Skip to main content
Detalle de la Buena Práctica

PROGRAMA @URORA PARA LA GESTIÓN DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO


Palabras clave: Programa Aurora, Gestión, documentos

Resumen de la Práctica

El Programa @urora para la Gestión del Documento Electrónico es una metodología para el abordaje de los procesos documentales en la Universidad Simón Bolívar (USB), desde el punto de vista del ciclo de vida del documento que propiciará el cambio cultural en la comunidad universitaria, hacia el uso y aprovechamiento del documento electrónico como herramienta no solo de comunicación, sino de apoyo a la toma de decisiones de manera oportuna.

Está dirigido a resolver los problemas de multiplicidad de copias y agilizar los trámites burocráticos soportados en documentos, e incidirá en los documentos que apoyan el proceso administrativo dentro de la Institución, que poseen un valor legal, que son producidos y recibidos durante el curso de la gestión o actividad para el cumplimiento de los fines institucionales y conservados como prueba e información. El programa se sustenta en la existencia de normativas y leyes nacionales, que permitan avanzar de manera gradual, en una primera etapa: la conformación de los expedientes mixtos (en papel y electrónico), en una segunda etapa: los expedientes electrónicos, en una tercera etapa: la implantación definitiva de la gestión del documento electrónico con alcance a toda la USB.

 

1. Planificación de la Práctica

El Programa @urora para la Gestión del Documento Electrónico es una metodología para el abordaje de los procesos documentales en la Universidad Simón Bolívar, desde el punto de vista del ciclo de vida del documento y tiene sus antecedentes en el Programa para la Gestión de Documentos, desarrollado desde la Dirección del Centro de Documentación y Archivo de la Universidad Simón Bolívar, en la Norma sobre Contingencia Presupuestaria, aprobada por Consejo Directivo en el año 2009 y en el interés por parte de la Secretaría de la USB de implementar la gestión del documento electrónico como parte de la gestión 2009-2013. El primero, tiene como finalidad establecer criterios para la normalización, producción, uso, reproducción, organización y preservación de los documentos y la segunda establece un marco para el ahorro, impresión y uso eficiente del papel y consumibles en la institución.

Diagnóstico

1. Procesos administrativos repetitivos y carentes de eficiencia y eficacia.

2. Informalidad en los aspectos vinculados a la custodia, conservación, acceso, impresión y/o reproducción de lo que actualmente se ha denominado como documento electrónico.

3. Subutilización de la tecnología como elemento de apoyo a los procesos documentales.

4. Duplicidad y multiplicidad de copias y fotocopias de documentos.

5. Discrecionalidad en la producción documental.

Propuesta

Se refiere al diseño e implementación de un Programa de Gestión del documento electrónico para la USB, el cual se denomina “@urora”, que propiciará el cambio cultural en la comunidad universitaria, hacia el uso y aprovechamiento del documento electrónico como herramienta no solo de comunicación, sino de apoyo a la toma de decisiones de manera oportuna.

El Programa comprende:

1. Lineamientos para la normalización de la gestión del documento electrónico en cada una de la dependencias de la USB.

2. Elementos legales para la generación, gestión y conservación del documento electrónico en la Institución apoyado en el uso de la firma electrónica. Esto incluye una normativa interna para el uso del correo y la firma electrónica como evidencia y soporte de las transacciones y actividades de la Institución.

3. Formación y capacitación de la comunidad universitaria en la gestión del documento electrónico en todas las etapas de su ciclo de vida.

4. Motivación hacia el cambio cultural para el uso eficiente del papel y el aprovechamiento de la tecnologías de información y comunicación dentro de la USB.

5. Evaluación o desarrollo de un sistema que permita la gestión de documentos electrónicos íntegros, fiables, auténticos y accesibles además de la gestión del expediente en cualquiera de sus formatos.

6. La realización de una prueba piloto.

El programa @urora está dirigido a resolver los problemas de gestión documental, multiplicidad de copias de un mismo documento y agilizar los trámites burocráticos soportados en documentos, e incidirá en los documentos que apoyan el proceso administrativo dentro de la Institución, que poseen un valor legal, que son producidos y recibidos durante el curso de la gestión o actividad para el cumplimiento de los fines institucionales y conservados como prueba e información. El programa se sustenta en la existencia de normativas y leyes nacionales, que permitan avanzar de manera gradual, en una primera etapa: la conformación de los expedientes mixtos (en papel y electrónico), en una segunda etapa: los expedientes electrónicos, en una tercera etapa: la implantación definitiva de la gestión del documento electrónico con alcance a toda la USB.

Objetivos

- Crear un sistema para la Gestión de los Documentos Electrónicos en la USB apoyado en los lineamientos de gestión documental y en la firma electrónica, como el elemento que le otorga validez legal.

- Garantizar la transparencia de la gestión y el acceso a la información de manera eficiente.

- Impulsar un posicionamiento de vanguardia para la Universidad, en el uso de las tecnologías de información y comunicación.

 

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

El Programa @urora para la Gestión del Documento Electrónico, aborda un conjunto de lineamientos que permitirán la adecuada gestión del documento electrónico en la Universidad Simón Bolívar, preservando su carácter de autenticidad, fiabilidad e integridad, necesarios para mantener los aspectos legales, administrativos, históricos y jurídicos. Este programa comprende 3 etapas fundamentales: La primera consiste en la elaboración de lineamientos y en la realización de una prueba piloto para el uso de la firma electrónica, la segunda consiste en la selección e implantación de una solución informática que permita la gestión de los documentos electrónicos desde su producción hasta la fase final de conservación o eliminación y una tercera etapa que comprende el reacomodo y evaluación de los resultados obtenidos en las dos etapas anteriores, para lograr una exitosa gestión del documento electrónico en la USB.

La implementación de la prueba piloto contempla la generación de las comunicaciones en la Universidad Simón Bolívar por vía electrónica, utilizando la firma electrónica asignada para tal fin, de manera de otorgarle validez a la misma. En una primera etapa, el correo electrónico institucional será utilizado como la hoja de trámite que permitirá comprobar el envío o recepción de dicha comunicación. Los criterios para el uso adecuado del mismo y su archivado serán entregados a cada funcionario, al momento de la asignación del dispositivo “token”. Es importante aclarar, que independientemente de la producción de los documentos por vía electrónica, los mismos deberán guardarse en una versión papel, mientras se evalúan los resultados que pudiera arrojar la prueba piloto, a fin de cuidar los extremos legales, en función de la validez probatoria de los documentos y preservar la memoria documental de la Institución.

La firma electrónica debe estar debidamente certificada por un ente autorizado por la instancia gubernamental responsable de avalar el proceso de certificación electrónica, que en el caso de Venezuela es la Superintendencia de Servicios de Certificación Electrónica (SUSCERTE).

Para la realización de esta prueba piloto, se adquirieron 100 dispositivos “token” y certificados electrónicos, que se adaptan a los criterios estabecidos en la Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas de Venezuela.

En este momento, se asigna a un grupo de 80 funcionarios de la Institución, este dispositivo que les permitirá firmar los documentos electrónicos, con el certificado respectivo, que garantiza la autenticidad de la firma. Ya que según lo establecido por la Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas, las firmas electrónicas deberán asignarse a funcionarios y no a dependencias, se requiere el aval del Consejo Directivo para que la Secretaría de la USB asigne el dispositivo mencionado a los funcionarios que se señalan en el listado que se presenta a continuación:

· Autoridades Rectorales: Rector, Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo, Secretario.

· Director de la Sede del Litoral.

· SubDirectores de la Sede del Litoral: Académico, Administrativo, Secretaría.

· Directores de División: Ciencias Físicas y Matemáticas, Ciencias Sociales y Humanidades, Ciencias Biológicas, Ciencias y Tecnologías Administrativas e Industriales.

· Decanos: Extensión, Investigación y Desarrollo, Estudios de Postgrado, Estudios Tecnológicos, Estudios Profesionales, Estudios Generales.

· Asesor Jurídico.

· Directores: Finanzas, Gestión de Capital Humano, Biblioteca, Unidad de Laboratorios, Desarrollo Estudiantil, Relaciones Internacionales y de Cooperación, Admisión y Control de Estudios, Centro de Documentación y Archivo, Ingeniería de Información, Servicios Multimedia, Servicios Telemáticos, Seguridad Integral, Asuntos Públicos, Desarrollo Profesoral, Planta Física, Comisión de Planificación y Desarrollo.

· Jefes de Departamento de la sede del Litoral: Finanzas, Gestión de Capital Humano, Planta Física, Seguridad Integral, Servicios, Admisión y Control de Estudios, Operaciones de Servicios Telemáticos, Archivo y Estadística, Multimedia, Biblioteca, Desarrollo Estudiantil.

· Coordinadores de la sede del Litoral: de Ingeniería de Información, de Deportes.

· Jefe del Laboratorio G.

· Jefes de Departamento de la sede de Sartenejas: Administración y Desarrollo de Personal, Transporte.

· Jefe de la Oficina de Presupuesto.

· Coordinadores docentes de: Ciclo Básico, Ciclo Profesional, Ciclo de Iniciación Universitaria, Formación General, Tecnología e Ingeniería Eléctrica, Tecnología e Ingeniería Electrónica, Ingeniería de Producción y Organización Empresarial, Estudios Gerenciales y Económicos, Turismo, Hotelería y Hospitalidad, Administración Aduanera, Comercio Exterior, Administración del Transporte y Organización Empresarial, Tecnología Mecánica, Mecánica, Mantenimiento Aeronáutico e Ingeniería de Mantenimiento, Ingeniería de Computación, Ciencias Biológicas.

· Jefes de Departamentos Académicos: Computación y Tecnología de la Información, Electrónica y Circuitos, Física, Matemáticas Puras y Aplicadas, Mecánica, Proceso y Sistemas, Química, Ciencias Sociales, Diseño, Arquitectura y Artes Plásticas, Idiomas, Lengua y Literatura, Tecnologías de Procesos Biológicos y Bioquímicos.

3. Resultados de la Práctica

Bajo la dirección de la Secretaría y con el concurso de tres de sus Direcciones adscritas: Centro de Documentación y Archivo (CENDA), Dirección de Servicios Telemáticos (DST) y Dirección de Ingeniería de Información (DII), se ha avanzado en:

Elaboración de lineamientos para la producción, normalización, uso y preservación del documento electrónico en la USB, basados en la legislación nacional (Ley de archivos, Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas, Ley de Simplificación de Trámites Administrativos, Ley Orgánica de la Administración Pública), el Modelo de Requisitos para la Gestión de los Documentos electrónicos (Moreq 2) y las Normas ISO 23081, 26122, 15489, 17799.

La evaluación de aplicaciones que permitan:

a. La gestión de documentos electrónicos íntegros, fiables, auténticos y accesibles.

b. La gestión y conservación del expediente en cualquiera de sus formatos.

La realización de una prueba piloto

La aplicación de la firma electrónica en un grupo de documentos seleccionados que servirán para evaluar el comportamiento del programa en cuanto a la veracidad de las firmas para garantizar niveles de seguridad.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

El proceso de evaluación comprende  una  primera etapa de prueba piloto que involucra un tipo determinado de documentos representativos de la formalidad institucional y la aplicación de la firma electrónica para 80 dependencias de las sedes Litoral y Sartenejas de la USB. 

La  evaluación de esta etapa comprende la revisión de los procesos y los flujos en ellos involucrados, la respuesta y observaciones de los funcionarios, la preservación y recuperación de la información y el comportamiento de la institución, como insumos para revisar y evaluar la implantación definitiva que permitirá el abordaje de procesos medulares como control de estudios, elaboración de actas de notas, trámites de recursos humanos, etc.,  ya con  un panorama claro del impacto en la cultura organizacional.

Una segunda etapa comprende el uso de la firma electrónica en todos los documentos que apoyan los procesos institucionales y un sistema de gestión de documentos con  formatos normalizados que faciliten la recuperación de la información.

 

5. Carácter Innovador de la Práctica

La gestión del documento electrónico permite agilizar los procesos documentales que apoyan la gestión administrativa y preservar la memoria histórica. Trascendiendo los procesos tradicionales cada vez más comunes de mera automatización de documentos y digitalización de firmas sin preservar los extremos legales, con la gestión del documento electrónico se mejoran los procesos administrativos en términos de eficiencia y eficacia, se ahorra papel, tinta, tóner, espacio físico, equipos de almacenamiento de documentos y energía eléctrica, a la vez que se crea la cultura de la organización y clasificación de los documentos electrónicos con un adecuado respaldo tanto físico como legal que permita su permanencia en el tiempo. En Venezuela, la Universidad Simón Bolívar es la única institución universitaria que se encuentra desarrollando un programa de gestión que involucra:

a) La selección de los documentos,

b) Los criterios de clasificación y resguardo de los mismos,

c) El uso de la firma electrónica,

d) Elaboración de normativas legales que clarifican las reglas de trabajo y apoyan la preservación de la memoria documental de la institución,

e) La capacitación de los usuarios,

f) La preservación de los documentos en dos formatos que se complementan y la existencia de los expedientes mixtos.

Esta experiencia puede aplicarse tanto a las instituciones públicas como a las privadas y puede apuntalar procesos hacia instancias superiores del Ministerio de Educación Superior que pasan por nuevos mecanismos para la producción y firma de documentos como constancias de notas, certificaciones de títulos, actas de grado, etc.

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  Morella Barreto
mbarreto@usb.ve
+582129063138
http://www.aurora.cenda.usb.ve/
Universidad Simón Bolívar

Regresar al Buscador de Buenas Prácticas