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Detalle de las prácticas

Recursos de Apoyo Académico del CREE, una alternativa para el éxito de la generación UNINORTE

Palabras Clave: Recursos de apoyo académico, éxito académico, aprendizaje colaborativo por pares

Resumen de la Práctica

Frente al panorama creciente de la deserción institucional, las altas tasas de repitencia y otras dificultades para la permanencia, en el 2011 entra en funcionamiento el Centro de Recursos para el Éxito Estudiantil como una estrategia para favorecer la persistencia, adaptación y el logro de las metas académicas de los estudiantes. Así, se evidencia el compromiso de UNINORTE con el Acuerdo Nacional para combatir la deserción.

El CREE fue concebido como un centro de apoyo al estudiante y se ha ido convirtiendo en una instancia que lidera la implementación de estrategias relativas a la persistencia, éxito y graduación oportuna de la población estudiantil. Partió de la reorganización interna de los servicios existentes e incorporó otros programas, basados en el modelo de “Learning Assistance Programs y Success Center” de Estados Unidos. Enfoca su accionar en cuatro áreas estratégicas que trabajan de forma interrelacionada: recursos de apoyo académico, orientación académica, centro de escritura, y unidad de retención y éxito académico.

Cuenta con más de 400 pares de apoyo académico semestralmente como líderes de las estrategias de acompañamiento, 14 funcionarios que coordinan el trabajo y un equipo de profesores de las Divisiones Académicas involucrados en su desarrollo. Tiene dos salas modernas, equipadas y ambientadas para favorecer el aprendizaje colaborativo entre pares, adicional al uso de salones de clase y espacios en la Biblioteca. Ofrece atención a los estudiantes de todos los programas académicos, haciendo énfasis en el montaje de estrategias que ayuden al estudiante a enfrentar de forma exitosa los retos propios de las asignaturas con mayor índice de repitencia o con requerimientos especiales.

Se ha implementado en varias fases, lográndose identificar el logro paulatino y creciente de los objetivos trazados. Al primer semestre de 2013, se ha alcanzado una disminución de 1.3 puntos porcentuales en la deserción intersemestral con respecto al 2011, tanto a nivel académico como no académico. Gracias a un trabajo cercano y cooperativo con los directivos y profesores del Departamento de Matemáticas, se ha observado una disminución gradual de la tasa global de repitencia, pasándose de 35% en el primer semestre de 2011 a 27% en el segundo semestre de 2012. Las disminuciones se ven de forma pronunciada en las asignaturas que han recibido un cercano proceso de acompañamiento, tales como Cálculo I, con 20 puntos de diferencia entre 2010 y 2013 (46% a 26%).

Utiliza mecanismos de evaluación y seguimiento de las variables que afectan el éxito académico, una plataforma completa de comunicaciones constantes con la población, un sólido modelo de gestión con indicadores que permiten identificar la efectividad, eficiencia y eficacia de los servicios y un respaldo en estudios internos que permiten caracterizar la población y analizar factores académicos, psicosociales y financieros que afectan la permanencia. Cuenta con un sistema informático –SARA-, implementado en el 2013 en su fase piloto que permite la generación de alertas tempranas para determinar la población prioritaria que requiere apoyo, una mejor administración y organización interna de los servicios para atenderlo, así como mecanismos más ágiles y precisos para evaluar los resultados.

1.- Planificación de la Práctica

La institución requería consolidar sus estrategias de acompañamiento académico al estudiante, considerando el panorama creciente de la deserción, que alcanzó su pico más alto en el segundo semestre de 2009 (8%).

Por ello, en el plan de acción del 2010, se incluye la creación de “el Centro de Atención y Apoyo Académico para el estudiante como una herramienta institucional principalmente orientada a proporcionar refuerzo académico a los estudiantes, con el objeto de reducir la deserción académica”. No obstante, se amplió la visión del centro al incluir unidades que abordaran otras esferas de la permanencia y generar así un modelo que apunte a la persistencia, la adaptación y el éxito académico. Así nació el Centro de Recursos para el Éxito Estudiantil, el cual se ha ido posicionando como un área estratégica encargada de liderar estas acciones y trabajar de forma sinérgica con las instancias de apoyo al estudiante a nivel académico, financiero y psicosocial.

La misión del CREE resume su enfoque de práctica: “Somos un centro de apoyo para el estudiante de pregrado que ofrece una amplia variedad de recursos y servicios para ayudarlo a tener éxito en su vida académica, fomentar el desarrollo de sus competencias hacia la excelencia profesional y fortalecer su compromiso hacia el proceso de aprendizaje. Buscamos contribuir al logro de las metas institucionales, brindando estrategias académicas y formativas que permitan aumentar la retención y los niveles de desempeño académico, y la culminación del plan de estudios en el menor tiempo posible.”

El CREE reunió servicios de apoyo académico existentes y los reorganizó para lograr una mejor gestión de los procesos y obtener resultados sostenibles, en sus cuatro áreas estratégicas: Recursos de Apoyo Académico, Orientación Académica, Centro de Escritura, y Retención y Éxito académico.

Se enfoca en alcanzar las siguientes metas estratégicas: disminuir los índices de deserción y la tasa de repitencia (retiro/pérdida) en las asignaturas; aumentar el rendimiento académico y la tasa de graduación. Así mismo, procura estimular la satisfacción del estudiante con su experiencia universitaria, lo que se logrará por medio de acciones que faciliten su adaptación e integración académica, y el desarrollo de sus competencias de aprendizaje.

Se partió de un análisis de la situación de Colombia, el Atlántico y Uninorte en el tema de permanencia, un DOFA de las estrategias institucionales existentes, así como de un proceso de benchmarking de las mejores prácticas a nivel internacional y nacional lo que permitió la consolidación de un proyecto aprobado por el Consejo Académico en Noviembre de 2010 y con Resolución Rectoral en Diciembre de 2011.

La implementación ha tenido varias fases:

2010: Prueba piloto de las nuevas estrategias y proceso de reorganización de los servicios anteriores.

2011: Implementación del nuevo modelo lo de trabajo en tres áreas estratégicas con su respectivo proceso de evaluación y ajuste: Recursos de Apoyo Académico, Orientación Académica y Centro de Escritura.

2012: Evaluación de la efectividad del primer año de trabajo, del nivel de cumplimiento de las metas trazadas, apertura de la nueva sala de tutorías e introducción de mejoras a procesos y sistemas de medición con apoyo de los recursos del MEN.

2013: Incorporación de la Unidad de Retención y Éxito Académico para el análisis de indicadores académicos y el afinamiento de mediciones de efectividad, inclusión del Programa Profesor Consejero y remodelación de la Sala de Matemáticas; implementación en fase piloto del Sistema de Seguimiento y Análisis de la Retención Académica (SARA), que permitirá un completo monitoreo de la población desde su ingreso hasta su egreso, facilitando la organización de las estrategias y la medición continua de su efectividad.

2.- Desarrollo y ejecución de la Práctica

Se hará énfasis en la presentación de la implementación y los resultados de la unidad de Recursos de Apoyo Académico como Buena Práctica de Dirección Estratégica Universitaria, por ser la más grande y mejor consolidada de las unidades del CREE, además de que permite mostrar con claridad el ciclo PHVA, los sistemas de medición y seguimiento, y la efectividad de las actividades implementadas.

Dicha unidad incluye las actividades de nivelación, refuerzo y acompañamiento extra-clase dirigidos por tutores y/o profesores, bajo la coordinación del personal del CREE y el apoyo de directivos académicos:

- Nivelatorios para facilitar la transición del bachillerato a la universidad en temáticas de matemáticas, física y química.

- Monitorias académicas bajo el acompañamiento de un profesor

- Grupos de estudio en los que los estudiantes refuerzan semanalmente los conceptos abordados en la parcelación de la clase.

- Tutorías o consultas en la sala (matemáticas y general), en las que los estudiantes pueden resolver inquietudes académicas.

- Talleres de refuerzo y repaso de exámenes parciales, finales y de temáticas especiales.

Todos los estudiantes pueden participar en los servicios, pero se pretende la vinculación de poblaciones prioritarias:

 1. Primer ingreso: por su alta propensión a desertar a nivel nacional como institucional.

2. En estado académico crítico: Periodo de Prueba Transitorio (PPT), Período de Prueba Definitivo (PP) y Fuera de Programa (readmitidos).

3. En riesgo académico: tienen promedio entre 3.25 y 3.30 y son susceptibles de entrar a períodos de prueba

4. Con crédito Icetex : especialmente aquellos que presentan rezago o bajo desempeño académico que pueda afectar su permanencia en la institución.

5. Becarios: con requisitos institucionales o de las organizaciones que originan la beca.

Para implementar las estrategias, se efectúan básicamente los siguientes pasos, los cuales se describen de forma detallada en la tabla adjunta al documento:

1. Identificación de las asignaturas en las que se ofrecerán los apoyos, partiendo del análisis de las estadísticas institucionales relativas a deserción, repitencia, estados académicos y otros datos históricos de los últimos periodos.

2. Proyección del número de modalidades de apoyo requeridas y revisión de la disponibilidad presupuestal para dar prioridad a metas estratégicas.

3. Vinculación de pares utilizando procesos de selección, inscripción y seguimiento de alta calidad.

4. Vinculación de profesores a los sistemas de acompañamiento, en calidad de supervisores de los tutores, instructores de talleres de repaso, etc.

5. Divulgación de estrategias y proceso de matrículas utilizando los canales de comunicación institucionales (página web, catálogo de asignaturas, Facebook, twitter, llamadas telefónicas, correos, publiposters, carteleras, entre otros).

6. Verificación de la participación de estudiantes y promoción de la participación de la población prioritaria.

7. Seguimiento al rendimiento académico en las asignaturas en las que se ofrece apoyo: en momentos estratégicos, se identifican el nivel de rendimiento de los estudiantes en las asignaturas en las que se ofrece apoyo, empleando el sistema institucional, con el fin de buscar su vinculación a las estrategias que el CREE ofrece. Esta información se analiza con los Departamentos Académicos, para analizar las causas integrales del bajo desempeño de los alumnos (relación docente-estudiante, contenido del examen, metodologías de enseñanza, etc). Su finalidad es identificar aquellos estudiantes que, requiriendo la intervención, no están haciendo uso de los recursos.

8. Comunicación y divulgación adicional para motivar la participación de la población estudiantil, especialmente grupos de riesgo: página web actualizada con horarios y estrategias disponibles, visitas a salones de clases, llamadas telefónicas a la población prioritaria, envío de información a los correos de los catálogos web en los cuales se ofrece el apoyo, comunicación con profesores, entre otros.

9. Evaluación de resultados y análisis de efectividad de las estrategias (punto que se ampliará más adelante).

De esta forma, se trata de garantizar:

- La pertinencia del servicio y la oportunidad del apoyo para satisfacer las necesidades reales de los estudiantes, con la periodicidad requerida y haciendo el mejor uso de la capacidad instalada

- Fomentar una relación cercana y cooperativa entre tutor, profesor y estudiantes que reciben la atención, con miras a que tenga calidad y logre el impacto deseado, siguiendo el plan de trabajo que semestralmente se traza.

Por medio de estos pasos se busca verificar:

- El impacto de las estrategias por medio de la verificación de los resultados parciales y finales de los estudiantes que la tomaron, la aprobación de las asignaturas en la que recibieron apoyo según el número y frecuencia de estrategias en las que se matricularon.

- La participación de la población y el efecto que tuvo para satisfacer su necesidad o requerimiento.

- El efecto de las estrategias en los índices de repitencia de las asignaturas.

- El aumento de estados académicos normales con la consecuente disminución de los estados de recuperación.

- La retención intersemestral y, a largo plazo, el efecto en retención por cohorte y tasas de graduación.

3.- Resultados de la Práctica

El CREE, en sus dos años de funcionamiento, ha fortalecido su estructura y esquemas de servicio, gracias al enfoque de mejoramiento continuo que orienta sus acciones. A continuación se describirán los resultados más significativos se amplían en un archivo adjunto.

Resultados con respecto a los objetivos institucionales:

- Tasa de repitencia: Gracias al trabajo cooperativo con directivos y profesores del Departamento de Matemáticas, ha disminuido gradualmente la tasa global de repitencia, de 35% en el primer semestre de 2011 a 27% en el segundo semestre de 2012, especialmente en asignaturas que han recibido un cercano acompañamiento: Cálculo I, con 20 puntos de diferencia entre 2010 y 2013 (46% a 26%).

- Deserción intersemestral: Al primer semestre de 2013, se ha alcanzado una disminución de 1.3 puntos porcentuales en la deserción intersemestral con respecto al 2011, tanto a nivel académico, como no académico.

- Tendencia creciente de la tasa de estudiantes distinguidos o en estado académico normal: aumentó 1.1% entre los primeros semestres de 2008 y 2012 y 1.7% entre los segundos semestres.

 

Resultados con respecto a indicadores internos

- Ampliación de las estrategias disponibles: En el primer semestre de 2011 había 180 estrategias, en contraste con 259 en el primer semestre de 2013. Se cambió el esquema de grupos de estudio para cubrir la población estudiantil de todos los programas académicos, con mayor número de talleres de repaso de exámenes a lo largo del semestre.

- Ampliación de la cobertura de asignaturas con apoyo académico: Existe un mayor número de asignaturas que reciben atención en el CREE, dándole prioridad a las que pertenecen a los dos primeros semestres, que tienen altas tasas de repitencia o requerimientos especiales (para garantizar que los apoyos sean pertinentes y respondan a los requerimientos institucionales). Es así como, en el primer semestre de 2011, se ofrecían apoyos académicos en 49 asignaturas y al primer semestre de 2013 a 81 (sin incluir monitorias en las que se han efectuado reducciones estratégicas).

- Incremento de la participación de los estudiantes: Mayor número de estudiantes asisten a las estrategias del CREE y con mayor frecuencia. Mientras que en el primer semestre de 2011 se registraron 2707 participaciones en el primer semestre de 2013 llegó a 9575, lo que representa un incremento del 353%.

- Incremento de la participación de la población prioritaria en los servicios: mayor tendencia a participar en los servicios por parte de estudiantes de primer ingreso, becarios y con crédito ICETEX. A a primer semestre de 2013 se evidencia que el 79% de los estudiantes de primer ingreso de la población que podía inscirbirse en las estrategias así lo hizo; 69% de ICETEX, 60% de becarios, 48% de franja de recuperación y 39% con bajo promedio.

- Beneficios de la participación en las actividades: Más del 70% de los estudiantes que asisten a los servicios aprueban la asignatura en la que reciben apoyo. Este porcentaje se incrementa si participa en más de tres estrategias frente a la misma asignatura de forma continua.

Valor añadido de la práctica

Los estudiantes de primer ingreso perciben favorablemente el CREE: el 90% los conoce, el 49% lo han utilizado y ha obtenido beneficios, y 32% no lo han hecho pero están dispuestos a hacerlo.

Sostenibilidad de la práctica

Cuenta con recursos institucionales y una sólida estructura; está respaldada en el estado del arte y sigue parámetros de acreditación internacional y de asociaciones tales como NCLCA. Cuenta con sistemas de seguimiento académico tales como SARA, recursos virtuales y una completa página web en la que se encuentra información relevante sobre la práctica.

4.- Evaluación y revisión de la Práctica

El CREE ha consolidado su sistema de registro y análisis de la información, gracias a los procesos continuos de planificación, implementación, evaluación, revisión y mejora que se realizan, los cuales permiten identificar logros y limitaciones con respecto a la planeación institucional y los objetivos internos para efectuar ajustes al modelo de gestión.

A continuación se describirán los procesos de evaluación y revisión de la práctica del área de Recursos de Apoyo Académico en cada fase:

1.Planificación:

- Búsqueda de información de sustento a la práctica del CREE basado en el estado del arte, las investigaciones y prácticas exitosas a nivel nacional e internacional para fundamentar el proyecto ante el Consejo Académico.

- Prueba piloto de nuevas estrategias, consolidación de la reorganización interna y su consecuente evaluación

2. Implementación y evaluación del modelo:

- Fase 1 (2011): Introducción del nuevo esquema de recursos de apoyo académico, generación de protocolos y manuales de procesos internos, evaluados con indicadores básicos de efectividad, tales como la cobertura y la satisfacción de los participantes.

- Fase 2 (2012): implementación de mejoras a los esquemas posterior a la evaluación del l primer año, utilizando la retroalimentación de estudiantes, profesores y autoridades académicas; revisión de nuevas prácticas de benchmarking, visitas a universidades de Bogotá y Estados Unidos y la participación en la convocatoria del MEN. Como resultado, se introdujeron nuevos indicadores para guiar la evaluación (tales como la tasa de aprobación de las asignaturas), se afinó el proceso de seguimiento al rendimiento académico de la población, el análisis de información y su divulgación hacia las Divisiones Académicas (haciendo informes detallados de los indicadores por Programa y Departamento). Se mejoró el proceso de evaluación de los pares y se consolidaron procesos internos con la ayuda de aplicativos y otras herramientas desarrollados durante la convocatoria del MEN.

- Fase 3 (2013): Como resultado de los procesos anteriores, se afinaron los esquema de trabajo según los nuevos estándares. Así mismo, se implementó el Sistema de Análisis de la Retención Académica (en fase piloto) para apoyar los procesos de identificación de riesgos académicos, financieros y psicosociales de la población estudiantil desde el ingreso y lograr una mejor organización interna de los procesos de seguimiento y acompañamiento. También se están revisando estudios institucionales efectuados en el 2012, los cuales alimentan la planeación estratégica y la toma de decisiones (ver ficha de los estudios).

5.- Carácter Innovador de la Práctica

Es una práctica innovadora en Uninorte, porque:

- Posicionó la visión del éxito académico como dimensión transversal a la vida académica compromiso de estudiantes, profesores y directivos.

- Mejoró servicios que se ofrecían de forma aislada, orientados a la población vulnerable y para pocos programas académicos. Sus estrategias actuales enfatizan los primeros cinco semestres de todos los programas, en una infraestructura moderna y acogedora.

- Apoya a las Divisiones Académicas en el análisis de indicadores, el establecimiento de metas y la generación de acciones, basado en estudios internos, bibliografía actualizada y consultas al SPADIES.

Es innovadora en la región, el país e incluso a nivel latinoamericano, debido a que:

- Sigue el modelo de los programas de asistencia al aprendizaje y los centros de éxito académico y está fundamentado en la visión de autores de reconocimiento (Tinto, Astin, Pascarella, entre otro).

- Cumple los lineamientos del MEN de la permanencia universitaria, evidenciando el compromiso de UNINORTE con el acuerdo nacional para disminuir la deserción (Noviembre de 2010).

- Plantea una nueva visión del acompañamiento académico focalizado en los estudiantes de riesgo por acciones de prevención para responder a las necesidades de los usuarios (estudiantes, profesores, autoridades académicas y administrativas).

- Enfatiza el trabajo colaborativo por pares, cambiando la concepción del monitor como ayudante del profesor a un líder que favorece el aprendizaje entre los estudiantes

- Incluye estrategias enfocadas en el desarrollo de competencias de lectura, escritura, investigación y aprender a aprender, orientadas a estimular la persistencia y el éxito académico.

Recibió apoyo del MEN para su consolidación en 2012, ha compartido su experiencia con instituciones de la región, de Colombia, Chile y Estados Unidos. Su página web está abierta al público y se cuenta con un video de divulgación de la experiencia en el Micrositio Cruzar la Meta.

6.- Divulgación de la Práctica

7.- Fuentes Complementarias


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