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Detalle de la Buena Práctica

Antiguo a 2021_Gestión de la información institucional: el Portal de Estadísticas de la Pontificia Universidad Javeriana – Sede Central


Palabras clave: Estadísticas, Gestión, Análisis, Información

Resumen de la Práctica

En el sector de educación superior usualmente hay dificultades para entender diferentes estadísticas e indicadores pues existen diferencias conceptuales entre instituciones y/o países. Para tratar de superar estas dificultades en la Universidad, la Secretaría de Planeación ha fortalecido la gestión de información institucional buscando potencializar el uso de la información transaccional con la que ya cuenta. Uno de los aspectos más relevantes en esta gestión es la posibilidad de acceso oportuno a información relevante para la gestión de las unidades de la Universidad, particularmente para los programas académicos en su labor de mejoramiento continuo y autoevaluación con propósitos de acreditación de alta calidad.

Dentro de esta concepción de gestión y gobernabilidad de dicha información, la Secretaría de Planeación ha desarrollado el Portal de Estadísticas, con el propósito de constituirse en una fuente de información confiable, oportuna y parametrizable, al servicio de la comunidad educativa para su planeación y su gestión.

La gestión de la información institucional comprende acciones orientadas a la gobernabilidad de la información, la planeación y coordinación, la ejecución y el seguimiento, la evaluación y el control. Esto se aplica tanto a la información estructurada, soportada en sistemas de información, y a la información no estructurada, aquella sin respaldo en sistemas de información.

La implementación del Portal de Estadísticas en la herramienta MS SharePoint que incluye tanto información estructurada como no estructurada, comprendió el desarrollo de las fases de conceptualización y diseño, producción y puesta en marcha e inicio de operación. De esta manera las unidades visualizan la información en esta herramienta, pero además pueden descargarla y realizar análisis particulares.

Los beneficios han sido en cuanto a una mayor claridad en la forma en que se entiende cada estadística e indicador y los criterios para su cálculo; la posibilidad de descargar, agregar, desagregar, organizar y graficar información según las necesidades; la garantía de un acceso oportuno a información relevante que se actualiza y amplía constantemente; la posibilidad de realizar análisis comparativo entre unidades, entre otros.

El Portal está en evolución y sometido a permanente evaluación. Desde el inicio, ha sido de conocimiento general que la Secretaría de Planeación lo administra y atiende permanentemente cualquier incidente de carácter funcional o de inconsistencias en la información. Este modelo de operación, abierto a retroalimentación constante, ha permitido conocer y analizar situaciones particulares que difícilmente podrían verse plenamente reflejadas mediante sondeos generales.

Se procura acoger en su totalidad las sugerencias recibidas en tanto sea viable, y se tiene contemplada una evaluación de satisfacción de usuarios a mediados del segundo semestre de este año.

Esta es una práctica innovadora porque la Universidad ha potencializado el uso de MS SharePoint para convertirlo en un instrumento al servicio de toda la comunidad educativa. Además, se atienden los requerimientos de información de los usuarios haciendo más robusto el sistema de información institucional; es replicable en otras instituciones porque hace uso de herramientas cotidianas, no supone grandes desarrollos de infraestructura tecnológica y no genera grandes costos en términos de su puesta en marcha ni de su administración.

1. Planificación de la Práctica

La Secretaría de Planeación es la responsable de la recopilación, procesamiento, y análisis de estadísticas e indicadores de carácter institucional con propósitos de reporte y de rendición de cuentas tanto al interior de la institución como hacia grupos de interés externos. Esto incluye, entre otros, los ejercicios de autoevaluación de alta calidad institucional y de programas académicos. Con este propósito se ha buscado desde el año 2012 el fortalecimiento de la gestión de la información institucional. Esta gestión de información incluye acciones en los siguientes componentes: i) gobernabilidad de la información; ii) planeación y coordinación; iii) ejecución; y, iv) seguimiento, evaluación y control.

Este enfoque ha sido utilizado para la gestión tanto de la información estructurada, entendida como aquella que proviene de los sistemas de información institucionales, como de la información no estructurada, es decir, aquella que no se encuentra sistematizada y que debe ser recopilada directamente con las unidades responsables.

En materia de gobernabilidad de la información se cuentan las siguientes acciones adelantadas: definición institucional de la Secretaría de Planeación como la única responsable del reporte de información institucional; definición del modelo de datos de la información institucional (basado en el diagrama de flujo de información adjunto a este formulario); identificación de los responsables de cada información; adopción de procedimientos y de instrumentos estandarizados para la documentación de la información; adopción de reglas únicas de obtención de la información.

La planeación y coordinación para la gestión de la información ha significado trabajar conjuntamente con diferentes unidades de la Universidad. En primer lugar, las unidades responsables de la información, tales como la Vicerrectoría Académica, la Vicerrectoría de Investigación, la Vicerrectoría de Extensión y Relaciones Interinstitucionales y la Dirección de Gestión Humana; en segundo lugar, la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI), como encargada de los desarrollos de sistemas necesarios para la obtención de la información. Con ellos se han conformado diversos equipos de trabajo para, de manera coordinada, adoptar las definiciones de lo que se entiende por cada estadística o indicador en la Universidad, así como los criterios para su obtención.

En materia de ejecución, una vez adoptadas las definiciones de cada estadística o indicador se han diligenciado conjuntamente con las unidades responsables los instrumentos para la documentación de los requerimientos técnicos de su obtención (fichas técnicas); con ello la DTI ha desarrollado los programas o los reportes necesarios; a continuación las unidades responsables han realizado las pruebas funcionales y validado y aprobado los reportes; finalmente, la Secretaría de Planeación ha puesto esta información para consulta de la comunidad educativa a través del denominado Portal de Estadísticas. El objetivo de este Portal es constituirse en una fuente de información oficial, confiable y oportuna al servicio de la comunidad educativa con la información necesaria para su planeación, su gestión, y como insumo para los procesos de mejoramiento continuo, especialmente, la acreditación de alta calidad de los programas académicos.

En el componente de seguimiento, evaluación y control, la Secretaría de Planeación es la responsable del mantenimiento de las fichas técnicas de definición de las estadísticas e indicadores así como del Portal de Estadísticas. Igualmente, es responsable de la actualización periódica de cada estadística e indicador en el Portal, así como se hacer seguimiento y evaluación permanente del estado de la información institucional en este sitio.

De esta manera se ha puesto a disposición de la comunidad educativa la información referente a estudiantes inscritos, admitidos y matriculados; estudiantes graduados; estudiantes matriculados en dos o más programas; deserción; profesores; medidas de productividad académica de departamentos y profesores; proyectos de investigación de los departamentos, grupos de investigación y profesores; y, empleados administrativos.

2. Desarrollo y ejecución de la Práctica

A continuación se referirá la implementación del Portal de Estadísticas:

Fase 1: Conceptualización y Desarrollo (15/01/2013 al 25/02/2013)

  1. Reunión de planificación (15/01/2013): el equipo de trabajo, conformado por el Secretario de Planeación, un Profesional de Planeación, un Ingeniero de Sistemas de la DTI y dos diseñadores gráficos del Centro Ático determinó el objetivo, alcance y requerimientos funcionales del Portal de Estadísticas, el cronograma de trabajo, y los responsables de cada tarea, acordando reuniones quincenales de seguimiento.

 

  1. Definición del tipo de sitio (15/01/2013 al 21/01/2013, responsable: ingeniero de sistemas): se determinó que el Portal funcionará en la plataforma SharePoint 2007 de MS Office, por su facilidad de uso y administración, y porque sin suponer desarrollos costosos, permitía cubrir las funcionalidades requeridas.

 

  1. Definición del diseño del sitio (22/01/2013 al 28/01/2013, responsables: diseñadores gráficos): se revisó el grado de personalización del diseño que permitía MS SharePoint y se presentó un diseño preliminar a implementar en ambiente de pruebas, incorporando colores y fotografías institucionales.

 

  1. Definición de la estructura de información y acceso (15/01/2013 al 08/02/2013, responsables: Secretario de Planeación y Profesional de Planeación): definición de la estructura de información y navegación del sitio y de los perfiles de usuario con acceso al Portal.

 

  1. Creación de ambiente de pruebas (08/02/2013 al 14/02/2013, responsable: ingeniero de sistemas y diseñadores): sobre la plataforma SharePoint se configuró un ambiente de pruebas con la estructura de navegación aprobada. A partir del 11/02/2013 se llevó a cabo la aplicación del diseño gráfico del sitio.

 

  1. Creación de grupos de usuarios (18/02/2013 al 25/02/2013, responsable: ingeniero de sistemas y Profesional de Planeación): creación del grupo de administración y demás perfiles de usuario.

 

  1. Producción de contenido (08/02/2013 al 25/02/2013, responsable: Profesional de Planeación): construcción dearchivos en MS Excel con reportes dinámicos. Elaboración de manual de usuario con el apoyo de la Oficina de Organización y Métodos.

 

  1. Carga y verificación de funcionamiento (25/02/2013, responsable: todo el equipo): publicación del contenido en ambiente de pruebas. Realización de ajustes menores de diseño. Aprobación del paso a producción para pruebas con usuarios.

 

Fase 2: Producción (26/02/2013 al 07/03/2013)

 

  1. Puesta en producción (26/02/2013 al 27/02/2013, responsables: ingeniero, diseñadores y Profesional de Planeación): creación del Portal en la dirección http://comunidadfs.javeriana.edu.co/estadisticas y los grupos de usuarios con los perfiles establecidos. Cargue de la información disponible.

 

  1. Pruebas con usuarios (27/02/2013 al 06/03/2013, responsables: Ingeniero de Sistemas, Secretario de Planeación y Profesional de Planeación): selección de usuarios; creación de sus permisos de acceso y diseño de formato para registro del resultado de las pruebas.

 

  1. Capacitación administrador (04/03/2013, responsables: ingeniero de sistemas, diseñadores y Profesional de Planeación): capacitación en la administración del Portal, en la creación de accesos, carga de información, creación de nuevas secciones, manejo de imagen e incidentes.

 

Fase 3: Operación (08/03/2013 a la fecha, responsables: Secretario de Planeación y Profesional de Planeación)

 

  1. Apertura del Portal (08/03/2013 al 18/03/2013): lanzamiento del Portal en forma gradual a diferentes miembros de la comunidad educativa (autoridades de gobierno, directores de unidades académicas, secretarios de facultad y otros directivos.

 

  1. Actualización y mantenimiento del Portal (18/03/2013 a la fecha): Además de las actualizaciones periódicas, se han publicado nuevas estadísticas referidas a tasas de reemplazo (24/04/2013), deserción, permanencia y graduación (25/04/2013) y estudiantes matriculados en dos o más programas (30/04/2013).

 

  1. Capacitación a usuarios (29/04/2013 a la fecha): se impartió capacitación sobre el acceso, manejo del Portal y aspectos relevantes para la interpretación de la información a más de veinte usuarios de manera grupal o individual.

3. Resultados de la Práctica

Los resultados de esta práctica evidencian el cumplimiento del objetivo planteado:

 

Objetivo: “Consolidar el Portal como una fuente de información confiable, oportuna y parametrizable, al servicio de la comunidad educativa para su planeación, su gestión, y su mejoramiento continuo, en particular la acreditación de alta calidad de programas académicos.

 

Resultados en usuarios directos: en diferentes escenarios (presentaciones, reuniones, comités, comunicaciones escritas), los usuarios han destacado beneficios como:

  • Claridad en los criterios tenidos en cuenta para el cálculo de cada estadística.
  • Se puede descargar, agregar, desagregar, organizar, cruzar y graficar la información según las necesidades.
  • Garantía de oportunidad en el acceso a la información, pues se puede consultar el Portal a cualquier hora y desde cualquier lugar.
  • Relevancia de la información publicada para la Comunidad Educativa.
  • Actualización permanente e incorporación de nueva información.
  • Posibilidad de análisis comparativo entre programas académicos, departamentos, facultades, pues anteriormente las unidades solo recibían su información particular.
  • Oportunidad y eficiencia en la solución de inquietudes.

 

Resultados para la Secretaría de Planeación:

  • Anteriormente, se recibían entre 10 y 15 solicitudes de información mensuales, cada una con un plazo de respuesta de 3 a 5 días hábiles, que podían extenderse debido a otras solicitudes o actividades prioritarias. Actualmente, se reciben de dos a tres consultas mensuales, generalmente para ampliación de información. Estas se solucionan de manera inmediata remitiendo al usuario al Portal de Estadísticas o a los Boletines Estadísticos anuales.
  • Mejoramiento del uso del tiempo para el análisis de información, en lugar de dedicarlo al procesamiento de información.
  • Incremento de la consulta de los Boletines Estadísticos anuales disponibles también en el Portal. Igualmente, se ha potencializado el uso de información, que anteriormente estaba subutilizada.
  • Utilización de información estadística y de indicadores para la medición de metas de la Planeación Universitaria por parte de las unidades (líneas de base).
  • Fortalecimiento del papel de la Secretaría de Planeación como responsable de la información institucional de la Universidad, en la medida en que la comunidad educativa reconoce que el Portal es el canal más ágil y confiable para la obtención de estadísticas.

 

Resultados en usuarios indirectos: todos los resultados descritos constituyen un beneficio para toda la Comunidad Educativa, pues se traducen en una mayor eficiencia, una toma de decisiones sustentada en información y una gestión más transparente de la actividad de la Universidad.

4. Evaluación y Revisión de la Práctica

Hasta el momento se identifican dos momentos en la evaluación en la práctica:

 

  1. Revisión previa al lanzamiento del Portal: en la fase de producción se realizó una evaluación del funcionamiento del Portal, por parte de algunos usuarios seleccionados en aspectos como:
  • Autenticación de usuario y acceso
  • Descarga del instructivo de uso
  • Ingreso a cada una de las secciones en el menú de navegación
  • Acceso a los archivos de información de cada sección
  • Correcto funcionamiento de todos los archivos en línea
  • Correcta descarga de archivos a equipos de los usuarios

Esta evaluación arrojó resultados positivos en materia de funcionamiento, pero evidenció la necesidad de una capacitación a usuarios, la cual abarcó aspectos tanto de funcionamiento del aplicativo como de metodología e interpretación de las estadísticas.

 

  1. Revisión en operación: el funcionamiento mismo del Portal es una oportunidad para su evaluación permanente. La Secretaría de Planeación es el administrador que atiende permanentemente cualquier incidente que se reporte, ya sea de carácter técnico, funcional o de inconsistencias en la información. Este modelo de operación, abierto a retroalimentación permanente, ha permitido conocer y analizar situaciones particulares que difícilmente podrían verse plenamente reflejadas mediante sondeos generales. Hasta el momento se han recibido cinco inquietudes acerca de la información publicada y todas han sido resueltas satisfactoriamente, reafirmando la credibilidad de las estadísticas suministradas.

 

Estas han servido, sin embargo, para adelantar acciones de capacitación individual, actualización de las fichas técnicas, modificación de la visualización de la información o inclusión de nuevas estadísticas. Producto de esta última, en mayo se incluyó información de estudiantes matriculados en dos o más programas de pregrado, que no se venía calculando y se comenzó a generar a través de la Oficina de Admisiones y Registro Académico y es publicada en el Portal.

 

En el segundo semestre del año se espera realizar una evaluación del funcionamiento del Portal.

5. Carácter Innovador de la Práctica

  1. Innovación interna:

Se ha potencializado en uso de MS SharePoint que era visto usualmente como una herramienta solamente para compartir internamente documentos de trabajo. Con el Portal por primera vez se utiliza MS SharePoint en la Universidad para poner a disposición de la comunidad educativa una herramienta interactiva, que permite descargar información y modificar las formas de visualización.El Portal instalado en esta herramienta permite una mejor visualización de la información con gráficos y tablas, y la posibilidad de hacer análisis propios al poder descargar la información.

 

  1. Innovación respecto al contexto:

Esta práctica es innovadora respecto al contexto porque permite desarrollar a bajo costo y en corto plazo, una herramienta esencial para la gestión de una institución de educación superior, capaz de satisfacer en buena medida los requerimientos de información de los usuarios.

 

  1. Replicabilidad:

Es una práctica replicable en otras instituciones pues hace uso de herramientas cotidianas como Internet, MS Excel y MS SharePoint. No supone grandes desarrollos de infraestructura tecnológica y no genera grandes costos en términos de su puesta en marcha ni de su administración. Además, permite transformar los archivos internos de las oficinas, en insumos valiosos para toda la organización, generando mayor transparencia, eficiencia y oportunidad en el manejo de información.

6. Divulgación de la Práctica

Sin información para éste item.

7. Fuentes Complementarias

Fuentes complementarias

Ver archivo adjunto

8. Archivos Adjuntos

Esta Buena Práctica no posee archivos adjuntos.

Datos de Contacto
  Yezid Orlando Pérez Alemán
yperez@javeriana.edu.co
57 1 3208320 Ext. 2017
http://comunidadfs.javeriana.edu.co/estadisticas
Pontificia Universidad Javeriana

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