Skip to main content
Detalle de la Buena Práctica

Mejora de la gestión en las Divisiones Académicas de la Universidad Simón Bolívar


Palabras clave: Objetivos, metas, planificación, indicadores, estadísticas, procedimientos, gestión universitaria

Resumen de la Práctica

La buena práctica se centró en la mejora de dos procesos críticos de la institución:1) La contratación de personal académico por concurso de credenciales y 2) Renovaciones de contrato de personal académico. El problema planteado en ambos procesos era generado por el retraso en su ejecución, trayendo como consecuencia el descontento de los profesores de nuevo ingreso por percibir su salario varios meses después de iniciar sus labores en la universidad y por otra parte, el cuestionamiento del Consejo Directivo por esta situación y por verse obligados a aprobar renovaciones de contratos en fecha posterior a la fecha de vencimiento, siendo estas renovaciones efectuadas de forma automática. Para revertir dicha situación, se propuso el desarrollo de un plan que contemplara las metas y objetivos a alcanzar en esta materia, aspecto contenido dentro de los lineamientos estratégicos de los planes de gestión institucionales. En ambos casos, el propósito era lograr que dichos procesos, se efectuaran a tiempo para que los contratos fueran aprobados por la instancia competente antes de su fecha de entrada en vigencia y los profesores de nuevo ingreso percibieran su salario al mes de ser contratados.

 

La solución del problema planteado era crucial para la institución, por ser el ingreso de nuevos profesores y sus renovaciones de contratos anuales, procesos medulares dada su importancia, número y recurrencia, siendo que el personal académico de la USB, ingresa a través de un concurso público de credenciales como miembro especial, en calidad de profesor contratado a dedicación exclusiva, tiempo integral o tiempo convencional. Los contratos son renovados anualmente y el profesor permanece en esta condición de contratado hasta que logra las competencias requeridas en el tiempo, para cumplir con los requisitos de ingreso al escalafón. La captación de profesores con elevadas credenciales académicas en áreas específicas y el seguimiento a su desempeño, son factores fundamentales para garantizar la calidad de los profesionales que egresan de la institución y para la generación de conocimiento. Es por ello, que la institución debe velar porque estos procesos se efectúan con bastante rigurosidad, y en tal sentido, en sus distintas etapas intervienen varias instancias responsables de efectuar las respectivas evaluaciones de credenciales o de desempeño en docencia, investigación y extensión, según sea el caso, antes de ser sometidas a la instancia decisoria de la Universidad. En la contratación de personal académico por concurso de credenciales, las instancias involucradas son las siguientes: 1) Los Departamentos Académicos encargados de iniciar el proceso mediante la elaboración del perfil del cargo; 2) Dirección de Servicios Multimedia encargados de incorporar la información de la oferta de nuevos cargos en la página WEB institucional; 3) La Dirección de Asuntos Públicos, a cargo de tramitar el aviso de prensa en un diario de circulación nacional; 4) La Comisión de Credenciales, responsable de analizar y evaluar las credenciales, condiciones y aptitudes exigidas por el cargo; 5) El Consejo Asesor del Departamento, encargado de revisar la documentación y de recomendar o no la contratación del aspirante al cargo ofertado, mediante opinión razonada en función del perfil del cargo ofertado; 6) Las Divisiones, instancias a las cuales se encuentran adscritos los Departamentos Académicos y son las encargadas de hacer los trámites ante las distintas unidades internas y tienen la responsabilidad de velar por el cumplimiento de todos los pasos, de verificar que todos los recaudos estén completos y emitir opinión sobre la contratación de los candidatos recomendados por los Departamentos Académicos; 7) Comisión Permanente, facultada para elaborar el informe que será elevado a la instancia decisoria (Consejo Directivo) y recomendar o no la contratación; 8) Secretaría, responsable de incorporar el informe en agenda del Consejo Directivo; 9) Consejo Directivo, instancia que aprueba o no la contratación del aspirante al cargo; 10) Coordinación del Rectorado; 11) Rectorado; 12) Unidad de Enlace para Asuntos Académicos, 13) Dpto. de Registro y Ordenamiento de Pagos o Dpto. de Gestión del Capital Humano Sede Litoral y 14) Unidad de Información de Recursos Humanos.

 

En el caso de las renovaciones de contrato, no intervienen las instancias 2,3 y 4 referidas en la contratación de concursos de credenciales, pero se agregan los Decanatos de Estudios Profesionales o Estudios Tecnológicos, Estudios Generales, de Investigación y Desarrollo y de Extensión, instancias evaluadoras del desempeño del profesor en docencia, investigación y extensión, dependiendo de su tiempo de dedicación. En virtud del número de instancias y personas involucradas, ambos procesos son complejos y ameritan una adecuada planificación y un riguroso y continuo seguimiento para llevarlos a cabo con eficacia.

 

1. Planificación de la Práctica

En varias gestiones se han hecho avances que han contribuido a la mejora paulatina de los procesos de las Divisiones. No obstante, en el período 2005-2009, se planteó un  plan de mejora de la gestión de las Divisiones, el cual se ha mantenido en la actual gestión (2009-2013). Para cada período se nombran nuevas autoridades y  nuevos Directores de División, de tal forma que el plan ha tenido continuidad en el tiempo. Para dar inicio al plan, se comenzó por especificar los distintos procesos llevados a cabo en las Divisiones y definir sus metas de mejoras, luego de haber realizado su respectivo diagnóstico.   Estos procesos son los siguientes: 1) Ingreso por concurso de credenciales del personal académico 2) Renovaciones de contratos del personal académico a dedicación exclusiva, integral y convencional, 3) Ingreso al escalafón académico, 4) Ascenso en el escalafón,  5) Año sabático, 6) Contrataciones por honorarios y servicios profesionales, 7) Contratación de Ayudantes Académicos y 8) Permisos y renuncias del personal académico. Los procesos medulares de la gestión por su volumen y frecuencia,  así como por el impacto que tienen sobre las Divisiones, son el número 1 y el número 2; nuevos ingresos y renovaciones de contrato, respectivamente. De tal forma, que junto con el diseño del plan de gestión, se tomaron como prioritarias las acciones de mejora de  estos dos procesos que eran  justamente donde se concentraban los mayores problemas. De acuerdo al informe de gestión del Prof. Cristian Puig, quien fue el Director de División de Ciencias Físicas y Matemáticas por el período 2006-2009, era  recurrente que las renovaciones de contrato que aprobaba el Consejo Directivo, máxima instancia de la institución, “eran renovaciones automáticas, puesto que la fecha de entrada en vigencia del contrato era anterior a la fecha de aprobación. Esta situación se convirtió en un reclamo permanente del Consejo Directivo, la cual se venia presentando con bastante anterioridad”. Del diagnóstico realizado, para el año 2005, para la División de Ciencias Físicas y Matemáticas, solamente el 20% de los contratos eran renovados antes de entrar en vigencia, situación que no era mejor para años anteriores y para las demás Divisiones. Un escenario similar se presentaba con los contratos de nuevo ingreso de profesores por concurso de credenciales. De acuerdo a lo expresado por el Prof. Puig en el citado  informe, al inicio de la  gestión 2006, se observaba que el ingreso a nómina para el pago del profesor se hacía efectivo meses después que  entraba en vigencia su contratación, cuando lo que correspondía era que recibiera su remuneración al mes de haber iniciado su contrato.  Esta situación representaba un serio problema para la institución y era objeto de reclamos por parte de las autoridades e iba en perjuicio de los profesores, por lo cual debía revertirse. Es así como se orienta una estrategia para tratar de propiciar los cambios a que hubiera lugar para lograr la mejora de estos procesos.

 



 

El contexto de la buena práctica se focaliza en las Divisiones, unidades dependientes del Vicerrectorado Académico,  a las cuales, dentro de la estructura matricial de la USB, les corresponde la planificación, ejecución y coordinación de los programas de docencia, investigación y extensión. Estas instancias albergan los distintos Departamentos Académicos, a los cuales se encuentran adscritos todos los profesores  de la institución y en consecuencia, son los organismos encargados de gestionar los trámites relativos al personal académico. En la institución existen cuatro Divisiones separadas por áreas del conocimiento a saber: División de Ciencias Físicas y Matemáticas, División de Ciencias Sociales y Humanidades, División de Ciencias Biológicas y División de Ciencias y Tecnologías Administrativas e Industriales. En la actualidad, la USB cuenta con 1014 profesores activos, distribuidos entre las cuatro divisiones.  De los profesores activos, 460 son de escalafón y 554  corresponden a profesores  contratados. Todos los profesores de la USB ingresan mediante concurso de credenciales y en su mayoría son profesores a dedicación exclusiva e integral, responsables de atender  sus tres  misiones básicas: docencia, investigación y extensión. Para solventar situaciones imprevistas temporales, la Universidad adicionalmente contrata a profesores mediante la modalidad de servicios profesionales por períodos máximos de  tres meses. Así mismo, para aprovechar el potencial de los profesores jubilados, los  cuales se jubilan a edad temprana en Venezuela,  la Universidad puede contratarlos mediante honorarios profesionales por períodos de tres meses, seis meses o un año. Estos dos tipos de contrataciones siguen el mismo proceso que las contrataciones de nuevos ingresos de profesores, exceptuando el concurso de credenciales. Por  ser la USB una institución de carácter tecnológico, de los profesores activos  414 se encuentran  adscritos a los 12 Departamentos Académicos de la División de Ciencias Físicas y Matemáticas, de los cuales 237 son profesores de escalafón y 177 son profesores contratados. Por su parte la División de Ciencias Sociales y Humanidades cuenta con 235 profesores, distribuidos en 8 Departamentos Académicos,  de los cuales 133 son profesores de escalafón y 102 profesores contratados. La División de Ciencias  Biológicas  cuenta con 4 Departamentos Académicos a los cuales se encuentran adscritos 73 profesores, 46  de escalafón y 27 profesores contratados y la División de Ciencias Tecnológicas Administrativas e Industriales tiene  un total de 292 profesores, 44 0rdinarios y 248 contratados repartidos en tres Departamentos Académicos. 



 

4.1.        Objetivo general

Diseñar un plan de gestión estratégico para mejorar la gestión académico-administrativa de las Divisiones.

 

4.2        Objetivos específicos.

4.2.1 Lograr mejoras sustanciales en los procesos de contratación de personal académico  por concurso de credenciales para que los profesores de nuevo ingreso puedan percibir su salario al mes de iniciar sus labores en la institución.

  1. Lograr mejoras en el proceso de renovación de contrato del personal académico, a fin de propiciar la toma de decisiones  antes de la fecha de  entrada en vigencia.
  2. Ajustar los procedimientos del proceso de renovaciones de contrato y nuevos ingresos de  personal académico para asegurar el mantenimiento de la buena práctica en el tiempo.

 

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Para el desarrollo de un plan  de gestión, se propuso  trabajar con base en objetivos y metas alineados con los planes de gestión institucionales. Para ello se llevaron a cabo las siguientes acciones:

  1. Análisis diagnóstico de todos los procesos efectuados en las divisiones.
  2. Identificación de los  procesos más críticos, los cuales debían atenderse de forma prioritaria. Estos procesos resultaron ser la contratación de profesores mediante concurso de credenciales y las renovaciones de contrato del personal académico. Ambos contratos en su mayoría,  eran aprobados por la instancia decisoria en fecha posterior a su entrada en vigencia.
  3. Evaluación de las posibles causas del problema.
  4. Revisión de los procedimientos, levantamiento de todo el proceso  y elaboración del manual  de procedimiento respectivo.
  5. Inclusión de los problemas a mejorar como puntos de discusión en los Consejos de División, integrados por los Jefes de Departamentos y presidido por el Director de la División, para buscar soluciones en conjunto.
  6. Desarrollo de un trabajo conjunto con  el personal administrativo de la División y de los Departamentos Académicos.
  7. Capacitación de personal administrativo y a los Jefes de Departamento, incluyendo talleres de inducción a los nuevos Jefes de Departamentos.
  8. Celebración actividades sociales y de trabajo con el  personal de apoyo, para motivarlos y hacerlos partícipes de los procesos de cambio.
  9. Celebración de reuniones con las personas responsables de las distintas instancias  evaluadoras de los profesores.
  10. Implementación de mecanismos de información continua a los Departamentos Académicos, para hacer seguimiento a los contratos pendientes por renovar.
  11.  Definición y diseño de indicadores de gestión  por Departamento Académico y por División, para cuantificar la eficacia de los procesos de renovación de contrato y de nuevos ingresos  de profesores a la institución.
  12. Elaboración de un plan de mejoramiento profesional al personal de apoyo, así como de gerencia universitaria a los Jefes de Departamentos.
  13. Evaluación estadística trimestral de los movimientos de contrato, para identificar los errores más frecuentes, así como para hacer el seguimiento y monitoreo a la gestión y tomar los correctivos a tiempo.
  14. Evaluación anual de la gestión y divulgación de sus resultados a las distintas instancias competentes.   
  15. Propuestas de simplificación de los procesos. 

...


 

     6.1 Recurso humano

El recurso humano que participa en el proceso de contratación de personal académico por concurso de credenciales y en el proceso renovaciones de contrato es el personal de planta que labora en las instancias contenidas de forma esquemática en  las Figura 1 y 2, respectivamente.  Por otra parte, en cuanto a los talleres de capacitación ofrecidos se contó con facilitadores que son miembros de la institución. En todo el proceso se efectuó solamente la contratación de un facilitador externo para el área de gerencia y liderazgo universitario.

 

        6.2 Recurso técnico y material

En cuanto a los recursos técnicos, se contó con el apoyo de la Dirección  de Ingeniería e Información, la cual tiene atribuida las   competencias de elaboración de normas y manuales de procedimientos. Así mismo se utilizaron los servicios de Internet, computadoras y servicio de correo interno. Los recursos materiales consistieron en material de oficina, computadoras, servicios multimedia, y servicio de correo interno. 

 

 

3. Resultados de la Práctica

         7.1.  Objetivos específicos 4.2.1 y 4.2.2

En el anexo 2 se encuentra el plan de gestión elaborado. A continuación se presentan  los resultados obtenidos  de su aplicación, en lo referido a la gestión académico- administrativa. Las figuras 3 y 4 muestran el resultado de los procesos de renovación de contrato y de ingreso del personal académico en la Universidad Simón Bolívar desde el 2005 hasta el 2010 para las cuatro Divisiones. Se aprecia un mejoramiento continuo en estos procesos, evidenciado el incremento sostenido en el porcentaje de contratos renovados y de nuevo ingreso efectuados en los tiempos establecidos. Se pasó  de un 50% en las renovaciones de contrato a tiempo en el año 2006 a un 91% en el año 2010 y de un 42% en los trámites de ingreso a un 94% en los dos años referidos, respectivamente. Los recursos empleados para lograr estos cambios fueron básicamente humanos, sin necesidad de incrementar la cantidad de personas, aunque se hicieron algunos cambios de personal.  En tal sentido, no hubo incremento en los recursos humanos, técnicos y materiales invertidos. Los factores principales del éxito obtenido han sido la comunicación, planificación, evaluación, organización y seguimiento, aspectos fundamentales para que la buena práctica se mantenga en el tiempo.     Los resultados globales obtenidos en el 2010 sobrepasaron las metas establecidas  de un 90 % en ambos procesos.

       

        7.2.  Objetivos específicos 4.2.3

 

Los esfuerzos se han mantenido para continuar logrando mejoras. En este sentido, durante el trimestre enero-marzo se han hecho cambios importantes en los procesos para  lograr que los profesores de nuevo ingreso cobren a los 15 días de iniciar sus  labores en la universidad. Este nuevo plan se puso en ejecución, comenzando la prueba piloto  a finales del mes de marzo 2011.  La meta establecida en este primer ensayo se ha cumplido a cabalidad, logrando como resultado que todos los profesores que ingresarán en el mes de septiembre 2011, estarán incorporados en nómina a finales del mes de julio y comenzarán a percibir su salario la primera quincena de haber comenzado sus labores académicas en la USB.  

 

 

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

La práctica se puede hacer sostenible en el tiempo, si se continua con los procesos de seguimiento y se mantiene el procedimiento establecido y los cronogramas de ejecución establecidos. Así mismo hay que propiciar un proceso más automatizado, que permita mantener las alertas para las distintas etapas y tener acceso a la información de forma más rápida. Sobre este aspecto se está trabajando actualmente en la institución

 

 

5. Carácter Innovador de la Práctica

El carácter innovador de la buena práctica en una institución universitaria de carácter público, fue en primer lugar involucrar y comprometer a todas las instancias responsables, principales o intermedias, que participan en el proceso de gestión, para lograr los objetivos y metas planteadas.  En segundo lugar, establecer una comunicación permanente con el personal que labora en los Departamentos Académicos y crear una sinergia para la colaboración mutua, donde todos se sintieran  con la misma responsabilidad en el buen desempeño de la gestión.



 

La práctica es perfectamente transferible a otros procesos, siguiendo igual metodología. En la actualidad la metodología se está haciendo extensible a otras prácticas de las Divisiones, como los trámites de ascenso de profesores. Las acciones generales, son evaluar exhaustivamente el problema para tener un diagnóstico acertado del mismo, establecer la metodología a seguir, elaborar el plan de acción y establecer la estrategia de ejecución,  involucrando a todas las personas que intervienen en las distintas etapas del proceso. Esto es particularmente importante  para lograr el levantamiento de la información necesaria para generar el manual de procedimientos, siendo esta una de las claves para mantener y mejorar el proceso en el tiempo. Así mismo es indispensable hacer el seguimiento continuo de todos los trámites involucrados en las distintas etapas del proceso.   

 

 

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

1.- 129.doc

Datos de Contacto
  Ana Rivas
alrivas@usb.ve
0058.212 9063354-56
http://www.telescopivzla.net
Universidad Simón Bolívar

Regresar al Buscador de Buenas Prácticas