Sistema de Información Geográfico (SIG-UCR)

Palabras clave: sistema información, cupos, estudiantes

El Sistema de Información Geográfico (SIG) es una herramienta novedosa para la toma de decisiones gerenciales, que se basa en soluciones de vanguardia y la utilización de recursos que integran la tecnología geoespacial, la informática y las comunicaciones.

Con el SIG se pretende promover el desarrollo y la planificación de la institución, por cuanto los servicios que brinda están directamente relacionados con las diferentes necesidades de los miembros de la comunidad universitaria, a saber: autoridades, docentes y administrativos.

Adicionalmente, el sistema permite conocer la capacidad real instalada con que cuenta cada una de las unidades académicas, con el fin de favorecer un mayor aprovechamiento de los recursos espaciales e incrementar el número de estudiantes admitidos en las diferentes carreras en todos los campus de la UCR a nivel nacional. Así también, permite identificar todas aquellas propiedades a su haber y su extensión, con miras a potenciar y planificar el crecimiento de la institución.

Actualmente, integra cinco grandes módulos a saber: Espacio Físico, Interfaz de conexión con el Sistema de Administración de Estudiantes (SAE), Electromecánico, Foresta-Planta Física y Consulta de variables. Su rango de acción se circunscribe en las distintas sedes, recintos y demás propiedades, que tiene la Universidad de Costa Rica en todo el territorio nacional.

El Sistema de Información Geográfica  (SIG) surge debido a que la Universidad de Costa Rica, carecía de una metodología adecuada que determinara el cupo real a las diferentes carreras, considerando variables como demanda, relevancia, capacidad instalada, recursos entre otros.

Desde 1999 la Asociación de Estudiantes de Traslado manifiesta ante la Vicerrectoría de Docencia y el Consejo Universitario la necesidad de buscar una solución a la problemática de más de 2.500 estudiantes que no estaban empadronados en la carrera de su interés por falta de cupo.  Se realizaron algunos esfuerzos por corregir la situación, mismos que no fueron efectivos.

En este contexto, en agosto del 2002 el Consejo Universitario solicita que se establezca un equipo interdisciplinario –en adelante Comisión de Capacidad Real-, conformado por personal de las Vicerrectorías de Docencia y Vida Estudiantil, Oficina de Planificación Universitaria y estudiantes, para que desarrollara una metodología de evaluación de la capacidad real de cupos, para admisión de nuevos estudiantes de las distintas carreras que ofrece la Universidad de Costa Rica, con miras a asegurar el aprovechamiento máximo de los recursos de las  unidades académicas. 

Este equipo –en primera instancia-, estableció los objetivos y acciones que le permitieran obtener una visión global de la problemática en estudio, además  determinó los pasos a seguir para la definición de las dimensiones y variables por considerar en la construcción de la metodología solicitada. Es en el marco de trabajo de esta comisión, que se determina la necesidad de contar con información exacta sobre el espacio físico dedicado a la labor docente, para lo cual se requería de una base de datos geográfica, mediante la construcción de un Sistema de Información Geográfico.

Para atender esta tarea, las autoridades universitarias integraron una subcomisión -que posteriormente se convertiría en la Comisión del SIG-,  para que efectuara el levantamiento de información real de los espacios físicos dedicados a la docencia, en las diferentes sedes de la Universidad.

Asimismo, se realizó la contratación de un experto en el manejo de sistemas de información geográficos, para que se encargara de las diferentes labores del proyecto. En esta fase se contó con el apoyo de un equipo de trabajo conformado por profesionales y estudiantes. Finalmente, la Comisión del SIG y el especialista  elaboraron  el diseño conceptual de la base de datos del sistema y sus componentes estructurales.

El desarrollo de este sistema tiene respaldo en la normativa institucional, mediante la definición de políticas que señalan la importancia de poseer sistemas de información integrados, que coadyuven en los procesos de toma de decisiones relacionados con la capacidad real instalada para la admisión de nuevos estudiantes; por lo que para la administración, el SIG  se convierte en un insumo importante para el aumento de cupos y el aprovechamiento de la infraestructura.

Igualmente, el Plan de Desarrollo Institucional -el cual se encuentra vigente hasta el 2012-, establece la necesidad de mejorar los procesos de admisión con miras a favorecer el ingreso de la población estudiantil a carrera.

Objetivo General:

• Desarrollar e implantar un sistema de información geográfico que apoyado en las tecnologías de información, muestre a las autoridades universitarias información relevante que sirva de insumo en la toma de decisiones del nivel gerencial y de la planificación institucional.

Objetivos específicos del proyecto:

• Recopilar y sistematizar la información geoespacial de la UCR, con el fin de conocer la disponibilidad y capacidad de la infraestructura.
• Consolidar el Sistema de Información Geográfico, dentro de la estructura organizacional de la Institución, para que se constituya en fuente de información permanente para las Vicerrectorías de Docencia, Vida Estudiantil y Administración, entre otras.
• Capacitar en el uso del Sistema de Información Geográfico, a las dependencias que interactúan directamente con el proyecto.

Con respecto a las acciones realizadas para desarrollar el proyecto Sistema de Información Geográfica (SIG), es preciso aclarar que las primeras actividades las llevó a cabo la Comisión de Capacidad Real. Lo anterior por cuanto,  fue en el seno de esta comisión que se determinó la necesidad de que la institución disponga de información sobre la dimensión exacta del espacio físico dedicado a la labor docente. Para cumplir con esa tarea, se consideró la necesidad de contar con una base de datos geográfica, mediante la construcción de un Sistema de Información Geográfico.

Se mencionan a continuación las fases que se han desarrollado en la implementación del proyecto SIG:

• Creación de una subcomisión  -que posteriormente se convertiría en la Comisión del SIG-, para que efectuara el levantamiento de información real de los espacios físicos dedicados a la docencia, tanto en la sede Rodrigo Facio como en las otras sedes de la Universidad.
• Contratación de un experto en el manejo de sistemas de información geográficos, responsable de la construcción del modelo conceptual y su ejecución con el apoyo de un equipo de trabajo; conformado tanto por profesionales como estudiantes.

Dentro de las acciones más importantes llevadas a cabo en esta fase, se pueden mencionar: diseño físico del SIG-UCR, diseño lógico del SIG-UCR, modelado conceptual y lógico de la base de datos, elaboración de diccionario de datos, montaje de la base de datos, aplicación de un prototipo y desarrollo de una interfase de consultas a la base de datos relacional del SIG.

• Posteriormente, en el año 2006 se contrató un profesional con conocimientos y destrezas relacionadas con el proyecto, para que asumiera las funciones de coordinación del SIG. En este período y durante los tres años siguientes, el proyecto contó con recursos asignados por parte de la Oficina de Planificación Universitaria, actualmente cuenta con recursos propios.

En el periodo del 2006 al 2011, el proyecto SIG-UCR ha realizado diferentes acciones, dentro de las más importantes se enumeran las siguientes:

• Medición, digitalización y montaje de los diferentes lugares de la institución.
• Georeferenciación y montaje de imágenes de satélite y fotografías aéreas para las sedes, recintos y fincas universitarias.
• Producción cartográfica de más de 100 mapas y planos, con información referente a la distribución espacial de los aposentos.
• Integración del SIG con otras bases de datos institucionales (Oficina de Registro y Oficina Ejecutora del Plan de Inversiones).
• Levantamiento de información relacionada con la seguridad institucional. (alarmas, hidrantes, extintores, aceras, parqueos, pasos a desnivel) (Sede Rodrigo Facio)
• Levantamiento de información electromecánica de la universidad, es decir la incorporación al sistema de los planos eléctricos, mecánicos y de fibra óptica.
• Levantamiento de la cobertura vegetal, red hídrica, jardines, áreas especiales (inalienables), y centros de acopio para desechos sólidos (Sede Rodrigo Facio).
• Incorporación parcial por cada unidad de la información referente a los activos fijos de mayor cuantía que se tienen a cargo. (se ha iniciado con los activos electrónicos)

El SIG inició sus labores con la utilización de una microcomputadora como único recurso.  Paulatinamente, se le han ido asignando recursos (materiales, humanos y equipo). En la actualidad, este proyecto cuenta con un profesional de tiempo completo en el área de geografía, quien se desempeña como coordinador. Así también, con personal extraordinario, a saber: dos plazas en el área de informática de medio tiempo cada una, una plaza de geografía de medio tiempo, una plaza de topógrafo de un cuarto de tiempo, 30 horas asistente y 30 horas estudiante.

En cuanto a los materiales y equipo que dispone el SIG actualmente, se mencionan los siguientes: 8 computadoras PC, 6 Servidores, 1 GPS navegador convencional, 2 medidores láser, 2 Tablet PC y 3 cintas métricas.

En relación a los resultados obtenidos con la puesta en marcha del SIG, se puede decir que para el período 2006-2007, se logró aumentar la matrícula de la Institución en más de 800 cupos. Además, se implementaron algunas medidas tales como: la ampliación y optimización de franjas horarias, (matutinos, nocturnos y fines de semana), habilitación de otros espacios (auditorios, salas de multiusos) para el ejercicio de la docencia.

Una vez resuelta esta situación, se ha continuado con la utilización de la base de datos del SIG para la organización semestral de los cursos.

En este sentido, al ser un proyecto vigente y en constante desarrollo, ha sido necesario ampliar los servicios bajo los cuales fue concebido originalmente, con el propósito de satisfacer las demandas de los diferentes usuarios; tal es el caso de la creación de varios módulos que permitirán brindar información permanente a las Vicerrectorías, Oficinas y Comisiones  Institucionales, así como la actualización periódica de información geoespacial de las Sedes Regionales que conforman la UCR y capacitar a los diferentes usuarios en el uso del sistema.

Cabe señalar que estos servicios han tenido un efecto positivo en el ahorro de recursos y la optimización en el uso de los existentes, la protección del medio ambiente y en el mejoramiento de la seguridad, tanto de las propiedades como de los activos de la institución.

Otros resultados derivados que se le pueden atribuir al  SIG son:

• Georeferenciación y montaje de imágenes de satélite y fotografías aéreas para las sedes, recintos y fincas universitarias, con el fin de dar seguimiento a las diferentes propiedades con que cuenta la Institución y de esta manera, optimizar el aprovechamiento de los recursos.
• Creación de una base de datos y desarrollo de aplicaciones automatizadas para optimizar del manejo de la información.
• Producción cartográfica de más de 100 mapas y planos, como un referente para la distribución de los distintos espacios en la universidad y así, ofrecer una solución en caso de requerirse la ampliación de cupos en diferentes carreras.
• Labores de coordinación del SIG con los usuarios, de manera tal que éstos actualicen la información que sea de su competencia cada vez que se realicen cambios en la infraestructura.
• Integración de la base de datos del SIG con otras pertenecientes a diferentes instancias de la universidad, para simplificar y agilizar los procesos desarrollados por estas últimas.
• Levantamiento de información vital en el tema de la seguridad, en aspectos tales como la cantidad y ubicación de alarmas, hidrantes, extintores u otros.
• Levantamiento de información sobre la cobertura vegetal, red hídrica, jardines, áreas especiales y centro de acopio para desechos sólidos, lo cual ha incidido positivamente en la conservación del ambiente.
• Incorporación parcial de los activos fijos institucionales de mayor cuantía al SIG, para la salvaguarda, labores de mantenimiento y su reutilización.
• Contribución con el desarrollo de investigaciones realizadas por diferentes centros e institutos de la universidad, por ejemplo un estudio sobre contaminación sónica en el Gran Área Metropolitana y sobre emisión de CO2 en el campus de la Sede Rodrigo Facio.

Con respecto a esta buena práctica –tal y como se ha mencionado anteriormente-, las labores se iniciaron con la Comisión de Capacidad Real. Posteriormente, se estableció una Comisión específica para el SIG, que se hizo cargo de continuar con las actividades de dicho proyecto. Esta comisión estaba conformada por representantes de las siguientes instancias:  Rectoría, Oficina de Planificación Universitaria (OPLAU), Oficina Ejecutora del Plan de Inversiones (OEPI), Oficina de Registro (ORI), Oficina de Servicios Generales (OSG) y Coordinador del SIG

Aunado a lo anterior, se contrató a un experto que trabajara en la definición conceptual del modelo del sistema, con la colaboración de un equipo de profesionales y estudiantes. Una vez elaborado el modelo y realizadas las pruebas respectivas, el trabajo del proyecto continuó bajo la responsabilidad del coordinador del SIG, con el apoyo de personal extraordinario, horas asistente y estudiante. 

Por su parte la Rectoría de la UCR estableció en el año 2006, que dicho sistema debía estar –de forma permanente-, bajo la responsabilidad de la Oficina de Planificación Universitaria.

De esta manera el SIG ha venido realizando distintas acciones y tareas, con el propósito de cumplir con los objetivos planteados por el proyecto, así como otras necesidades que han surgido en el proceso de implementación del mismo.

Las oficinas vinculadas con este sistema –arriba señaladas-,  desempeñan una función primordial con el proyecto, algunas de las cuales se mencionan a continuación:

• En el caso de Servicios Generales y la Oficina Ejecutora de Proyectos de Inversión, estas deben mantener información actualizada sobre el crecimiento institucional y las remodelaciones efectuadas a las edificaciones de la universidad; es decir reparaciones, ampliaciones, pintura, instalación de equipos, materiales y otros. Asimismo, todo lo relacionado con la seguridad institucional, se coordina con la Oficina de Servicios Generales.
• El Centro de Informática –por su parte-, le corresponde suministrar información actualizada sobre la ubicación y estado de la fibra óptica y los puntos de acceso para las redes en las instalaciones universitarias.
• Adicionalmente, se ha venido trabajando desde el 2008 en el levantamiento de la cobertura vegetal, red hídrica, jardines, áreas especiales (inalienables) y centros de acopio para desechos sólidos, por solicitud de las siguientes instancias: Comisión de Foresta, el Programa Institucional de Gestión Ambiental Integral (PROGAI), la Comisión de Planta Física y el Programa de Gestión de Riesgo y Reducción de Desastres.
• Con la Oficina de Registro se realizó –desde el año 2007-, la integración de la base del SIG con la del Sistema de Atención Estudiantil (SAE), le corresponde asignar las aulas y horarios de los cursos en cada ciclo lectivo.

Por otra parte, desde el año 2009 el SIG cuenta con recursos propios para la actualización y desarrollo de nuevas etapas, de acuerdo con el cronograma de trabajo.

Cabe mencionar, que anualmente el SIG presenta informes de avance del proyecto ante las instancias respectivas, el PAO agregado y de esta manera, se logra identificar el cumplimiento de los objetivos y las metas planteadas.

Al respecto se pueden mencionar las metas correspondientes para los dos últimos años:

En el 2009:

-Fortalecimiento del quehacer y desarrollo institucional, por medio del desarrollo de la administración y consulta del módulo de horarios, aulas y laboratorios del Sistema de Información Geográfica. El nivel de avance logrado fue de un 90%.

En el 2010:

Fortalecimiento del quehacer y desarrollo institucional, por medio de la I etapa del módulo electromecánico del Sistema de Información Geográfica. En este caso se logró la conclusión de las tareas en la Sede Regional de Occidente y el Recinto de Grecia. Además, se han incorporado 3 edificios de la Sede Rodrigo Facio.

El SIG ha desarrollado su quehacer mediante la utilización de las TIC’s,  por lo que se ha constituido en una novedosa herramienta que basa su labor en dar soluciones de vanguardia mediante la integración de la tecnología geoespacial, la informática y las comunicaciones.

El SIG contribuye en la asignación de aulas para los cursos que se imparten cada ciclo lectivo; en la prevención y la definición de acciones a seguir ante una situación de desastre que enfrente la Institución (incendios, terremotos, otros);  por cuanto brinda información sobre la distribución física de los espacios, la cantidad de personas que estudian y laboran en cada edificio y la identificación de zonas de emergencia, entre otros.

La UCR es pionera en el sector público, en contar con un Sistema de Información Geográfico diseñado a la medida,  que integra información geoespacial, las bases de datos de matrícula y del personal universitario, entre otras.

Este proyecto será replicable en otros contextos del ámbito nacional e internacional, no solo en instituciones de educación superior, sino en cualquier organización que requiera resguardar el patrimonio tanto de sus bienes inmuebles y recurso humano entre otros, como para el mejor aprovechamiento y optimización de sus recursos.

Algunas recomendaciones que es necesario considerar para desarrollar un Sistema de Información Geográfica, se indican a continuación:

• Contar con el respaldo de las autoridades universitarias para desarrollar el proyecto.
• Preveer la dotación de recursos necesarios para la ejecución del proyecto (materiales, financieros y humanos).
• Contar con información sistematizada –por parte de las oficinas participantes del proyecto- para incorporarla/migrarla en/a  las bases de datos.
• Identificar la disposición del personal involucrado para compartir la información de su dependencia, con el fin de integrarla al sistema.
• Elaborar un plan de capacitación para los usuarios del sistema.
• Establecer claramente los perfiles de los usuarios que harán uso del sistema.
• Realizar un plan de divulgación de los beneficios del proyecto para aprovechar esta herramienta.

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		Maritza Monge Murillo
		maritza.monge@ucr.ac.cr
		(506)-2511-11-55
		http://oplau.ucr.ac.cr
		Universidad de Costa Rica

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