzuen-karta

En esta url presentamos el modelo específico de cartas de servicio de la UPV/EHU y los cursos de formación que se imparten al PAS de las unidades administrativas que voluntariamente se añaden a gestionar sus servicios.

Y otro desarrollo es UNIKUDE-Master,

https://www.ehu.eus/es/web/keiz/unikude-master

para la Escuela de Máster y Doctorado, que dentro de unos meses le cambiaremos de nombre porque todos los másteres serán gestionados desde los centros y sólo quedarán en este centro los doctorados.

6. Divulgación de la Práctica

A lo largo de esta actualización se ha podido observar la divulgación interna del aplicativo UNIKUDE con respecto a la formación de todas las personas con responsabilidad en la gestión de centros y unidades administrativas.

No podemos olvidar la certificación que hemos obtenido de los Diseños de nuestros sistemas de gestión que se pueden ver en este enlace:

https://www.ehu.eus/es/web/keiz/kbbs-diseinuaren-egiaztapen-positiboa-duten-ikastegiak

 La certificación de la Implantación de los sistema de gestión:

https://www.ehu.eus/es/web/keiz/kbbs-ezarpenaren-egiaztapen-positiboa-duten-ikastegiak

Y los reconocimientos del Premio Vasco a la Gestión Avanzada:

https://www.ehu.eus/es/web/keiz/kae-egiaztapenak1

Por otra parte hemos presentado el aplicativo en diferentes foros y conferencias invitadas:

  • VI JORNADAS DE EXCELENCIA EN GESTIÓN UNIVERSITARIA - 2012
  • III Jornada de la Facultad de Letras sobre Calidad Total en el Sector Educativo -2012
  • III Jornadas de Reflexión y Debate de las unidades de Calidad de las Universidades Españolas-2012
  • IV Congreso de Excelencia en la Gestión de las Administraciones Públicas- IV Premio de Buenas Prácticas -2013
  • Improving Quality in the Basque Education System by Improving Learning Process- 2014
  • Jornada sobre certificación de los sistemas internos de garantía de calidad universitarios – UNIBASQ - 2016
  • V Jornadas de Calidad de la Universidad de Málaga - 2016
  • "What is a management system in an organization?" 35th ADLUGA ANNUAL MEETING - 2016
  • Acreditación Institucional de Centros y Servicios: Universidad de Valladolid -2017

En este momento hemos puesto el aplicativo en la Universidad Francisco de Vitoria y en enero de 2018 presentamos el aplicativo en nuestra universidad en unas jornadas de dos días a 19 universidades españolas. Fruto de ello estamos en conversaciones para poder instalarlo en dos universidades.

7. Fuentes Complementarias

  1. Enlaces y archivos, como información complementaria sobre la práctica.

https://www.ehu.eus/es/web/keiz/home

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  ALFONSO CARLOS DAVALILLO AURRECOECHEA
alfonso.davalillo@ehu.eus
34946013587
http://
UNIVERSIDAD DEL PAÍS VASCO / EUSKAL HERRIKO UNIBERTSITATEA

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