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Detalle de la Buena Práctica

Plataforma web GAUSS - UPM. Automatización de los procesos del SGIC


Palabras clave: Automatización, SGIC, UPM

Resumen de la Práctica

GAUSS es una plataforma web desarrollada por la Universidad que integra los procesos descritos en el Sistema de Garantía Interna de Calidad (SGIC) de la UPM.

El valor añadido que aporta GAUSS es ofrecer a los Centros la posibilidad de implementar estos procesos totalmente automatizados.

La automatización consiste, por un lado, en aportar al usuario la máxima cantidad de información existente en las bases de datos institucionales, permitiendo mejorar el rendimiento de trabajo del usuario y la interconexión de la información aportada; y, por otro, en simplificar los flujos de trabajo derivados de los procesos que son soportados por la plataforma, permitiendo que las distintas fases por las que pasan las evidencias (cumplimentación, revisión y aprobación) lleguen inmediatamente a la bandeja de trabajo de cada usuario.

Actualmente la plataforma tiene integrados dos procesos del SGIC completos: el de Coordinación de las Enseñanzas y el de Seguimiento de Títulos Oficiales.

En el primero los usuarios realizan las Guías del Aprendizaje, donde los Coordinadores de Asignatura cumplimentan, y los Responsables, revisan y aprueban.  La automatización permite que, de un curso académico a otro, toda la información se pueda aprovechar íntegramente.

El Seguimiento de Títulos Oficiales se divide en tres fases:

  •   En primer lugar, se realiza el Informe de Asignatura donde los Coordinadores cumplimentan y los Responsables revisan y aprueban.
  •   En la siguiente fase, esta información es analizada por parte de la Comisión de Coordinación Académica que realiza el Informe de Semestre.
  •   Por último, se realiza el Informe de Titulación que es revisado y aprobado por el Jefe de Estudios.

Los principales usuarios de GAUSS son los profesores y los responsables de los Centros. En la convocatoria actual de Guías, curso 2017-18, han participado por el momento 1.122 profesores, siendo, por tanto, una herramienta de trabajo ampliamente utilizada.

El desarrollo de la plataforma ha estado marcado por una paulatina incorporación voluntaria  de los distintos centros. Lo que ha permitido una revisión constante y una adaptación de la plataforma respecto de sus comienzos.

En la actualidad, GAUSS está implantado en 18 de los 20 centros de la UPM y da servicio a las 166 titulaciones oficiales de Grado y Máster de la Universidad. Dentro de GAUSS, dichas titulaciones cuentan en total con más de 6500 asignaturas entre ambos semestres y la última convocatoria completa de cada aplicación ha tenido los siguientes resultados:

  •   Un 63,78% de Guías de Aprendizaje aprobadas.
  •   Un 68,12% de Informes de Asignatura aprobados.
  •   Un 81,69 de Informes de Semestre aprobados.
  •   Un 76,47 de Informes de Titulación aprobados.

Podemos concluir que, GAUSS, al eliminar los aspectos que menos valor añadido aportan a los procesos, focaliza el trabajo de los profesores en el análisis y la mejora continua. Escala adecuadamente las tareas a realizar para que la carga de trabajo sea asimilable por el usuario. Unifica los formatos de los distintos documentos descritos en los procesos y además consigue que los cambios normativos, sean trasladados con rigor automáticamente a los distintos documentos.

1. Planificación de la Práctica

Situación de partida:

En 2009, la Universidad tuvo un primer intento de creación de una plataforma, que permitiera la automatización de los procesos del SGIC. Dicha plataforma estaba basada en un software comercial y fue desarrollada por una empresa externa.

Debido a la singularidad de los procesos a implementar y a la incapacidad por parte de la empresa proveedora de ofrecer un servicio adecuado, y tras reiteradas quejas de los usuarios, la Universidad toma la determinación de comenzar de cero poniendo en marcha una plataforma de creación enteramente propia capaz de resolver los problemas creados y alcanzar los objetivos propuestos.

Objetivos propuestos:

  • Objetivo 1: Focalizar el trabajo de los profesores en el análisis y la mejora continua eliminando los aspectos que no generan valor añadido.
  • Objetivo 2: Escalar adecuadamente las tareas a realizar, para que la carga de trabajo sea asimilable por el usuario.
  • Objetivo 3: Acceso rápido, sencillo y unificado a la información por parte de todos los actores.
  • Objetivo 4: Unificar los formatos de los distintos documentos descritos en los procesos.
  • Objetivo 5: Asegurar que los cambios normativos, sean trasladados con rigor automáticamente a los distintos documentos finales.
  • Objetivo 6: Tener un repositorio único y accesible de evidencias de la UPM.

Recursos humanos previstos:

Se establecen los siguientes perfiles:

- Analistas de Procesos: La Unidad de Calidad del Vicerrectorado de Estructura Organizativa y de Calidad.

- Ingenieros de Procesos: Unidad de Planificación Estratégica .

- Mineros de Datos: Servicio de Planificación de la Información del Vicerrectorado de Servicios Informáticos y Unidad de Inteligencia Institucional del Gabinete del Rector (DataWareHouse).

- Desarrolladores de Aplicaciones: Equipo de desarrolladores tanto de la Unidad de Planificación Estratégica como del Vicerrectorado de Servicios Informáticos. Administradores de Sistemas: Vicerrectorado de Servicios Informáticos.

- Administradores de Procesos: La Unidad de Calidad del Vicerrectorado de Estructura Organizativa y de Calidad.

 Tiempo:

El proyecto GAUSS comienza a diseñarse en el curso 2012-13 y el primer lanzamiento corresponde a la convocatoria de Guías de Aprendizaje del segundo semestre del curso 2013-14. A partir de entonces se suceden lanzamientos periódicos hasta el día de hoy.

 Infraestructura:

Hardware:

  • Espacio en dos servidores de aplicaciones para el entorno de desarrollo, pruebas y otro de producción.
  • Espacio en dos servidores de bases de datos para el esquema de base de datos de pruebas y otro de producción.
  • Espacio en una cabina de cintas para realizar los backups de los entornos de pruebas y producción.

Software:

  • Php, HTML, JavaScript, JQuery, Smarty, CSS, Oracle.

Plan de trabajo propuesto:

La plataforma GAUSS se ha desarrollado utilizando metodologías ágiles para alcanzar objetivos muy concretos. A grandes rasgos, el proyecto se ha compuesto de las siguientes fases:

- Fase inicial: Curso 2012-13

  •   Toma de requisitos funcionales del proceso de Coordinación de las Enseñanzas.
  •   Diseño del modelo de datos que da soporte a dicho proceso.
  •   Diseño de la interfaz de usuario de la plataforma GAUSS.

- Fases de desarrollo e implantación:

  •   De la aplicación Guías de Aprendizaje Curso: 2013-14.
  •   De la aplicación Informes de Asignatura Curso: 2013-14.
  •   De la aplicación Informes de Semestre: Curso: Curso 2014-15.
  •   De la aplicación Informes de Titulación: Curso 2014-15.

Sistema de evaluación:

- Fase inicial:

  •   Focus group con los representantes de los Centros.

- Fases de desarrollo e implantación:

  •   Reuniones semestrales del equipo de proyecto al completo.
  •   Focus group con los representantes de los Centros tras cada lanzamientos.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

El proceso de desarrollo e implantación de GAUSS, en términos generales, se ha mantenido en base a lo previsto. No obstante, se han producido cambios a lo largo del desarrollo.

Cambios sobre la planificación original derivados del ciclo PDCA de Deming del SIGC:

- Eliminación del Informe del Departamento: En la primera versión del proceso de Seguimiento de Títulos Oficiales, éste se componía de 4 fases:

  •   Informe de Asignatura
  •   Informe de Departamento
  •   Informe de Semestre
  •   Informe de Titulación

En una de las revisiones que se realizó del proceso, se detectó que el Informe de Departamento podía ser suprimido porque no aportaba valor a los usuarios, pero sí carga burocrática, y que el Informe de Semestre era el que realmente permitía analizar la información procedente de los Informes de Asignatura para analizar la docencia de cada semestre y sus interacciones.

Cambios sobre el cronograma de desarrollo:

  • Fase inicial: Curso 2012-13.
  •   Se realizó en base a la previsión.
  • Fase de desarrollo e implantación:
  •   En el curso 2014-15 se llevó a cabo un cambio importante en la plataforma derivado de las reiteradas peticiones de los Centros para facilitar la realización de Guías de Aprendizaje. Este cambio consistió en permitir a los Centros poder cumplimentarlas en los dos semestres a la vez. Debido a que el modelo de datos de la plataforma había sido diseñado sin contemplar esta posibilidad, fue necesario realizar una importante labor de desarrollo para solventarlo, que requirió seis meses de trabajo de todo el equipo implicado.
  •   Este cambio retrasó un curso completo el desarrollo de la aplicación Informe de Titulación, que finalmente fue abierto para su cumplimentación en el curso 2015-16.
  •   Por otro lado, el calendario de  lanzamientos anuales se ha visto modificado desde el comienzo por los problemas derivados del desarrollo y no ha sido hasta el curso 2016-17 donde se ha naturalizado el calendario, cumpliéndose por primera vez la programación planificada al inicio.

Cambios en los recursos humanos empleados:

A lo largo del tiempo las personas intervinientes han ido variando, pero la estructura del organigrama se ha mantenido:

Organigrama julio de 2012:

- Directora de Proyecto: Sara Gómez. Vicerrectora de Estructura Organizativa y Calidad. PDI

- Jefe de Proyecto: Pilar Castelao. Responsable Unidad de Calidad. PAS

- Jefes de proyecto Técnico:

  •     Concepción Real. PAS
  •     Ricardo Imbert.PDI
  •     Juan Luis Esteban. PAS

 - Equipos:

  •     Desarrollo:
  •       Trinidad Mateos. PAS
  •       Roberto Costumero. Becario.
  •       Jorge Moliner. Becario.
  •       María Martín. Becaria.
  •     Interfaz de usuario:
  •       Héctor Ambit. Becario
  •       Álvaro Aragoneses. Becario
  •     Equipo Base de datos:
  •       Loli Chamorro. PAS
  •       Antonio Pérez. PAS

 

  • Organigrama actual:

-  Directora de Proyecto: Alberto Garrido. Vicerrectora de Calidad y Eficiencia. PDI

-  Jefe de Proyecto: Juan Garbajosa. Adjunto al Vicerrector. PDI

- Jefes de proyecto Técnico:

  •     Concepción Real. PAS
  •     Ricardo Imbert.PDI

  - Equipos:

  •     Interfaz de usuario y gestión de convocatorias:
  •   Pablo Sastre. PAS
  •      Desarrollo:
  •       Jaime Moreno. Becario.
  •       Julio Palomares. Becario.
  •       Fernando Álvarez. Becario.
  •       Federico Pereyra. Becario.
  •     Equipo Sistemas:
  •       Juan Luis Esteban. PAS
  •       Trinidad Mateos. PAS
  •      Equipo Base de datos:
  •       Loli Chamorro. PAS

Del organigrama actual se puede concluir que los cambios han venido derivados de una consolidación de la plataforma GAUSS, donde se puede ver que los recursos empleados en la fase de implantación y creación han ido disminuyendo y se han creado recursos nuevos derivados de la propia gestión y de la fase de mejora continua de la plataforma una vez ya ha sido consolidada.

Cambios en los recursos financieros:

Al haber utilizado los recursos tecnológicos de la UPM, no ha sido necesario crear nuevas infraestructuras y la financiación del proyecto GAUSS se ha dedicado en exclusiva al capítulo de personal, por tanto:

  •   Previstos en julio de 2012: 58.260€
  •   Recursos dedicados en el año 2017: 70.600€

3. Resultados de la Práctica

Resultados cuantitativos:

Proceso de Coordinación de las Enseñanzas

  • Guías de Aprendizaje:
    •     Curso 2013-14:
      • Abiertas 5.607
      • Aprobadas: 11 (0,2%)

 

  •      Curso 2014-15:
    • Abiertas: 6.006
    • Aprobadas: 1.676 (27,91%)

 

  •     Curso 2015-16:
    • Abiertas: 6.500
    • Aprobadas: 3.268 (50,28%)

 

  •     Curso 2016-17:
    • Abiertas: 6.425
    • Aprobadas: 4.098 (63,78%)

Proceso de Seguimiento de los Títulos oficiales

  • Informes de Asignatura:
    •     Curso 2013-14:
      • Abiertos: 3.988
      • Aprobados: 2.765 (69,33%)

 

  •     Curso 2014-15:
    • Abiertos: 4.420
    • Aprobados: 2.815 (63,69%)

 

  •     Curso 2015-16:
    • Abiertos: 4.917
    • Aprobados: 3.475 (70,67%)

 

  •     Curso 2016-17 (datos solo del primer semestre):
    • Abiertos: 2.484
    • Aprobados: 1.692 (68,12%)

 

  • Informes de Semestre:
    •     Curso 2013-14:
      • Abiertos: 449
      • Aprobados: 286 (63,7%)

 

  •     Curso 2014-15:
    • Abiertos: 505
    • Aprobados: 370 (73,27%)

 

  •     Curso 2015-16:
    • Abiertos: 557
    • Aprobados: 449 (80,61%)

 

  •     Curso 2016-17 (datos solo del primer semestre):
    • Abiertos: 284
    • Aprobados: 232 (81,69%)

 

  • Informes de Titulación:
    •     Curso 2014-15:
      • Abiertos: 120
      • Aprobados: 90 (75%)

 

  •     Curso 2015-16:
    • Abiertos: 136
    • Aprobados: 105 (77,21%)

Del estudio de los resultados de los indicadores anteriores se observa una tendencia generalizada de aumento y consolidación de la plataforma.

Se puede ver claramente que la aplicación de Guías de Aprendizaje ha tenido un incremento paulatino, donde el cambio realizado a lo largo del curso 2014-15, que supuso la introducción de la doble semestralidad tuvieron su reflejo en las tasas de Guías Aprobadas para el curso 2015-16 (que se realizan a finales del curso 2014-15) y se pasó de un 27,91% de Guías Aprobadas a un 50,28%, que aumentó aún más en cursos posteriores.

También se observa que la implantación en GAUSS del proceso de seguimiento, desde su inicio, tuvo porcentajes de aprobación altos y que han ido aumentándose y consolidándose a lo largo del tiempo, tanto para Informes de Asignatura como de Semestre y de Titulación.

Asimismo, desde la implantación de la plataforma GAUSS, el sistema ha permitido la creación y guardado de 22.629 documentos que sirven como evidencia del SGIC de los centros UPM.

 

Resultados cualitativos:

La encuesta al Personal Docente e Investigador de la UPM realizada a  finales del curso 2015-16 sobre una población del 2.986 y con una respuesta del 25,85% (771), solicitaba valorar de 0 a 10 la “satisfacción con el proceso de seguimiento de titulaciones (GAUSS)”, el resultado obtenido a dicha pregunta era un 4,10. 

Desde la obtención de  los resultados del estudio (enero de 2017), se han planteado cambios que van en la línea de mejorar el objetivo 1 - focalizar el trabajo de los profesores en el análisis y la mejora continua eliminando los aspectos que no generan valor añadido – que es el que se considera más afectado por dicha valoración.

No obstante, debido a la incapacidad de poder discernir con la respuesta dada, si la valoración negativa se refiere a la configuración del SGIC o de la propia plataforma GAUSS, se han tomado las siguientes determinaciones:

  • La pregunta que se realice en la encuesta del curso 2017-18, se desdoblará para separar los aspectos de diseño del SGIC de los técnicos, la plataforma.
  • Debido al prolongado tiempo de espera para tener resultados, se va a implementar en la plataforma un sistema de encuestación rápido consistente en una sola pregunta al profesorado implicado, una vez finalice la cumplimentación del Informe o Guía, que será evaluado anualmente en relación con el alcance de los objetivos.

No obstante, a través de la plataforma se observa que el tiempo medio de realización de un Informe de Asignatura que se considera adecuadamente cumplimentado, está en torno a los 30min. La media de tiempo de realización de una Guía de Aprendizaje en el curso 2017-18  fue de 10 minutos si ésta fue copiada del curso anterior. Aclarar que la plataforma permite la importación de a Guía del curso anterior para sobre ella hacer los cambios indicados en las propuestas de mejora del proceso de seguimiento.

Ambos valores muestran que el porcentaje de dedicación es adecuado para los objetivos planteados, y la calidad de las evidencias realizadas es alta, como se puede ver en los anexos.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

Método de evaluación seguido:

Las opiniones de los usuarios desde el comienzo y puesta en marcha de la plataforma, se han recogido de distintas formas:

Por el carácter informático de la plataforma, desde el comienzo existe un área de Atención al usuario que es atendido diariamente  por el equipo GAUSS (956 CAU atendidos en el curso 2016-17, con un porcentaje de solución en el 75% de los casos en 24h). A través de él, los usuarios resuelven las diferentes dificultades a las que se enfrentas y realizan propuestas de mejora. Dichas propuestas son recogidas en el documento de mejora de la plataforma para su estudio, aprobación, priorización, implantación y evaluación.

De manera paralela, en el tercer año de implantación, se realizaron visitas a todos los centros por parte de los responsables y desarrolladores para resolver dudas y recoger propuestas de mejora. Del mismo modo, y tras ser implantados completamente los dos procesos en GAUSS, se han realizado reuniones anuales con los usuarios que más implicación tienen en la plataforma debido a su responsabilidad: Directores de departamento, Subdirectores de ordenación académica y subdirectores de Calidad. En estos focus group se han descrito las mejoras implantadas en el curso académico y se han recogido y debatido nuevas mejoras.

Con toda esta información, anualmente se reúne el equipo al final de curso para planificar las mejoras que se van a implantar el curso siguiente. Estableciendo un marco de prioridades, calendario y recursos necesarios. Durante el curso se hace un seguimiento y evaluación de las mejoras implantadas y se modifica el calendario. A dichas reuniones acuden los responsables directos del proyecto y los técnicos de desarrollo y de los servicios informáticos de la universidad a fin de establecer soluciones claras.

Resultados concretos:

Del análisis anual, destaca la adaptación que ha sufrido la plataforma desde su comienzo, como la introducción de la Doble semestralidad en las Guías de Aprendizaje, que permite hacer las Guías Docentes de ambos semestres a la vez, cambio ampliamente demandado por los Centros. Destaca también la inclusión de una bandeja de trabajo para clarificar las tareas pendientes, el nuevo diseño de informes y Guías acorde con el estilo gráfico UPM, el cambio en la funcionalidad de Copia de Guía, etc.

Destacan como medidas a adoptar en el futuro las simplificaciones que han de introducirse en los informes, la eliminación de tareas reiteradas para los responsables, como la designación de coordinadores y la traslación de las propuestas de mejora resultado del proceso de seguimiento, directamente a la Guía de Aprendizaje para facilitar al profesor los cambios a introducir fruto del análisis en dicho proceso.

5. Carácter Innovador de la Práctica

El aspecto de innovación interna más destacado ha sido que, por primera vez dentro de la universidad, un cambio normativo, como fue la implantación del SGIC dentro del ESEE, vino acompañado de la creación de una plataforma web para sistematizar y automatizar los procesos comprometidos en ella.

Cabe destacar que el punto de partida adoptado por el cual los profesores tienen a la hora de acceder a la aplicación la máxima cantidad de información posible (datos de asignatura, titulación, tasas, etc.), ha supuesto que la herramienta sea percibida como un elemento simplificador de las tareas, respecto del resto de plataformas web de la UPM.

Sobre los aspectos de innovación externa, hay que destacar que ninguna universidad de la Comunidad de Madrid tiene un sistema automatizado para dar soporte a los procesos del SGIC. En todas ellas existen procesos claros y definidos que tratan aspectos claves sobre la coordinación horizontal y vertical de las titulaciones, pero ninguna de ellas da un soporte informático que automatiza dichos procesos, lo que ha derivado en una percepción negativa de la gestión de la calidad por parte del profesorado de dichas universidades, debido al aumento de la carga de trabajo que conlleva (https://goo.gl/qmyybp). Por tanto, limitar la labor del profesor al análisis y la propuesta de mejoras, supone la eliminación de la principal dificultad a las que se enfrenta la gestión de la calidad. Aspecto que ha sido ampliamente superado en GAUSS.

Una traslación similar de GAUSS a otras universidades ha de tener como punto de partida los procesos del SGIC aprobados, pero ha de diseñarse de acuerdo a los más innovadores requisitos web relativos a la experiencia de usuario: usabilidad, diseño de interacción, diseño gráfico;  y atendiendo también a los aspectos emocionales, de construcción y transmisión de la marca GAUSS o de confiabilidad en la plataforma.

6. Divulgación de la Práctica

Desde el inicio se ha desarrollado una comunicación fluida, que atiende no sólo a las tareas propias del usuario, sino también a las derivadas de la escucha activa de las necesidades y mejoras planteadas por éstos y recogidas en el documento de mejoras anual.

Los mecanismos de comunicación utilizados son:

Correo electrónico:

Se utilizan de dos tipos:

  • Los correos directos por parte del Vicerrector de Calidad y Eficiencia, que ponen en conocimiento de los responsables la apertura de la convocatoria de un proceso determinado.
  • Los correos automáticos. Dichos correos son clave para el desarrollo integral de los procesos, ya que informan al usuario implicado de la necesidad de realizar una tarea concreta. De este modo un Coordinador de Asignatura recibe un correo electrónico automático cundo es designado por el Director de departamentos, el correo contiene un enlace a la plataforma donde se le indica la tareas que ha de realizar. El sistema de correo automático garantiza por un lado, la consecución de los procesos y por otro, permiten a los responsables no tener que estar supervisando las distintas fases del proceso para cumplir lo indicado en el SGIC.

Bandeja de Trabajo:

El usuario que recibe un correo de aviso para que entre en la plataforma al entrar en ella,  tiene en la página principal de GAUSS  una bandeja de trabajo que le indica las tareas pendientes, eliminando la posibilidad de que un responsable olvide realizar alguna tarea. Además dicha bandeja le dirige a la sección donde podrá realizar la tarea asignada.

La plataforma GAUSS en la actualidad es presentada a agentes externos como ejemplo de buena práctica, habiéndose realizado demostraciones con Unidades de Calidad de otras universidades públicas madrileñas.

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

1.- Indice_de_Anexos.pdf
2.- A3-1-GA_03AQ_35001803_1S_2015-16.pdf
3.- A3-2-GA_03AQ_35001803_1S_2017-18.pdf
4.- A2-4-IT_61CI_2015-16.pdf
5.- A2-3-IS_61IW_1_1S_2016-17(1).pdf
6.- A2-1-GA_61IF_615000123_1S_2016-17.pdf

Datos de Contacto
  Alberto Garrido Colmenero
vicerrector.calidad@upm.es
913366150
http://www.upm.es/
Universidad Politécnica de Madrid

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