Nexus24. Comunidades colaborativas en la UPC

Palabras clave: colaboración, transversalidad, innovación, proyectos,

El programa nexus24 de comunidades colaborativas nace en 2014 de la necesidad de hacer posible una forma más transversal de trabajo entre el personal de gestión de la universidad, que contribuya a compartir conocimiento, aflorar talento desaprovechado, motivar a las personas, ganar flexibilidad y mejorar la universidad. El propósito es que el año 2024 trabajar de forma colaborativa sea normal en la Universitat Politècnica de Catalunya. Se lidera des de la Gerencia de la universidad.

El programa se ha centrado en ofrecer al Personal de administración y servicios (PAS) la posibilidad de experimentar el trabajo en equipos colaborativos a través de un proyecto de mejora de la universidad. El objetivo de estos equipos es triple: generar valor útil (soluciones), aprender otra forma de trabajar a partir de la experiencia, y generar un mejor entorno de relaciones en la comunidad del PAS. En dos años, se han impulsado 15 proyectos en los que han participado más de 100 personas.

Para su desarrollo, se ha enfocado como un sistema compuesto de varios elementos:

• El Manifiesto nexus24, en el que se exponen los valores del trabajo colaborativo.
• Un sistema operativo, centrado en una convocatoria anual para identificar y seleccionar de forma participativa proyectos de mejora de los servicios de la Universidad, y constituir los equipos de trabajo colaborativo.
• Unos espacios de encuentro para compartir las experiencias, en forma de jornadas, web como punto de referencia en la red, y nuevos espacios para trabajar colaborativamente
• Un modelo de referencia del trabajo en equipos colaborativos (TEC), que se basa en la fusión de distintos enfoques: metodologías ágiles, trabajo en redes colaborativas, design-thinking, entre otras.
• Una comunidad en red que comparte información y un propósito común.

Después de una fuerte crisis económica (con su auge en los años 2011-13) que llevó a recortes y despidos, los ánimos del personal en 2014 eran bajos. Los recursos disponibles, tanto en forma de personas como de presupuestos se habían reducido, y seguir funcionando desde una lógica de optimización, haciendo lo mismo con menos, no se veía ni viable ni deseable. Se optó por tratar de mejorar la salud laboral, así como la eficacia de los servicios de gestión, a través de la puesta en marcha del programa nexus24. Este impulso lo dio la Gerente de forma personal, recogiendo una propuesta de varias personas que habían realizado pilotos de trabajo colaborativo. Fue especialmente clave los éxitos que se consiguieron en el área de ahorro energético, en el que se consiguió reducir un 27% el consumo de la Universidad en 4 años.

El programa es en sí mismo una innovación, y se va desarrollando y mejorando sobre la marcha. No dispone de un plan rígido de desarrollo a cuatro años, sino que en coherencia con los principios del programa, se desarrolla en forma de prototipo iterativo. Se empezaron con tres proyectos, y en las siguientes convocatorias se realizaron 5 y 7 respectivamente.

Se han asignado tres personas del PAS para el equipo de coordinación del programa, que dedican 1’5 días/semana (cada uno) a esta función, sin dejar el resto de sus responsabilidades habituales.

El programa no tiene presupuesto. ¿De dónde salen pues los recursos que permiten operar?

En realidad, el principal recurso puesto a disposición del programa son las horas de formación que se reconocen a los participantes en equipos colaborativos, 52h en total, y que les permiten dedicar tiempo a trabajar colaborativamente en su horario laboral. Estas horas se reparten en 22h de formación inicial en TEC, y 30h disponibles durante toda la duración del proyecto (unos 5-6 meses), que permiten a los participantes dedicar tiempo de forma individual o grupal a trabajar sin tener que pedir permiso a su superior.

El otro gran recurso que capitalizamos es la ilusión y energía del PAS de aprender y disponer de oportunidades de hacer cosas distintas a las habituales, en un entorno de autonomía e intercambio horizontal.

También, se ha dedicado una sala como centro de operaciones de programa, para realizar tareas de coordinación y co-creación, abierta a cualquier persona que necesita de un espacio “distinto” y recursos para trabajar colaborativamente.

Se ha adaptado una herramienta web propia de la UPC (comunitats.upc.edu) para poder realizar la propuesta, votación popular y selección de los proyectos y participantes.

Como se ha dicho, a parte de un propósito claro, no hubo una planificación detallada. De entrada, no hay referentes claros de experiencias similares, ni indicadores obvios para medir el progreso. Además, la experiencia de los impulsores, así como las nuevas tendencias de gestión, muestran que la excesiva planificación puede ser una pérdida de tiempo. Así, un enfoque ágil, basada en una visión sistémica, y un desarrollo por fases iterativas en las que se considera el programa “vivo” y re-orientable, ha sido la clave.

En lugar de dedicar muchos esfuerzos a la planificación, se dedicaron a la formación práctica del equipo de coordinación, así como la identificación de los principios y valores acerca de los que el programa debía operar, y referirse a la hora de tomar decisiones. Para ello, un primer equipo colaborativo “beta” transversal,  dedicó unos meses a identificar estos valores y elaborar el Manifiesto Nexus24, que define como queremos trabajar en las comunidades colaborativas.

También fue este equipo “beta” quien propuso el sistema operativo y la idea de la convocatoria.

A partir de aquí, las 3 iteraciones posteriores nos han permitido activar 15 proyectos con un total de 100 personas del PAS implicadas directamente. Esto representan más de 5000 h de formación vivencial en trabajo colaborativo.

Entre los aprendizajes podemos destacar los siguientes:

La capacidad del equipo de coordinación para asegurar el despliegue de estos equipos, con toda su complejidad, es limitada. La cifra de 7 proyectos por curso nos parece límite.

La capacidad de la institución para la implementación de los proyectos es crítica. No implementarlos genera una frustración y descrédito para el programa, pero sin embargo no todas las ideas aparentemente buenas lo son. Esta tensión la intentamos superar pidiendo a los equipos que hagan pruebas de usuario y prototipos de implementación en su propio proyecto, y no simplemente diseñando lo que otros deben implementar (no suele funcionar). Este contraste con la realidad obliga a (a) reducir el alcance del proyecto y (b) darse cuenta de las dificultades reales de la implementación desde el diseño.

Para el proceso de selección de proyectos, hemos generado 3 niveles de participación que se han revelado claves. Un/a PAS puede (a) proponer un proyecto si encuentra 2 PAS de unidades distintas que quieren impulsar la misma idea (son el equipo impulsor); (b) si lee un proyecto que le gusta, hacer un click en “Me gusta” (cómo en Facebook) y darle así relevancia al proyecto; (c), si quiere participar en el proyecto, puede hacer el click en “Me implico”, y ofrecerse así a participar. Todos estos “votos” van a ayudar a la universidad a priorizar la selección de proyectos, dándole un peso popular, que se complementa con el peso del equipo de gerencia.  La distribución de los pesos era 50/50 en las primeras convocatorias, y 40/60 en la última. La razón del cambio es que desde 2016, gerencia asume el compromiso de implementar TODOS los proyectos.

El equipo impulsor escoge su equipo entre las personas que han hecho “Me implico”. Esto es crucial, porque les da autonomía en la constitución del equipo. Se recomiendan equipos de entre 5-8 personas, pero los equipos más efectivos suelen ser los de 5-6 personas.

El programa Nexus24, iniciado en 2014, ha permitido hasta ahora:

• Impulsar 15 proyecto colaborativos (8 desarrollados, 7 en proceso), de los cuales 2 está implementados y otros 2 en proceso de implementación.
• Dedicar más de 5000h de formación del personal al trabajo colaborativo.
• Generar un modelo de referencia propio para el Trabajo en equipos colaborativos (TEC).
• Disponer de un marco de principios de referencia compartido para las comunidades colaborativas (Manifiesto Nexus24)
• Premio a la Calidad de la Gestión Universitaria en 2015 (Consejo Social de la UPC)
• Generar 2 espacios físicos nuevos para el trabajo colaborativo en los campus de la UPC.

• Formar más de 100 personas (5000 h de formación) en las bases del Trabajo en equipos colaborativos
• Recibir 22 propuestas de proyectos de mejora de la Universidad, así como poder visualizar la red de relaciones colaborativas relacionada con estos 22 proyectos (sean o no escogidos).
• Promover la participación del PAS: 3168 “Me gusta” (en proyectos) por parte de 800 personas del PAS; 318 “Me implico” (en proyectos) por part de 180 personas del PAS.
• Publicación de 57 posts de reflexión sobre el programa colaborativo, con más de 30.000 visitas y 6.500 visitantes.
• Formar 10 personas como articuladoras de proyectos colaborativos

Según las encuestas a los participantes de los 8 primeros proyectos del programa Nexus24 (población: 53, respuestas: 41 (77%). Valoración promedio sobre 100 puntos.

• ¿Crees que el programa Nexus24 sirve para aumentar la cultura colaborativa en la UPC? (66,7)
• ¿Recomendarías la participación a un compañero? (81,4)
• ¿En general, como valoras tu aprendizaje en el programa Nexus24? (82,2)

No se conoce ninguna experiencia similar en el contexto universitario, que sea específica del ámbito de gestión, y de esta envergadura.

El programa se ha inspirado de iniciativas realizadas en otros ámbitos de la administración pública, en particular el Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya con su programa Compartim, y la puesta en marcha de las Comunidades de Práctica.

El programa Nexus24 se ha diseñado de forma específica para la UPC, pero es extrapolable a cualquier organización pública que gestione una comunidad importante de forma jerárquica, y desee alternativas para resolver los retos de una forma más colaborativa.

El programa nace con vocación de comunicación abierta, de forma a compartir todos los aprendizajes realizados de forma colaborativa con otras instituciones. Muestra de ello es el acceso virutal a todas las actividades, así como la participación en foros en los que ha sido invitado:

• Congreso Internacional CIEDO 2016
• Seminario de dirección estratégica CUDU 2016
• II OuiShareFest 2016

Toda la información está disponible en www.upc.edu/nexus24

Desde el inicio, ha se ha realizado un esfuerzo para comunicar todos los progresos del programa Nexus24. Para ello, se ha creado un equipo de comunicación, y se han utilitzado distintas herramientas digitales

Web: www.upc.edu/nexus24

Blog: https://nexus24upc.wordpress.com/

Twitter: twitter.com/nexus24upc

Slideshare: http://www.slideshare.net/nexus24upc/

Por otro lado, se han organizado espacios de encuentro regulares para el encuentro físico de las personas involucradas y/o interesades en el trabajo colaborativo en la UPC.

Presentación del programa (Nov 2016)

1.- Ferrer_Nexus24_CIEDO16.pdf

		Didac Ferrer
		didac.ferrer@upc.edu
		Universitat Politècnica de Catalunya · BarcelonaTech

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