Sistema de Dirección Estratégica

Palabras clave: Estrategia, Dirección Estratégica, Plan Estratégico, Calidad, ARG, UJI

El sistema de dirección estratégica de la Universitat Jaume I ha recibido el Sello de Excelencia Europea, en el nivel de Excelencia Europea 500+, otorgado conjuntamente por la EFQM y la ANECA a través del Club de Excelencia en Gestión.

 

La actitud estratégica en la universidad se refleja en el contexto en el cual la UJI consideraba al inicio del proceso, en 1999, que la posición futura de la universidad no debía ser producto del azar, ni el resultado residual de las actuaciones de otras organizaciones. 

El equipo de gobierno de la época del primer plan estratégico, tenía la convicción de que con una planificación estratégica participativa, explícita y ampliamente compartida y difundida, alcanzaría los objetivos de que las medidas adoptadas desde diversos ámbitos de gobierno de la universidad fueran al mismo tiempo consistentes entre sí y congruentes con los objetivos estratégicos institucionales.

Dotar a la institución de un Sistema de Dirección Estratégica que facilitara la coordinación de todas sus áreas de actividad para integrar y armonizar todas las iniciativas de mejora con el propósito de generar ventajas competitivas sostenibles en el reto de contribuir eficazmente al progreso de la sociedad.

El proceso del desarrollo de la planificación estratégica en la universidad se desdobla en fases que se pueden resumir en cinco importes etapas:

1) Preparación:

Elaboración del Plan de Imagen y Comunicación, que incluyó un estudio de cómo la sociedad ve a la universidad; elaboración de un Plan de Sistemas y de un Mapa de Procesos; realización con la CUDU de un Seminario de Formación en dirección estratégica y en gestión de la calidad total (TQM), incluyendo un ejercicio de autoevaluación de la propia UJI, siguiendo el modelo EFQM; la negociación con la Generalitat Valenciana y aprobación de un nuevo Plan de Financiación que preveía la financiación vinculada a objetivos.

 

2) Decisión de establecer un SDE:

teniendo en cuenta los escenarios de futuro y algunos factores críticos como el descenso de los jóvenes en edad de incorporarse a la universidad, la necesidad de atraer estudiantes de fuera de la comunidad autónoma y el plan plurianual de financiación de las universidades públicas valencianas, que establecía que un 10 % de la subvención pública se distribuiría condicionada al cumplimiento de los objetivos, el equipo rectoral tomó la decisión de implantar un Sistema de Dirección Estratégica, empezando por la elaboración del Plan estratégico. Esto supuso un cambio cultural importante.

 

3) Elaboración del PE y diseño del SDE:

constitución de un grupo base de trabajo formado por el rector, 3 vicerrectores y el gerente, seguido de varios meses de trabajo con asistencia del propio rector a todas las reuniones (formales e informales) del grupo base (presencia que se ha constituido como un elemento fundamental para la motivación de la comunidad universitaria). Diseño del proceso de participación de la comunidad universitaria en la elaboración del plan, diseño milimétrico de la forma de comunicación del mismo y del proceso de aprobación formal por los órganos de gobierno. Aprobación en febrero de 2000 por la Junta de Gobierno del Documento base de planificación y finalmente diseño del despliegue en los Centros, Departamentos y Servicios.

Los principales elementos que caracterizan el Plan Estratégico de la universidad se centran en la Misión, la Visión, un Objetivo estratégico general y un conjunto de acciones, agrupadas alrededor de cada uno de los factores claves de éxito. Finalmente se preparó un Cuadro de Mando con los objetivos institucionales seleccionados atendiendo equilibradamente a cada una de las cuatro perspectivas del modelo de Kaplan y Norton.

 

4) El despliegue del Plan Estratégico:

se llevó a cabo a través de su implementación en los centros y los departamentos y también en los servicios. En este contexto se apreció la necesidad y la urgencia de crear un sistema de información potente, para vincular los objetivos con los recursos y garantizar la transparencia del sistema. Este sistema incluye la identificación de indicadores de los centros y departamentos y la publicación de la definición, fórmulas y datos de los resultados de los indicadores en la red interna de la universidad (la e-ujier). Por otro lado, se elaboró en cada servicio un documento singular de objetivos, y acciones del servicio, asumido tanto por el responsable de mismo, como por el vicerrector funcional correspondiente quien garantiza su consistencia con los objetivos institucionales de la universidad. También se ha realizado el establecimiento de indicadores específicos para cada servicio, su definición, fórmulas y procedimiento de cálculo.

 

5) El Control Estratégico:

la principal acción de control estratégico que incluye los sensores de alerta temprana de cambios en el entorno de la Universidad Jaume I, es el perfeccionamiento de todos los elementos que configuran el Sistema de Dirección Estratégica a través de la mejora continua de los cuadros de mando integrales locales y el cuadro de mando corporativo. Respecto a las estrategias emergentes se revisan continuamente. La visión global se examina anualmente, coincidiendo con la revisión de los cuadros de mando integral. También se producen cambios cada vez que hay un cambio importante en el entorno o en los cambios de equipo directivo.

 

 

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La participación y el grado de implicación de los colectivos de la universidad en el proceso de la planificación estratégica ha sido verdaderamente importante y se puede afirmar que todos los colectivos de la Universidad Jaume I (altos cargos, PAS, PDI, estudiantes, etc.) en la forma que corresponde a cada uno, están implicados en la planificación estratégica y a favor de ella. Probablemente, esto se deba a la gran labor de comunicación realizada a lo largo de todo el proceso.

• Clarificación de los objetivos institucionales que sirven de referencia a las distintas unidades estructurales para elaborar sus objetivos, alineados con los de la universidad.
• Notable mejora de la consistencia interna de los objetivos y de las acciones de cada uno de los ámbitos de responsabilidad.
• Construcción de un sistema de información muy orientado a facilitar la toma de decisiones estratégicas.
• Cohesión interna en lo relativo al sistema de dirección. Equivale a un pacto de estado de no poner en cuestión el sistema de corresponsabilidad.
• Profesionalización paulatina de la dirección en todos los ámbitos.
• Mayor facilidad para establecer incentivos y para situarlos en los puntos adecuados.
• Cambio cultural importante para toda la universidad, que consiste en el hábito de dirigir las unidades con objetivos concretos, con estrategias cuyas validez hay que demostrar, con acciones que suponen un esfuerzo operativo, con recursos que hay que cuantificar y priorizar, con indicadores que miden el progreso real y con la vinculación progresiva de los objetivos con la financiación.
• El PE se ha convertido en un eficaz instrumento de comunicación.

• El principal obstáculo para el desarrollo equilibrado del proceso de planificación estratégica ha sido la dificultad de alcanzar un grado de motivación homogéneo. 

• Una lección aprendida es que, habitualmente, los directivos carecen de tiempo para construir un sistema más perfecto, pero sin embargo hay que arrancar y dedicarse a desarrollar el proceso de forma persistente. Lo más importante, más que la meta, es el camino. 

• Objetivos que no se pueden medir: Si dichos objetivos son importantes, en la UJI son considerados como una oportunidad de mejora del Sistema de Información en lugar de su simple abandono. 

• Se evidencia que la consistencia de los criterios y actuaciones de coordinación es manifiestamente mejorable.

• La participación se convierte en un factor clave para el éxito de la implementación de un Plan: al estimular la presentación de aportaciones y escuchar atentamente las propuestas, se cohesiona, se enriquece y se fortalece la organización.
• El Papel relevante de las TIC y del Sistema de información.
• La comunidad universitaria modifica el borrador inicial de la planificación estratégica, pero lo hace suyo y lo enriquece.
• Sin duda, la percepción de otro factor de éxito ha sido el ruido de fondo producido por los recursos financieros adicionales que las unidades han recibido para el despliegue del Plan.
• Finalmente hay que destacar el papel insustituible del equipo rectoral, empezando por el rector, en el empuje necesario para el momento inicial, en el apoyo constante a todo el proceso de preparación, de ejecución y de control y en el convencimiento compartido de que el aprendizaje organizativo no termina nunca.

• Profesionalización paulatina de la dirección en todos los ámbitos y en todos sus niveles, a través del alineamiento de los objetivos locales de cada unidad con los institucionales de la Universidad.
• Cohesión interna en lo relativo al sistema de dirección. El SDE está haciendo a la UJI más fácil de dirigir para cualquier equipo rectoral futuro y más flexible para ajustar su rumbo ante cualquier situación nueva o cambio inesperado al que hubiera que dar respuesta ágil.
• Cambio cultural importante: a) Los recursos se convierten en capacidades. b) Los miembros de las unidades estructurales se van haciendo corresponsables de generar ventajas competitivas sostenibles para la universidad y capaces de promover estrategias emergentes que matizan, complementan y refuerzan las deliberadas.

 

5) Satisfacción de la Universidad por un reconocimiento externo relevante (EFQM):

• Uno de los Factores Clave de éxito que la UJI identificó y asumió como tal al inicio del proceso estratégico fue la Promoción de la Calidad y de la Excelencia. Como fruto de los esfuerzos persistentes a lo largo del tiempo en esa dirección llevados a cabo por toda la comunidad universitaria en uno de los proyectos colectivos profesionalmente más ambiciosos, la Universitat Jaume I acaba de recibir el Sello de Excelencia Europea, en el nivel de Excelencia Europea 500+, otorgado conjuntamente por la EFQM y la ANECA a través del Club de Excelencia en Gestión.

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		Antoni Montañana
		gerencia@uji.es
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		http://www.uji.es/infoinst/projectes/peuji/indexc.html
		Universitat Jaume I

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