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Detalle de la Buena Práctica

SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA


Palabras clave: Sistema integrado, Presupuesto, proceso financiero

Resumen de la Práctica

La Universidad Simón Bolívar hasta el año 2005 disponía de sistemas aislados funcionando en cada departamento responsable del proceso financiero, en consecuencia, se carecía de un sistema administrativo y contable que integrara la contabilidad, tesorería, compras y cuentas por pagar, ingresos y cuentas por cobrar, impuestos, inventarios, nómina y activos fijos, entre otros, y las transacciones debían realizarse de forma manual.

A finales del año 2005, se adquirió un sistema administrativo y contable el cual está orientado a las particularidades de los procesos en la administración pública. La implementación de este sistema puso a la disposición los módulos de Presupuesto, Contabilidad, Ingresos, Ordenación de Pagos, Impuestos y Tesorería.

Cada módulo realiza funciones específicas basadas en la configuración que se le dio a cada tipo de documento, a su vez estas funciones dependen de información compartida por otros módulos, según la ruta de procesamiento establecida, de forma que cada módulo tiene definido su proceso al recibir cada tipo de documento.

Se logró el control de la gestión presupuestaria y financiera, además de realizarse el primer cierre fiscal, luego de implantado el sistema, dentro del primer trimestre del año 2007. En la actualidad se realizan cierres trimestrales con su debido proceso de conciliación y ajustes para garantizar reportes confiables.

1. Planificación de la Práctica

La Universidad Simón Bolívar (USB), en el año 2005 disponía de sistemas aislados funcionando en cada departamento responsable del proceso financiero, de manera que la oficina de presupuesto disponía de un sistema de formulación del presupuesto, el Departamento de Registro y Control Financiero trabajaba con un sistema de control presupuestario, el Departamento de Tesorería con un sistema de emisión de cheques y el departamento de contabilidad con un sistema de contabilidad, en los cuales se registraba las operaciones una vez pagadas.

En consecuencia la Universidad carecía de un sistema administrativo y contable que integrara la contabilidad, tesorería, compras y cuentas por pagar, ingresos y cuentas por cobrar, impuestos, inventarios, nómina y activos fijos, entre otros, obligando a mantener el proceso de registro y control de las transacciones realizadas en forma manual y a través de Excel, impidiendo realizar conciliaciones mensuales adecuadas y disponer del flujo de información correspondiente.

En el caso particular de los fondos de trabajo administrado por las unidades ejecutoras de presupuesto, éstas se encontraban completamente desvinculadas de los sistemas utilizados por la Dirección de Finanzas y sus Departamentos y de los procedimientos establecidos para la administración financiera de la Universidad.

En consecuencia, los trámites administrativos para recaudar los ingresos, solicitar los pagos y reponer los fondos se realizaban con documentos físicos, y a través de largos recorridos entre las distintas dependencias de la Universidad.

En ese sentido, los trámites se hacían lentos debido a la obligación de pasar por la revisión de la disponibilidad presupuestaria para que la Dirección de Finanzas y sus Departamentos pudieran autorizar los pagos, generándose una lentitud constante en los procedimientos y un alto porcentaje de devoluciones por no cumplir con los requisitos establecidos en la normativa interna y externa.

Particularmente, las unidades ejecutoras que manejaban fondos de trabajo, realizaban todo su proceso operativo y de registro en forma manual, desde la emisión de la solicitud, hasta la elaboración de los cheques y, anualmente, presentaban la rendición de cuentas sobre el uso de esos fondos a la Dirección de Finanzas.

Una vez recibida la rendición de cuentas La Dirección de Finanzas, a través del Departamento de Contabilidad, tenía que registrar en el sistema de presupuesto y en el sistema de contabilidad, los ingresos y egresos correspondientes.

Este procedimiento causaba, además de una duplicación del trabajo operativo, un retraso enorme en los registros, ocasionando demoras en los procesos de cierre y en varias oportunidades, la imposibilidad de incluir los datos en los informes financieros del período.

De la misma manera, los registros de la nómina y los conceptos asociados, al ser procesados por un sistema completamente desvinculado del sistema de presupuesto y de los procedimientos financieros, no se encontraban clasificados con la estructura necesaria para su registro en los sistema de presupuesto y contabilidad, afectando considerablemente los informes financieros, debido a que los montos por estos conceptos constituyen un alto porcentaje de la ejecución.

Adicionalmente, para elaborar los estados financieros y demás reportes trimestrales y anuales exigidos por los entes reguladores del estado, el Departamento de Contabilidad y la Oficina de Presupuesto tenían que que consolidar la información presupuestaria y contable en hojas de cálculo para poder integrarla y procesarla.

La situación expuesta impedía que los gerentes universitarios recibieran información oportuna y confiable para tomar decisiones, además de impedir el cumplimiento de la normativa vigente, en la cual debe mantenerse en tiempo real el control del presupuesto asignado y su ejecución así como su vinculación con la contabilidad, el control contable, el control de los ingresos y los pagos, y realizar los cierres fiscales dentro de los plazos establecidos en las Leyes.

Era evidente la necesidad que tenía la Institución de realizar un cambio para integrar los procesos de registro presupuestario y contable, y propiciar un flujo de información presupuestaria y financiera que permitiera el registro oportuno de las operaciones de ingresos y egresos.

Al respecto, la Universidad requería un sistema que integrara el presupuesto, las operaciones de ventas de servicios y aranceles, las compras de bienes y servicios, los ingresos y egresos en efectivo, las cuentas por cobrar y por pagar, el manejo de los documentos que respaldara cada operación, el control de los activos fijos, la nómina y el sistema de contabilidad.

En definitiva, un sistema integrado a través del cual se lograra registrar todas las operaciones en el momento en que se producían, involucrando a los responsables del área, estableciendo una relación e interdependencia entre todas las áreas de la organización. Todo ello con el fin de emitir reportes adaptados a los requerimientos de los usuarios y obtener información oportuna, íntegra y exacta útil para la toma de decisiones internas y para la rendición de cuentas externa.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

A finales del año 2005, la USB adquirió un sistema administrativo y contable denominado Kerux, el cual está orientado a las particularidades de los procesos en la administración pública. En una primera etapa se adquirieron los módulos “Financieros”, los cuales están conformados por Presupuesto,  Contabilidad, Ordenación de Pagos, Ingresos y Tesorería. Cada módulo se rige por reglas específicas que moldean su actividad y que además se relacionan con los otros módulos.

Se conformó un equipo multidisciplinario con los jefes de los Departamentos de la Dirección de Finanzas (Presupuesto, Contabilidad, Cuentas por Pagar y Tesorería) y de la Dirección de Ingeniería de Información (Coordinación de Gestión Administrativa y Coordinación de Ingeniería de Procesos Organizacionales). (Ver Anexo 1-Organigrama de la DII y Anexo 2-Organigrama de la Dirección de Finanzas). La empresa proveedora del sistema dictó cursos a los miembros del equipo para dar a conocer la configuración y el funcionamiento de cada módulo.

El equipo junto con los asesores de la empresa proveedora, modeló el proceso ideal para la USB a través del diseño de “Rutas” que interconectan a los módulos y “Documentos administrativos” a través de las cuales se realizan las acciones en cada módulo.

Cada tipo de transacción corresponde a un tipo de documento en particular, y a su vez una ruta específica entre los distintos módulos del sistema.

 

 

 

RUTA ESPECÍFICA

TIPO DE TRANSACCIÓN

TIPO DE DOCUMENTO

MÓDULO

 Emisión de Orden de Compra

 ORCOM

PRESUPUESTO - FIN

 Recepción de Factura y emisión de Informe de recepción

 INFOR

PRESUPUESTO – CONTABILIDAD – ORDENACIÓN DE PAGOS

 Emisión de cheque

 CHQ01

ORDENACIÓN DE PAGOS – TESORERÍA – CONTABILIDAD - FIN

 

El modelaje de los documentos y las rutas, la configuración de cada módulo y las respectivas pruebas, abarcó cuatro meses y todo ello fue documentado en Instructivos específicos para cada tipo de operación y para cada módulo. A mediados del mes de abril de 2006 se pudo comenzar a registrar las transacciones en el momento de su ejecución y en paralelo se emprendió la tarea de registrar las transacciones  históricas realizadas desde el mes de enero hasta el mes de abril 2006.

Una vez que cada miembro dominó el procedimiento de registro y el concepto de las Rutas, Tipo de transacciones y tipos de documentos, se le asignó la labor de replicar esos conocimientos a sus supervisados.

3. Resultados de la Práctica

Control

Se logró el control de la gestión presupuestaria y financiera. En el caso del presupuesto, se registra la formulación inicial del mismo (tanto del presupuesto de ingresos como el de egresos), se registran las modificaciones o variaciones del presupuesto y se controla que la ejecución de los egresos no supere el monto asignado. Esto se hace de acuerdo con la estructura financiera de la Universidad (Anexo 3), que actualmente está conformada por proyectos, acciones y partidas presupuestarias.

En relación con el presupuesto de ingresos, de acuerdo con el sistema, se consideran tres momentos bases: Devengado, liquidado y recaudado.

La ejecución del egreso, cubre cuatro etapas: las Reservas, los compromisos, los causados y los pagados.

El Vínculo con el módulo de contabilidad en los ingresos se origina con el devengado y recaudado, y en los egresos, con el causado y pagado. De manera que, el devengado origina un incremento en la cuenta contable de ingreso y el causado genera un incremento en la cuenta de activo o gastos contable.

Gestión presupuestaria, financiera y contable.

La implementación de este sistema puso a la disposición los módulos de Ingresos, Ordenación de Pagos, Impuestos y Tesorería. El módulo de Ingresos permite la elaboración del presupuesto de ingresos y permite registrar el devengado en el momento que ocurre la operación. El módulo de Ordenación de Pagos contiene los procesos necesarios para el registro, control y seguimiento de las órdenes de compra y pago. El módulo de Impuestos facilita el control de las retenciones de los impuestos al valor agregado e impuesto sobre la renta.

El módulo de Tesorería permite el registro de las entradas de efectivo en la caja a través de la recaudación y en el banco a través de los depósitos bancarios. Así mismo, a través de este módulo se registra la emisión de los cheques para el pago de los documentos que se hayan previamente causado, de manera que únicamente pueden realizarse pagos asociados a documentos previamente procesados en los módulos de Presupuesto y Ordenación de Pagos y por lo tanto, tenga la validación de la disponibilidad presupuestaria y cumpla con toda la documentación y datos que exigen las Leyes.

El módulo de Tesorería permite manejar los libros auxiliares de caja y banco para cada caja o cuenta bancaria creada, el cual debe contener la misma información que las cuentas contables de caja y bancos.

Todos los módulos mencionados están relacionados con el módulo de Contabilidad para generar de manera automática los asientos contables correspondientes y los pases al libro mayor general.

Integración y automatización

Cada módulo realiza funciones específicas basadas en la configuración que se le dio a cada tipo de documento, a su vez estas funciones dependen de información compartida por otros módulos, según la ruta de procesamiento establecida, de forma que cada módulo tiene definido su proceso al recibir cada tipo de documento.

Ingresos y cobros:

Las operaciones de ingresos en su etapa del liquidado se registran en el módulo de Ingresos, de acuerdo al código presupuestario de recursos asignado en el plan de cuentas. El proceso continúa en el módulo de Tesorería con la recaudación del efectivo y para su registro a través de un ingreso a caja y/o un depósito bancario con la asignación de una cuenta bancaria, y finaliza en el módulo de Contabilidad con la generación automática de un asiento contable predefinido, afectando el código contable, el cual se encuentra enlazado al código presupuestario correspondiente.

Egresos y pagos:

En relación con los egresos, las operaciones se registran en el módulo de Presupuesto, generándose documentos que respaldan las reservas y/o los compromisos, luego de verificar la disponibilidad presupuestaria correspondiente. Cuando se recibe el bien, el servicio, se concluye la obra o se autoriza una donación, se registra la etapa del causado con el documento correspondiente que refleja la ejecución real de la operación.

Para efectos del pago, en el módulo de Ordenación de Pagos se crea la solicitud de pago, la cual previamente ha pasado por el módulo de Contabilidad para crear automáticamente los asientos contables de egresos.

La solicitud de pago se dirige al módulo de Tesorería y se elabora el cheque, el cual es emitido por el sistema de manera automática, así como el asiento contable del pago y el registro en el libro de bancos. Durante todo este proceso se realizan las retenciones de impuestos aplicables según la Ley y sus respectivos asientos contables.

Recepción y ejecución de los Fondos de Trabajo

En relación con los fondos de trabajo, a las unidades ejecutoras, se les diseñó una serie de documentos electrónicos especiales y un procedimiento adecuado para que registraran directamente las operaciones realizadas por la recepción y aplicación de los fondos, de manera que cada una realizara el proceso de emisión de pagos. Con esto se logró que la ejecución de los fondos entregados a todas las unidades de la Universidad se pudieran registrar en tiempo real, eliminándose el procedimiento de rendición de cuentas físico tradicional.

De esa manera, las personas encargadas de los registros se convirtieron en auditores del proceso de rendición de cuentas.

Nómina

Aun cuando la nómina se elabora en un sistema aislado, se logró que la información generada se registre en el Sistema Kerux, a través de la migración de la data utilizando una interfaz desarrollada por la Universidad. Sin embargo, aún se requiere un proceso en hojas de cálculo para revisar y clasificar parte de la información.

Tiempos de respuesta

La Ley de Administración Financiera para el Sector Público en Venezuela establece que las Universidades Públicas deben cerrar el ejercicio fiscal todos los 31 de diciembre y rendir cuentas a los órganos gubernamentales dentro del primer trimestre del año siguiente. La USB realizó el primer cierre fiscal, luego de implantado el sistema, dentro del primer trimestre del año 2007 y en la actualidad se realizan cierres trimestrales con su debido proceso de conciliación y ajustes para garantizar reportes confiables.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

Como en toda implantación, se realizaron ajustes en los procesos y la resistencia al cambio fue inevitable, pero se logró superar convenciendo al personal de las bondades de los cambios.

En el transcurso de los años, se originaron nuevos tipos de transacciones que requirieron ajustar y actualizar el inventario de documentos o adaptar los ya existentes.

En el ánimo de seguir expandiendo la automatización de los procesos, en el año 2008 se adquirieron los módulos de “Logística”, los cuales están asociados a la adquisición de bienes y servicios, y están conformados por los módulos de Catálogo, Logística, Adquisiciones, Almacén y Bienes.

Con estos módulos se amplió la descentralización, permitiendo que desde el inicio de una operación de compra las unidades responsables pudieran generar las órdenes de compra a través del sistema continuando con el proceso automatizado ya existente en las siguientes etapas de ejecución.

Actualmente se encuentra en su última etapa de implantación el módulo de Activos Fijos, el cual permitirá mantener el libro auxiliar de los bienes tangibles muebles e inmuebles y los intangibles, propiedad de la Institución.

5. Carácter Innovador de la Práctica

La automatización de los procesos de la Universidad Simón Bolívar los cuales son particulares por ser parte de la administración pública, y la descentralización de los mismos, es innovador para este tipo de instituciones en el país.

El mismo debería ser replicable por otras instituciones educativas, ya que permite disponer de información oportuna, veraz e íntegra que es indispensable para que los gerentes universitarios tomen decisiones y rindan cuentas a la comunidad universitaria, a los entes gubernamentales y a la comunidad en general.

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Fuentes complementarias

Página web del proveedor del software http://www.kentron.com.ve/

 

 

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  Jamelis Pérez
japerez@usb.ve
582129063744
http://www.usb.ve
Universidad Simón Bolívar

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