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Detalle de la Buena Práctica

Manual de Preguntas Frecuentes de la Gestión de Gasto del Servicio de Control Interno de la Universidad de Jaén.


Palabras clave: Gestión del Gasto. Manual de Preguntas Frecuentes. Servicio de Control Interno de la Universidad de Jaén. Universidad de Jaén.

Resumen de la Práctica

El Manual de Preguntas Frecuentes de la Gestión de Gasto, editado y publicado en la página web por el Servicio de Control Interno de la Universidad de Jaén, es una herramienta de consulta adicional sobre cómo realizar la gestión del gasto público destinado a los responsables y gestores de las unidades de gastos de la Universidad.

La finalidad y el valor pretendido con su publicación en 2009, era implantar actuaciones preventivas y eficientes para la gestión económica que facilitase a los responsables de la gestión un nuevo medio para obtener información y conocimiento y que contribuyese, además, al cumplimiento y eficiencia legal de la actividad económica y presupuestaria de la Universidad.

Desde esta doble perspectiva, facilitar un recurso demandado por los gestores e integración en las estrategias de la Universidad de trasparencia y de desarrollo de tecnologías para la gestión se enmarca el Manual, cuyos objetivos se sintetizan en: 1. Implantar actuaciones preventivas y eficientes en la gestión del gasto que disminuyesen el número de deficiencias detectadas en la comprobación/verificación de los expedientes de gasto. 2. Dar respuesta satisfactoria a las necesidades de información de los gestores sobre la aplicabilidad de las normas en la gestión del gasto. 3. Generar conocimiento para la gestión favoreciendo la capacitación y autonomía de los gestores. 4. Asegurar que se utilizan criterios homogéneos para asegurar un mayor nivel de eficiencia legal.

La decisión de publicar el Manual se fundamentó en el análisis de datos (porcentaje de deficiencias en los expedientes, número de consultas directas), sobre este análisis se establecieron indicadores y objetivos para realizar el seguimiento y comprobar el nivel de eficacia, que queda demostrada por los resultados obtenidos, entre los que destacan: la disminución progresiva del número de deficiencias en expedientes (de 4,59% en 2008 a 1,39% en 2016), la disminución de consulta directas en relación con el alto número de visitas/consultas al Manual y los niveles de satisfacción por la atención e información proporcionada.

El Manual se concibió con un carácter dinámico por estar sujeto a actualización y revisión continua de sus contenidos, así como cambios en la presentación e interfaz de acceso al Manual que ha mejorado los aspectos de uso y accesibilidad. Colaborativo en su actualización y ampliación, mediante acuerdos con otros ámbitos de la gestión y la consideración de las consultas que realizaban los usuarios/gestores. Y en su gestión como una acción de mejora, pues se ha basado en la utilización de datos y análisis tanto para el diseño inicial cómo en la evaluación y mejoras realizadas.

La práctica es el resultado de una iniciativa y propuesta interna realizada con recursos propios, continuada en el tiempo, en la que se ha generado una sistemática de actualización. El Manual se ha consolidado como herramienta y servicio de información y conocimiento que ha incrementado la capacidad de autonomía de los gestores del gasto. Las felicitaciones recibidas demuestran el interés y utilidad de los usuarios, lo que inciden en positivo para su continuidad. En conjunto, se valora como sostenible. Ha servido de referencia a otras unidades interna de la Universidad de Jaén para diseñar y publicar sistema de información organizados por preguntas frecuentes. Ha sido reconocida por la Universidad de Jaén obteniendo el primer premio a las Buenas Prácticas de Gestión Universitaria en la Modalidad Calidad en los Servicios (convocatoria 2016).

1. Planificación de la Práctica

El Servicio de Control Interno (en adelante SCI) en el ejercicio de la función interventora en los procedimientos de gestión descentralizada del gasto de la Universidad de Jaén (en adelante UJA), observó un incremento de las deficiencias detectadas, pasando de un 2,34 % en el 2006 al 4,59 % en el 2008, y a su vez se constataba un mayor número de consultas directas al SCI (telefónica, email y presencialmente) sobre gestión del gasto por los gestores de las distintas Unidades. Esta situación venía generada por la complejidad y modificaciones de la normativa aplicable que ocasionaba, a veces, interpretaciones dispares en su aplicación. En respuesta, un miembro del SCI realizó una propuesta de elaborar un Manual de Preguntas Frecuentes de la Gestión del Gasto (en adelante MPFGG) cuya edición sería realizada por el SCI y publicada en su página Web.

El Manual se concibió como un instrumento de consulta permanente con información actualizada sobre la gestión del gasto y destinado a los responsables de gestión (en torno a 77 en la actualidad) de las distintas Unidades Administrativas de Compras con asignación presupuestaria, sin perjuicio de su consulta por cualquier miembro de la comunidad universitaria como interesado en los procedimientos vinculados a la gestión del gasto (liquidación de justificaciones de comisión de servicios, retribuciones de personal, ayudas, etc.).

Las finalidades y objetivos que fundamentaron la implantación del Manual se sintetizan:

  1. Asegurar con carácter preventivo la eficiencia legal y transparencia en la gestión del gasto.
  2. Orientar y proporcionar conocimientos precisos y prácticos sobre procedimientos vinculados con la gestión del gasto que facilite a los gestores capacidad, confianza y seguridad en su gestión, evitando, a su vez, dispersiones en la interpretación y aplicación de las normas.
  3. Disponer de un Manual dinámico con contenidos actualizados mediante revisiones periódicas (al menos tres revisiones ordinarias al año).
  4. Limitar la necesidad de consultas directas de los gestores al SCI, potenciando la autonomía y fiabilidad en su gestión. Se asocia a la meta de disminución de las consultas en un 5% anual.
  5. Incrementar la eficacia del procedimiento y reducir los tiempos de gestión por ineficacias, disminuyendo el número de deficiencias detectadas durante la comprobación/verificación de los expedientes de gasto. Se planteó como objetivo disminuir en un 0,2 % anual el número de deficiencias detectadas por el SCI.
  6. Implantar en el SCI el Objetivo Estratégico de la UJA “Hacer de los medios telemáticos la principal vía de comunicación de la Universidad”, mediante el diseño del portal Web específico para la difusión del Manual.

La aprobación de la propuesta de elaborar y publicar el Manual dio inicio al proyecto en el año 2008 y se realizó con recursos propios del SCI, en concreto la responsable de gestión del SCI que la propuso (diseño, edición y publicación del Manual), y de la Universidad a través de la página Web asignadas a las Unidades de Gestión. El diseño inicial de la batería de preguntas estructurada por apartados se fundamentó en el análisis de las deficiencias en los expedientes de gasto y en las consultas directas realizadas por los gestores, también, en alguna información procedente de dos servicios homólogos de universidades, si bien no estaba generalizada la publicación en web de este tipo de manuales. La propuesta inicial fue objeto de valoración interna en el SCI y en el área económica de la UJA. La primera edición se publicó y comunicó a la comunidad universitaria en enero de 2009.

Para la evaluación se estableció un conjunto de indicadores gestionados en una base de datos que con posterioridad quedaron integrados en el sistema de gestión de la calidad certificado (2011), básicamente: número de deficiencias en la gestión de expedientes, número de consultas directas al SCI, contador de visitas a la página web del SCI, felicitaciones, encuestas de satisfacción de usuarios/gestores. El análisis y revisión se realiza internamente en el SCI con participación del área económica.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Fase de propuesta. La idea de la mejora mediante la elaboración del Manual de Preguntas Frecuentes sobre la Gestión del Gasto fue aportada por M. ª Nuria Ortega Barrales, funcionaria responsable de gestión del SCI en 2008, siendo valorada positivamente por el responsable del SCI, iniciándose la fase de diseño.

Constituyendo, en esencia, el Manual un mecanismo de información y conocimiento para la gestión, la fase de diseño se centró en organizar un sistema estructurado de información y desarrollar el soporte tecnológico para su publicación.

La estructura de contenidos inicialmente propuesta fue la agrupación de 110 preguntas en 15 apartados. Esta propuesta se basó en: 1.- Identificación precisa de la normativa a aplicar. 2.- Análisis de los llamados “contestados” sobre aquellas preguntas más usuales realizadas al SCI por los gestores de las unidades de gastos, así como de las deficiencias observadas en la comprobación/verificación de los expedientes de gasto. 3.- Criterio de organización y redacción. Proporcionar información específica, práctica y clara de aquellos requisitos necesarios para gestionar correctamente un expediente de gasto.

La propuesta entró en la fase de validación por el Responsable del SCI, concretándose finalmente en 107 preguntas, pasando a la fase de aceptación y consenso con el resto de los servicios intervinientes en la gestión del gasto (Servicios del Área Económica y otras Unidades con gestión descentralizada del gasto de la UJA). La fase de propuesta inicial se realizó en el plazo de tres meses.

El soporte tecnológico elegido fue la realización de un portal específico incluido en la web del SCI, como tal se estableció como objetivo formalizado del SCI para el año 2009 “La creación y seguimiento de un espacio Web del SCI de preguntas más frecuentes”. Para su desarrollo se utilizaron los recursos que la Universidad ha dispuesto para las distintas Unidades/Servicios. La gestión se realiza mediante un gestor de contenidos de acuerdo con las instrucciones dadas por el Servicio de Informática para la publicación de páginas Web en el servidor de la UJA. La propuesta inicial partió de la consulta previa de distintas páginas Web de otras instituciones con la finalidad de utilizar una interface de fácil acceso y comprensible con la finalidad de adaptarlo a las especificaciones técnicas de la página Web de la Institución.

Los recursos internos necesarios para el soporte tecnológico han sido los conocimientos ofimáticos y la formación en gestor de contenidos de la responsable de la propuesta y el apoyo técnico aportado por el Servicio de Informática.

Fase de Publicación y Difusión. Elaborada la propuesta con la estructura de contenidos y de presentación en la web aprobada y consensuada se procedió a la publicación (2009) de un portal Web denominado Preguntas Frecuentes. Con el objeto de darle la máxima difusión y conocimiento fue comunicada su existencia, disponibilidad y sistema de actualizaciones vía email a la totalidad de las Unidades/Servicios.

En la imagen nº 1 (Archivo adjunto) se puede observar la interface creada en la página Web del SCI para la publicación de la Primera Edición del Manual.

Fase de Actualización. Los cambios normativos y presupuestarios exigen el carácter dinámico del Manual y como tal se concibió. Se estableció un sistema periódico de actualización y revisión anual de los contenidos. El procedimiento ordinario de actualización es el siguiente: 1.- Identificación de los cambios incorporados en el presupuesto anual (Diciembre). 2.- Indicación a los usuarios del proceso de revisión del Manual. 3.- Revisión y, en su caso, actualización o nueva incorporación de preguntas/respuestas, previa aprobación y consenso. 4.- Publicación a través del gestor de contenidos de la página Web del SCI. 5.- Comunicación  vía email a los usuarios, señalizándose en el mismo una pequeña reseña sobre aquellos aspectos donde se han producido cambios y que deberán tenerse en cuenta para su aplicación en la gestión del gasto.  

Proceso de actualización normalmente se realiza en la primera quincena de enero de cada ejercicio salvo, que por la complejidad de los cambios introducidos requieran de mayor dedicación y esfuerzo que, en cualquier caso, no excede de finales del mes de enero.

Además del procedimiento ordinario descrito durante el ejercicio presupuestario puede surgir necesidades de modificaciones, por: 1.- Actualizaciones de la norma Estatal y Autonómica. 2.- Resoluciones efectuadas por parte de los órganos de dirección de la Institución. 3.- Análisis que realiza el SCI sobre los valores obtenidos trimestralmente en el indicador “Porcentaje de expedientes fiscalizados con deficiencias” que indican nuevas necesidades. En estas tres situaciones se procede a las fases descritas anteriormente el procedimiento ordinario.

A efectos del control y evaluación de las actualizaciones del Manual se realiza un control de histórico de cambios y el seguimiento del número de actualizaciones anuales.

3. Resultados de la Práctica

Los datos de número de deficiencias, reducción de consultas directas (obtenido mediante sistemas de envíos de encuestas), niveles de satisfacción y visitas al Manual publicado, nos permiten comprender en qué medida se consiguen los objetivos pretendidos y valor añadido para los distintos grupos de interés. Como conclusión, que se justifica a continuación, los resultados valorados en toda la tendencia demuestran que la publicación del Manual ha contribuido a la reducción, significativa, de deficiencias en los expedientes de gastos y en el número de consultas directas al SCI, esto último en beneficio de la autonomía y la capacitación de los usuarios/gestores que, además, lo valoran satisfactoriamente.

1.- Valor aportado por el Manual mediante el impacto en las deficiencias observadas en la fiscalización de la tramitación de los expedientes de gastos. La evolución comparativa anual demuestra la eficacia aportada por el Manual al disminuir continuamente el número de deficiencias (en el periodo comparado 2008-2016 la disminución es de un 3,20%), cumpliendo el objetivo que se estableció de decremento continuo y anual.

Evolución del Porcentajes de expedientes fiscalizados con deficiencias en (%)

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

 

2,34

2,83

4,59

4,36

3,13

2,9

2,33

1,76

1,28

1,23

1,39

 

2.- Un Manual dinámico mediante la actualización de contenidos que permitiese disponer de un sistema permanente de conocimiento y contribuyese a la eficacia y legalidad en la gestión de expedientes.

Número de actualizaciones anuales

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

44

6

83

58

13

33

97

61

Número de nuevas preguntas publicadas

114

42

5

14

5

4

10

7

Total de actualizaciones/incorporaciones realizadas anualmente

158

48

88

72

18

37

107

68

3.- El Manual ha de potenciar la autonomía de los gestores y la fiabilidad en su gestión, se demuestra mediante la reducción del número de consultas directas al SCI. Su medición se realiza mediante el cómputo del número de encuestas post-servicios enviadas, pues son automáticas tras las consultas presenciales/telefónicas/correo electrónico, su disminución constata la utilización creciente del Manual.

Número de encuestas enviadas tras atención

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

95

311

175

156

61

52

67

4.- Utilidad del Manual. Recurso útil de consulta avalado por las visitas realizadas en la página Web del Servicio desde su implantación. La evolución es consecuencia de la demanda de información en situaciones de cambio y del nivel de especialización adquirido por los gestores de las unidades de gasto.

Número de Visitas realizadas a la Página Web del SCI

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

8.346

8.068

6.506

9.404

9.296

6.526

6.611

6.915

5.- Satisfacción de los clientes/usuarios con los servicios de atención e información del Servicio de Control Interno. Los resultados obtenidos en la encuesta post-servicio evidencian un alto nivel de satisfacción en frecuencias de “satisfecho” y “muy satisfecho” (100%), valores que se mantienen aun disminuyendo la tasa de envíos.

Evolución de los resultados obtenidos en las encuestas

Post-servicio durante el periodo 2010 al 2016

Grado satisfacción

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

% Nada satisfecho

0

0

0

0

0

0

0

% Poco satisfecho

0

0,75

0

0

0

0

0

% Satisfecho

28

26

31

18

20

21

25

% Muy satisfecho

72

71

69

82

80

79

74

Nº Encuestas enviadas

95

311

175

156

61

52

67

Nº Encuestas recibidas

82

268

154

139

46

38

57

Tasa de respuestas

86%

86%

88%

89%

75%

73%

85%

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

El proceso de revisión se realiza mediante los indicadores relacionados en el apartado de planificación y cuyos resultados se han mostrado anteriormente. Los indicadores están incluidos en el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la UJA en el Proceso Clave PC.01. “Gestión Presupuestaria, Económica, Contable y Fiscal”. En este marco, se procede anualmente a la revisión y mejora en la que se realiza la valoración de los mecanismos de atención e información prestados en el proceso por el SCI. Además se dispone de información directa de los gestores a través de los contactos habituales con ellos y de las actividades de auditoría interna realizadas por la responsable de la gestión del Manual en el “Proceso de Gestión de Adquisiciones”, que permite identificar mejoras y actualizaciones en el Manual.

En planificación se señaló el método de revisión y actualización de contenidos y las fuentes externas e internas de información. Procedimiento que incluía el acuerdo previo con otros ámbitos de responsabilidad de la gestión del gasto y el análisis directo de las consultas que realizan los usuarios potenciales del Manual. En resultados se han contrastado la aplicación efectiva del sistema periódico de actualización, revisión y publicación de los contenidos, computándose en el periodo 2009-2016 un total de 596 cambios en el manual (actualizaciones y nuevas preguntas). En la actualidad de las 107 preguntas iniciales estructuradas en 15 apartados, la interface del Manual la conforma 139 preguntas estructuradas en 19 apartados.

Otro ámbito de revisión y mejora han sido las modificaciones en la estructura y presentación de la interface de la página Web (carácter dinámico del Manual), que han supuesto una mejora para la accesibilidad y rapidez en la búsqueda de la información requerida por el usuario. En este sentido destacan recientemente: 1.- La creación de micrositios (2015) para facilitar la lectura individualizada de cada pregunta y su respuesta, mejora aprendida de la consulta y análisis de otra Web interna de la Universidad. 2.- Incorporación en cada temática de un icono de impresión (2016), que permite imprimir en formato PDF la totalidad de las preguntas y sus respuestas. 3.- Para cada actualización se indica la fecha y un color identificativo que facilite la localización de las modificaciones realizadas en cada pregunta.

Si bien algunas mejoras se plantean para este año (2017): precisar el nivel de satisfacción y retroalimentación directa de los clientes/usuarios sobre el Manual, mediante la inclusión de un ítem en la encuesta de satisfacción de usuarios, donde el usuario valore el grado de satisfacción en relación con el portal Web “preguntas frecuentes”.

En la Imagen nº 2- (Archivo adjunto) puede verse la actual Interface del Manual.

http://www10.ujaen.es/conocenos/servicios-unidades/cinterno/preguntasfrecuentes

 

5. Carácter Innovador de la Práctica

La publicación del Manual ha añadido un nuevo mecanismo de prestación del servicio de consultas de información y conocimiento en la gestión, incrementando la capacidad de autonomía de los responsables técnicos de la gestión del gasto. El carácter innovador reside al trasladar un sistema de consulta de información mediante la atención directa, presencial y por teléfono, a una nueva herramienta de consulta adicional que ha sido de gran utilidad a las distintas Unidades/Servicios, así como a los miembros de la comunidad universitaria como parte interesada en la gestión del gasto, al estar apoyada en la autosufiencia y en la autonomía de los puestos de trabajo en la gestión del gasto como se demuestra con los datos aportados.

El Manual es el resultado de una iniciativa y propuesta interna realizada con recursos propios, continuada en el tiempo, con una sistemática de actualización que lo consolida como herramienta y servicio de información y conocimiento. Las felicitaciones recibidas demuestran el interés y utilidad de los usuarios, lo que inciden en positivo para su continuidad. En conjunto, se valora como recurso sostenible.

Facilitar mecanismos de información y conocimientos mediante consultas personales a manuales de preguntas frecuentes es usual en los ámbitos de gestión universitaria, con esta práctica se aporta una especificación (descripción y metodología) para usuarios internos que inciden en la legalidad, eficacia y eficiencia de la gestión del gasto público, además es viable su aplicación externa en contextos universitarios por la similitud en la gestión del gasto, en este sentido se han recibido en diferentes ocasiones consultas por parte de la responsable del Servicio de Intervención de una Universidad de Andalucía interesándose por el sistema implantado en el SCI de la UJA relativo al Manual.

6. Divulgación de la Práctica

El MPFGG del SCI fue presentado en la “Convocatoria de Premios a las Buenas Prácticas y Sugerencias en la Gestión Universitaria 2016” de la UJA, obteniendo el primer premio a las Buenas Prácticas de Gestión Universitaria en la Modalidad Calidad en los Servicios, reconocimiento institucional que valora la contribución del SCI a la calidad e innovación, impulsando a la mejora continua de la gestión de los procesos y la prestación de servicios, potenciando la generación y difusión de conocimientos de las actividades y prácticas que inciden en una gestión excelente.

Como buena práctica está publicada en la página Web de la UJA teniendo acceso abierto de la Memoria, Anexos e Informes de evaluación. Ha servicio de referencia a otras unidades interna de la UJA para diseñar y publicar sistema de información organizados por Preguntas Frecuentes.

La dirección para el acceso directo por la comunidad universitaria al portal de preguntas frecuentes del SCI es:

http://www10.ujaen.es/conocenos/servicios-unidades/cinterno/preguntasfrecuentes

 

El Informe de Evaluación emitido en la Convocatoria de premio referido indica expresamente:

La descripción realizada de la Práctica permite valorarla como una buena práctica de gestión por los resultados positivos, que contrastan la mejora aportada en la gestión de los expedientes de gastos y en la calidad de los servicios de información, asesoramiento y conocimiento aportado por el Servicio de Control Interno.

La Memoria y la práctica que describe responde a los estándares propios que concibe como una referencia de gestión innovadora y transferible cuando es capaz de demostrar resultados y se ha aplicado un ciclo completo de mejora (planificación, implantación, seguimiento y revisión), además, en este caso, es sostenible por su vocación de continuidad como servicio prestado y ser el producto de recursos de conocimiento internos.

Por lo que el pronunciamiento es favorable a efectos de que la Universidad pueda valorarla como buena práctica de gestión en el contexto universitario y considerar su presentación y difusión externa.

7. Fuentes Complementarias

Acceso a página web del Manual de Preguntas frecuentes.

http://www10.ujaen.es/conocenos/servicios-unidades/cinterno/preguntasfrecuentes

 

8. Archivos Adjuntos

1.- BUENA PRÁCTICA MPFGG UNIVERSIDAD DE JAÉN 2017.pdf

Datos de Contacto
  Julio Terrados Cepeda. Antonio Mártínez Olea.
drplanificacion@ujaen.es. amolea@ujaen.es
(+34) 953 212050(+34) 953 211961. 953 21 2245
http://www10.ujaen.es/conocenos/servicios-unidades/cinterno
Universidad de Jaén

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