Sistema de Alerta Temprana para la deserción universitaria (SAT)

Palabras clave: Deserción, Retención, Desempeño

La  deserción de estudiantes en educación superior, es un problema que no  tienen una respuesta sencilla, además de ser multifactorial considera múltiples aspectos socioeconómicos, psicológicos, demográficos y académicos. Tanto a nivel nacional como internacional las instituciones de educación superior han tratado de crear estrategias orientadas a resolver dicho problema.

En  los  últimos 30 años, el  sistema de educación superior chileno experimentó un crecimiento que significó pasar  de una matrícula de pregrado de 165 mil   estudiantes a principios de los años ochenta, a una matrícula de más de 1 millón de estudiantes el año 2012, pasando de un sistema de elite a uno masivo. En  este  escenario, más del 50% de quienes se matriculan en la  educación superior no  concluyen el  programa en el  que se matricularon inicialmente. Esta situación genera importantes pérdidas de eficiencia para el  Estado y  las instituciones, así́ como disminución de oportunidades para los  estudiantes y sus familias.

Múltiples definiciones de deserción se encuentran en la  literatura, de acuerdo con Himmel (2002), consiste  en  el   abandono  de  un  programa  de  estudios  antes  de  obtener  el   título  o   grado correspondiente,   considerando  un  tiempo  lo   suficientemente  largo  como  para  descartar   la posibilidad de  reincorporación. Stratton  (2008), distingue  entre  la   deserción  y   la   suspensión, explicando que en algunos casos los  estudiantes hacen una pausa en sus estudios, tras lo  que se reincorporan al sistema.

El Ministerio de Educación ha estudiado  la  deserción universitaria, considerando la  literatura y  ha creado iniciativas orientadas a fortalecer a las instituciones de educación superior para evitar el abandono. Es  así como diversos proyecto ministeriales han financiado iniciativas de Universidades estatales, como ejemplo están la  Universidad del Bio  Bio  y la  Universidad de Talca, a través de los programas denominados “Convenios de Desempeño”. En el caso de la Universidad de Talca, nuestra institución ha ido  más allá, estudiando el  tema de la  deserción y a la  vez desarrollando un sistema informático que se nutre de toda la  información de las bases de datos institucionales, las procesa y elabora riesgos de deserción. El Sistema de Alerta Temprana para la  deserción universitaria (SAT) comenzó su  funcionamiento durante  el   año  2015  con todas  las  carreras  profesionales de  la Universidad.

El SAT, basa su funcionamiento en la  captura y procesamiento de datos provenientes de diversas y heterogéneas  fuentes de información, alojadas en los  sistemas informáticos de la  Universidad de Talca. Procesa cada uno de los  elementos conformando una matiz ponderada de 5 grandes áreas: Departamento  de  evaluación, medición y   registro  educacional  (DEMRE),   Progreso  Académico, Financiamiento de Arancel, Perfil Socioeconómico y  Caracterización del Entorno. Cada una de las áreas  representan  un  potencial riesgo de  deserción para  los   alumnos de  todas  las carreras profesionales de la  Universidad de Talca; considerando todos sus campus (Talca, Curicó, Linares, Santiago y Santiago-LBI). De esta forma, SAT considera datos de entrada de los alumnos al sistema de educación superior, actualizando diariamente los riesgos producto de la lectura de las notas parciales, beneficios estudiantiles, cambio en la condición socioeconómica familiar, entre otros.

SAT (Sistema de alerta temprana para la  deserción estudiantil) se enmarca en la  estrategia Nº2 del Objetivo Nº4 del Convenio de Desempeño de Armonización Curricular que ejecuta la  Universidad de Talca. De  acuerdo con los  lineamientos del Ministerio de Educación, los  Convenios de Desempeño constituyen  un  instrumento  de  adjudicación competitiva  de  recursos  que  complementan  los mecanismos ya existentes de financiamiento del Estado a las Instituciones de Educación Superior chilenas. Estos convenios persiguen la obtención de desempeños notables, la superación de desafíos relevantes y el  posicionamiento estratégico de las instituciones en aquellas áreas funcionales o de conocimiento que sean objeto de mejora, de manera que puedan convertirse en referentes para otras instituciones.

En este sentido, el  proyecto adjudicado por la Universidad de Talca, tiene como objetivo adecuar el modelo  educativo  basado  en  competencias  implementado  hace  un  tiempo,  enfatizando  la autoevaluación del proceso, la relación con el medio laboral y la vinculación con los  establecimientos de educación media de la  Región; mejorando las competencias de ingreso de los  estudiantes,  la progresión durante su vida universitaria en ciclos formativos y las oportunidades de empleabilidad futura.

En  particular, el  objetivo donde se desarrolla SAT  tiene como finalidad mejorar la  retención de estudiantes, tanto en 1er como en 3er año de Universidad, considerando:

• Retención 1º año: corresponde al  porcentaje de estudiantes de la  cohorte que renuevan matrícula al año siguiente.
• Retención acumulada 3º: Corresponde al  total de estudiantes de la  cohorte que renuevan matrícula al tercer año de estudio.

Para desarrollar el  SAT se conformó un equipo de profesionales (académicos y funcionarios de  la   Universidad de  Talca) cuya  misión fue  diseñar  y   desarrollar un  sistema informático de monitorización que alertará de situaciones riesgosas.

Actualmente el proyecto, es liderado por el “Comité SAT”, integrado por un equipo multidisciplinario que representa a las tres unidades de dependencia que lo rigen: Vicerrectoría de Pregrado (VDP), Vicerrectoría de Desarrollo Estudiantil (VDE) y  Dirección de Planificación y Análisis Institucional (DPAI).

El SAT, basa su funcionamiento en la  captura y procesamiento de datos provenientes de diversas y heterogéneas  fuentes de información, alojadas en los  sistemas informáticos de la  Universidad de Talca.

SAT se compone de 5 áreas de información oportuna:

1. Departamento de evaluación, medición y registro educacional (DEMRE).
2. Calificaciones parciales e históricas (SGC).
3. Antecedentes Socioeconómicos (FUAS – MINEDUC y UTALCA).
4. Financiamiento estudiantil (ICON).
5. Entorno (Ficha de Caracterización).

Por  cada una de las áreas se establece un criterio de riesgo que permite tanto a los  Directores de Escuela, como Directivos Superiores de la  Universidad establecer estrategias que van directamente orientadas a disminuir la deserción y entregar alternativas para evitar el abandono del alumno.

Cada una de las áreas representa un potencial riesgo de deserción para los  alumnos de todas las carreras profesionales de la  Universidad de Talca en sus tres Campus (Talca, Curicó y Santiago). De esta forma, SAT actualiza diariamente la información considerando datos de entrada de los  alumnos al  sistema de educación superior, notas parciales, avance académico que permita mantener  o perder financiamiento, nivel socioeconómico familiar y la ficha de caracterización estudiantil.

Es importante señalar que se debió construir una Ficha de caracterización estudiantil especialmente para SAT, la que incorporó ítems de distintas encuestas y capturas de información, la cual se aplica en el período de matrícula de los estudiantes de primer año.

El SAT, actualmente está desarrollado e integrado a los  principales sistemas institucionales (Sistema de Gestión Curricular -  SGC  y  Sistemas  Financiero -  ICON).  Además, obtiene información que la Universidad Talca almacena directamente  del DEMRE y del proceso de Acreditación Social a través del Formulario Único de Acreditación Social (FUAS  MINEDUC y FUAS UTALCA), aplicado a todos los alumnos de primer año que ingresan a la  Universidad (MINEDUC)  y  en procesos de acuerdo a criterios determinados a alumnos de cursos superiores (UTALCA).

El SAT, procesa los  datos para informar riesgos de deserción y convertirse en el sistema oficial de la Universidad de  Talca de  información oportuna  de  toda  su  población estudiantil.  Con   esto, se instrumentaliza el  primer producto de un Sistema de Respuesta Oportuna (SRO)  que permite a los usuarios de SAT realizar acciones e intervenciones con el objetivo de evitar la deserción.

Los principales usuarios del SAT actualmente son:

• Dirección de Planificación y Análisis Estratégico: Tiene por función principal la  planificación, análisis, control y  seguimiento de la  Estrategia Corporativa, a nivel estratégico y  táctico, velando   por   el    fiel    cumplimiento  del   Plan  Estratégico  Institucional,  a   través   del aseguramiento de la calidad y la gestión de la excelencia.
• Dirección de Bienestar del Estudiante.
• Directores de Escuela.
• Vicerrectoría de Pregrado.
• Vicerrectoría de Desarrollo Estudiantil.

Todos los   usuarios anteriormente  nombrados tienen directa relación con el  diseño,  aplicación y evaluación de políticas de intervención (SRO)  en estudiantes con riesgos de deserción, por lo que el buen uso de SAT es fundamental para este objetivo.

Los   usuario  descritos,  utilizan SAT  como instrumento  de  información oportuna  y  apoyo a  las decisiones, considerando datos académicos, sociales y de entorno. Esta información da a lugar para diseñar  políticas de  intervenciones masivas  y/o   individuales, en  una  carrera,  facultad o  toda  la universidad.

Para la continuidad del programa, la Institución se hace cargo de los recursos involucrados.

El  principal resultado es  una plataforma informática que se  diseñó y  elaboró de acuerdo a lo planificado [1] desarrollando cada una de las áreas propuestas y  agregando áreas adicionales de informes estadísticos que se requirieron durante el periodo de marcha blanca.

Además, como parte de la unificación de las encuestas aplicadas a alumnos de primer año; el 2015 se catastraron 1615 alumnos; considerando la  matrícula de 1888, esto evidencia un XX %  de alumnos que  respondieron ítems  relativos a  su entorno  social, afectivo, motivacional, familiar, escolar,  de  pertenencia  y    afinidad con  actividades  extra  programáticas;  además  de  sus antecedentes de salud.

En  relación a los  directores de Escuela que utilizan SAT,  podemos establecer que el  100% de las carreras profesionales de pregrado, en los  campus de Talca, Curicó y Santiago están integradas y su uso  está  monitorizado y   continuamente  evaluado  por  la   Dirección de  Pregrado, parte  de  la Vicerrectoría de Pregrado.

En  términos de proceso, productos y  servicio, podemos determinar que la  eficiencia de tener un sistema centralizado que monitorice y realice predicciones de posibles abandonos, ha entregado a la institución un ahorro significativo, en relación a alternativas comerciales catastradas. Entregando un servicio continuo y sin  interrupciones, donde el análisis es ad-hoc a las necesidades de la institución y con un alto grado de dinamismo.

[1]  Calendario de Trabajo Sistema de Alerta Temprana (  http://alice.utalca.cl/sat/ )

En la primera evaluación de la  práctica que se origina en el  SAT,  se estableció un periodo de revisión y  marcha blanca, donde se integraron 10 carreras, quienes operaron un piloto del sistema completo. Actualmente, SAT trabaja con la totalidad de carrereas profesionales de pregrado de la Institución.

Durante la evaluación realizada por parte de los directores de  Escuela, fue la   necesidad de incorporar un módulo de comunicación masiva y  de intervenciones, que registre cada una de las entrevistas realizadas a los  alumnos citados y las estrategias establecidas. Cabe destacar, que dicho módulo está 100% desarrollado e integrado al SAT.

Además, se estableció la  necesidad de integrar un nuevo módulo, el que actualmente está diseñados y funcionando, a saber:

Módulo Propedéutico: Corresponde al análisis y almacenamiento de las calificaciones obtenidas por los  alumnos de primer año en su proceso de inducción a la  Universidad, donde se establece una batería de pruebas diagnósticas que entregarían un indicador académico previo al inicio de clases.

Adicionalmente, se creó el menú de Intervenciones, donde se pueden registrar todas las estrategias realizadas orientadas a apoyar a alumnos en riesgo académico, social y/o  económico, de entorno, etc. Dichas estrategias se registran en el  sistema, permitiendo visualizar el historial de intervenciones para poder realizar seguimiento a cada estudiante.

Para los matriculados al siguiente año del funcionamiento de SAT, se  calcularán los siguientes indicadores:

Indicador	Fórmula de cálculo
Tasa de retención de estudiantes que presentan Riesgo Demre	N° de estudiantes beneficiarios por tutorías matriculados en el tercer semestre de antigüedad de la cohorte sobre el total de estudiantes beneficiarios por tutorías que se inicia en la cohorte
Tasa de aprobación de estudiantes	N° de módulos aprobados año t sobre el total de módulos cursadas año t
Tasa de riego académico	Nº alumnos que presentan riesgo académico y que mantiene su calidad de alumno regular al año siguiente a través de intervenciones
Tasa de riesgo propedéutico	Nº alumnos que reprobaron propedéutico y que mantiene su calidad de alumno regular al año siguiente a través de intervenciones
Tasa de riesgo entorno	Nº alumnos que poseen alto riesgo entorno y que mantienen su calidad de alumno regular el año siguiente a través de intervenciones

 

La  innovación nace al  diseñar y  desarrollar el  primer sistema en Chile que está completamente conectado a las bases de datos institucionales y recoge, analiza y presenta información de alumnos que puedan estar en riesgo de desertar del sistema educacional superior, considerando las áreas más importantes expresadas en la literatura científica.

El Ministerio de Educación ha estudiado  la  deserción universitaria, considerando la  literatura y  ha creado iniciativas orientadas a fortalecer a las instituciones de educación superior para evitar el abandono. Es así como diversos proyectos ministeriales han financiado iniciativas de Universidades estatales, como ejemplo a la Universidad del Bio Bio  [1]y la Universidad de Talca  [2], a través de los programas denominados “Convenios de Desempeño”. Sin  embargo, en el caso de la Universidad de Talca, se ha desarrollado un sistema informático que se nutre de toda la  información de las bases de datos institucionales, las procesa y elabora riesgos de deserción. El Sistema de Alerta Temprana para la  deserción universitaria (SAT) comenzó su funcionamiento durante el  año 2015 con todas las carreras profesionales de la Universidad.

Producto de lo  anterior, se ha comunicado a los   académicos de la  Universidad la  necesidad de ingresar al  sistema de evaluación las notas parciales a tiempo, con el  objetivo que los  académicos puedan ver los   avances en el  SAT  y  tomar medidas a tiempo. Además, desde la  dirección de Bienestar Estudiantil tendrá  su principal foco de acción en la  detección precoz de pérdidas de financiamiento de arancel, contactando a los  alumnos y entregándoles alternativas de solución.

[1]  http://convenio.ubiobio.cl/web/

[2]  http://convenios.utalca.cl/html/armonizacion/obj_general.html

El Ministerio de Educación ha manifestado  el  gran potencial que evidencia el  SAT para monitorizar indicadores  y   posibles  abandonos.  Además,  la   sociabilización del  sistema  se  ha  realizado internamente a todos los   Directores de  Escuela y  Asistentes administrativas de  cada  carrera; además de Directivos Superiores de la Vicerrectoría de Pregrado. Así, durante el primer semestre del

2015, los  directores de escuela han utilizado el  SAT como marcha blanca. Esto con el  objetivo de capturar requerimientos posteriores de implementación, resolver dudas y  mejorar la  entrega de datos relacionados con la deserción.

Además, se implementó un registro de “intervenciones”, el  cual se realiza de manera individual en cada alumno y  se guarda el  historial de intervenciones al  alumno, para posteriormente poder ser revisado. Además, existe un módulo llamado “logs”, en donde se pueden buscar y visualizar todas las intervenciones realizadas a los  alumnos.

Por  otra parte, tanto la Dirección de comunicaciones de la Universidad de Talca como la Vicerrectoría de Pregrado ha realizado notas presentando y explicando las bondades que el  SAT tendrá para los Directores de Escuela y Directivos Superiores.

Para finalizar, se elaboró un Manual de Uso, el que fue entregado a cada Director de Escuela, también se han realizado presentaciones del funcionamiento de SAT en los Consejos de Docencia en los diferentes Campus de la Universidad.

[1]  E. Himmel, “Modelos de análisis de la  deserción estudiantil en la  educación  superior,”   Calid. la Educ., 2002.

[2]  L. Stratton, D. O’Toole, and J. Wetzel, “A multinomial logit model of college stopout and dropout behavior,” Econ. Educ. Rev., 2008.

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