Sistema de Gestión de la Calidad de la Investigación, Desarrollo e Innovación (SGC I+D+i) de los grupos de investigación y centros de innovación de la Universidad Rovira y Virgili.

Palabras clave: Procesos, Productos y Servicios; Gestión de la Calidad, ISO, Innovación, URV

La Universidad Rovira i Virgili (URV) ha diseñado e implantado un sistema de gestión de la calidad común para un conjunto de grupos de investigación y centros de innovación que han obtenido el reconocimiento y la certificación externa, con la norma UNE-EN-ISO 9001, de sus actividades de investigación, desarrollo, innovación y transferencia de conocimiento y tecnología. Se trata de una iniciativa institucional, de carácter voluntario, que conlleva una mejora de la competitividad de estos grupos de investigación y centros de innovación, y representa una distinción de la calidad de la investigación de nuestra Universidad.

Este sistema de gestión de la calidad, conocido como “Sistema de Gestión de la Calidad de la Investigación, Desarrollo e Innovación”, se caracteriza por su carácter transversal a todas las unidades que lo integran. Su diseño permite incorporar cualquier grupo de investigación o centro de innovación de la Universidad, independientemente de cuál sea su disciplina, lo que significa que en un futuro toda la investigación de la URV podría ser certificada.

Desde enero de 2008, se han certificado en base a la norma ISO 9001:2008 un total de 24 grupos de investigación y 5 centros de innovación. Por otra parte, otros 4 grupos de investigación están trabajando actualmente en la implantación de este sistema de gestión de la calidad.

El Sistema de Gestión de la Calidad de la Investigación, Desarrollo e Innovación (en adelante SGC I+D+i) nace, por un lado, fruto de la estrategia adoptada por la URV de implantar mecanismos de mejora de la calidad de los procesos y recursos de la Universidad (ver figura 1).

Así, en todos los ámbitos de actividad, docencia, investigación y gestión, se ha hecho evidente la necesidad de certificar interna y externamente la calidad: evaluación y acreditación de programas docentes, evaluación y acreditación del profesorado, certificación de la calidad de los servicios universitarios, menciones de calidad de los programas de doctorado, evaluación de grupos de investigación, auditorías de gestión y un largo etcétera.

Así, la implantación de un sistema de gestión de calidad y la posterior certificación externa, junto con las mejoras de organización y gestión, suponen indudablemente un sello de calidad y una buena carta de presentación para la mejora de las condiciones competitivas de los grupos en la concesión de proyectos por vía competitiva y la obtención de contratos.

El factor determinante para la puesta en marcha y posterior implantación del SGC I+D+i ha sido la implicación de la dirección de la URV y de los grupos de investigación y centros de innovación a través de un programa de apoyo a la certificación.

El objetivo del Programa de apoyo a los procesos de certificación de la calidad de los grupos de investigación y centros de innovación es facilitar a los grupos de investigación y centros de innovación la obtención de la certificación externa de los sistemas de gestión de la calidad de los laboratorios y centros de innovación de la URV, según la norma UNE-EN-ISO 9001.

El programa, además de la aportación económica directa destinada a cubrir los gastos de mantenimiento y certificación del sistema de calidad y los gastos de la gestión de la calibración de los equipos, ofrece apoyo técnico y asesoramiento continuo a los grupos durante la implantación del sistema de gestión de calidad. El apoyo técnico incluye un servicio de asesoramiento externo por parte de expertos en implantación y certificación de sistemas de gestión de calidad, y asesoramiento y apoyo interno por parte de personal de la URV dedicado a este proyecto.

En el Consejo de Gobierno de 8 de julio de 2005 se presentó y aprobó el programa de apoyo a los procesos de certificación de la calidad de los grupos de investigación y centros de innovación. A continuación, se informó a todos ellos de la apertura de un periodo de presentación de solicitudes para la inclusión en el programa.

Una vez recibidas las expresiones de interés, se realizaron reuniones con los grupos interesados en participar en el programa. Estas reuniones, que tuvieron lugar en los últimos meses de 2005, tuvieron como objetivo conocer la realidad de los diferentes grupos, valorar su situación de partida en relación con los requerimientos de la norma ISO 9001 y reunir suficiente información para planificar la implantación conjunta del SGC I+D+i.

Para poder abarcar a todos los grupos de investigación y centros de innovación interesados en implantar un sistema de gestión de la calidad, y en función de su situación de partida, el programa fue pensado para ser desarrollado en varias fases. Así, los grupos incluidos en la fase 1 centraron sus esfuerzos en el diseño del SGC I+D+i y llevaron a cabo una prueba piloto; por su parte, los grupos de la fase 2 y posteriores se centran en la mejora continua del SGC I+D+i.

El diseño e implantación del sistema de gestión de la calidad de las actividades de investigación, desarrollo e innovación que llevan a cabo los grupos de investigación de la URV responde a diversos factores y circunstancias, entre los que destacan:

• La voluntad de la URV de poner en marcha distintos mecanismos para la mejora de la calidad y hacer extensivas, al ámbito de la investigación, la política y la estrategia de mejora de la calidad, ya iniciada en otros ámbitos de actividad de la URV.
• La necesidad de mejorar la organización interna de los grupos de investigación.
• La necesidad de mejorar la competitividad de los grupos de investigación de la URV y adelantarse a posibles requerimientos externos en materia de calidad: convocatorias públicas, contratos, convenios, etc.
• La necesidad de incrementar los recursos técnicos y económicos dedicados a la investigación, el desarrollo y la innovación.
• El deseo de conseguir un reconocimiento externo en gestión de la calidad de las actividades de investigación, desarrollo e innovación.
• El reto de mejorar el posicionamiento o la visibilidad nacional e internacional de la URV en cuanto a calidad de la investigación, con el fin de conseguir la plena integración en el marco del espacio europeo de investigación.

La finalidad del diseño e implantación del SGC I+D+i es la obtención de la certificación externa del sistema común de gestión de calidad de los grupos de investigación y centros de innovación de la URV para las actividades de investigación, desarrollo, innovación, transferencia y consultoría de tecnología.

Los objetivos que se persiguen con la implantación y posterior certificación del SGC I+D+i son:

• Objetivo 1: Transmitir la política y estrategia institucional en material de calidad de la investigación hacia las unidades (grupos de investigación).
• Objetivo 2: Mejorar la competitividad de los grupos.
• Objetivo 3: Mejorar la calidad de los recursos humanos dedicados a la investigación.
• Objetivo 4: Mejorar la actividad de investigación y transferencia de los grupos.
• Objetivo 5: Mejorar la productividad científica y la visibilidad de los resultados de la investigación.

Para cada uno de estos cinco objetivos generales se han concretado, a nivel de grupo, diferentes retos en forma de objetivos específicos. Entre ellos figuran los siguientes: aumentar la satisfacción del personal, aumentar la implicación de los investigadores, mejorar la comunicación interna del grupo, potenciar la formación del personal, aumentar el número de proyectos o servicios concedidos, aumentar el número de publicaciones y aumentar los ingresos, entre otros.

• Diseño e implantación de un sistema de gestión de la calidad común para todos los grupos, denominado "Sistema de Gestión de la Calidad de la Investigación, Desarrollo e Innovación".
• Formación del personal de los grupos sobre calidad y la norma ISO 9001.
• Realización de auditorías internas.
• Realización de auditorías externas (certificación).

Estas actividades responden a los principios del ciclo de mejora continuada (ciclo Deming), que describe cuatro pasos básicos para conseguir la mejora de la calidad (ver figuras 2 y 3).

1. Diseño e implantación del SGC I+D+i:

El punto de partida del diseño del SGC I+D+i fue la elección de un modelo de gestión de calidad de acuerdo con:

Las premisas básicas aplicadas al diseño del SGC I+D+i han sido las siguientes:

La participación de los grupos de investigación y centros de innovación ha resultado clave en el diseño del SGC I+D+i. El trabajo conjunto con los representantes de la dirección de la URV (responsable y técnico de calidad) ha permitido incorporar sus necesidades y sugerencias. La participación de grupos de muy diferente índole permitió que el sistema sea adaptable a futuros grupos.

Con el objetivo de comprobar la funcionalidad y viabilidad de un modelo único de gestión de la calidad, se realizó una prueba piloto con los grupos incluidos en la fase 1. Esta prueba piloto resultó muy útil y permitió detectar puntos fuertes y puntos de mejora del SGC I+D+i. Los resultados obtenidos permitieron diseñar el modelo definitivo y empezar a implantar el sistema de gestión de la calidad.

A continuación se detallan las principales características del modelo definitivo del SGC I+D+i.

El alcance del SGC I+D+i son las "Actividades de investigación, desarrollo, innovación, transferencia y consultoría de tecnología".

Una vez definido el alcance, se define la estructura organizativa del sistema (ver figura 5).

Fig. 5. Estructura organizativa del SGC I +D+i

La dirección del SGC I+D+i recae en el Consejo de Gobierno de la URV y en la Comisión de Investigación y Transferencia. Sus principales competencias relacionadas con la calidad son la definición de las líneas estratégicas, la aprobación de los planes estratégicos y programas de mejora, y la definición y aprobación de la política y estrategia del SGC I+D+i.

Como representantes de la dirección se han definido dos figuras: el responsable y el técnico de calidad del SGC I+D+i. Estas figuras han asumido las funciones de coordinación y seguimiento del proyecto desde la unidad de calidad y planificación del Gabinete Técnico del Rectorado (en adelante GTR).

Cada grupo ha definido como figuras básicas del SGC I+D+i un director de grupo y un responsable de calidad. En algunos casos, se ha definido también la figura del técnico de calidad para dar apoyo a la implantación y el seguimiento del SGC.

Posteriormente se identifican los procesos, que son la base para la definición de un sistema de gestión de calidad y permiten el desarrollo, la implantación y la mejora de su eficacia (ver figura 6).

Se pueden diferenciar tres tipologías de procesos:

a) Procesos estratégicos: analizan las necesidades y los condicionantes de todos los grupos de interés. Marcan la política, las normas y las directrices del desarrollo de los demás procesos.

b) Procesos clave: procesos operativos que impactan directamente en el cliente. Son los procesos clave de los grupos para el desarrollo de los proyectos y servicios.

c) Procesos de apoyo: proveen a la organización de todos los recursos materiales o no materiales necesarios para generar el valor añadido deseado por los clientes.

El siguiente cuadro define los canales establecidos para asegurar la comunicación interna de forma intergrupal e intragrupal.

El canal de comunicación más utilizado han sido las reuniones, principalmente del Comité de Calidad, presidido por el representante de la dirección, responsable de calidad del SGC I+D+i, y compuesto por representantes de los grupos.

El Comité de Calidad tiene, entre otras funciones, las siguientes:

- Definir y aprobar la documentación general del sistema.

- Servir de enlace entre los grupos y la alta dirección de la URV.

- Transmitir a los grupos las decisiones y líneas estratégicas definidas por la alta dirección de la URV.

• Herramienta de información: el BSCW

El BSCW es un espacio de trabajo compartido, una aplicación general que puede ser utilizada para almacenar documentos de un mismo proyecto o de un grupo de trabajo.

Durante el proceso de implantación, además de los canales de comunicación interna, se han utilizado canales de divulgación externos, dirigidos al conjunto de la comunidad universitaria: informe del rector al Claustro, memoria de calidad de la URV, diario digital, etc.

Los mecanismos y herramientas de comunicación internos y externos descritos han contribuido a la correcta difusión de la información y han permitido a los usuarios, que son quienes deben implantar y mantener su SGC, prevenir errores y malas interpretaciones, simplificar el trabajo y optimizar el tiempo dedicado a este proceso.

2. Formación del personal de los grupos sobre calidad y la norma ISO 9001:

Un punto clave en el desarrollo del proyecto es la realización de actividades de formación interna y externa. Con la formación externa, por una parte, se pretendía ofrecer a los grupos conocimientos sobre la norma ISO 9001 que les permitieran implantar correctamente el sistema (cursos de gestión de la calidad basada en la norma ISO 9001 a nivel básico y avanzado, cursos de técnicas y herramientas de gestión, cursos de auditoría interna, etc.). Con la formación interna, por otra parte, se quería sensibilizar e implicar al personal de los grupos, para garantizar el éxito de la implantación del SGC I+D+i.

Con posterioridad a la certificación externa del SGC I+D+i, se ha ofrecido un programa de formación (interna y externa) diseñado atendiendo a las necesidades del personal de los grupos de investigación y centros de innovación.
 

Relación de actividades formativas realizadas hasta el momento

La certificación de los grupos en distintas fases presenta las siguientes ventajas:

- Permite diseminar las buenas prácticas y compartir documentación, experiencias y conocimientos.

- Estimula la colaboración entre participantes.

- Aporta beneficios para unos y otros.

Personal implicado:

A continuación se presenta un esquema con los agentes implicados en la implantación del SGC I+D+i:

Las personas directamente relacionadas con la implantación y mejora continua del SGC I+D+i se identifican como "Agentes". Su relación con el sistema de gestión de calidad ya se ha desarrollado anteriormente, al describir la estructura organizativa del SGC I+D+I.

Además del personal directamente implicado en el diseño y desarrollo del SGC I+D+i, el proyecto cuenta con dedicación de personal perteneciente a diferentes servicios y unidades de la Universidad, relacionados directa o indirectamente con el buen funcionamiento de algunos procesos (ver figura 7).

Recursos:

Para el desarrollo del SGC I+D+i se han utilizado herramientas de comunicación, como el BSCW o el diario digital de la URV. Así mismo, se ha puesto en marcha un servicio de copias de seguridad, con el fin de proteger la documentación relacionada con el sistema.

 Figura 9. Herramienta de comunicación BSCW

Figura 10. Diario digital de la URV

El resto de las infraestructuras y recursos utilizados (laboratorios, equipos, bases de datos, etc.) son los habituales en la organización de los grupos de investigación y centros de innovación.

El resultado más directo y evidente del diseño e implantación del SGC I+D+i es la obtención de la certificación externa del sistema de gestión de la calidad según la norma UNE-EN ISO 9001:2008.

Hasta el momento, y desde enero de 2008, se han certificado externamente un total de 29 unidades de investigación, correspondientes a 24 grupos de investigación y 5 centros de innovación. Este certificado, emitido por la empresa certificadora TÜV Rheinland Ibérica Inspection, Certification & Testing S. A., tiene validez hasta mayo de 2015.

En la actualidad 4 grupos de investigación están trabajando en la implantación de este sistema de gestión de la calidad. Sólo 6 grupos de investigación de los 37 grupos iniciales interesados en implantar un sistema de gestión de calidad se encuentran en la fase inicial.

  Fase avanzada de implantación

A continuación, a modo de resumen, se destacan los factores de éxito de la implantación del “Sistema de Gestión de la Calidad de la Investigación, Desarrollo e Innovación” de los grupos de investigación y centros de innovación de la URV:

• La participación de los grupos de investigación y centros de innovación en el diseño del SGC I+D+i.
• La realización de la prueba piloto.
• La formación interna y externa proporcionada al personal de los grupos en materia de calidad y gestión, durante todo el proceso de implantación y posteriormente, en atención a sus necesidades.
• La comunicación entre la dirección de la URV y los grupos de investigación y centros de innovación a través del Comité de Calidad.

Durante el diseño y la posterior implantación del SGC I+D+i, los problemas que se han encontrado son:

• La ausencia de referentes externos de la adaptación de la norma ISO 9001 con el objeto de configurar un sistema de gestión de la calidad transversal en el ámbito de la investigación universitaria. Para subsanar este problema e integrar correctamente los requisitos de la norma a la organización de los grupos, se pidió asesoramiento externo a expertos en implantación de sistemas de gestión de la calidad.
• La falta de formación de los principales responsables de los grupos en materia de calidad y gestión. Para ello se organizaron diversos cursos de formación interna y externa a distintos niveles y en función de las responsabilidades asignadas dentro del SGC I+D+i.
• El cambio del modelo organizativo de los grupos hacia un nuevo modelo de gestión. Se realizaron reuniones previas con cada uno de los grupos para aumentar su sensibilización respecto a la norma ISO 9001 y el nuevo modelo organizativo.

La URV cuenta con diferentes estrategias puestas en práctica con la finalidad de incentivar la implantación del SGC I+D+i en nuevos grupos y garantizar el mantenimiento y la mejora del sistema de gestión de calidad:

- Recursos económicos, incluidos en una partida del presupuesto de la URV para cubrir los costes de la certificación externa y su preparación, así como los costes derivados de la calibración de los equipos.

- Coordinación central del sistema mediante la figura del responsable de calidad del SGC I+D+i, cuyas principales funciones son:

• Realización de la revisión, por parte de la dirección general, del sistema de calidad e informe a la Comisión de Investigación y Transferencia.
• Mantenimiento de la documentación general del sistema (revisión y mejora, incorporación de cambios, nuevos documentos, etc.).
• Preparación y presidencia de las reuniones del Comité de Calidad (documentación, convocatorias, actas, seguimiento de acuerdos, etc.).
• Planificación y seguimiento de las auditorías internas.
• Planificación y seguimiento de las auditorías externas.
• Resolución de las no conformidades derivadas de las auditorías.
• Planificación y organización de formación específica en materia de calidad y normas ISO para los grupos.
• Mejora continua del sistema.

- Organización y gestión centralizada del programa de calibración externa del equipamiento científico.

- Detección de necesidades formativas y organización centralizada de actividades formativas en materia de calidad.

El diseño, implantación y certificación del SGC I+D+i es una práctica absolutamente adaptable a otras organizaciones, similares o no a una institución universitaria, que compartan las necesidades y retos que tenía la URV en el momento en que puso en marcha el proyecto. Por ejemplo, puede aplicarse a centros, departamentos, equipamientos docentes, servicios bibliotecarios, secretarías, delegaciones, hospitales, etc.

En concreto, los elementos del SGC I+D+i que resultan especialmente adaptables y aplicables son los siguientes:

• Modelo único. El SGC I+D+i fue pensado para incorporar grupos de investigación de cualquier ámbito de la Universidad (artes y humanidades, ciencias, ciencias de la salud, ciencias sociales y jurídicas, ingeniería y arquitectura). Previamente al diseño del SGC I+D+i, se llevaron a cabo reuniones individuales con los grupos y se crearon grupos de trabajo para sistematizar los procesos y ponerlos en común; así, hoy da cabida a grupos del ámbito de la medicina, la enología, la química analítica y la ingeniería.

• Planificación conjunta. El SGC I+D+i permite alinear los objetivos estratégicos en materia de calidad que persigue la Universidad con los objetivos concretos de los grupos de investigación y centros de innovación, hecho que contribuye a la mejora de la planificación global.

• Gestión centralizada. Se gestionan de forma centralizada las actividades de apoyo al desarrollo y mantenimiento del sistema: calibración de equipos, formación específica, grupos de trabajo para la mejora continua, gestión de los residuos, medidas de prevención de riesgos, etc.

• Implicación directa de la dirección de la URV. Las funciones de coordinación y seguimiento del proyecto son asumidas por un gabinete de la Universidad, con una estructura asimilable a la de un servicio central.

• Prueba piloto. Los grupos participantes en la prueba piloto y los responsables de calidad institucionales han trabajado conjuntamente con el fin de definir y acotar el sistema de gestión de calidad, lo que ha permitido hacer una puesta a punto antes de su implantación definitiva.

• Designación de responsables de calidad en cada grupo de investigación.

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