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Detalle de la Buena Práctica

PROCESO DE DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL II PLAN ESTRÁTEGICO DE LA UNIVERSIDAD DE JAÉN. HORIZONTE 2020


Palabras clave: PLAN ESTRATÉGICO, DIRECCIÓN ESTRATÉGICA, ANÁLISIS ESTRATÉGICO, FORMULACIÓN ESTRATÉGICA

Resumen de la Práctica

En esta práctica se muestra el diseño y elaboración del II Plan Estratégico de la Universidad de Jaén como un proceso integrado por diferentes fases con cometidos, responsabilidades y plazos de ejecución delimitados, desempeñando la retroalimentación con los grupos de interés un papel clave.

El proceso se ha estructurado en torno a cinco áreas clave relacionadas con las misiones de la Universidad de Docencia, Investigación, Transferencia del Conocimiento y Transmisión de la Cultura, y a la que se ha añadido el área de Responsabilidad Social dada la importancia de la Universidad como agente social y de referencia en su entorno socio-económico.

Otro aspecto innovador del proceso es que utiliza un enfoque transversal en la fase de formulación estratégica, buscando la utilización simultánea de dos perspectivas a la hora de definir las líneas de actuación y acciones en las que se despliegan los objetivos estratégicos. Así, siempre se tiene presente tanto el área estratégica como cada una de las perspectivas del Cuadro de Mando Integral. Con ello, se busca introducir los enfoques de orientación hacia el cliente/usuario, financiero, de procesos y de empleados y capacidades en la definición de las líneas de actuación y acciones estratégicas dentro cada una de las áreas y, a su vez, facilitar el seguimiento y evaluación del Plan Estratégico cuando comience a implantarse.

El proceso subraya también el papel esencial de la comunicación en el diseño y elaboración del Plan Estratégico. Así se ha construido una Web asociada al proceso que cubre distintos objetivos: ser un gestor documental para los órganos directamente implicados en la elaboración del Plan Estratégico; ser un instrumento de comunicación con los grupos de interés sobre el proceso de elaboración y, por último, servir de Web 2.0 para que la comunidad universitaria y los grupos de interés puedan participar y plantear propuestas sobre líneas de actuación y acciones estratégicas que se definan previamente.

El proceso definido tiene un plazo de ejecución de dos años que es el tiempo que consumen las distintas fases contempladas en la elaboración del Plan Estratégico de acuerdo con el cronograma establecido y que fue aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad de Jaén. Asimismo, este proceso fue presentado por invitación en las I Jornadas de Planificación Estratégica de las Universidades celebradas en la Universidad de Sevilla.

 

1. Planificación de la Práctica

La Universidad de Jaén reconoce a la Dirección Estratégica un papel clave en su forma de gobierno y funcionamiento interno, siendo una de las primeras Universidades Españolas en contar con un Plan Estratégico. La Universidad de Jaén dispone de un sistema de Dirección Estratégica que abarca el conjunto de la organización y que está integrado por un conjunto de elementos, encabezado por el Plan Estratégico, para conseguir que los esfuerzos y recursos utilizados se complementen para lograr los objetivos planificados a nivel de Universidad.

En 2011 el equipo de dirección de la Universidad decide que debe elaborarse un II Plan Estratégico después de la evaluación final satisfactoria del I Plan Estratégico, de la experiencia acumulada en estos años en Dirección Estratégica y por el contexto en el que se desenvuelve la Universidad caracterizado por cambios significativos que requiere que la Universidad de Jaén deba adoptar decisiones estratégicas para afrontarlos con éxito.

Lo primero que se acuerda es concebir el diseño y la elaboración del II Plan Estratégico como un proceso que delimite las fases a desarrollar, las responsabilidades asociadas a cada una de las fases, la secuencia en el desarrollo de dichas fases y el contenido del trabajo a desarrollar en cada una de ellas. En este sentido, el proceso contempla cuatro fases diferenciadas ordenadas en el tiempo, donde se detallan las actividades a realizar dentro de cada una de ellas. Por otra parte, el proceso contempla la necesidad de trabajar transversalmente desde una doble perspectiva: las áreas estratégicas de la Universidad y las perspectivas desde las que se necesita trabajar en cada una de las áreas y que facilitaran, posteriormente, el seguimiento y evaluación del Plan Estratégico (véase la Figura 1).

FIGURA 1. ÁREAS ESTRATÉGICAS VERSUS PERSPECTIVAS EN EL PROCESO DE DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL II PLAN ESTRATÉGICO DE LA UNIVERSIDAD DE JAÉN

Las fases en que se ha estructurado el proceso de diseño y elaboración del Plan Estratégico y los órganos responsables de ejecutarlas son:

  1. FASE PRELIMINAR. Órgano responsable: Consejo de Gobierno.
  1. FASE DE ANÁLISIS ESTRATÉGICO. Órgano responsable: Comité Director del Plan Estratégico.
  1. FASE DE FORMULACIÓN ESTRATÉGICA. Órgano responsable: Grupos de Trabajo de áreas estratégicas.
  1. FASE DE VALIDACIÓN. Órgano responsable: Comité Técnico del Plan Estratégico.

Antes de comenzar la implantación de la práctica se diseñó y se puso en funcionamiento una Web 2.0 que sirviera como gestor documental para los participantes en la construcción del Plan Estratégico; como instrumento de comunicación sobre la evolución en el tiempo del proceso de elaboración del Plan y, por último, como herramienta de interacción con los grupos de interés internos y externos para que pudieran plantear propuestas sobre líneas de actuación y acciones estratégicas a emprender. Además, para fomentar la participación de los grupos de interés externos se redactaron distintas notas de prensa. A raíz de las mismas, tres radios a nivel provincial y otros tantos periódicos con edición provincial se interesaron en el tema y realizaron entrevistas con el Director de Secretariado de Planificación Estratégica y Prospectiva para profundizar en qué consistía y como se hacía operativa la participación de cualquier persona o institución de la provincia en el proceso de construcción del Plan Estratégico. En este sentido, se incidió en que las propuestas debían venir acompañadas del autor que las formulaba y de su debida justificación.

El link de dicha Web está localizada en la página principal de la Universidad y es: http://planestrategico.ujaen.es/

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

A continuación, se detallan las actividades que se llevan a cabo dentro de cada una de las fases que contempla el proceso de diseño y elaboración del Plan Estratégico.

  1. Fase Preliminar. Órgano responsable: Consejo de Gobierno.

 

       1.1. Definición de la estructura asociada al proceso de diseño y elaboración del Plan Estratégico.

  • Comité Director del Plan Estratégico. Creado ad-hoc y elegido de entre los miembros del Consejo de Gobierno. Presidente: Rector; Vicepresidente: Vicerrector Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación, 4 profesores (1 representante directores departamento, 1 representante decanos y directores centro, 1 PDI con vinculación permanente, 1 resto PDI), 2 estudiantes y 1 PAS.
  • Grupos de Trabajo de áreas estratégicas. Presidente: el Vicerrector competente; Vicepresidente: Director(es) de Secretariado Competente(s); 4 profesores, 2 estudiantes, 1 PAS y 2 representantes de grupos de interés relacionados con el área estratégica en cuestión elegidos por el Consejo Social. Los profesores, estudiantes y PAS son elegidos por Consejo de Gobierno.
  • Comité Técnico del Plan Estratégico. Integrado por el Director del Secretariado de Planificación Estratégica y Prospectiva que actuará como coordinador y el personal del Servicio de Planificación y Evaluación. Este comité actúa asesorando y asistiendo técnicamente tanto al Comité Director como a los Grupos de Trabajo.

 

         1.2. Aprobación de las áreas estratégicas donde constituir grupos de trabajo. Las áreas estratégicas se corresponden con las cuatro misiones tradicionales de la Universidad y se incorpora el área de Responsabilidad Social dado la importancia de la Universidades como agente de dinamización de su entorno y su papel ejemplarizante y de referencia. Se constituyen tantos grupos de trabajo como áreas estratégicas identificadas buscando que se trabaje transversalmente en las diferentes perspectivas del Cuadro de Mando Integral dentro de cada área estratégica.

 

         1.3. Identificación de fuentes de información a utilizar para el diseño del II Plan Estratégico. La Web 2.0 ha servido de repositorio donde colocar distintos documentos y fuentes de información útiles para realizar la matriz DAFO de cada una de las áreas estratégicas.

         1.4. Definición del Plan de Comunicación asociado al Diseño del II Plan Estratégico.

   1.5. Aprobación por Consejo de Gobierno del Proceso de Diseño y Elaboración del II Plan Estratégico y Cronograma de actuación.

 

  1. FASE DE ANÁLISIS ESTRATÉGICO. Órgano responsable: Comité Director del Plan Estratégico.

 

  • 1ª Actividad: Definición de Misión, Visión y Valores de la Universidad.

 

  • 2ª Actividad: Realización diagnóstico previo para cada una de las áreas (Análisis DAFO). Identificación de fortalezas y debilidades de la Universidad en cada una de las áreas (Análisis Interno), así como de las amenazas y oportunidades del entorno en cada una de las áreas (Análisis Externo).

 

  • 3º Actividad: Revisión y validación de la matriz DAFO de cada una de las áreas estratégicas.

 

  • 4ª Actividad: Elaboración de matrices de confrontación para obtener interrelaciones significativas entre el análisis interno y externo efectuado para cada una de las áreas estratégicas.

 

  • 5ª Actividad: Formulación de grandes objetivos estratégicos para cada una de las cinco áreas estratégicas a partir de las interrelaciones significativas detectadas  en las matrices de confrontación.

 

  • 6ª Actividad: Definición y validación grandes objetivos estratégicos de la Universidad agrupados por áreas.

 

  1. FASE DE FORMULACIÓN ESTRATÉGICA. Órgano responsable: Grupos de Trabajo de áreas estratégicas. A través de la Web 2.0 del Plan Estratégico, los grupos de interés internos y externos pueden acceder a los resultados provisionales de cada actividad desarrollada por los grupos de trabajo y plantear propuestas.

 

  • 1ª Actividad de cada Grupo de Trabajo: Debate sobre líneas de actuación a desarrollar para lograr cada uno de los objetivos estratégicos dentro de cada área y para cada una de las perspectivas del Cuadro de Mando Integral.

 

  • 2ª Actividad de cada Grupo de Trabajo: Definición y validación de líneas de actuación a desarrollar para lograr cada uno de los objetivos estratégicos dentro de cada área y para cada una de las perspectivas del Cuadro de Mando Integral, teniendo en cuenta las aportaciones de los grupos de interés.

 

  • 3ª Actividad de cada Grupo de Trabajo: Debate sobre acciones estratégicas a ejecutar para llevar a cabo cada una de las líneas de actuación dentro de cada área estratégica y para cada una de las perspectivas del Cuadro de Mando Integral.

 

  • 4ª Actividad de cada Grupo de Trabajo: Definición y validación de las acciones estratégicas a ejecutar para llevar a cabo cada una de las líneas de actuación dentro de cada área estratégica y para cada una de las perspectivas del Cuadro de Mando Integral, teniendo en cuenta las aportaciones de los grupos de interés. Establecimiento del órgano u órganos responsables de la ejecución de cada acción estratégica.

 

  • 5ª Actividad de cada Grupo de Trabajo: Debate sobre indicadores y metas asociadas a cada acción estratégica para facilitar su seguimiento y evaluación y dentro de cada área estratégica y para cada una de las perspectivas del Cuadro de Mando Integral.

 

  • 6ª Actividad de cada Grupo de Trabajo: Definición y validación de los indicadores y metas asociadas a cada acción estratégica a desarrollar dentro de cada área estratégica y para cada una de las perspectivas del Cuadro de Mando Integral, teniendo en cuenta las aportaciones de los grupos de interés.

 

  1. FASE DE VALIDACIÓN. Órgano responsable: Comité Técnico del Plan Estratégico.

 

  • 1ª Actividad: Revisión técnica del Plan Estratégico. Elaboración del borrador del II Plan Estratégico.

 

  • 2ª Actividad: Presentación borrador del II Plan Estratégico a directores de departamento y a decanos y directores de Centro. Recogida de propuestas de mejora.

 

  • 3ª Actividad: Presentación borrador del II Plan Estratégico a responsables de grupos de investigación y a investigadores principales de proyectos de investigación regionales, nacionales y europeos. Recogida de propuestas de mejora.

 

  • 4ª Actividad: Presentación borrador del II Plan Estratégico a Jefes de Servicio. Recogida de propuestas de mejora.

 

  • 5ª Actividad: Elaboración documento final del Plan Estratégico una vez evaluadas, e incorporadas en su caso, las distintas propuestas de mejora.

 

  • Aprobación del II Plan Estratégico por el Consejo de Gobierno.

 

  • Aprobación del II Plan Estratégico por el Consejo Social.

3. Resultados de la Práctica

El desarrollo de las distintas fases del proceso ha dado lugar al II Plan Estratégico de la Universidad de Jaén, Horizonte 2020 fruto, primero, del consenso interno dentro de los órganos responsables de cada fase y, segundo, del consenso entre los órganos responsables de cada fase y los grupos de interés internos y externos que han participado aportando propuestas a partir de la Web. A continuación, se especifican los resultados alcanzados en cada una de las fases.

El Comité director desarrolló las actividades previstas con la asistencia y presidencia del Rector a través de un total de 16 reuniones y que culminaron con la definición de la Misión, Visión y Valores de la Universidad de Jaén y con la definición de objetivos estratégicos diferenciados para cada una de las áreas estratégicas.

El Grupo de Trabajo de Docencia realizó sus actividades a través de 5 reuniones que culminaron con la definición de líneas de actuación asociadas a cada objetivo y diferenciadas para cada una de las perspectivas de clientes-usuarios, financiera, procesos internos y empleados y capacidades. Las líneas de actuación se desplegaron a través de acciones estratégicas acordadas en el seno del grupo de trabajo. Para facilitar el seguimiento y evaluación de dichas acciones se definieron indicadores y metas para cada una de ellas. Tanto la definición de líneas de actuación, como de acciones estratégicas e indicadores y metas fueron sometidas a la recepción de propuestas debidamente justificadas por parte de los grupos de interés internos y externos que, posteriormente, fueron debatidas por el grupo de trabajo para aceptarlas o, en su caso, rechazarlas con su correspondiente motivación. Estos resultados se han alcanzado en cada uno de los grupos de trabajo. En concreto, dichos resultados se consiguieron después de 7 reuniones en el grupo de trabajo de investigación, 8 reuniones en el grupo de trabajo de transferencia del conocimiento, 10 reuniones en el grupo de transmisión de la cultura y 4 reuniones en el grupo de responsabilidad social.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

Para conseguir una visión global más allá del grupo de trabajo y para asegurar la calidad del proceso llevado a cabo se realizó una última fase contemplada en el proceso de diseño y elaboración del Plan Estratégico y que se denomina fase de validación. En esta fase se realiza una revisión global del Plan Estratégico para garantizar que no existen duplicidades, solapamientos o inconsistencias en cuanto a líneas de actuación y/o acciones estratégicas definidas por distintos grupos de trabajo. Igualmente, se procedió a realizar una revisión en cuanto al estilo de redacción y evitar erratas. El resultado final es conseguir un Borrador del Plan Estratégico depurado para presentarlo a las distintas unidades funcionales de la Universidad (Centros, Departamentos y Servicios) y recibir propuestas de mejora. Finalmente, tras evaluar las propuestas se confecciona el documento final del Plan Estratégico que es sometido a aprobación por parte del Consejo de Gobierno y Consejo Social de la Universidad.

Por otra parte, desde el primer momento, se tuvo presente que el Plan Estratégico debe ser un documento vivo y dinámico y que debe ser flexible para adaptarse a los cambios que se produzcan en su entorno interno y externo. Esta idea ha quedado plasmada en la definición de indicadores vinculados a las acciones estratégicas donde, en muchas ocasiones, se ha previsto la actualización del indicador y de la meta asociada pasados dos o tres años. Asimismo, se ha planteado que el Plan Estratégico sea sometido a un proceso de actualización global cada tres años considerando que su horizonte es el año 2020. Con ello, se busca adaptar los retos y desafíos de la Universidad al contexto en el que se desenvuelve en cada momento.

 

 

5. Carácter Innovador de la Práctica

El proceso de diseño y elaboración del II Plan Estratégico de la Universidad aporta distintas innovaciones:

  1. El nivel de análisis estratégico se sitúa en cada una de las misiones que desempeña la Universidad, además de aportar una nueva misión que tendrá un mayor protagonismo en el futuro como es la de Responsabilidad Social. Al situar el nivel de análisis en las áreas estratégicas de docencia, investigación, transferencia del conocimiento, transmisión de la cultura y responsabilidad social se consiguen análisis DAFO más profundos y más avanzados lo que permite formular unos objetivos estratégicos rigurosos y desplegarlos a través de líneas y acciones estratégicas más sofisticadas y apegadas a los objetivos estratégicos. Ello se consigue a través de análisis centrados en áreas concretas y gracias a la participación de personal especializado en cada una de las áreas dentro de los grupos de trabajo.  Además, el enfoque transversal permite que las líneas de actuación y acciones estratégicas de cada objetivo estratégico se definan teniendo en cuenta los enfoques de ¿Qué resultados se quieren entregar a los estudiantes, usuarios?, ¿Qué hay conseguir financieramente?, ¿Cómo hay que mejorar los procesos internos para conseguir dichos resultados?, ¿Qué hay que hacer a nivel de empleados y capacidades para mantener la capacidad de cambiar y progresar relacionado con cada objetivo estratégico?
  2. El proceso es tremendamente abierto y participativo, habiendo recibido aportaciones tanto de la comunidad universitaria como de los agentes del entorno socioeconómico. De este modo, se consigue un Plan Estratégico que cuenta con la implicación y compromiso de todos los grupos de interés  de la Universidad al haber participado directamente en su elaboración.
  3. Relacionado con lo anterior, se ha prestado especial atención a la comunicación poniendo en funcionamiento una Web 2.0 que sirviese de herramienta de comunicación, de gestor documental y, sobre todo, de interacción con los grupos de interés de la Universidad.

En cuanto a la replicabilidad, el proceso de diseño y elaboración del II Plan Estratégico de la Universidad de Jaén podría servir de guía para otras Universidades o Centros de Enseñanza Superior que quieran implantar un sistema de Dirección Estratégica en sus organizaciones, basándose en la idea de que el diseño y la elaboración del Plan Estratégico de la institución es un proceso integrado por distintas fases secuenciadas en el tiempo y a las que se le deben asignar responsabilidades diferenciadas. Igualmente, podría utilizarse a nivel de Centros y Departamentos dentro de una Universidad y que quieran planificar su futuro atendiendo a prioridades estratégicas.

 

 

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  José Moyano Fuentes
secestra@ujaen.es
Teléfono: 953-212050 / Fax: 953-211961
http://planestrategico.ujaen.es/
UNIVERSIDAD DE JAÉN

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