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Detalle de la Buena Práctica

ENCUESTA DE OPINIÓN DE ESTUDIANTES DE GRADO


Palabras clave: SATISFACCION ESTUDIANTES GRADO

Resumen de la Práctica

La encuesta de opinión surge junto con la creación del Programa de Información Estratégica con el objetivo de obtener en forma regular información acerca del perfil de los estudiantes de grado de la Universidad Católica del Uruguay así como conocer sus niveles de satisfacción e interés respecto a las actividades que ofrece la institución y de esta forma poder emprender acciones y tomar decisiones estratégicas para la institución.

Se orienta, a su vez, a comparar la información año a año de la población estudiantil, analizar la misma segmentando según, Universidad, Facultad o carrera con miras a delinear políticas y acciones específicas para mejorar la satisfacción estudiantil respecto a la institución en su conjunto, el proyecto académico así como los distintos servicios que ofrece.

La encuesta se aplica anualmente a través del sistema de autogestión estudiantil que posee la institución.

Actualmente esta encuesta permite responder a diversas necesidades de información que surgen de distintos procesos que ha impulsado la institución: mejoramiento de la calidad, autoevaluación, informes de gestión anuales, acreditación, etc. Hay un bloque de preguntas fijas que se mantienen año tras año y otras que se incorporan en función de las necesidades de información que surjan.

1. Planificación de la Práctica

El Programa de Información Estratégica (en adelante PIE) comienza a funcionar en la Universidad en el año 2000 con el objetivo de proporcionar a la Universidad de información estratégica para la toma de decisión por parte de las autoridades.

Las necesidades de información llegaban tanto del interior de la Universidad, para mejorar procesos, conocer opiniones de diversos públicos (estudiantes, docentes, funcionarios), responder pedidos de información puntuales de oficinas, como por parte externa: medios de prensa, entidades gubernamentales, estudiantes de otras universidades, entre otros.

Los estudiantes constituyen un público de gran interés para la Universidad, por lo que conocer su perfil, sus opiniones y sus intereses es fundamental para la gestión. Se decidió crear dos tipos de encuestas estudiantiles: una para los estudiantes que ingresan a la universidad (estudiantes de 1º) y otra para todos los estudiantes de grado, llamada Encuesta de Opinión.

Antes del surgimiento del PIE la Universidad realizaba en forma irregular censos estudiantiles para obtener información. Se aplicaba un formulario en papel durante el horario de clases, lo cual resultaba trabajoso y a su vez suponía un procesamiento lento y menos tiempo para el análisis y uso efectivo de los resultados obtenidos. De hecho, las medidas que se tomaban para mejorar procesos, realizar cambios se tomaban a través de percepciones, información subjetiva, pero no gracias a datos objetivos.

Por esta razón, en el año 2002 el Sistema Informático Magix (desarrollado internamente en la Universidad Católica) diseñó, a pedido del PIE de una función en el sistema que permite realizar a medida encuestas con diversos tipos de preguntas. El PIE recibió capacitación para la confección de los formularios y exportación de resultados para su procesamiento.

En las primeras ediciones la encuesta no era obligatoria, por lo que las tasas de cobertura eran inferiores al 50% de los estudiantes.

 

 

  1. Responder a diversas demandas de información

Con el transcurso de los años se transformó en la principal vía para obtener información sobre los estudiantes, al punto que es utilizada como insumo para las procesos de acreditación, de las autoevaluaciones de carrera así como para gran parte de los pedidos de información que surgen en la Universidad.

A su vez, a través de esta herramienta se pueden hacer relevamientos de todo tipo, ya sea para evaluar servicios tercerizados, intereses en actividades, hábitos, prácticas religiosas, entre otros. La práctica se plantea como un requisito fundamental, canalizar todas las demandas de información a través de una única herramienta, para no estar consultando al estudiante permanentemente sobre diversos temas. De esta forma la Universidad sabe que si precisa saber algo sobre los estudiantes, tiene esta encuesta como vía para conseguirlo.

 

  1. Toma de decisión en base a información

Obtener insumos sobre diversos temas que resulten de interés para las autoridades y sobre los cuales haya que tomar decisiones. En este sentido, año a año se incorporan nuevos temas a relevar y una vez recibidos los resultados se emprenden acciones correctivas.

 

  1. Contribuir al seguimiento de los indicadores del Plan Estratégico, los procesos de Autoevaluación y Acreditación

Actualmente frente a nuevo plan estratégico una herramienta como la Encuesta de Opinión posibilita aportar información confiable para algunos indicadores claves como ser la satisfacción de nuestros estudiantes. A su vez todas las opiniones de los estudiantes sobre los criterios presentes en las guías de Autoevaluación y de Acreditación de carreras se consiguen a través de la Encuesta de Opinión.

 

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

Desde el PIE se toman varias medidas para asegurar un adecuado diseño del formulario y una buena cobertura para poder obtener resultados representativos. Para ello se realizan las siguientes acciones:

  • Año a año se consulta a diversos actores de la Universidad sobre intereses en temas a relevar. Se dejan preguntas fijas para poder tener series de datos y otras se van incorporando al formulario, pero intentando no hacerlo por demás extenso y pesado para los estudiantes.
  • Se aplica en forma obligatoria para la inscripción a exámenes para asegurar buenas tasas de cobertura y poder así realizar inferencias estadísticas. Con coberturas inferiores al 50% se desacredita la herramienta. Actualmente se logran coberturas superiores al 90% de los estudiantes de grado.
  • Se hace una difusión de la aplicación de la Encuesta a través de distintos medios internos de la Universidad. Se busca transmitir a los estudiantes la importancia que su opinión tiene para la universidad y la posibilidad de gestionar el cambio a través de esta herramienta. Se intenta realizar devoluciones de los resultados a los estudiantes.

Una vez que finaliza el período en el que los estudiantes deben llenar la encuesta, el PIE procesa los resultados y confecciona informes para la presentación ante diversos públicos:

  • Consejo Directivo de la Universidad
  • Reunión con cada equipo de Facultad
  • Reunión con cada Vicerrectoría
  • Informes especiales para Recursos Humanos y para Biblioteca
  • Se incorporan los datos necesarios para cada carrera que se autoevalúa y se hacen llegar a los equipos de gestión encargados de dicho proceso.

La difusión de la información es fundamental para la toma de decisiones. En estas instancias desde el PIE se busca no sólo presentar los resultados, sino mirar comportamientos históricos y promover el análisis y acciones de mejora que resultan de los mismos que es el sentido último de esta encuesta.

(i) El Programa de Información Estratégica, ubicada dentro de la Secretaría de Planeamiento y Análisis Institucional es la oficina encargada de llevar adelante la Encuesta. Año tras año se procesan las necesidades de información respecto al público estudiantil y se canalizan a través de esta herramienta.

(ii) Se cuenta con el apoyo de personal del área de sistemas, para asegurar un correcto funcionamiento del sistema y la aplicación.

(iii) El personal de secretaría y gestión de las Unidades Académicas contribuyen a informar de la importancia de la encuesta y responden a cualquier inconveniente durante su aplicación.

 (iv) La Secretaría de Comunicación prepara los materiales para la difusión de la misma: e-folleto, banners, logos en el Sistema, afiches.

3. Resultados de la Práctica

Se han cumplido todos los objetivos trazados. La Encuesta de Opinión se ha legitimizado como la herramienta por excelencia para obtener información sobre los estudiantes y año a año, en la difusión de los resultados, los públicos que reciben los resultados valoran la información disponible.

Los resultados obtenidos a partir de la Encuesta de Opinión estudiantil han sido consistentes año tras año, lo cual permite marcar tendencias y series numéricas.

A su vez se han tomado una serie de mejoras a partir de la Encuesta, dentro de las que se pueden destacar:

-Uso de web asignatura- Se promovió el uso por parte de los docentes en las Facultades donde se notaba que no la utilizaban lo suficiente.

-Uso de las bases de datos. Se acordó, por ejemplo en Psicología, que un número mínimo de asignaturas exigiera a los estudiantes el uso de información que deber obtenerse de bases de datos específicas. Además se introdujo su uso en los seminarios de Metodología del Trabajo Universitario.

-Biblioteca.  El seguimiento de la  incorporación de los libros de lectura obligatoria que están en los programas. Incluso se solicito que en todos los  programas de curso se indicara la bibliografía obligatoria.  También hubo un seguimiento de los números de ejemplares por título en las Facultades que lo reclamaban.

-Revisión  de las exigencias de las asignaturas

-Revisión de los coordinadores o directores de carrera: la encuesta en un insumo más para su evaluación y en algunos casos ha motivado algunos cambios.

-El análisis de los espacios físicos y de infraestructura. Mejora de los laboratorios, el equipamiento de los salones  y hasta el análisis de los baños atendiendo a las diferencias de los sexos.

-Es un insumo importante a la hora de  pensar los rediseños curriculares.

  • Ha impulsado en base a información, un trabajo de coordinación entre los docentes y el equipo de gestión académica para la gestión de la estructura curricular y coordinación entre asignaturas.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

(i) El carácter regular de la encuesta. Al ser aplicada en forma regular desde el año 2002 ha logrado una legitimación.

(ii) La cobertura de la misma ronda el 93% de los alumnos año a año, gracias a su carácter obligatorio.

(iii) Es  la única encuesta regular que se pide al estudiante más allá de la evaluación que debe hacer de cada docente en forma semestral. Se buscó una herramienta centralizada por medio de la cual responder a las distintas demandas de información que surgen en la universidad; tanto internas como externas.

(iv) EL tipo de información que se genera y la posibilidad de obtener series a partir de los temas planteados permite lograr una visión histórica de ciertos aspectos relevantes del quehacer universitario. Mantener un bloque de preguntas fijo.

(v) La necesidad cada vez más frecuente de contar con información de satisfacción de nuestros estudiantes ya sea para responder a requerimientos internos (mejoramiento de la gestión, aspectos específicos de la carrera, mejoramiento de infraestructura y servicios) así como la necesidad de contar con este tipo de información para demandas externas que se plantean con mayor frecuencia como son los procesos de autoevaluación de las carreras de grado y los procesos de acreditación.

Sin los estudiantes no tendríamos Universidad.

(vi) El apoyo y reconocimiento del valor de la misma por parte de las autoridades de la Universidad.

 

 

5. Carácter Innovador de la Práctica

La Encuesta de Opinión es innovadora en tanto concentra en una única herramienta todas las necesidades de información que la Universidad tiene sobre sus estudiantes y permite tomar decisiones en base a datos. Se han tomado varias medidas gracias a la misma.

Es una herramienta de muy bajo costo para la Universidad, ya que es diseñada internamente, se realiza a través del Sistema de Autogestión Estudiantil.

A su vez, el hecho de que haya sido sostenida en el tiempo ha permitido poder extraer tendencias sobre los estudiantes, indagar por dónde van las opiniones estudiantiles y poner temas en la agenda de las autoridades de la Universidad.

Es una práctica con un bajo costo que requiere un dueño de proceso y que a su vez haga el correcto seguimiento. La Universidad en este año 2011 se propone replicar esta práctica para los estudios de Postgrado. El área de postgrado tiene algunas características propias específicas: los estudiantes vienen menos horas a clase, rinden exámenes generalmente al finalizar cada asignatura con lo cual no hay períodos de exámenes concentrados; esto dificultad la posibilidad de aplicarlo en forma obligatoria para la inscripción a exámenes y por lo tanto lograr una mejor cobertura. Se va a buscar la forma de aplicarlo en el momento de mayor concentración de exámenes.

Constituye una práctica fundamental para tomar decisiones sobre datos objetivos y representativos de la población en cuestión.

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Esta Buena Práctica no posee fuentes complementarias.

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  INÉS PÉREZ DEL CASTILLO
inesperez@ucu.edu.uy
+5982 487 27 17 int. 243
http://www.ucu.edu.uy/
UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL URUGUAY

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