Detalle de la Buena Práctica

Semana de la Innovación en la Gestión Universitaria


Palabras clave: Innovación Calidad Universidad

Resumen de la Práctica

El concepto innovación en el ámbito del sector público, es crear un nuevo producto o servicio que llegue a la sociedad y que ayude a generar calidad de vida y bienestar social, pero no debemos olvidar que Innovar es también hacer lo que hemos hecho siempre en el sector público (nuestra razón de ser) pero de una forma distinta a la que conocemos hasta ahora, de una forma que generemos valor tanto en la sociedad como en las propias organizaciones públicas. 

Dentro de ese espíritu de evolución, de anticipación, de cambio positivo, en definitiva, de búsqueda en la mejora en la que el Personal de Administración y Servicios de la UMH ha hecho gala durante todos los años de andadura de nuestra Universidad, surge la iniciativa “Semana de la Innovación en la gestión universitaria UMH” , inciativa que nace en el año 2014, llevado ya tres ediciones de la misma, estando en estas fechas, organizando y planificando la cuarta edición.

El principal objetivo de esta iniciativa es fomentar el espíritu innovador mediante el reconocimiento a la de propuestas por parte Personal de Administración y Servicios de la Universidad Miguel Hernández de Elche, que permitan mejorar la prestación de los servicios o los procesos de gestión y/o funcionamiento de la docencia, investigación y/o transferencia de conocimiento en la Universidad Miguel Hernández de Elche.

Nuestra propuesta apuesta por la innovación en la Administración y la motivación del personal empleado público, convirtiendo la innovación en uno de los ejes estratégicos que regirá la metodología de trabajo del Personal de Administración y Servicio de la Universidad Miguel Hernandez de Elche (en adelante UMH).

La UMH pretende fomentar el que nuestros talentos puedan diseñar proyectos innovadores en los que desarrollen todo su potencial y lo pongan al servicio de la administración, y en definitiva, al servicio de los ciudadanos y de la sociedad.

A través de distintas fases de formación y selección, las iniciativas presentadas llegarán a una fase final donde serán valoradas por un Jurado según los siguientes criterios que hemos considerado fundamentales a la hora de su valoración en una administración pública: 

  1. Originalidad, aplicabilidad y carácter innovador de la idea.
  2. Nivel de madurez y calidad de la idea.
  3. Expectativas futuras y nivel de desarrollo.
  4. Tecnología utilizada y viabilidad.
  5. Aprovechamiento de los recursos disponibles.
  6. Responsabilidad Social Corporativa del proyecto.
  7. Sostenibilidad del proyecto. 

Las iniciativas ganadoras y aquellas que, aun no habiendo ganado, la UMH considere de interés, serán estudiada su viabilidad y posterior implantación, si procede, a través de los denominados Equipos de Innovación (EQi) constituidos al efecto. 

La organización, coordinación e impulso de esta acción corresponde al Servicio de Calidad de la UMH, trabajando de forma directa con la Gerencia y el Vicerrectorado de Planificación de esta Universidad.

1. Planificación de la Práctica

El principal objetivo de esta iniciativa es fomentar el espíritu innovador mediante el reconocimiento a las propuestas por parte del Personal de Administración y Servicio de la UMH que crean que tienen una buena idea y que podría llegar a convertirse en una iniciativa de éxito.

  • Hemos fomentado el espíritu innovador del PAS de la UMH (objetivo principal de la acción)?

Si nos atenemos a los datos podemos decir que hemos cumplido dicho objetivo puesto que tenemos un número de participantes, entre las tres ediciones, de 152 y que han aportado 158 propuestas a la UMH, alcanzando un elevado porcentaje de participación entre los distintos Servicios administrativos al lograr un 85% de Servicios que, con un o más miembros, han participado en esta acción.

También hemos conseguido otros objetivos secundarios, como:

A.- Hemos conseguido una elevada participación de Personal de Administración con lo que hemos conseguido introducir un elemento dinamizador en las relaciones y sinergias que surgen entre compañeros.

B.- Hemos conseguido que los responsables de los servicios colaboren con esta actividad al hacerlos participe de ella nombrándolos miembros del Compite Asesor de Innovación.

C.- Impacto mediático en la sociedad a través de las numerosas reseñas que se han realizado en la Prensa y que evidencian la actitud innovadora y moderna de esta Universidad.

  • Recursos y Acciones empleadas para la puesta en marcha

Contamos con una planificación detallada y perfectamente priorizada que nos permite llevar a cabo de manera eficiente la organización de esta acción:

  • Durante el mes de Septimebre se abre la inscripción en la acción.
  • De Octubre a Diciembre se ejecuta la cción (formación, selección,entrega de Premios)
  • De enero a Mayo se ponen en marcha los equipos de Innovación.
  • Durante los meses de Junio y Julio se realizan todo lo necesario para la siguiente edición

Para llevar a cabo esta iniciativa hemos contado con el apoyo incondicional tanto de la Gerente de la UMH como del Vicerrector de Planificación, en todos los procesos de esta acción, asimismo el personal del Servicio de Calidad, se ha dedicado a todas las tareas organizativas que conlleva una acción como la descrita.

Para poder valorar y estimar correctamente la necesidad de implantar en la UMH una conciencia de innovación administrativa que nos permite pensar y ver de forma diferente la racionalización y simplificación de nuestras actuaciones administrativas en pro de una administración ágil, se mantuvieron reuniones informativas con los representantes más destacados de los colectivos que se iban a ver inmersos en esta acción, es decir, Personal de Administración, Personal Docente e Investigador y estudiantes de la UMH.

Para darle el impulso inicial a esta acción se celebraron reuniones informativas en cada campus de la UMH, donde la Gerente de la Universidad, así como el Vicerrector de Planificación informaron a todos los asistentes de dicha actividad.

El presupuesto anual que se cuenta para la organización de la Semana de la Innovación en la UMH es una cantidad fija anual y de la que se lleva un estricto control y supervisión del gasto del mismo. Gira en torno a 4 ejes principales:

  • Formación. - Retribuciones de los profesores que imparten los talleres formativos (60%)
  • Premios. - Regulados en su número y cuantía en la convocatoria y corresponde a los premios de la fase final e intermedia. (25%)
  • Restauración. - Se refiere a los desayunos que se pone a disposición de los participantes en la Semana. (10%)
  • Material Reprografía. - Cartelería, Carpetas, Fotocopias, material de oficina,…,etc. (5%)

 

 

 

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

El desarrollo y ejecución de la practica se realizado a través de distintas etapas:

1.- Presentación de Propuestas

En esta fase el Personal de Administración y Servicios que esté interesado en participar, tan sólo tendrá que rellenar un formulario vía web donde indicará sus datos personales y los del otro componente del equipo, ya que podrán participar o bien individualmente o bien en un equipo formado por dos miembros, también indicarán el nombre de su propuestay unas breves líneas que describan de manera muy general la propuesta presentada.

2.- Presentación de Propuestas y Formación

Como primera toma de contacto entre los participantes y sus propuestas, tendremos una exposición pública por parte de los participantes de las propuestas (máx. 1 minuto).

A continuación, tendremos el primer taller formativo que lleva como título “Cómo construir un producto de éxito y prestigio” y donde se proporcionarán las herramientas y el método para crear y gestionar un producto de manera que aporte más valor a la organización.

3.- Sesión Formación

El siguiente Taller Formativo tendrá como título “Presentaciones eficaces” donde los participantes recibirán formación sobre tecnicas y habilidades a la hora de presenter sus proyectos. 

4.- Presentación de Propuestas al Comité Asesor de Innovación

El Comité Asesor de Innovación estará formado por todos los responsables de Servicios y Centros de Gestión de Campus de la UMH y estará dirigido por el Coordinador de la III Semana de la Innovación en la Gestión Universitaria.

Cada participante presentará al Comité Asesor de Innovación cada una de sus propuestas (máximo de 3 minutos).

Una vez finalizadas todas las presentaciones, el Comité Asesor de Innovación procederá, en sesión privada, a la deliberación y votación de las propuestas presentadas y que concurrirán en calidad de propuestas ganadoras a la Fase Final del Premio de la Semana de Innovación en la Gestión Universitaria.

Se elegirá 1 de cada 3 ideas presentadas, hasta un máximo de 10 ideas ganadoras.

5.- Sesión de Formación

A esta fase formativa, y debido a su importancia en la fase final, deberán asistir todos los participantes que hayan resultado ganadores en la Fase III.

El título de este taller formativo lleva como título “Hablar en público: Comunicarse con éxito”

6.-   Jornada  Outdoor Training

La Jornada Outdoor es una metodología eminentemente vivencial y práctica que consiste básicamente en la realización de ejercicios, dinámicas y juegos al aire libre por parte de los participantes, es decir, aprendizaje a través de una experiencia directa.

En esta tercera edición hemos planificado y organizado una actividad formativa outdoor denominada “Tabarca Innova” y que tiene como objetivo afianzar y poner en práctica los conocimientos adquiridos en los talleres de la III semana de la Innovación, a la vez que conseguir una mayor cohesión entre el PAS de la UMH.

Nuestra acción formativa fue desarrollada en un entorno singular como es la Isla de Tabarca para fomentar la desinhibición con respecto al papel desempeñado dentro de la organización.

7.- FASE Final. Presentación al Jurado

Presentación al Jurado del Premio “Semana de la innovación en la gestión Universitaria UMH”, de las propuestas de cada uno de los participantes.

Dicha presentación, que no excederá de los 5 minutos por propuesta, podrá estar apoyada en los elementos multimedia, audiovisuales o de apoyo que cada participante estime oportuno.

Se premiarán un máximo de 3 ideas presentadas al Jurado.

El jurado, si así lo estimase, podrá conceder hasta un máximo de 1 accésit a la idea más innovadora y original.

Una vez celebrada la Final y realizada la entrega de Premios, llega el momento de empezar el proceso de constitución de los Equipos de Innovación que tendrán la misión de estudiar la viabilidad del proyecto y su posible implantación.

 

3. Resultados de la Práctica

El impacto y resultados de esta acción en la UMH debe enfocarse bajo dos puntos distintos, por un lado la Semana de la Innovación en si misma (Beneficios estrategicos) y por otro lado los beneficios especificos  que los resultados de los diversos Equipos de Innovación obtienen.

1.- Beneficios Estrategicos. El impacto de la puesta en marcha de esta acción se ha visto reflejado en:

  • Impacto mediático en la sociedad a través de las numerosas reseñas que se han realizado en la Prensa y que evidencian la actitud innovadora y moderna de esta Universidad.
  • Hemos conseguido generar un impulso en el pensamiento y actitud innovadora entre el Personal de Administración y Servicio de la UMH.
  • Hemos puesto de relevancia la importancia de un colectivo, que en la Universidad a veces tiene un papel poco destacado.
  • Se han creado sinergias entre el personal de distintos Servicios administrativos y que redundan en un beneficio y un incremento en la productividad de dichos Servicios.

2.- Beneficios Especificos. A través del trabajo de los Equipos de Innovación que se han creado en el marco de esta acción, hemos obtenido diversos beneficios:

A día de hoy tenemos 4 Equipos de Innovación que han estudiado, desarrollado e implantado sus propuestas siendo ya una realidad palpable y consistente en las acciones de:

A.- Árboles Solares consistente en la implantación de árboles fotovoltaicos que se alimenten de la luz del sol en los diferentes campus de la UMH, con el fin de alimentar enchufes eléctricos y de USB para cargar móviles, wi-fi, para iluminación nocturna así como como soportes publicitarios. El primero de estos árboles se ha instalado en el campus de Sant Joan.

Beneficios:

  • Impacto en la sociedad a través de las múltiples apariciones en medios de comunicación
  • Beneficio económico a través de la constitución de un empresa vinculada con la UMH y que se encargará de la comercialización de los Arboles Solares.

B.- Fidelity/Helper UMH propone evitar la pérdida de estudiantes que tras la primera matrícula en un Grado UMH, no renuevan la misma en el curso siguiente.

Beneficios:

  • Impacto en la sociedad a través de las publicaciones en los medios de comunicación.
  • Beneficio económico al ser una medida encaminada a evitar el abandono de estudiantes y por tanto de los ingresos derivados de esos alumnos.

C.- Giemo que desarrolla un sistema de información simplificada accesible, que permite a los responsables de actividades y proyectos acceder desde dispositivos móviles a la información económica básica de sus actividades.

Beneficios:

  • Logramos un incremento en la satisfacción del Personal docente al poder comprobar por ellos mismos y en cualquier momento la el estado de los fondos asignados a sus proyectos de investigación.
  • Logramos una disminución de la carga de trabajo del personan administrativo asignado a dichos proyectos.

D.- Visit UMH, una aplicación móvil que sirve para conocer cualquier rincón o edificio de los campus de la UMH.

Beneficio:

  • Impacto en la sociedad a través de las publicaciones en los medios de comunicación.
  • Logramos una mayor accesibilidad e impacto en la sociedad al proporcionar información sobre la UMH en cualquier momento independientemente de que las instalaciones de la Universidad están abiertas o no.

Actualmente tenemos 10 equipos de trabajo, trabajando en propuestas tales como usos complementarios de las instalaciones deportivas en la UMH, aplicaciones web para la realización de tutorías virtuales, aplicaciones de seguridad para proteger los datos en los móviles, Oficina de bienvenida a alumnos extranjeros en la UMH,…,etc.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

La revisión continua del modelo nos permite garantizar tanto la continuidad como del éxito de la misma.

Somos plenamente conscientes de la necesidad de recabar, estudiar e implementar, si procede, todas aquellas sugerencias que los participantes nos hacen llegar a través de las encuestas y correos electrónicos que nos remiten.

En las tres ediciones, que a fecha de hoy, hemos realizado, nos arrojan unos datos de participación que hablan por sí mismos, obteniendo un número de participantes que alcanza los 152 con un nº de propuestas presentadas de 168, estando representados un 85%, a lo largo de las tres ediciones, de los servicios y unidades administrativos de la UMH.

Una vez finalizada la correspondiente edición de la Semana realizamos una encuesta entre los participantes a la misma, obteniendo un índice de satisfacción del 96,15%

En base a estos resultados y desde la primera de las ediciones hasta la cuarta, hemos ido evolucionado diversos aspectos de esta actividad.

Por una parte, haciendo continuos cambios en diversos aspectos organizativos

  • Hemos cambiado la formación que se daba en las primeras ediciones. Hemos pasado de una formación de carácter más técnico o formal y que consistía en planes de marketing, herramientas colaborativas de Google, hemos pasado a una formación más dirigida a la práctica, más dirigida a hablar en público, a realizar presentaciones eficaces, a trasladar de una manera eficiente las ventajas de nuestras propuestas...en definitiva, una formación innovadora.
  • Hemos introducido una jornada de formación outdoor fundamentada en una metodología eminentemente vivencial y práctica, es decir, aprendizaje a través de una experiencia directa.
  • Hemos buscado un cambio de escenario para que los participantes se sientan cómodos .
  • Hemos preferido que los responsables de los distintos Servicios no participen en esta acción consiguiendo con esto que los participantes se sientan más libres de participar y más cómodos en su participación.
  • Hemos buscado la participación y colaboración de los responsables de Servicios, constituyendo un Comité Asesor de Innovación que será el responsable de decidir que propuestas superan una fase intermedia de carácter eliminatoria
  • En aras de que sientan ese reconocimiento de una manera real, hemos incorporado un reconocimiento público por parte del Rector y dentro de un acto de relevancia académico, consistente en una entrega de premios a las acciones implantadas con lo que ven reconocido de manera pública ante el resto de la comunidad universitaria, su trabajo e implicación en la puesta en marcha de sus propuestas.

 

 

5. Carácter Innovador de la Práctica

Uno de los grandes hándicaps que las administraciones se encuentran a la hora de iniciar acciones de innovación y especialmente en sus fases iniciales, radica en el pensamiento de que son los directivos quienes tienen las capacidades y las condiciones para lograr acciones de innovación.

Tenemos que asumir como punto de partida que la creatividad de los empleados supone uno de los activos intangibles más valiosos para las empresas en la actualidad. 

Planificar este procedimiento bajo el pensamiento de que “Todos tenemos talento”, se ha convertido en nuestro elemento clave a la hora de poner en practica esta acción en la UMH, entendiendo que hacer las cosas de forma diferente, estimular nuevas ideas, disparar la creatividad necesita de unos planteamientos y unas herramientas que no todas las administraciones  ponen a disposición de sus funcionarios.

La Semana de la innovación es una acción que brida a todos los funcionarios de la UMH, una herramienta que:

  • Facilita que puedan aportar ideas.
  • Apoyamos todas y cada una de esas ideas.
  • Fomenta la aportación de ideas y propuestas de todos.
  • Proporciona nuevas y enriquecedoras experiencias a los participantes en esta acción.
  • Impulsa el ambiente innovador en la UMH

La Semana de la Innovación es una propuesta dirigida al Personal de Administración y Servicios, como existen en el resto de administraciones a nivel local, provincial y nacional, donde van a plantear unas propuestas o ideas, relacionadas o no con su trabajo y que un Jurado constituido por miembros de su misma administración evaluarán y decidirán las propuestas ganadoras.

La réplica de esta actividad por parte de otras administraciones públicas es perfectamente viable ya que no es una actividad influenciada de alguna manera por la naturaleza propia docente e investigadora de una Universidad, en este caso la UMH

 

6. Divulgación de la Práctica

La comunicación y difusión de esta actividad fue, es y será un aspecto de vital importancia en la planificación y ejecución de la Semana de la Innovación en la gestión universitaria en la UMH.

De manera interna y durante estas tres ediciones que se han puesto en marcha, se ha difundido la actividad y sus resultados a través de los canales de comunicación propios de la UMH (notas informativas del Servicio de Comunicación, entrevistas en la radio UMH y reportajes en la TV UMH).

De manera externa a la UMH, y durante estas tres ediciones esta actividad y sus resultados han tenido un amplio eco mediático a través de numerosas entrevistas y reportajes en medios tales como El Mundo, Diario Información, Cope, Ser, Europapress, RTVE,….

Con el fin de aumentar su visibilidad dentro y fuera de la UMH,  esta iniacitiva ha sido presentada a varios premios y concursos relacionados con la innovación en la gestión administrativa.

  • Recientemente ha sido galardonada con el  premio Acciones de Innovación en la Gestión, dirigido a los servicios y unidades administrativas de la Universidad, que en su XII edición, ha sido convovada por el Consejo Social de la UMH. 

    http://comunicacion.umh.es/2017/02/08/ganadores-de-la-xii-edicion-de-los-premios-del-consejo-social/

  • Asimismo hemos presentado esta iniciativa al Premio a la Innovación en la Gestión (2016) convocado por el Ministerio de Hacienda y Adminsitraciones Públicas. A fecha de hoy estamos esperando la resolución de dichos premios....

Asimismo, con el fin de aumentar la difusión de esta actividad se realiza la entrega de Premios de la Semana de la Innovación, en un acto académico que se realiza en la UMH y en la que el Rector entrega los Premios de la Semana de la Innovación, alcanzando a través de esta ceremonia una gran difusión e impacto mediático.

 

 

7. Fuentes Complementarias

Tal y como se puede comprobar en el anexo que se adjunta, esta iniciativa ha recibido un amplio eco en medios de comunicación tales como el Diario información, El Mundo, La Vanguardia, 20 minutos, Europapress, Cadena Ser, Cope e informativos de RTVE  a nivel nacional.

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8. Archivos Adjuntos

1.- ContenidoAnexo240.pdf

Datos de Contacto
  David León Espí
david.leon@umh.es
966 65 89 29
http://semanadelainnovacion.umh.es/
Universidad Miguel Hernandez de Elche

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