Skip to main content
Detalle de la Buena Práctica

Procedimiento para Registrar y Evaluar las Metas Institucionales


Palabras clave: Evaluar

Resumen de la Práctica

Esta práctica se realiza como parte de un procedimiento certificado (“Procedimiento para registrar y evaluar las metas institucionales”), abarca a toda la Universidad. Comienza a partir de que el Rector General de la Universidad instruye a los Rectores de Campus, Director del Colegio del Nivel Medio Superior (CNMS) y a los Titulares de las Dependencias Administrativas, sobre la presentación del registro de las metas, la negociación y determinación de las mismas para cada entidad académica y dependencia administrativa.

Hay dos tipos de metas que se plantean: metas del Plan de Desarrollo Institucional (PLADI) 2010-2020 y metas no PLADI. Las primeras atienden a la realización de los programas prioritarios y al logro de las metas establecidas en el PLADI 2010-2020. Las segundas atienden a la mejora de la operación de la institución, o a tareas cotidianas que son en apoyo para el cumplimiento de las funciones sustantivas y objetivos de la misma.

Conforme al calendario establecido, los Rectores de Campus, Director del CNMS y Titulares de las Dependencias Administrativas, envían al Secretario General de la Universidad, el original del Registro de Metas (FO-CGU-03) y las Fichas Técnicas de las Metas (FO-CGU-04).

El Secretario General, recibe e integra la información. Luego la remite a la Contraloría General, que registra la información en la base de datos “Control del Registro de Metas”.

Los titulares de las entidades académicas y de las dependencias administrativas realizan las metas negociadas y acordadas.

A solicitud del Secretario General, los Rectores de Campus, Director del CNMS y Titulares de Dependencias Administrativas, registran en el Reporte de Avances de Metas (FO-CGU-05) los resultados de las metas y remiten la información al Contralor General, adjuntando la evidencia documental.

Contraloría General, recibe y registra la información de los avances de metas en la base de datos “Control de Registros de Metas”. Cuando sea necesario corroborar cierta información o consultar aquella que se maneja en forma centralizada, la solicita a las dependencias responsables de la misma.

Contraloría General emite y presenta ante la Comisión Evaluadora el Reporte de Evaluación de Metas FO-CGU-06 de las Entidades Académicas y Dependencias Administrativas.

El Rector General comunica por escrito los resultados de la evaluación a los Rectores de Campus, Director del CNMS y Titulares de las Dependencias Administrativas.

1. Planificación de la Práctica

La metodología para registrar y evaluar el cumplimiento de metas institucionales fue implementada a partir del año 2004, de forma conjunta por la Rectoría, la Dirección de Recursos Humanos y la entonces Contraloría Interna. Inició en la primera gestión del actual rector, Dr. Arturo Lara López. Significó una estrategia para impulsar el cumplimiento y la evaluación del PLADI 2002-2010, así como los proyectos propios de cada dependencia administrativa, que inicialmente sólo éstas se evaluaban. A partir del año 2009 fueron incluidas las entidades académicas.

También se integró la Comisión Evaluadora, encargada de transparentar y dar formalidad a las actividades propias del registro y cumplimiento de metas institucionales. Se integra por el Presidente de la Comisión (Rector General), Secretario General, Secretario Académico, Secretario Administrativo, Director de Asuntos Jurídicos y Contralor General.

El contexto de esta buena práctica, ahora es el PLADI 2010-2020 y los Planes de Desarrollo de las Entidades Académicas.

En este plan, que ahora es el instrumento estratégico que durante la actual década guiará a la comunidad universitaria para lograr el escenario deseable, plasmado en la visión institucional, relativa a que en el año 2020 la Universidad de Guanajuato (UG) sea reconocida por la comunidad académica internacional como una de las 100 mejores instituciones de educación superior en el mundo.

Otra parte importante del contexto de la práctica, es relativa a las metas No PLADI, cuyo fin es contribuir a la eficiencia en la operación administrativa de la Universidad.

También existe un diagnóstico preliminar para establecer metas institucionales relacionadas con el cumplimiento de metas anteriores, o para desarrollar metas que permitan avanzar paralelamente en aspectos más específicos.

Entre los principales objetivos considerados para la puesta en marcha de esta práctica, se pueden considerar los siguientes:

Propiciar el cumplimiento en tiempo y forma, de los programas estratégicos y las metas del PLADI 2002-2010. Perspectiva que se logró satisfactoriamente, pues cerca del 80% de las metas establecidas en el Plan se cumplieron totalmente. En este porcentaje se ubican las metas relativas a la capacidad y la competitividad académica de la Institución. Con ello la UG, obtuvo reconocimiento nacional al posicionarse dentro de las mejores Instituciones de Educación Superior (IES) del país.

Actualmente, uno de los objetivos principales de la práctica, es contribuir al cumplimiento en forma eficiente y oportuna de los programas y metas, establecidos en el PLADI 2010-2020. 

Eficientar la operación de la Institución, al establecer metas, que en su cumplimiento contribuyen al aprovechamiento de recursos, disminución de gastos y simplificación de procedimientos, entre otras cosas.

Motivar al personal con la realización de metas claras y precisas, que en su cumplimiento, consideran una justa, equitativa y transparente compensación de los participantes.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Determinación de las metas para cada una de las Entidades Académicas y Dependencias Administrativas. Actividad realizada entre los titulares de éstas y el Rector General de la Universidad, a través de negociaciones, acuerdos y compromisos.

En las Entidades Académicas y Dependencias Administrativas, para cada meta establecida: asignar el peso de ponderación, designar los responsables y corresponsables de su realización, y establecer los niveles de cumplimiento, mediante el llenado y la aprobación de los formatos respectivos.

El Departamento de Evaluación y Control de la Contraloría General, recibe toda la información institucional al respecto, y la registra en la base de datos “Control del Registro de Metas”.

Las Entidades Académicas y las Dependencias Administrativas realizan sus metas, aplicando las estrategias que les permitan lograr su consecución en forma correcta, oportuna y eficiente.

El Secretario General de la Universidad, solicita a los Rectores de Campus, Director del CNMS y Titulares de las Dependencias Administrativas el Reporte de  Avances de Metas, en el formato correspondiente.

Esta práctica se realiza principalmente en un procedimiento certificado en la norma ISO 9001:2008. El procedimiento está bajo la responsabilidad de la Contraloría General de la Universidad, que apoya en estas funciones específicas a la Rectoría General.

El personal involucrado en el procedimiento es el siguiente:

Como participantes responsables del diseño y ejecución del procedimiento: Rector General, Secretario General, Secretario Académico, Secretario Administrativo, Director de Asuntos Jurídicos y Contralor General.

Como participantes responsables de la realización de las metas: Rectores de Campus, Director del CNMS y Titulares de las Dependencias Administrativas.

En cuanto a los recursos técnicos y la infraestructura necesaria para realizar esta práctica, cabe señalar que son mínimos. De hecho puede decirse que en la Institución se ha realizado sin incrementar los recursos técnicos y la infraestructura para tal fin.

Así también en cuestión de personal, las actividades para esta práctica son adicionales a las que se plasman en la descripción de puestos.

3. Resultados de la Práctica

Como parte de la descripción de los resultados obtenidos en la práctica de registrar y evaluar las metas, se puede considerar, el avance alcanzado en el ejercicio del PLADI 2002-2010.

Este avance en capacidad, competitividad y calidad académica, así como en el desempeño de las funciones sustantivas y de gestión administrativa, permitió posicionar a la UG entre las primeras Instituciones de educación superior en el país.

A continuación se presenta una muestra de la situación lograda en las metas de mayor impacto institucional:

  • La pertenencia de por lo menos 160 profesores en el Sistema Nacional de Investigadores (SNI). A junio de 2010 la Universidad de Guanajuato contaba con 245 investigadores vigentes en el SNI, de ellos 238 eran Profesores de Tiempo Completo (PTC). A esa fecha son 85 profesores más que la meta establecida en el PLADI 2002-2010 y representó un crecimiento del 53%.
  • En el Programa de Mejoramiento del Profesorado (PROMEP) de la SEP, los PTC de la Universidad, que tenían Reconocimiento de  Perfil Deseable eran 170 en el año 2003, en 2010 eran 314 los PTC que tienen dicho reconocimiento, lo que representó un incremento del 85% en este indicador de capacidad académica.
  • Para el mejoramiento del proceso formativo estaba la meta de contar con un sistema consolidado de tutoría académica, en el que la totalidad de los alumnos participen en ella.
  • Las acciones realizadas dentro del Programa Institucional de Tutoría Académica, ahora realizadas por los Campus y las Escuelas del Nivel Medio Superior, permitieron que durante el semestre agosto-diciembre de 2009 aproximadamente el 98% de los alumnos de nivel medio superior y el 82% de los alumnos de licenciatura y Técnico Superior Universitario (TSU) recibieran este servicio de apoyo, dentro de un sistema que se ha consolidado de manera eficiente.
  • Con el fin de ampliar el apoyo a los alumnos, se contempló en una meta incrementar las modalidades de becas y aumentar su número, proporcionalmente mayor al incremento de la matrícula y el monto proporcional al salario mínimo general. Durante la vigencia del Plan, el número de Becas Institucionales, del Programa Nacional de Becas para la Educación Superior (PRONABES) y de otras becas otorgadas a los alumnos se cuadruplicó y permitió que para los ciclos escolares 2007-2008 y 2008-2009 la proporción de estos apoyos fuera aproximadamente de 50 por cada 100 alumnos del nivel medio y superior de la Universidad.
  • La meta de incrementar la oferta educativa de 113 programas académicos con al menos 17 nuevos programas más, se logró en pocos años. Al término de la vigencia del PLADI, eran 153 los programas educativos ofrecidos en el ciclo escolar 2009-2010. Con ello la Institución tenía una amplia oferta educativa en los niveles medio superior y superior que abarcaba todas las áreas del conocimiento.
  • Uno de los indicadores que más impacto han tenido en la comunidad universitaria y en la sociedad, por los cuales la Institución ha sido reconocida varias veces, es la calidad de sus programas educativos. Durante la vigencia del Plan el porcentaje de alumnos de licenciatura y TSU inscritos en programas educativos de calidad pasó del 38% al 93%.
  • En programas de posgrado, la meta respectiva establecía que el 40% de los programas de este nivel que se ofrecen en la institución estén reconocidos por un organismo de excelencia a nivel nacional. Al término del PLADI, de los 63 programas de posgrado que se encontraban activos en ese entonces, 31 estaban dentro del padrón de excelencia del CONACYT o de algún otro organismo reconocido (29 estaban inscritos en el Programa Nacional de Posgrados de Calidad y 2 programas eran reconocidos por los CIEES en nivel 1). Con lo cual se superó la meta pues llegó al 49%.
  • La meta de incrementar hasta alcanzar cuando menos 1,000 el número de alumnos que participan en actividades de intercambio académico interinstitucional (programas de movilidad) fue alcanzada en el ciclo escolar 2007-2008. Hasta finales del ciclo escolar 2010-2011, el total de alumnos que han tenido una experiencia de intercambio académico en alguna institución de educación superior nacional o extranjera fue de 1,442 alumnos.
  • Para impulsar la internacionalización y la cooperación interinstitucional se celebraron convenios con otras instituciones nacionales o del extranjero, pasando de 214 en el año  2002 a 310 en el 2010.
  • Una meta que benefició a gran parte de la población de la entidad fue la de contar con una red consolidada de diez unidades de extensión. En 2009 la meta se alcanzó con el establecimiento de ese número de unidades en los siguientes municipios, que por su área de influencia proporcionaron la mayor cobertura: León, Guanajuato, Dolores Hidalgo, San Miguel de Allende, Irapuato, Celaya, Salvatierra, Yuriria, Uriangato y Pénjamo.
  • En el Programa de Mejoramiento de Procesos y Estructuras Administrativas se establecía la meta de certificar el 100% de los principales procesos administrativos de la Institución. Esta meta se logró de manera anticipada con la certificación del total de los principales procedimientos administrativos (111 procedimientos) a través de la norma ISO 9001:2000. Los procedimientos han sido adecuados o trasladados a los Campus y al CNMS, manteniéndose la certificación en la norma que ahora es la ISO 9001:2008.
  • La meta que más contribuyó al desarrollo de la infraestructura física y que tuvo gran impacto en la comunidad universitaria y la población de la entidad, por sus alcances y trascendencia, fue la de contar con al menos dos campus regionales y dos temáticos, situados estratégicamente en el Estado. La meta que fue planteada en apoyo al nuevo modelo de organización académica de la Universidad, se cumplió totalmente, ya que ahora la Universidad cuenta con los campus Celaya-Salvatierra, Guanajuato, Irapuato-Salamanca (además con sedes en Yuriria y Pénjamo) y el campus León.

Lo anterior confirma el avance significativo que la UG tuvo como resultado del ejercicio del PLADI 2002-2010, en donde las metas fueron planteadas para ubicar a la Institución en los primeros lugares entre las instituciones de educación superior del país, así como por los numerosos premios que ha recibido con este motivo, pero sobre todo por el aprecio y el reconocimiento social del cual goza.   

Como se señaló anteriormente, es importante recalcar que el ejercicio del Plan fue el contexto bajo el cual se realizó el procedimiento de registro y evaluación de metas institucionales.

La comunidad y las autoridades universitarias consideraron exitosa esta práctica, por lo que tomaron la determinación de continuarla y mejorarla. Es así que se aplicó en el presente año, y se contempla durante la vigencia del nuevo PLADI 2010-2020.

Respecto a las metas No PLADI, los resultados alcanzados en su ejercicio, reflejan el ahorro de recursos que la Institución ha tenido con esta práctica; la consecución de más recursos, a través de programas de desarrollo; mejora en la calidad, contenido y oportunidad en el manejo de información institucional, con distintos fines.

Se puede decir que los resultados obtenidos con esta buena práctica, son duraderos, susceptibles de mejorar, y contribuyen al fortalecimiento y consolidación de una cultura de planeación y evaluación institucional.

Para conocer con mayor detalle los resultados, logros y avances, que en gran medida han sido impulsados por la práctica de registro y evaluación de metas, se puede consultar la página de internet de la UG:  www.ugto.mx, específicamente en los apartados: La UG en cifras, indicadores, logros, informes institucionales, entre otros documentos.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

Algunos de los aspectos más representativos que dan sostenibilidad a la práctica son:

Estrecha vinculación de esta práctica, con la realización del PLADI 2010-2020.

Evaluación del desempeño de cada Entidad Académica y Dependencia Administrativa, en relación al cumplimiento de las metas asignadas.

Mejora continua en el desarrollo de las funciones de las Entidades Académicas y Dependencias Administrativas, a través de su medición y comparación anual.

Realización de la práctica mediante un procedimiento certificado en la norma ISO 9001:2008, mediante la cual se contribuye a su simplificación, igualdad y permanencia.

Incentivación y motivación del personal responsable y corresponsable de las metas, mediante un sistema de bonificación, acorde al cumplimiento de las mismas.

5. Carácter Innovador de la Práctica

La práctica es participativa, ya que en su conjunto, las metas toman en cuenta a todo o el mayor personal de la entidad académica o dependencia administrativa. Ya sea en su negociación, determinación o cumplimiento.  

La práctica resulta motivante para el personal que participa en la realización de las metas. Se ha contemplado mayor aplicación del personal para la consecución de metas, bien definidas, que reflejan claramente la relación trabajo-resultados.

Esta práctica ha resultado estratégica para el avance y el desarrollo institucional. Al establecer metas anuales, permite dosificar en períodos cortos, los grandes objetivos y metas establecidas en el PLADI.

Puede considerarse que esta práctica resulta muy replicable, especialmente para las instituciones educativas, o para ciertas organizaciones que para su desarrollo establezcan  objetivos y metas claras y precisas para un cierto período, ya sea como parte de un plan de desarrollo temporal, o dentro de su planeación en general.

Algunos de los elementos de la  práctica que se pueden compartir en otro contexto, son:

La realización de esta práctica mediante un procedimiento certificado, que fomenta la calidad, eficiencia y transparencia de la misma. Además de estar sujeta a la mejora continua, como parte de un Sistema de Gestión de la Calidad, en la Institución.

El involucramiento de todas las áreas de la institución, académicas y administrativas, en tanto que todas, con su actuación y como parte de un sistema, contribuyen al cumplimiento del PLADI.

La existencia de un órgano, en este caso la Comisión Evaluadora, que da formalidad a la práctica. Que dirime, cualquier situación o problemática que se presente en durante la realización del procedimiento respectivo.

La asignación de las metas a cada entidad académica y dependencia administrativa, mediante la negociación, el compromiso y la concientización de sus titulares, relativa a  lo que les corresponde atender, conforme a las funciones y competencias de sus respectivas  entidades o dependencias.

Como una de las principales recomendaciones que se pueden expresar para su replicación en otra institución esta:

El proceso de negociación y determinación de metas para las entidades académicas y dependencias administrativas, por sus características (cantidad de programas, objetivos, metas, número y tamaño de entidades académicas y dependencias administrativas) ha resultado largo, lo que ha ocasionado que el tiempo para la realización de las metas se acorte.

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  Mtra. Monserrat Georgina Aizpuru Cruces
aizpurum@quijote.ugto.mx
4737320006
http://www.ugto.mx
Universidad de Guanajuato

Regresar al Buscador de Buenas Prácticas