Detalle de la Buena Práctica

qWebEx: Sistema de digitalización del proceso de gestión de extensión Universitaria


Palabras clave: Procesos, Productos y Servicios, Extensión Universitaria, Productividad, Sistema de Calidad, UNED

Resumen de la Práctica

qWebex es un proceso digitalizado dirigido a realizar una gestión eficaz de los cursos y actividades de Extensión Universitaria que se imparten en los diferentes centros asociados de la UNED, englobando la gestión, publicidad, alumnado y matriculación, informes, comunicación, asistencias, prensa y presencia pública.

 

1. Planificación de la Práctica

Tras la planificación de las líneas estratégicas de desarrollo del centro se propuso incrementar las actividades de extensión universitaria a través de la optimización de su proceso de gestión. 

Los antecedentes en los que se encontraba nuestro centro eran: 

  • Baja productividad: Se realizaban unos 50 cursos y el personal dedicado era 2.
  • Se estaba comenzando la implantación de un sistema de calidad y se realizaba trabajo muy repetitivo.
  • Existían muy pocas medidas.
  • La disponibilidad de la oferta de formación era limitada.
  • No existía ningún tipo de colaboración en red con otros centros.
  • Los soportes informáticos era muy heterogéneos y se duplicaba la información.
  • No existían las videoconferencias con otros centros

Se buscaba implantar un sistema de calidad en red que incluyera la formación de Extensión Universitaria.

 



La adecuación al Espacio Europeo de Educación Superior está suponiendo en nuestra universidad una serie de ajustes, cambios, transformaciones que, sin duda, pueden implicar un nuevo esfuerzo organizativo. Los sesenta y dos Centros Asociados de la UNED desarrollan una labor fundamental en el ámbito de la formación continua, Extensión Universitaria y desarrollo de la actividad sociocultural.
 
Sin embargo estas funciones se llevaban a cabo de forma individual, con programaciones y modelos de gestión que variaba mucho de unos Centros a otros.

Esta situación nos aconsejó intentar elaborar una visión común sobre tres temas destacados: 
  • Aspectos básicos de gestión de la extensión en nuestro centro.
  • El programa qWebEx como modelo de gestión del proceso de actividades socioculturales y Extensión Universitaria.
  • La relación entre centros.
  • Máster de Calidad como canalizador formativo y de implantación de herramientas.



  • Aumento de la productividad
  • Garantizar el sistema de calidad implantado y reducción de las tareas repetitivas derivada del cumplimiento de los procesos definidos en el mismo
  • Disponer de un cuadro de indicadores automático, de eficacia y eficiencia, que permita  comparación entre los centros de la red
  • Aumentar la disponibilidad de la oferta formativa
  • Trabajar mediante colaboraciones en red (sistema intercentros)
  • Homogeneizar la imagen y la gestión entre los centros

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

MÁSTER DE CALIDAD

La implantación de la mejora de qWebEx se canalizó a través de la organización de un Máster de Calidad en la Gestión de Centros Universitarios coordinado por el centro de Tudela y cuyo objetivo es conseguir que treinta centros asociados consigan el nivel 200+ EFQM.
 
En el Máster participaron ponentes de la UNED y de diferentes universidades. Desde la UNED de Tudela se coordinó la tutorización y la implantación de procesos. Conjuntamente con la formación en Calidad en la Gestión, se incluyeron una serie de procesos digitalizados en red que facilitaban la implantación del sistema. Entre estas herramientas se encuentra la digitalización del proceso de Extensión Universitaria, denominado qWebEx, que es objeto de esta mejora.
  • Desarrollo: Desde julio de 2004 hasta enero de 2008.   2 personas.
  • Fase de adaptación a los centros de la UNED: De febrero de 2008 a enero de 2010. 4 personas
  • Fase de soporte y mejora: De febrero de 2010 a la actualidad (mayo 2010). 7 personas.

En este momento el personal implicado en el proyecto de desarrollo es:

  • El director del centro y coautor de la plataforma, el coordinador tecnológico y coautor de la plataforma y 5 personas en el equipo de desarrollo.

3. Resultados de la Práctica

  • Aumento de la productividad: Por ejemplo: En un Centro Asociado, tras la implantación se ha aumentado la productividad en un 45% mientras que el personal se mantiene estable.
  • Garantizar el sistema de calidad implantado y reducción de las tareas repetitivas derivada del cumplimiento de los procesos definidos en el mismo: Se ha creado el Máster de Calidad online que está siendo impartido en todos los   centros   españoles. Se ha creado un sistema de dato único que reduce el trabajo repetitivo. El propio manejo de webex garantiza el cumplimiento del sistema de calidad implantado. Incorpora los requisitos de ISO y recomendaciones REDER de EFQM para la gestión del proceso.
  • Plantear medidas eficaces: Se implanta el Cuadro de Mando de Indicadores interno, en primer lugar, y luego compartido e único para todos los centros. 15 indicadores representativos de  la eficacia y eficiencia de 4 líneas críticas: Éxito comercial, calidad de servicio, rentabilidad económica y valor añadido para los usuarios.
  • Aumentar la disponibilidad de la oferta formativa: La oferta ha aumentado en más de un 50%. Se han gestionado desde la plataforma 665 acciones formativas
  • Trabajar mediante colaboraciones en red (sistema intercentros): Actualmente el 55% de los centros asociados de la UNED están el sistema. Además el Centro de la UNED es el coordinador de la zona norte.
  • Homogeneizar la imagen y la gestión: se obtienen de forma automática unos 80 informes o manifestaciones públicas de idéntica imagen y formato para todos los centros.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

Se ha implantado como sistema oficial en la red de Centros de la UNED.

  • Ha sido adaptado al programa Senior a nivel nacional e internacional de la UNED, que engloba todos los cursos destinados a mayores www.uned.es/senior
  • Su mantenimiento se realiza mediante financiación del Centro Tecnológico qInnova ubicado en el centro de Tudela.
  • Es un programa en constante desarrollo que permite la adaptación al contexto actual.
  • Se han realizado unas 2.400 modificaciones, cambios y mejoras desde su implantación.
  • Existen proyectos a corto plazo de integración con otras áreas (másteres y posgrados universitarios).
  • La plataforma funciona de forma 100% online y con software libre, por lo que no existen incompatibilidades técnicas ni exige escenarios concretos tecnológicos para su uso. Estos estándares permiten que a largo plazo no se quede obsoleto el sistema.

5. Carácter Innovador de la Práctica

Algunos aspectos innovadores de la práctica:

  • La innovación ha sido un elemento diferenciador y se ha potenciado desde el comienzo del desarrollo de aplicaciones. Este carácter innovador se ha puesto de manifiesto de forma especial en qWebEx al tratarse de la digitalización más importante desarrollada.
  • Es la primera digitalización del proceso de gestión de cursos y actividades en toda la organización.
  • El uso es 100% online y está basado en el acceso a través del navegador web supone un cambio conceptual con el tradicional modelo de gestión.
  • La digitalización del proceso está desarrollada desde un punto de vista en el que prima la usabilidad y facilidad de uso.
  • Hace uso de la última tecnología en web.



El proceso digitalizado está soportado por un software creado para que cualquier red de centros pueda acceder a él, a través de internet, sin necesidad de instalación alguna en su propio sistema.

Cabe aplicarse a cualquier tipo de actividad formativa diferente de la extensión universitaria, tales como actividades culturales, congresos,  exposiciones, así como diferentes entidades como fundaciones, empresas privadas,etc.

La plataforma permite la integración de otras aplicaciones de gestión que ya están desarrolladas y otras planificadas.

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  Santiago Riega Zoco
sriega@tudela.uned.es
+ (34) 948.821.535
http://www.quned.es
Centro Asociado UNED de Tudela

Regresar al Buscador de Buenas Prácticas