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Detalle de la Buena Práctica

Programa Piloto para la aplicación del teletrabajo en la Universidad de Zaragoza


Palabras clave: Teletrabajo, personas, modernización de la gestión, plataforma TIC

Resumen de la Práctica

Para asegurar una implantación realista y adecuada de esta modalidad de trabajo, la Universidad de Zaragoza pone en marcha un programa piloto destinado al personal del Servicio de Informática y Comunicaciones, entre quienes lo soliciten voluntariamente y cumplan los requisitos a determinar en el programa.

 

1. Planificación de la Práctica

El concepto tradicional de administración, caracterizado por la ventanilla y la coincidencia temporal como base de los sistemas de relaciones entre la ciudadanía y el personal de administración queda superado en la moderna gestión, gracias a las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías de la información y la comunicación. 

Al amparo de la nueva cultura que impone la extensión de las TIC, se contempla por ley la posibilidad de que el personal al servicio de la administración pública se relacione con la ciudadanía en la prestación del servicio por medios telemáticos o teletrabajo.

El teletrabajo posibilita que el personal de una organización pueda desarrollar total o parcialmente su jornada laboral desde un lugar distinto al de su centro de trabajo, lo cual puede generar importantes beneficios tanto a la organización por la exigencia de identificación y cumplimiento de objetivos como al personal, que ve aumentadas sus posibilidades de conciliación del desarrollo profesional con su vida personal y laboral.
 
La metodología seguida fue la siguiente: un grupo de trabajo define los objetivos a cumplir, las funciones susceptibles de ser ejercidas en el marco del teletrabajo y las condiciones del empleo. Un equipo coordinador establece las normas del programa piloto, selecciona a los participantes, designa a los supervisores, pone en marcha la práctica durante un periodo de seis meses y evalúa la experiencia.
 
Los factores determinantes son, desde el punto de vista de la organización, mantener e incluso mejorar los estándares de calidad del horario presencial, la revisión de reglas y hábitos de organización, sustituyendo el control de presencia por un control de objetivos y resultados, la adaptación a los cambios tecnológicos y la revisión de los estilos de dirección estimulando buenas prácticas. Y por otro lado, desde el punto de vista del empleado, promover la motivación y la conciliación profesional con la atención a familiares, el cuidado de la propia salud, problemas de movilidad física de la persona y reducción del tiempo destinado a desplazamientos desde el lugar de residencia al lugar de trabajo.



La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (BOE de 23 de junio) establece, en su disposición sexta, la posibilidad de que el personal al servicio de la administración pública se relacione con la ciudadanía en la prestación del servicio por medios telemáticos, o teletrabajo.

Los Estatutos de la Universidad de Zaragoza, a lo largo de su articulado, ponen de manifiesto la voluntad institucional de implantación progresiva de los avances tecnológicos en todos los servicios universitarios, y entre sus fines se encuentran el fomento de la calidad y la excelencia en la globalidad de sus actividades.

El Acuerdo Marco sobre Teletrabajo, firmado el 16 de julio de 2002 en Bruselas, a iniciativa de la Comisión Europea da paso a una serie de experiencias positivas previas que han tenido lugar en diversas administraciones públicas nacionales y europeas.
 
La Universidad de Zaragoza y las Organizaciones Sindicales suscriben el 17 de noviembre de 2006 el Acuerdo sobre conciliación de la vida personal, familiar y laboral, en el que se reconocen los desafíos para compatibilizar el trabajo y la atención a la familia. 
 
También son de destacar otras circunstancias contextuales como la gestión más sostenible de los recursos y la consecución de ahorro energético, de transporte y otros derivados de la gestión presencial. 



  • Favorecer la conciliación de la vida laboral con la vida familiar y personal.
  • Incorporar plenamente las nuevas tecnologías a la gestión de la Universidad de Zaragoza, contribuyendo así a su modernización.
  • Adaptar los procesos universitarios para aprovechar los cambios tecnológicos, ampliamente asumidos por la sociedad, y que permiten una flexibilidad espaciotemporal.
  • Definir la naturaleza del trabajo en términos de consecución de objetivos y obtención de resultados, frente a la consideración tradicional de duración de la jornada presencial.
  • Permitir una mayor autonomía y flexibilidad en la organización de la actividad laboral.
  • Aumentar el nivel de motivación y compromiso del personal.
Otros objetivos secundarios son la mejora de la calidad de vida, una mayor identificación de los trabajadores con los objetivos de la Universidad de Zaragoza, el aumento final de la productividad, la disminución del absentismo laboral, el fomento de prácticas de trabajo ambientalmente sostenibles y la modificación de los criterios de evaluación del rendimiento laboral al basarlo en objetivos y no en tiempo de presencia.

 

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

1. La Gerencia de la Universidad de Zaragoza designa un equipo coordinador con el fin de atender aspectos relacionados con las comunicaciones, tecnologías, relaciones laborales y prevención de riesgos. Las funciones que tiene encomendadas el equipo son diseñar las líneas básicas del programa, su impulso y coordinación, redactar el 

programa, establecer las fases y tiempos de implantación, proponer y seleccionar a los participantes, solucionar los problemas que puedan surgir en la implantación del programa y durante su realización y, por último, realizar el seguimiento y evaluar los resultados. 
 
2. Una vez determinadas las condiciones del programa, establecidos los criterios de selección y elegidos los participantes, se designa a los supervisores para cada puesto de teletrabajo, quienes coordinarán y supervisarán el trabajo de los teletrabajadores. 
 
3. Se pone en marcha el programa, con una duración de seis meses (del 10 de junio al 10 de diciembre de 2010).
 
4. A su conclusión, se procede a la evaluación de resultados, a través de los informes elaborados por los supervisores para cada puesto y de los cuestionarios de satisfacción para los teletrabajadores, para el personal del servicio que no ha participado en el programa, para los supervisores y para los usuarios del servicio.
 
5. A partir de la documentación detallada en el punto anterior, el equipo elabora un informe de evaluación final, que incluye la evaluación del programa, incidencias habidas durante su puesta en marcha y las propuestas de mejora detectadas. Este informe se elevará a la Gerencia con el objeto de valorar -si procede- la elaboración de 
una regulación general del teletrabajo para que pueda hacerse extensiva a otros colectivos del PAS en la Universidad de Zaragoza.
 
En todas las fases del desarrollo del programa piloto se ha tenido en cuenta la documentación generada por otros organismos con experiencias previas en teletrabajo: la Orden APU/1981/2006, de 21 de junio, por la que se promueve la implantación de programas piloto de teletrabajo en los departamentos ministeriales (Ministerio de Administraciones Públicas, BOE nº 149, de 23 de junio de 2006), el Manual para la implantación de programas piloto de teletrabajo en la Administración General del Estado (septiembre de 2006) y el Programa Piloto para la aplicación de técnicas de teletrabajo en la Universidad Carlos III de Madrid.
 
Para detalles concretos sobre el desarrollo de la experiencia, se puede consultar el documento marco y el programa:
-Documento marco "El teletrabajo en la Universidad de Zaragoza", aprobado en mesa sectorial del PAS en sesión celebrada el 23 de octubre de 2009.
-"Programa Piloto para la aplicación del teletrabajo en la Universidad de Zaragoza", elaborado por el equipo coordinador del programa piloto, designado por la Gerencia de la Universidad de Zaragoza.


Se decide que el número de trabajadores susceptibles de participar en el programa sea el mínimo significativo para poder extraer conclusiones extrapolables a otros servicios y áreas de trabajo. Se recomienda un mínimo de 2 personas por área (Sistemas, Comunicaciones, Ordenadores Personales y Gestión).

La participación en este Programa Piloto se dirige a todo el personal del Servicio de Informática y Comunicaciones, a excepción de las personas que ocupen un puesto de trabajo de Director técnico, Directores de área, Técnicos especialistas en telecomunicaciones y telefonía, Telefonistas y Personal de administración (Administrador, Jefe de negociado, Puestos básicos de administración).

Del mismo modo, también quedan excluidos los miembros del Equipo Coordinador, aquellas personas cuyo puesto de trabajo requiera su presencia continuada o sean de atención directa al público y aquellas personas cuyas funciones no sean susceptibles de ser teletrabajadas.

Finalmente participan 18 personas de distintas categorías (analistas, programadores y técnicos especialistas en informática) de todas las áreas, a excepción de la de Sistemas. 
 
La distribución del horario se realiza de forma consensuada ente el teletrabajador y su responsable de unidad, no suponiendo en ningún caso más del 50% de la jornada total. Los recursos técnicos a disposición del teletrabajador deben permitir el desarrollo de la actividad habitual que el trabajador desarrolla en su puesto de trabajo presencial.
 
Esto supone, por un lado, disponer de las mismas herramientas en su escritorio, aplicaciones, comunicaciones, etc. y, por otro, el acceso a la información, documentación, servidores y bases de datos, donde se almacene la misma.
 
La UZ le facilita una cuenta de correo electrónico, una cuenta de mensajería instantánea, las aplicaciones informáticas necesarias para el desarrollo de su trabajo cotidiano y acceso a la red universitaria mediante VPN. Por su parte, el trabajador debe facilitar una conexión a Internet de banda ancha y un ordenador que cumpla los requisitos de seguridad que se establezcan.
 
Asimismo a todos los teletrabajadores se les imparte una sesión previa de formación acerca de recomendaciones en materia de seguridad informática y prevención de riesgos laborales. 

 

3. Resultados de la Práctica

La evaluación de resultados se realiza a partir de los informes de los supervisores realizados para cada puesto de teletrabajo y las encuestas contestadas por diferentes colectivos (teletrabajadores, personal del servicio que no ha participado en el programa, supervisores y usuarios del servicio).

De los informes elaborados por los supervisores se concluye que la experiencia ha sido muy positiva y que se han cumplido los objetivos en su totalidad. Entre las claves del éxito se señalan la relación de confianza entre el teletrabajador y el supervisor y la existencia de medios técnicos como la telefonía IP y la migración del equipamiento de trabajo hacia los portátiles entre el personal y haber promovido la orientación hacia la consecución de objetivos y planificación en la organización de tareas y servicios.

La flexibilidad que proporciona el teletrabajo ha dado nuevas oportunidades de gestión (por ejemplo, horarios de atención). Se ha percibido muy favorablemente la disposición positiva por parte de la empresa, lo que ha redundado en una respuesta muy favorable por parte de los teletrabajadores para que la experiencia saliera adelante.
 
De las encuestas recibidas se deduce una alta satisfacción global con la experiencia por parte de los teletrabajadores, un incremento del tiempo para atender obligaciones familiares y una disminución del nivel de estrés. También se concluye una percepción de una mayor productividad respecto a lo habitual y un incremento de la implicación con la institución.
 
Por otro lado no solo no se aprecian reacciones adversas por parte del personal que no ha teletrabajado, sino que considera positivo el impacto del programa piloto en su unidad. La atención a los usuarios no se ha resentido en ningún momento en relación a la recibida habitualmente. 
 
Se puede consultar el informe de evaluación global del Programa Piloto, elaborado por el equipo coordinador 
del programa piloto, entre cuyas funciones específicas se incluye la evaluación de los resultados. 
 

 

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

La práctica de la que se ha dado cuenta constituye un programa piloto y se pretende que sea una metodología de trabajo que se extienda a otras áreas: Una vez concluida se estudiará y elaborará una regulación general de esta forma de organización del trabajo para que pueda hacerse extensiva a otros colectivos del Personal de Administración y Servicios de la Universidad de Zaragoza. 

 

5. Carácter Innovador de la Práctica

  • Puesta en marcha de una nueva metodología de trabajo, orientada a la definición y consecución de objetivos y a la planificación de tareas.
  • Utilización de nuevas tecnologías e impulso para la adaptación de procesos a los cambios tecnológicos a incorporar en un futuro próximo (como por ejemplo, la Administración Electrónica).
  • Nueva organización de la prestación laboral desde un lugar distinto al del centro de trabajo.
  • Mejora de las posibilidades de conciliación del desarrollo profesional con la vida personal y laboral. 



Se entiende que la práctica podría ser replicable en aquellos puestos de trabajo y tareas que puedan ser incluidas en el ámbito de esta modalidad de prestación de servicio. En este sentido, son consideran funciones susceptibles de ser ejercidas en el marco del teletrabajo las siguientes:

  • Planificación, programación y organización de actividades en el ámbito de su competencia.
  • Realización, revisión y supervisión de informes, estudios, estadísticas y documentación.
  • Elaboración de normas internas, instrucciones de funcionamiento y procedimientos de trabajo.
  • Elaboración de propuesta de reglamentos, procedimientos y normativas así como de sus modificaciones y adaptaciones.
  • Informar de normativa a unidades o áreas dependientes.
  • Elaboración de material divulgativo y de difusión e información de las actividades de su competencia.
  • Seguimiento del presupuesto asignado al área de su competencia.
  • Atención de consultas no presenciales.
  • Diseño de aplicaciones informáticas.
  • Evaluación de sistemas informáticos.
  • Supervisión de sistemas susceptible de realización de forma remota.
  • Adaptación de la información al uso de las nuevas tecnologías de la información.
  • Diseño y mantenimiento de páginas web.
  • Seguimiento y control de sistemas de gestión de presencia.
  • Actualizar la información de los diversos elementos, dispositivos y software de su competencia.
  • Grabación de datos en aplicaciones informáticas
  • Diseño y creación de prototipos, instrumentos, componentes y herramientas de trabajo- Presupuestar y realizar valoraciones económicas de trabajos para su posterior facturación.
  • Cualquier otra función que, en virtud de los medios requeridos para su desarrollo y conforme a criterios de periodicidad u oportunidad, pueda ser ejercida de forma autónoma y no presencial, previo acuerdo con las organizaciones sindicales.
Recomendaciones:
  • Utilización de herramientas que faciliten la realización del teletrabajo: conexión a Internet de banda ancha, teléfono IP, software que permita reuniones virtuales y trabajo colaborativo, VPN para seguridad, ordenadores portátiles (se recomienda ir implantándolos cuando proceda la sustitución de los ordenadores de sobremesa, para que el trabajador pueda utilizarlos en el lugar presencial de trabajo o en su domicilio).
  • Promover la participación de personal con experiencia y confianza en la relación teletrabajador-supervisor. 

 

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  Rosa Cisneros Larrodé
gerente@unizar.es
+ (34) 97676102
http://www.unizar.es
UNIVERSIDAD DE ZARAGOZA

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