Detalle de las prácticas

Jornadas Universitarias de la Universidad Católica del Uruguay

Palabras Clave: Comunidad Universitaria Visión compartida

Resumen de la Práctica

Las Jornadas Universitarias constituyen un Encuentro Anual de reflexión, análisis e intercambio que la Universidad Católica del Uruguay (UCU) viene realizando desde 1999.

Durante un breve período entre el 2003 y 2006 fue interrumpida su continuidad, pero se retomó en el 2007 y se ha sostenido hasta la fecha. En el 2011 tuvieron lugar las 9as.Jornadas.

Participan de este Encuentro el Consejo Directivo de la Universidad, el cuerpo de Decanos y todos los que desempeñan funciones de dirección y coordinación académica o administrativa.

Se desarrollan en el primer trimestre del año lectivo durante dos días, viernes y sábado hasta media tarde.

Este ámbito se ha constituido con el correr de los años en un espacio privilegiado para el fortalecimiento de la comunidad universitaria, la generación de una visión colectiva sobre temas clave para el cumplimiento de la Misión institucional, el desarrollo de una visión estratégica coherente con la misma y la articulación de acciones de las diversas unidades y equipos que conforman la institución.

1.- Planificación de la Práctica

Determinaron el surgimiento de esta iniciativa un conjunto de factores. En primer lugar el crecimiento institucional. Luego de una etapa fundacional caracterizada por la cercanía personal y una visión compartida entre quienes asumieron funciones de conducción institucional, el crecimiento fue ampliando la diversidad de personas, enfoques, visiones y dificultando encontrar ámbitos para el conocimiento mutuo, el encuentro y el intercambio. En 1999 la la Universidad Católica ya contaba con 3.500 alumnos, número que continuó creciendo y aumentó a más del doble a la fecha.

Como contrapartida del enriquecimiento e integración de perspectivas y visiones producto del desarrollo institucional, tiende a aumentar el riesgo de la fragmentación, la sectorialización y el debilitamiento del espíritu de cuerpo.

En segundo lugar, se fueron gestando modelos de gestión universitaria que demandaron encontrar mecanismos para articular visiones a largo, mediano y corto plazo, manejar tensiones entre lógicas académicas y administrativas, y entre perspectivas de las diversas partes involucradas, ya sea en la conducción, en la prestación de servicios o como destinatarios de los servicios y funciones de la institución.

La consolidación progresiva de un sistema universitario nacional y la participación en redes internacionales, fue planteando nuevos requisitos y cuestionamientos que la UCU decidió procesar abriendo espacios para generar reflexión interna aprovechando diversas las ópticas y disciplinas de sus miembros e integrando visiones externas sobre aspectos cruciales para afirmar su desarrollo e integración en sistemas más amplios.

Las primeras cuatro Jornadas, se denominaron Jornadas de Semana Santa, y se llevaron a cabo en los primeros días de esa semana. La primera, realizada en 1999 se focalizó en el tema Política Docente. Se estructuró en torno a tres ejes: Docencia y Misión – Docencia y estructura académica y Docencia e inserción en la sociedad.

En el 2000 se dio continuidad a la reflexión en torno a la Misión, y se trabajó sobre el Diseño Curricular y la Gestión Universitaria.

En el 2001 el tema central fue la Identidad institucional, y sus implicancias para el funcionamiento interno, para el rol a desempeñar en el sistema universitario y en la sociedad.

En el 2002 se realizaron dos instancias una primera centrada en el análisis de los documentos referidos a las Universidades elaborados por el Padre P.H. Kolvenbach s.j., Superior de la Compañía de Jesús entre 1983 y 2008 , y una segunda sobre: La Universidad Católica del Uruguay: Hacia la evaluación institucional y la acreditación.

Entre el 2002 y el 2004 se desarrolló en la UCU el Seminario General del Simposio permanente sobre Universidad orientado por el Padre Alfonso Borrero s.j. de la Pontificia Universidad Javeriana de Bogotá, en el que participaron todos los cuadros superiores de la Universidad. Fue un proceso formativo y de intercambio estructurado en tres Unidades en diversas sesiones en las que se abordó una extensa temática relacionada con la historia de las instituciones universitarias, los modelos predominantes en diversas épocas, los fundamentos filosóficos y epistemológicos de la actividad académica, la planeación y gestión de una universidad en sus distintas dimensiones, los procesos educativos y la prospectiva universitaria.

Durante ese período este Seminario posibilitó un estudio profundo y sistemático sobre la Universidad y sus funciones, sustituyendo el rol jugado por las Jornadas.

Completado ese ciclo, en el 2007 se decidió retomar la práctica iniciada en 1999 con la denominación Jornadas Universitarias. El cambio de denominación no es un mero reflejo del traslado de la actividad a otra fecha, de algún modo es también expresión de un proceso de maduración institucional por el que se reperfiló el contenido y el papel de estas instancias asignándoles progresivamente una mayor importancia en la consolidación de un estilo de gobierno universitario.

El objetivo general de estas instancias se orienta a generar un ámbito de encuentro y reflexión compartida entre el cuerpo directivo y personal superior de la Universidad, y a establecer orientaciones comunes para la implementación de las definiciones del pan estratégico que viabilicen coherencia y efectividad en su instrumentación.

A continuación se detallan los temas focalizados y los objetivos específicos definidos para las Jornadas realizadas en los últimos 5 años.

 

2007

Tema: “Nuestra Universidad ante los desafíos de la sociedad del conocimiento”
Objetivos:

  • Fortalecer la visión compartida respecto a los principales desafíos que presentan hoy a la UCU los lineamientos establecidos por el
  • Plan Estratégico aprobado por el Consejo Directivo para los próximos cuatro años.
  • Profundizar el análisis y el debate en torno a temas clave para el cumplimiento de la Misión en esta etapa de la vida de la UCU.
  • Generar insumos para que los planes de acción que harán operativo el plan estratégico promuevan transformaciones efectivas de la vida universitaria en el sentido buscado.

 

2008

Tema: “Responsabilidad Social en la UCU: Identidad y Compromiso”
Objetivos:

  • Avanzar hacia una visión consensuada de la RSU en la UCU
  • Analizar la actual situación en las diversas dimensiones involucradas en el concepto
  • Identificar caminos para profundizar la implementación de esta perspectiva en nuestra universidad

 

2009

Tema: “Calidad de la Formación Universitaria”
Objetivos :

  • Avanzar hacia una visión común respecto a cómo concebir la calidad de la formación y los aprendizajes en la UCU y cuáles son los factores claves para alcanzarla.
  • Analizar las características de los procesos de aprendizaje que se generan hoy en la UCU y el grado en que responden a la visión definida.
  • Analizar los medios implementados hasta la fecha en nuestra universidad para evaluar y mejorar la calidad proponiendo vías para su fortalecimiento y desarrollo.
  • Identificar indicadores y procedimientos para evaluar la calidad de los aprendizajes.

Tema: “25 Años. Visión fundacional y proyecto para las próximas décadas.”
Objetivos:

  • Reflexionar sobre el Proyecto Universidad Católica del Uruguay, la Visión de sus fundadores y las realizaciones alcanzadas durante los primeros 25 años de vida.
  • Generar insumos para la elaboración del Plan estratégico 2011/ 2014 con una perspectiva a largo plazo.
  • Aportar elementos para la redefinición de la Misión / Visión de la Universidad que oriente la construcción de la próxima etapa institucional.

Tema: “El modelo de universidad que construimos juntos”
Objetivos:

  • Compartir las conclusiones de las primeras etapas del proceso de elaboración del Plan estratégico desarrolladas durante 2010.
  • Profundizar en temas clave para la Visión de Universidad esbozada.
  • Generar insumos para la definición de Objetivos institucionales, metas a lograr y medios para alcanzarlos en relación a los temas focalizados.

2.- Desarrollo y ejecución de la Práctica

El proceso de preparación de las Jornadas se inicia a fines del año anterior con la selección del tema. Entre octubre y noviembre el Consejo Directivo elabora una propuesta de temática a analizar y fecha de realización que es presentada y acordada con el Consejo Directivo ampliado (Consejo Directivo y Decanos de todas las Facultades)

Se acuerda así mismo la integración de un Comité Coordinador responsable de la conducción del proceso de preparación y realización de las Jornadas y se designa un Coordinador General operativo. El Comité comienza a operar al menos dos meses antes de la realización de la actividad.

La iniciativa y responsabilidad general parte así del más alto nivel de dirección y se apunta a comprometer en la mayor medida posible a los diversos sectores convocados en las instancias de definición y preparación de los contenidos y la metodología a emplear. También a todos los participantes a través de distribución de materiales de lectura previa.

En los últimos años el Comité Coordinador se integró con los Vicerrectores y la Coordinación General fue asumida por un Secretario Académico de distinta Facultad en cada instancia.

En función de los temas seleccionados se designan equipos de trabajo, o personas responsables de preparar presentaciones que aporten información e introduzcan los temas a debatir.  En la mayor parte de las instancias se incluyeron invitados externos que por su especialización y experiencia permitieron incorporar elementos de alta relevancia a la reflexión. 

En el 2007 el invitado fue el Ing. Fernando Brum de la Agencia Nacional de Investigación e Innovación (ANII), en el 2008, el Prof. François Vallaeys de la Universidad Católica de Lima, Consultor del BID en RSU, en el 2009 el Dr Andrés Bernasconi Vicerrector de Investigación y  Postgrados de la Universidad Andrés Bello de Chile, en el 2010 el Padre Francisco Arrondo s.j , español, Vicerrector de Orientación Educativa de la UCU en sus primeros años de vida, el Ing. Edgardo Rubianes. Vicepresidente de ANII, Ignacio Munyo. Economista Senior CERES y el Dr. Pedro Pablo Rosso ex Rector de la Universidad Católica de Chile.

(Ver en Anexo los Programas desarrollados en las Jornadas realizadas en los últimos cinco años)

Las Jornadas se realizan fuera del edificio de la Universidad en un local que cuente con las comodidades necesarias para desarrollar el trabajo y compartir las comidas.

En los primeros años los participantes eran invitados a permanecer también durante el viernes de noche, lo que ampliaba los momentos de encuentro informal.  A medida que el número de participantes se fue ampliando se abandonó esta modalidad.

La convocatoria se realiza al menos con un mes de anticipación para facilitar la participación de todos.

La metodología de trabajo combina en todos los casos instancias plenarias con trabajo en grupos, buscando crear un clima abierto, participativo y receptivo de diversas visiones y propuestas. 

Los grupos de trabajo se conforman buscando integrar personas que cumplen funciones en diversas facultades o servicios de la Universidad que habitualmente no tienen mayores oportunidades de interacción.

Los moderadores y secretarios de los grupos de trabajo son designados con anticipación y se realizan instancias previas de preparación para orientarlos en un adecuado desempeño de sus funciones. En los últimos años los secretarios entregaron la síntesis a un responsable por tema que presentó al Plenario una síntesis unificada, modalidad que resultó mas efectiva para contar con un panorama claro, sintético y lograr un mejor aprovechamiento del tiempo.

Al finalizar las Jornadas se realiza una evaluación escrita por parte de los participantes. Con estos elementos el Comité Coordinador y luego el Consejo Directivo realizan una evaluación final de los resultados alcanzados.

Con el material elaborado: Programa, Propuestas de trabajo, Presentaciones, Síntesis de los trabajos grupales y discusión en Plenarios, Evaluación realizada se elabora una Memoria que da cuenta del desarrollo y principales conclusiones de la actividad.

Todas las Presentaciones, los documentos de lectura previa y la Memoria son colocadas en la Red interna y puestas a disposición de todos los participantes una vez finalizadas las Jornadas

 

Participan en las Jornadas el personal ubicado en los Niveles 1 y 2 de la estructura organizacional. Esto incluye Rector, Vicerrectores, Decanos, Directores o Coordinadores de Carreras, de Departamentos, Institutos, Áreas Administrativas, Jefes de Secciones o Sectores. También participan los representantes de los docentes y de los estudiantes que integran el Consejo Académico General, y un núcleo de docentes de alta dedicación propuestos por los Decanos de cada Facultad en función del número asignado por el Comité organizador.

Según la temática analizada fueron invitados además otros miembros de la comunidad universitaria especialmente involucrados en la misma. Por ejemplo responsables de programas de Extensión en la Jornada que se focalizó en la RSU o grupos de delegados estudiantiles para presentar su visión sobre la calidad en el 2009.

El número de participantes fue de 74 en el 2007, 112 en 2008, 120 en 2009, 131 en 2010 y 148 en 2011.

Los recursos materiales necesarios fueron los insumidos para el alquiler del local, la alimentación de los participantes, y la distribución de algunos materiales impresos (la mayoría se distribuyen en versión digital). También para cubrir los gastos de viaje y honorarios de los invitados especiales.

3.- Resultados de la Práctica

Existe una visión generalizada de la importancia que estas Jornadas tienen como herramienta para lograr una visión compartida, un espacio abierto de intercambio y escucha e incrementar la coherencia y alineamiento de las acciones desarrolladas para el cumplimiento de los planes estratégicos elaborados en los últimos años.

Los niveles de satisfacción de los participantes se han mantenido elevados, con escasas variaciones de un año a otro como se demuestra en el siguiente cuadro que sintetiza las opiniones relevadas al finalizar cada una de las Jornadas.

ITEM

JUICIO

2007

2008

2009

2010

2011

Adecuación y pertinencia de las Jornadas

Excelente o Muy bueno

 90%

 82%

82%

77%

92%

Utilidad para generar ámbitos de reflexión y encuentro entre los miembros de la comunidad universitaria

Útiles o Muy útiles

95%

91%

87%

82%

100%

Opinión sobre conferencia central y aportes del profesor invitado

Excelente o Muy buena

s/d

84%

89%

90%

No hubo

Opinión sobre aportes brindados por los paneles ( Promedios)

Excelente o Muy buenos

 75%

 54%

50%

52%

65%

Opinión sobre el trabajo de su subgrupo

Excelente o Muy bueno

83%

73%

60%

64%

70%

Organización general de las Jornadas

Excelente o Muy buena

78%

86%

95%

82%

99%

Clima de trabajo y relación entre los participantes

Excelente o Muy bueno

95%

91%

90%

92%

97%

Satisfacción por haber participado en esta instancia

Satisfecho o Muy satisfecho

96%

90%

95%

90%

97%

Cree que la Universidad debe continuar eventos de este tipo

Si

97%

98%

99%

93%

97%

 

Además de contar con datos sobre los niveles de satisfacción al finalizar la actividad, la publicación de las Memorias permite analizar al año siguiente en qué medida los temas más relevantes analizados y las propuestas recogidas han incidido en decisiones adoptadas y se han generado avances en relación a los mismos.

A continuación mencionamos algunos de los temas en los cuales la reflexión realizada en las jornadas contribuyó a generar avances, ya sea incluyendo los temas en la agenda, generando nuevas ideas sobre objetivos a lograr o medios para su implementación, facilitando consensos o ayudando a alinear a los miembros de la institución cuando el tema ya había alcanzado cierto nivel de madurez

  • Impulso creciente al desarrollo de la Investigación en la Universidad.
  • Avance en el proceso de Departamentalización
  • Instalación del Centro de Investigación y Desarrollo en una sede anexa, buscando generar mejores condiciones de trabajo así como estimular el encuentro entre los investigadores y transversalidad en sus estudios
  • Aumento del número de docentes con alta dedicación
  • Participación en procesos de Acreditación e integración de la práctica de la Autoevaluación como herramienta para la mejora de la calidad de las carreras.
  • Avances en  procesos de rediseño curricular orientados a competencias, en base a créditos, ofreciendo mayor flexibilidad, y con foco en los procesos de aprendizaje del estudiante.
  • Integración explícita del enfoque de Responsabilidad Social Universitaria en sus diversas dimensiones (Educación para la responsabilidad. Generación y difusión de conocimiento socialmente pertinente. Servicio a la comunidad. Responsabilidad en la gestión organizacional y con el ambiente). Proactividad  en su desarrollo y participación activa en la Red de Universidades de AUSJAL relacionada al tema.
  • Gestión del crecimiento institucional profundizando la identidad.
  • Proceso de elaboración del nuevo plan estratégico viabilizando la construcción de una visión compartida, el involucramiento de las diversas unidades organizacionales y la generación de adecuados mecanismos de seguimiento y evaluación.

El impacto más notorio de esta práctica  se refleja  en la consolidación progresiva de formas de “gobernanza” que permitan articular el papel central de la comunidad académica en una institución universitaria con procesos de toma de decisiones que hagan posible adecuar la organización a las demandas y a las transformaciones del entorno.

Como acertadamente se afirma en un documento generado en el marco del Proyecto Telescopi, próximo a publicarse [1], “ decidir es un proceso y no es un evento”  en especial cuando se trata de decisiones  de carácter estratégico y no operativo.

Las Jornadas han sido esenciales para contribuir a la adopción de decisiones consensuadas facilitando el alineamiento de la organización para la realización de transformaciones visualizadas como necesarias.  Si bien no es posible establecer una relación lineal de causa efecto entre la consideración de ciertos temas – como los mencionados en el listado incluido en este mismo ítem – y las transformaciones operadas en los últimos años en estos aspectos, su contribución es innegable. La propia creación de la Secretaría de Planeamiento y Análisis Institucional que comenzó a operar a comienzos del 2010, comienza a gestarse a partir de las  conclusiones de la Jornada  realizada en el 2009 sobre Calidad de la Enseñanza Universitaria.


[1] DIRECCIÓN ESTRATÉGICA UNIVERSITARIA. CONCEPTOS, EXPERIENCIAS Y PROPUESTAS DE LA RED TELESCOPI . Jairo Cifuentes, P.Landoni y otros, 2011 (En proceso de publicación).

4.- Evaluación y revisión de la Práctica

La sostenibilidad de esta práctica ha estado asegurada por el elevado compromiso de la alta dirección con la misma, la asignación de los recursos humanos y materiales necesarios para su continuidad y especialmente por la motivación de los participantes que no ha decaído. Por el contrario se ha ido incrementado el número de personas que aspiran a participar, lo cuál plantea nuevos desafíos para adecuar la práctica a un número mayor del actual, que se considera está cerca del máximo posible para este formato.

5.- Carácter Innovador de la Práctica

El carácter innovador radica principalmente en la sistematicidad con que se ha desarrollado. Progresivamente se ha ido definiendo un procedimiento para su implementación que como puede apreciarse en las evaluaciones de los participantes a permitido alcanzar niveles de satisfacción importantes y un grado de acuerdo en el valor de los resultados que no es fácil de lograr con un público tan heterogéneo y sobre todo de sostener en el tiempo, una vez que lo novedoso de la actividad ya no se centra en su mera realización.

Una de las claves radica en los procesos de consulta y mecanismos de participación en la fase de preparación  que contribuyen a la adecuación de los enfoques a los intereses de los participantes y al involucramiento con el desarrollo y los resultados.

Por otra parte se ha ido buscando adecuar las formas de trabajo y metodología introduciendo mejoras en función de las sugerencias planteadas por los participantes en cada instancia. Esto ha permitido incorporar innovaciones año a año, aún manteniendo un formato similar.

La incorporación de miradas externas a través de los invitados especiales ha constituido también un factor facilitador para integrar nuevas ideas y crear condiciones para impulsar cambios.

El documento sobre Dirección Estratégica (Telescopi, 2011) ya mencionado,  recoge 9 principios elaborados por Jim y David Matheson (19889) relacionados con la calidad de las decisiones y asociados a una formulación exitosa del futuro de las instituciones.

Comparando estos principios con el funcionamiento de las Jornadas Universitarias constatamos que se trata de aspectos que están prácticamente en su totalidad  contemplados en el proceso de implementación, desarrollo y evaluación de las mismas.

Repasándolos brevemente: 1. Cultura de la creación de valor (se consideran las perspectivas de diversas partes interesadas) 2. Pensamiento sistémico: entender la complejidad de las situaciones estratégicas (se genera una visión de conjunto superando las miradas fragmentadas) 3. Apertura al flujo de la información (se comparte mucha información relevante) 4. Generación de alternativas (se generan espacios interdisciplinarios para analizar problemas posibilitando la creatividad) 5. Perspectiva interna y externa (a través de la participación de miembros de diversas áreas, de relevamientos de opinión, de invitados especiales, de material de lectura previa) 6. Tener en cuenta la incertidumbre (es una oportunidad para visualizarla con claridad) 7. Alineación y empoderamiento  (la participación genera compromiso con las conclusiones)  8. Aprendizaje continuo (es el objetivo central de la actividad) 9. Toma de decisiones disciplinada (el intercambio generado facilita la adopción de decisiones convergentes en instancias posteriores)

Se trata de una práctica que puede replicarse con facilidad, ya que los contenidos y modalidades de implementación pueden adecuarse a las necesidades e intereses de cada institución.

Requiere eso sí una voluntad institucional firme y el compromiso de la dirección en encararla con una perspectiva de largo plazo y no como una actividad puntual, el involucramiento de los diversos sectores participantes desde el inicio y en todas las etapas de preparación, desarrollo y evaluación. También resulta esencial mantener la motivación ya que requiere un esfuerzo adicional de muchos que suman a sus tareas habituales el compromiso de preparar y participar en esta instancia. El éxito en cada una de ellas, realimenta la motivación, por tanto es importante asignarle a cada instancia centralidad y no decaer en el esfuerzo de asegurar que tanto los contenidos como los aspectos de realización material han sido bien definidos, coordinados y cuidados en todos los casos.

6.- Divulgación de la Práctica

7.- Fuentes Complementarias


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