Análisis de progresión del estudiante: siete informes de desempeño institucional para la gestión en docencia.

Palabras clave: progresión de los estudiantes, gestión de la docencia, selección de estudiantes, matrícula de estudiantes, deserción de estudiantes, titulación de pregrado, aprobación de asignaturas, pregrado

La Universidad de Talca, para efectos de conocer el comportamiento de sus indicadores de gestión en docencia y enfocar más eficientemente las políticas en pregrado, utiliza un mecanismo llamado “Análisis de Progresión del Estudiante”. El objetivo de este método es entender los principales procesos asociados a la gestión en docencia, los cuales se analizan profundamente en 7 informes, que corresponden a:

1.- Selección,
2.- Matrícula de Primer año,
3.- Matrícula Total,
4.- Deserción,
5.- Aprobación y Reprobación,
6.- Titulación, y
7.- Empleabilidad,

permitiendo un análisis holístico de los aspectos asociados a la gestión docente y una mayor eficacia en la toma de decisiones. Las metodologías utilizadas van desde lo descriptivo a lo inferencial, utilizando análisis de frecuencias, test de hipótesis y regresión logística, entre otras.

Previo al desarrollo de los informes de Análisis de Progresión del Estudiante, la Universidad utilizaba indicadores de evaluación de la docencia. Sin embargo, éstos se realizaban de manera no sistemática, sin una definición clara y sin valor agregado. Eso implicaba que la interpretación de cada indicador y de sus variables condicionantes, fuera un esfuerzo subjetivo de cada directivo, lo que incrementaba la posibilidad de desaciertos en las decisiones y por tanto, se generaba una organización más ineficiente.

En el esfuerzo por sistematizar los indicadores de gestión asociados a la docencia de pregrado, se desarrollaron informes que analizaban algún aspecto específico de la gestión en docencia, los cuales basaban su metodología en la identificación del fenómeno y el análisis de las variables que podrían condicionar su resultado. Esta actividad es muy importante, ya que es la que permite generar el valor agregado a un indicador global, dado que enriquece su interpretación de manera objetiva. Así, el primer informe que se realizó, correspondió al Proceso de Admisión en 2005 y luego el informe de matrícula de primer año en 2006. Para el 2008, la Institución ya contaba con lo que se llamaría “Análisis de Progresión del Estudiante”, realizando 6 informes de gestión, que eran los del proceso de

1.- Selección,
2.- Matrícula de Primer Año,
3.- Matrícula Total,
4.- Deserción,
5.- Aprobación de asignaturas,
6.- Titulación,

los cuales se fueron consolidando paulatinamente. En 2010, se completa el análisis de progresión del estudiante con la creación del primer informe de Empleabilidad, que describe los resultados de renta y tiempo en encontrar empleo una vez egresado el estudiante. Con el último informe descrito, es posible cerrar el círculo de los procesos académicos del estudiante, y por tanto, interpretar los resultados institucionales desde que el estudiante es seleccionado para su ingreso a la Universidad, hasta que está inserto en el mundo laboral.

La Universidad de Talca es una de las instituciones de educación superior chilena que ha sido pionera en la implementación de unidades de análisis institucional, creando la función el año 2000, durante la ejecución de su primer Plan Estratégico (1997).

La creación de la unidad obedece a la necesidad de realizar la evaluación y seguimiento del Plan Estratégico mencionado, permitiendo la generación de iniciativas orientadas al cumplimiento de la estrategia y a realizar las acciones correctivas necesarias, en caso de encontrar desviaciones a lo planificado.

Al año 2005 se consolida la función de Análisis Institucional, incorporándose formal y activamente en los procesos de toma de decisiones de nivel estratégico.

En ese mismo año, la Universidad de Talca comienza uno de sus cambios más ambiciosos en términos de la ejecución de los procesos de enseñanza, la implementación de planes formativos basados en competencias. Para el año 2006, el 95% de las carreras de la Institución cuentan con planes formativos por competencias. Este esfuerzo exige la evaluación en la implementación de estos planes formativos de una manera más sistemática y rigurosa, por lo que los informes de Análisis de Progresión del Estudiante vienen a responder esta necesidad.

• Sistematizar los indicadores de evaluación del desempeño institucional para la gestión en docencia.
• Dar un carácter holístico al análisis de los resultados de la docencia.

Ambos objetivos son secuenciales y permiten la mejora continua, ya que una vez realizados los análisis e internalizado el conocimiento generado a nivel institucional, esto permite retroalimentar para mejorar la definición de indicadores y los análisis desarrollados. La lógica planteada le da el carácter innovador a esta iniciativa, ya que concretiza la gestión del conocimiento corporativo, dentro de un proceso de mejora continua.

En consecuencia, el primer objetivo es crítico para lograr un proceso sistemático y ordenado de evaluación de indicadores de desempeño y el segundo es clave para lograr que todos los fenómenos asociados a la gestión en docencia, que en genérico son: la admisión (selección y matrícula), la eficiencia en la docencia (deserción y aprobación) y la eficacia en la docencia (la titulación y la empleabilidad); tengan un sentido institucional y una interpretación global, lo que da el carácter distintivo a este mecanismo de evaluación y en definitiva, la transforma en una buena práctica.

a.- Lógica del Análisis de Progresión del Estudiante.

El Análisis de Progresión del Estudiante en la Universidad de Talca, es una metodología que se creó con el objetivo de desarrollar un análisis completo acerca de las condiciones y causas de los fenómenos más relevantes dentro del proceso formativo del estudiante en la Universidad. La base conceptual para el Análisis de Progresión del Estudiante está dentro de los procesos de Gestión del Conocimiento Corporativo (ver Figura 1), lo que se concretiza tanto en la estructura de los informes, como en sus mecanismos de difusión y retroalimentación, además, de la capitalización del conocimiento generado, en caso que sea pertinente.

Dentro de las etapas descritas, los informes del Análisis de Progresión del Estudiante se encuentran en la Búsqueda o Creación, en laDistribución y en el Desarrollo de conocimiento corporativo, mientras que la aplicación o protección de éste, se desarrolla en las unidades pertinentes, ya sea en las Vicerrectorías asociadas a los procesos docentes o en las unidades docentes propiamente tales (Facultades, Escuelas, etc.).

Como ya se mencionó, los informes de análisis de Progresión del Estudiante tienen como finalidad entender profundamente las principales condicionantes de los resultados asociados a la gestión en docencia, y, dada esa condición, cada informe también refleja una etapa del proceso formativo. Por lo tanto, además de la profundización en el análisis de las causas de estos fenómenos, también se puede construir una línea de desarrollo del estudiante desde que este ingresa a la Universidad hasta que está inserto en el mundo laboral. La Figura 2 es una representación gráfica de esta iniciativa, mostrando el método y la lógica de trabajo detrás de la elaboración de los informes de Análisis de Progresión del Estudiante.

En la Figura 2 se establecen 3 bloques: el primero representa las variables que se utilizan para modelar cada proceso asociado a la progresión del estudiante; el segundo muestra los 7 informes, clasificados según su posición dentro del proceso formativo, diferenciando los informes de evaluación del proceso y los informes de evaluación de la efectividad institucional; el tercer bloque tiene relación con las acciones y decisiones, que están basadas en la identificación objetiva de las relaciones y causas establecidas en los informes descritos. Además, en la parte inferior del diagrama se observan las instancias de difusión y retroalimentación, las cuales corresponden a entidades asociadas directamente a la toma de decisiones, y que, por tanto, son las principales responsables de los resultados institucionales asociados al proceso formativo y de retroalimentar respecto a las variables y metodologías utilizadas en la elaboración de cada informe.

b.- Estructura de los Informes de Análisis de Progresión del Estudiante

De acuerdo a la lógica mostrada anteriormente, se debe señalar que cada informe cuenta con:

• Objetivo general: principales propósitos del informe.
• Metodología: apropiada a las necesidades de información definidas para cada informe.
• Glosario de términos para las variables e indicadores: principales definiciones.
• Capítulo de resultados: tablas, gráficos, test y modelos de cada fenómeno.
• Conclusiones del análisis: principales resultados y hallazgos del análisis.

Dentro de los beneficios asociados a la arquitectura de los informes, destaca el hecho que la estructura de estos informes es estándar y por tanto, permite establecer un patrón de diseño común, característica primordial en su condición de replicabilidad. Otro beneficio importante, es el compromiso implícito de la unidad de generar un avance para cada informe nuevo, donde basados en la retroalimentación generada en las instancias de difusión, se realizan ajustes a los informes. Estos ajustes corresponden principalmente al uso de nuevas metodologías y a la adecuación de conceptos y definiciones para los indicadores.

En la Tabla 1 se presenta el objetivo de cada informe y la calendarización anual.

Las metodologías utilizadas para el desarrollo de los informes dependen del nivel de sofisticación de la respuesta que se busca para cada uno de ellos, y por tanto, tienen relación con el nivel de profundidad al que es necesario llegar en la evaluación de cada fenómeno. De acuerdo a esta condición, se utilizan preferentemente metodologías de carácter descriptivo, a través de análisis de gráficos, de frecuencias, estadísticos de tendencia central, entre otras. Sin embargo, y como consecuencia del proceso de mejora continua al que se somete cada informe, existen otras metodologías más adecuadas para responder a las nuevas preguntas asociadas a cada informe. Dado el nivel de madurez de los informes y la mayor complejidad de las preguntas a responder, se utilizan metodologías como:

• los test de hipótesis, para evaluar las variables más significativas que influyen en el fenómeno (caso del informe de titulación y de Aprobación y Reprobación).
• la regresión logística, para construir un modelo estadístico del fenómeno en estudio, con el objetivo de evaluar las condiciones del perfil de un estudiante asociado a un resultado del proceso formativo (caso del informe de deserción, donde se evalúa la probabilidad de desertar de cada estudiante).

c.- Mecanismos de difusión de los informes

Dentro de la lógica de la gestión del conocimiento sobre la que se sustenta el método planteado, uno de los aspectos más relevantes tiene relación con las vías e instrumentos de difusión del conocimiento generado, tanto por su relevancia en términos de la internalización de la información entregada por parte de los directivos, como por la relevancia de los procesos de retroalimentación, que son críticos para la mejora continua de los informes.

En este sentido, el proceso de difusión tiene dos instancias, las internas y las externas:

Instancias Internas:

• Presentación en el Comité Consultivo: previo a la presentación oficial de los documentos, éstos son evaluados y mejorados en su forma y contenidos en un comité ad-hoc constituido para este fin (y otros de competencia de la Dirección de Planificación y Análisis Institucional). El comité plantea sus observaciones y éstas se discuten con el equipo que desarrolla cada informe. Dentro de un plazo establecido, se afinan los informes y se procede a su presentación oficial.
• Difusión en Organismos Colegiados: dado que la información que entregan los Informes de Análisis de Progresión del Estudiante es de carácter transversal a la organización, estos son presentados en todas las instancias de toma de decisiones que consideren que la información es pertinente a su quehacer en gestión. Por tanto, los resultados obtenidos son presentados de manera presencial en los Consejos Académicos de la Universidad Talca, en los Consejos de Facultad y en los Consejos de Docencia. En estas instancias participan los directivos que toman las decisiones a nivel estratégico y táctico, por lo que la primera y segunda línea en la estructura orgánica son directamente partícipes de la entrega de la información relativa a cada informe.
• Difusión a Través de Medios Electrónicos: la Dirección de Planificación y Análisis Institucional cuenta con una página web (http://planificacion.utalca.cl), donde presenta la información relativa a su quehacer. Para el caso particular de los productos de Análisis Institucional, existe un espacio en ésta web, donde se publican todos los informes del Análisis de Progresión del Estudiante, más otros documentos relevantes. Este sitio tiene la siguiente dirección:
• . Para acceder a los informes publicados es necesario contar con clave de intranet, por lo que toda la comunidad universitaria puede acceder a ellos, tanto los académicos, como los administrativos y los estudiantes.
• Información por unidad académica: dado que los Informes de Análisis de Progresión del Estudiante tienen un carácter global, es necesario entregar información particular a cada unidad académica con sus propios resultados. En este sentido, se elabora un set de información con los indicadores desarrollados en los informes, los que se entregan de manera particularizada a cada unidad académica, sólo con la información referente a sus carreras.

Instancias Externas:

• Difusión en seminarios y eventos especializados: para efectos de lograr la capitalización del conocimiento generado y llegar a otras instancias de retroalimentación, la participación en seminarios y eventos especializados es clave. Así, desde el 2005 se puede mencionar que los resultados logrados y las metodologías utilizadas, han sido presentadas en 5 seminarios y encuentros de gestión en todo el país. Asimismo, la unidad de Análisis Institucional participa activamente en dos redes de intercambio de datos, donde se sistematizan, a nivel interinstitucional, gran parte de los indicadores asociados al Análisis de Progresión del Estudiante.
• Visitas de otras universidades: en el mismo sentido anterior, se puede mencionar que la iniciativa desarrollada es parte de los contenidos que otras instituciones de educación superior han solicitado conocer y que, como respuesta al compromiso con la educación superior y su desarrollo (planteado como objetivo estratégico por la Universidad), se han mostrado en detalle.

Para el desarrollo de los Informes de Progresión del Estudiante, la Universidad de Talca cuenta con una unidad especializada en la Dirección de Planificación y Análisis Institucional denominada Unidad de Análisis Institucional, donde trabajan 3 profesionales de tiempo completo (44 horas). Las tres personas son profesionales del área de los negocios y la ingeniería, dos de ellos cuentan con estudios de postgrado (magíster), uno en Psicología Social y Metodologías de Investigación y otro en Administración de Empresas. La experiencia laboral del personal mencionado es de 5 años en promedio.

Para el desarrollo de los informes se cuenta con software especializados en la recopilación, depuración y análisis de datos, utilizando el software BrioQuery 6.6 para el trabajo de datos y análisis descriptivo y el software SPSS 15 para el trabajo de análisis más específico. Los software anteriores se complementan con los sistemas de Microsoft Office 2007 Excel y Access para la gestión de bases de datos y formato de salidas de las tablas y gráficos.

Dentro de los resultados más destacables a nivel institucional se pueden mencionar los siguientes:

• Mejora sustancial en los resultados de la admisión, pasando del 8º lugar en los rankings de puntajes de selección de los postulantes en 2006 al 4º lugar en 2011, lugar que se mantiene desde el 2009.
• Equilibrio en los niveles de cobertura de vacantes durante los procesos de matrícula, con resultados en torno al 100% desde el 2005.
• Crecimiento equilibrado en términos de estándares de infraestructura (13 M² por estudiante promedio anual).
• Mejora en cantidad y calidad de las acreditaciones de carreras. Mientras en 2005 había 8 carreras acreditadas (38%) con 4,25 años de acreditación promedio, al 2009 hay 11 carreras acreditadas (52%) con un promedio de 5 años de acreditación[1].
• Desarrollo de instrumentos de evaluación de la estrategia modernos, a través de la implementación de Data Warehouse, ya que la rigurosa definición de indicadores permite la automatización de éstos.

También es posible identificar la relevancia de la información generada en los Informes de Análisis de Progresión de Estudiantes, en el hecho que son parte de los indicadores utilizados para la evaluación del Plan Estratégico Institucional. Además, son consultados frecuentemente para la toma de decisiones institucionales como definición de vacantes, proyectos de expansión, procesos de acreditación, presentación de proyectos y definición de políticas para mejorar el desempeño institucional en temas de gestión en docencia.

Externamente, este esfuerzo por sistematizar la información, es reconocido como una fortaleza institucional por parte de las entidades acreditadoras nacionales. Este punto se profundiza en el apartado siguiente.

Un impacto adicional ha sido el aporte a otras universidades, dado que esta iniciativa ha sido presentada en seminarios y talleres de gestión en educación superior. Esto ha permitido establecer un método, tanto para la construcción de informes asociados a la gestión en docencia, como para la interpretación de los resultados con una mirada holística.

 

 

La capacidad para que la buena práctica sea sostenible viene dada por tres condiciones:

• Respaldo de la alta dirección: a nivel institucional existe un total respaldo a desarrollar y perfeccionar los informes de Análisis de Progresión del Estudiante, dado que se entiende su relevancia en la toma de decisiones a nivel estratégico.
• Institucionalmente: se observa que los directivos requieren de los Informes de Análisis de Progresión del Estudiante, tanto para su gestión cotidiana como para situaciones especiales, como la acreditación de carreras o la presentación de proyectos. Por tanto, el reconocimiento de la buena práctica impulsada desde la institución, genera que ésta sea una necesidad permanente, garantizando su sostenibilidad.
• Estructura de los informes: a pesar de la relevancia de las condiciones anteriores, si los informes no son replicables, entonces incluso el apoyo institucional resulta irrelevante. Para evitar esta situación, los Informes de Análisis de Progresión del Estudiante cuentan con una estructura definida, la que establece los requerimientos y alcances de cada informe. Estos requerimientos fueron explicitados en la sección 5 punto b. Además, existe un calendario anual para el desarrollo de cada informe, el que está explicitado en el programa de trabajo de la Dirección de Planificación y Análisis Institucional.

La principal innovación dice relación con la visión holística de los indicadores y que esto permite una mejor interpretación de los resultados de la gestión en docencia, con la consiguiente mejora en la eficacia de las decisiones. A lo anterior se suma el hecho que las metodologías desarrolladas desde la perspectiva de la gestión del conocimiento, permiten la generación de valor agregado a los indicadores, por lo que los indicadores de gestión en docencia (como la deserción, la titulación, entre otros) ya no son evaluados como un resultado particular, sino que son interpretados como una consecuencia, dado el comportamiento de una serie de variables que lo condicionan, lo que implica un avance implícito hacia procesos de toma de decisiones más eficaces. En Chile no se conoce de otras instituciones que desarrollen esta evaluación con la sistematicidad planteada por esta buena práctica.

La replicabilidad de la práctica propuesta es absoluta y no requiere de ajustes o modificaciones, dado que se desarrolla en la base de uno de los aspectos medulares de cualquier institución de educación superior, la docencia. Por tanto, respecto de cuestiones de contexto, la práctica no tiene consideraciones especiales para su ejecución.

Sin embargo, sí hay consideraciones respecto de los recursos utilizados (tanto humanos como de infraestructura) y de la cultura organizacional en la que se desarrolla. Estos aspectos deben ser considerados al momento de iniciar la implementación de la buena práctica, ya que la realización de estos informes necesita de un alto nivel de especialización técnica, de la disponibilidad de software especializados y de una institución en la que la evaluación de indicadores de desempeño, sea un factor relevante en la gestión.

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		Sandra Cofré
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