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Detalle de la Buena Práctica

Plan de Acogida


Palabras clave: Personas, Plan de acogida,

Resumen de la Práctica

El Plan de Acogida del IESE es el conjunto de acciones encaminadas a lograr que la persona recién incorporada se integre correctamente en el IESE y desempeñe su puesto de trabajo de forma adecuada en un plazo de tiempo corto.

1. Planificación de la Práctica

Personas a quien se aplica el Plan de Acogida:

El PA se aplica a todas las personas recién contratadas en plantilla; también a las personas que vayan a realizar un stage o proyecto concreto o una sustitución por tiempo determinado y suficientemente largo.

Personas implicadas en el PA, además de la persona sobre la que se aplica:

  • Director de la División correspondiente / Jefe inmediato.
  • Dirección de Personas. Mentor.

Realizamos el Plan de Acogida para las nuevas incorporaciones con el objetivo de lograr que el recién incorporado se integre en el IESE y desempeñe su puesto de trabajo de forma adecuada en un plazo de tiempo corto.

En el curso 2007 - 08:

  • 35 personas han realizado, total o parcialmente el Plan de Acogida que incluye:

a) plan de primera formación y presentaciones;

b) plan de primera formación sobre el propio puesto y la división (dos primeras semanas);

c) plan de evaluación continua (hasta los 6 meses) con tres entrevistas de seguimiento (1 mes, 3 meses, 6 meses);

d) sesiones generales de acogida (el IESE; misión y valores; operativa), e) asignación de un mentor.

  • 30 personas han ejercido de mentor de las nuevas incorporaciones.
  • personas han asistido a las sesiones generales de Plan de Acogida realizadas en octubre, febrero y junio.
  • 48 entrevistas de seguimiento-evaluación documentadas.
  • 85 reuniones de información y formación de distintas divisiones a los recién incorporados.
  • 39 sesiones de formación en Servicios / Herramientas internos.

 



Realizamos el PA con el fin de presentar al nuevo empleado su División, sus colegas e interlocutores más directos de otras Divisiones, instalarla en su ambiente de trabajo y crear las condiciones adecuadas para una rápida adaptación, transmitiéndole la forma y estilo de trabajar, y los rasgos culturales del IESE.



 El Plan de Acogida del IESE es el conjunto de acciones encaminadas a lograr que la persona recién incorporada se integre correctamente en el IESE y desempeñe su puesto de trabajo de forma adecuada en un plazo de tiempo corto.

 
Realizamos el PA con el fin de presentar al nuevo empleado su División, sus colegas e interlocutores más directos de otras Divisiones, instalarlas en su ambiente de trabajo y crear las condiciones adecuadas para una rápida adaptación, transmitiéndole la forma y estilo de trabajar, y los rasgos culturales del IESE.
 
El PA respetará las reglas de:
  • Adaptación: el procedimiento a seguir dependerá de las características del puesto al que la nueva persona se incorpora y de su perfil.
  • Disponibilidad/Actualidad: dar informaciones concretas, prácticas, en cifras y al día.
 
Fases / Elementos del Plan de Acogida:
  • Fase Previa: recogida de datos y documentación. Preparación PA.
  • Primer día: Plan de Información y Presentaciones (1 día).
  • Plan de Primera Formación (2 semanas).
  • Evaluación continua y feed-back (hasta los 6 meses).
Medios del Plan de Acogida:
  • Manual de Acogida: guía práctica puesta a disposición de los recién incorporados, donde encuentran toda aquella información útil para, en los comienzos, poder ejercer adecuadamente su actividad.
  • Sesiones de Acogida: sesión o sesiones en las que, partiendo de la información que el recién incorporado ha recibido vía Manual, se comenta todo lo que estimen conveniente, en el marco del título de las sesiones. Se convocarán una vez al trimestre.
  • Mentor: persona que se asigna al recién incorporado para que le sirva como referencia durante los primeros meses, de modo que la persona recién incorporada pueda ir ganando confianza, en el desarrollo de su trabajo y en la organización. El Mentor concentra la primera formación que el recién incorporado necesita para realizar bien su trabajo, si éste no tiene un jefe directo (caso, por ejemplo, de las assistant de profesores).

 

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

PLAN DE ACOGIDA: DESARROLLO DE FASES / ELEMENTOS DEL PLAN:

 
0.- FASE PREVIA
Recogida de datos y documentación. Planificación de los elementos del PA adaptándolos a la persona que se va a incorporar y a la posición que va a ocupar.
Calendario: antes de la incorporación o prestación de servicios. Intervienen: División de Personas, principalmente. También, Director de División y Mentor. Es una FASE de realización necesaria.
 
Es necesario que todas las personas que se incorporen o vayan a prestar sus servicios por tiempo determinado y exclusivo en el IESE tengan la documentación correcta que les habilita para ello. Es pues, imprescindible que la División de Personas conozca con antelación (mínimo unas 2 semanas) cualquier tipo de incorporación-colaboración (aunque no sea en plantilla), con el fin de tramitar los correspondientes contratos
/documentos/ alta en SS... etc. Por tanto, en la fase previa:
  • Obtención de todos los datos necesarios del futuro empleado (División de Personas).
  • Obtención de toda la documentación necesaria (División de Personas).
  • Formalización del contrato laboral con una semana de antelación (más o menos, cuando se pueda, antes de la incorporación) o en su caso la documentación que tenga que acreditar para desempeñar su actividad en el IESE (División de Personas).
 
Además, en esta fase previa:
  • Búsqueda del Mentor. Información y formación al Mentor. (Lo realiza: División de Personas).
  • Diseño del Plan de información y presentaciones. (Lo realiza: División de Personas - Director División - Mentor).
  • Diseño del Plan de Primera-Formación (Lo realiza: División de Personas - Director División - Mentor).
  • Gestión de los medios de trabajo (despacho, ordenador, cuenta de correo electrónico, teléfono, tarjeta de restauración, material de papelería ....) para que la persona los tenga a su disposición el mismo día de su incorporación. (Lo realiza: División de Personas).
  • Preparación comunicación .7 días, e-mail de comunicación, intranet.
 
1.- FASE I: EL PRIMER DIA
Realización del Plan de Información y Presentaciones.
Calendario: 1 día, el primero.
Intervienen: División de Personas, Director de División y Mentor. Es una FASE de realización necesaria.
  • Llegada: el primer día, División de Personas recibe al nuevo empleado. Y, a partir de ese momento, le acompaña.
  • Presentaciones: División de Personas le presenta a:
    • Las personas de la organización con las que vaya a tener una relación directa: De la propia división y de las divisiones relacionadas, clientes-proveedores internos. Aún en el caso que, por la fase previa de entrevistas, ya conozca a algunas personas de la propia división o incluso de otras divisiones, es necesario, formalmente, realizar estas presentaciones e indicar a todos: esta persona ya está aquí y en tal sitio. Es imprescindible incluir en estas presentaciones a aquellos a los que la persona recién incorporada va a servir - clientes internos (personas individuales o divisiones con sus personas) y a aquellos que van a servirle - proveedores internos (personas individuales o divisiones con sus personas).
    • El mentor: y le explica al recién incorporado, en presencia del mentor, la finalidad y objetivos del mentor.
    • El Miembro del Consejo del cual depende la División correspondiente.
    • El Director General.
    • Se le presentan a aquellos que estén presentes en el momento de su incorporación, recordando aquellos que no están para hacerlo en un momento posterior.
    • Muestra de las instalaciones: aprovechando esta ronda de presentaciones, en las que va acompañado por una persona de la División de Personas, se enseña al recién incorporado las dependencias y distintos edificios del IESE. Se trata de enseñar e ir explicando las funciones de cada una de las divisiones, de cada uno de los espacios, por los que se pasa, aún no siendo clientes-proveedores internos del recién incorporado.
    • Instalación en su lugar de trabajo: le acompaña División de Personas. Se comprueba con él que los medios de trabajo están a su disposición.
    • Reuniones de acogida:
      • Con División de Personas: entrega del Manual de Acogida (y breve explicación de su índice). Se indica al nuevo empleado que se lea el Manual. Se le informa que se le convocará a una sesión informativa en las que se ahondará en las preguntas concretas que tenga, a la luz de lo leído en el Manual. (Se sugiere que ésta sea la primera reunión).
      • Con su Director de División o Jefe Inmediato: para que éste facilite ya al recién incorporado una actualización de las tareas, funciones y responsabilidades comentadas durante el proceso de selección y para la preparación y explicación de tareas a realizar. Esta entrevista puede ser en el despacho o puede ser una comida de trabajo. En cualquier caso, División de Personas se encargaría que el primer día, el recién incorporado, coma en el IESE, acompañado por su jefe inmediato o alguno de sus colegas o una persona de División de Personas.
      • Con su Mentor: una vez ubicado en su lugar de trabajo habla con el Mentor.
Si el recién incorporado no tiene jefe directo, entonces prepara, con el Mentor, las tareas concretas que puede empezar a realizar.
 
  • Salida: 15 minutos antes de finalizar el horario laboral de la persona recién incorporada, División de Personas va a su lugar de trabajo, comprueba que se han cumplido los objetivos del primer día, se pone de nuevo a disposición del nuevo empleado para resolver dudas e inquietudes y le indica que al día siguiente se dirija a su puesto de trabajo para iniciar su Plan de Primera Formación en el puesto y realizar las tareas que se le encomienden. División de Personas procura acompañarle físicamente hasta la salida del IESE.
 
* La llegada, presentaciones, muestra de instalaciones y reunión de acogida con División de Personas, tendrá una duración no superior a las 2 horas. La persona recién incorporada debe esta en su sitio de trabajo, el primer día, como máximo a las 11:00hs.
 
2.- FASE II: LA PRIMERA QUINCENA
Realización del Plan de Primera Formación: formación sobre el propio puesto
Y la División. Capacitación sobre el terreno al realizar tareas concretas propias del puesto, monitorizado por el Jefe Inmediato (o Director de División) o por el Mentor (si no hay jefe directo).
 
Calendario: 9 días laborables.
 
Intervienen: Director de División / Jefe Inmediato y/o Mentor.
 
Es una FASE de realización voluntaria, de esta manera formal, atendiendo al criterio de adaptación que el PA debe tener al puesto y al perfil del recién incorporado.
 
Realizan la Primera Formación, principalmente, el Jefe Inmediato o el Mentor (si no hay jefe directo), y ayudan las personas concretas implicadas de la División.
 
Esta Fase II puede incluir:
 
  • Rotación: el nuevo empleado pasa, ve, pregunta, está (algún tiempo) en los distintos puestos de cada División. (Para directivos de nivel recién incorporados, además de la rotación formativa por los puestos de la propia División, se propone una rotación por las distintas Divisiones. Estar y hablar con todas los directores de División. (Entrevistas concretas de 20 minutos).
  • Reuniones de formación con empleados especializados: en aspectos con los que el nuevo empleado vaya a interrelacionar (planning, DTI, Imprenta, Publicaciones, etc.) Estas reuniones tendrán un enfoque más de diálogo abierto que puramente expositivo, y su contenido se centrará siempre la práctica profesional, aunque a la vez permitan al recién incorporado ver de modo práctico en sus colegas la misión, los valores y los estilos de trabajo en el IESE.
  • Realización tareas concretas del puesto (60% del tiempo): enseñadas y supervisadas, principalmente, por el Jefe Inmediato o por el Mentor (si no hay jefe directo).
 
3.- FASE III: EL MES Y LOS PRIMEROS 6 MESES
Incorporación total en su actividad, sus tareas y funciones. Sigue habiendo un papel del Jefe Inmediato y del Mentor para facilitar y profundizar en su trabajo. Entra la evaluación continua y el feed-back sobre su performance al incorporado, al primer mes, a los 3 meses y, el definitivo, a los 6 meses.
 
Calendario: hasta los 6 meses.
 
Intervienen: Director de División / Jefe Inmediato, Mentor y División de Personas.
Es una FASE de realización necesaria.
 
Incluye:
  • Realización tareas concretas del puesto (100% del tiempo).
  • Entrevista con el incorporado, al primer mes: División de Personas tiene una entrevista con la persona recién incorporada (de 15 a 30 minutos), al haber transcurrido un mes desde su incorporación. Se tratan los siguientes temas:
1) cómo van sus tareas /responsabilidades y si las puede ir desarrollando con la competencia requerida;
 
2) cómo va su integración en la División en la que trabaja y en el IESE;
 
3) qué necesidades formativas claras detecta y, también,
 
4) si hay algún tema de medios de trabajo o administrativo que deba mejorarse. División de Personas tendrá una entrevista con el jefe directo (15 minutos) y el mentor (15 minutos), siguiendo el mismo índice de temas y siempre con la finalidad de poder ayudar al recién incorporado.
  • Reunión de Seguimiento a los 3 meses: se tendrá una reunión de seguimiento (15 mins.) entre el Mentor, Director División / Jefe Inmediato y División de Personas (y el nuevo empleado, si procede). Los temas a tratar son los mismos que en la primera reunión, viendo si ha habido o no avance. Siempre, preferentemente el Director de División, dará feed-back al nuevo empleado, y le planteará oportunidades concretas de mejora.
  • Evaluación formal a los 6 meses: la realizará principalmente el Director de División / Jefe Inmediato. Como siempre se dará feed-back al incorporado.
 
El objetivo de estas reuniones de seguimiento-evaluación-mejora es que, a los 6 meses, pueda darse por finalizado el Plan de Acogida de la nueva incorporación, de tal modo que la persona esté integrada en el IESE, tenga la actitud requerida hacia el trabajo y los colegas /jefes/subordinados y, necesariamente, desempeñe completa y correctamente las funciones de su puesto de trabajo, en coherencia con la forma y estilo de trabajo del IESE.
 
Acabadas estas fases, y junto con los medios del Plan de Acogida (Manual, Sesiones y Mentor), a los 6 meses se da por concluido el Proceso de Acogida del nuevo empleado.
 
El desarrollo de estas Fases del Plan de Acogida debe realizarse con flexibilidad. Como siempre, el Plan de Acogida debe adaptarse al recién incorporado.

3. Resultados de la Práctica

Actualmente el Plan de Acogida esta instaurado y ayuda a la buena incorporación de las personas que se incorporan al IESE.
 
Tanto los mentores como las personas que llevan a cabo las sesiones de formación están involucrados y receptivos a la realización del Plan de Acogida.
 
Lo que ha supuesto un mayor esfuerzo de seguimiento es la realización y documentación de las entrevistas de seguimiento.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

Sin información para éste item.

5. Carácter Innovador de la Práctica

Sin información para éste item.

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  María Ángeles Losa
alosa@iese.edu
(+34)932534200/(+34)932534343
http://www.iese.edu
IESE Business School

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