Portal de Transparencia
Palabras clave: Transparencia, buen gobierno, compromiso social
La Universidad de Alcalá viene realizando en los últimos años diversas acciones para conseguir mejorar la calidad de sus servicios y la transparencia en la rendición de cuentas a la sociedad. Conscientes de que la transparencia y el acceso a la información constituyen instrumentos esenciales para el correcto funcionamiento de las instituciones, el equipo de gobierno ha creído necesario seguir desarrollando nuevas iniciativas y prácticas que permitan difundir información sobre la Universidad de manera más eficaz. La creación de un Portal de Transparencia, un proyecto pionero entre las universidades y otras instituciones públicas de nuestro país, pretende contribuir a dicho objetivo, reuniendo y poniendo a disposición de todos los interesados información sobre la acción de gobierno, la gestión económica y administrativa de la Universidad, y los resultados alcanzados en el desempeño de la actividad docente e investigadora, así como del compromiso con los ciudadanos.
La creación de este portal Web viene motivada por la creencia de que la transparencia constituye una práctica fundamental en la actividad de los entes públicos. Para su creación, se han tenido en cuenta referentes internacionales como la Oficina de la Casa Blanca, la Oficina del Primer Ministro Británico, o diversas universidades latinoamericanas, como la Pontificia Universidad Católica de Chile o la Universidad de Chile. Asimismo, se han tomado en consideración los contenidos y datos básicos que la organización Transparency International-España recomienda incluir en los portales de transparencia pública.
Las acciones llevadas a cabo para la realización de esta práctica han involucrado a todos los sectores de la comunidad universitaria, requiriendo de una participación activa y sostenida en el tiempo por parte del personal docente e investigador, el personal de administración y servicios, y los estudiantes.
Esta iniciativa pretende dar respuesta a una demanda que va más allá de la propia universidad: mostramos cómo se gestiona la institución a nuestra propia comunidad universitaria, pero también al resto de la sociedad, que con sus impuestos contribuye a sostener las administraciones públicas, en sus distintos niveles.
La Web de Transparencia constituye una práctica de buen gobierno, que produce un efecto dominó en la propia comunidad universitaria, sirviendo de estímulo e incentivo para el desarrollo de una cultura democrática y una mayor participación de la ciudadanía.
En cuanto a los resultados obtenidos, en el mes y medio transcurrido aproximadamente desde su puesta en marcha, en abril de 2013, se han registrado ya 3.500 visitas al Portal de Transparencia. El compromiso de la Universidad de Alcalá con la transparencia ha sido reconocido en el primer informe de transparencia de las webs de las universidades públicas, elaborado en octubre de 2012 por la Fundación Compromiso y Transparencia, que la situaba entre las 10 universidades más transparentes de España. Por su parte, el diario El Mundo describe esta iniciativa como una de las reformas ejemplares llevadas a cabo por esta universidad. La implementación de esta práctica ha merecido también comentarios muy elogiosos por parte del director de la Fundación Compromiso y Transparencia, que en el mismo diario califica esta práctica como un “esfuerzo serio por impulsar la transparencia en la Universidad”.
En el año 2010 el rector de la Universidad de Alcalá plantaba entre las prioridades de su gestión, dinamizar la participación de todos los sectores de la comunidad universitaria en los órganos de gestión y representación, en la convicción de que el diálogo y el respeto a las opiniones de los demás constituyen la base para la creación de una universidad más equitativa, más transparente y más eficaz en su acción educativa y formativa.
Para lograr este objetivo, durante estos años se han realizado diversas acciones tendentes a mejorar la transparencia en la comunicación, tanto interna como externa. Entre ellas, la obtención de datos que pusieran de relieve los aspectos susceptibles de mejora a través de la participación de la Universidad en evaluaciones y estudios institucionales, así como en “rankings” nacionales e internacionales. Igualmente, y con el fin de facilitar un mejor conocimiento de la institución, que permita a su vez evaluar la eficacia de las políticas que se desarrollan en la universidad, se han puesto a disposición de los miembros de la comunidad universitaria y de la sociedad en general datos e indicadores de seguimiento sobre la actividad universitaria, a través de los canales habituales de comunicación.
A pesar de estas actuaciones, la dispersión de la información disponible, incluso la ausencia de información suficiente en algunas áreas, dificultaba el acceso de una forma clara, organizada y transparente a todos los datos e indicadores sobre la actividad universitaria, en particular por parte de aquellas personas que no pertenecen a la universidad y no están familiarizados con su funcionamiento.
La creación de un Portal de Transparencia constituía por tanto una necesidad, cuyo objetivo último es mejorar el conocimiento externo de la Universidad de Alcalá y dar respuesta al interés legítimo de los ciudadanos respecto a la gestión de los recursos públicos. Como objetivos a desarrollar se establecieron los siguientes: aglutinar de una forma eficaz todas las acciones previas que se venían realizando durante años, superar las dificultades que entrañaba la dispersión de la información, ampliarla y unificarla en un espacio concreto, darle una mayor visibilidad y aportar como valor añadido una buena práctica, encaminada a conseguir la excelencia en el gobierno de la Universidad.
Este proyecto fue coordinado a través del Vicerrectorado de Coordinación y Comunicación. Una vez determinados los objetivos, evaluados los costes económicos y los recursos humanos necesarios para la elaboración del Portal y constatada la viabilidad del proyecto, esta práctica se desarrolló en tres fases.
En la primera fase se realizó un estudio pormenorizado de la información ofrecida en la página web y en la intranet de la UAH, se evaluaron las dificultades y los recursos humanos necesarios.
Para determinar qué contenidos deberían aparecer en la web, se tuvo también en cuenta qué información se demanda, desde los medios de comunicación, a las administraciones públicas en estos momentos de crisis económica e institucional: datos sobre cómo y con quién contrata la administración, en qué gasta su presupuesto, cuánto cobran sus trabajadores….todo ello aparece desglosado en la Web de Transparencia.
La tercera fase se centró en el diseño técnico del Portal de Transparencia, su diseño gráfico y su estructura. Se determinó integrar el portal en la página web principal de la Universidad, por considerar que esta era la opción que permitía una mejor accesibilidad.
El desarrollo total del proyecto fue ejecutado en tres meses y medio.
Las áreas de organización a las que afecta son: Gabinete y Secretaría del Rector, Recursos Humanos, Secretaría General, Gerencia, Oficina Estadística y Vicerrectorados.
Siguiendo las directrices establecidas en cuanto a contenidos y datos básicos que la organización Transparency International-España recomienda incluir en los portales de transparencia pública, el portal Web de Transparencia www.transparencia.universidaddealcala.es se ha estructurado en los siguientes apartados: Agenda, Personal, Actas y Normativa, Acreditación y Auditorias, Contratos y Convenios, Presupuestos, Estadísticas y Rankings.
La información correspondiente a algunos de estos apartados se venía recogiendo previamente para información interna; otros datos se publicaban en la página web oficial de la Universidad; a determinadas informaciones solo se podía acceder a través de la intranet y en otros casos la información se manejaba únicamente en servicios concretos y era necesario solicitar los datos.
Los recursos humanos destinados a elaborar la información no han aumentado, como tampoco lo han hecho los costes económicos. La implementación de esta práctica ha supuesto, sin embargo, una reorganización de los recursos existentes, así como cambios en la forma de trabajo, todo ello bajo la coordinación del Vicerrectorado de Coordinación y Comunicación.
También es importante destacar que el Portal de Transparencia de la UAH ha sido desarrollado mediante software libre, sumándose a numerosas iniciativas internacionales que fomentan su uso frente a otros sistemas cuyas licencias incrementan el coste. Entre otros, la Casa Blanca o el Gobierno Británico diseñan sus portales electrónicos mediante software libre.
Implementar la información ya existente en las bases de datos de los servidores de la UAH para que pudiera estar disponible desde el Portal de Transparencia ha facilitado la actualización automática del propio Portal. Esta actividad ha supuesto un reto no sólo desde el punto de vista técnico, sino también desde el punto de vista comunicativo.
Los apartados en los que está estructurado el Portal son los que se indica a continuación:
Agenda.- En este apartado pueden consultarse los compromisos institucionales correspondientes a la agenda semanal del Rector. La responsabilidad de la actualización de la información sigue recayendo en el Gabinete y la Secretaría del Rector.
Personal.- En esta sección se facilita información sobre el personal docente e investigador y de administración y servicios de la Universidad, número y distribución de plazas existentes en cada una de las categorías, y sus retribuciones y costes sociales.
Se recogen también en este apartado los complementos retributivos del equipo rectoral y sus currículum vítae. También los cargos de confianza y de libre designación existentes, con el detalle de sus retribuciones.
Actas y Normativa
Este apartado pone a disposición de todos los interesados las actas del Claustro Universitario, las actas del Consejo de Gobierno y otras normativas que regulan la vida universitaria, además del Boletín Oficial de la Universidad de Alcalá. La información se actualiza desde la Secretaría General de la UAH.
Acreditación y Auditoría
La Universidad de Alcalá participa periódicamente en procesos de evaluación y auditoría, tanto internos como externos, cuyos resultados pueden ser consultados en esta sección del Portal de Transparencia.
El control interno se lleva a cabo a través de OTACI (Órgano Técnico de Auditoría y Control Internos), Inspección de Servicios y Defensor Universitario. Desde esta sección se puede acceder a los correspondientes informes de gestión y también se puede obtener información sobre los procedimientos de control interno y control de calidad de la Universidad de Alcalá.
En cuanto a la evaluación externa, la UAH ha participado en los últimos años en diversos procesos, tanto nacionales como internacionales, con el fin de identificar buenas prácticas y aspectos susceptibles de mejora en su actividad, cuyos informes se pueden consultar en este apartado.
Contratos y Convenios
Para una mayor transparencia, el Portal reúne toda la información referida a los contratos adjudicados o en fase de licitación, y ofrece la posibilidad de consultar los distintos expedientes, incluyendo la documentación y el estado de los mismos.
De igual manera, este apartado ofrece el Catálogo de Convenios firmados por la UAH, con sus textos completos.
Presupuesto
No sólo se detalla el presupuesto, sino también su ejecución, lo que da una idea mucho más ajustada de en qué se gasta el dinero una administración pública.
Estadísticas
Con el fin de poder evaluar la eficacia de las políticas impulsadas por la Universidad de Alcalá, se incluyen en este apartado diferentes estadísticas e indicadores de seguimiento, así como documentación adicional que permite disponer de información relevante sobre la Universidad.
También se pueden consultar datos referidos a los ámbitos de comunicación, memorias de prensa y evolución de impacto en medios, así como los relativos a investigación, informes de I+D+i y patentes.
Rankings
En este apartado se puede obtener información sobre posicionamiento en rankings y distinciones obtenidas dentro de procesos de evaluación y análisis comparado en las áreas de transparencia y difusión de la información, docencia, investigación, sostenibilidad medioambiental y compromiso social.
En el periodo en que lleva en funcionamiento el portal de Transparencia –un mes, y medio aproximadamente-- se han recibido más de 3.500 visitas, lo que da prueba del interés suscitado. El 76% corresponde a nuevas visitas y el 24% son visitantes recurrentes. Los visitantes han accedido desde 38 países diferentes, siendo USA y Ecuador los países que más visitas han realizado después de España. En España, las ciudades en las que el Portal ha suscitado mayor interés son Alcalá de Henares, Madrid, Guadalajara y Barcelona. Las áreas más consultadas del Portal han sido Personal (PAS y PDI), Presupuesto y Agenda de actividades del Rector, por este orden.
También se han recibido 3 consultas directas a través del formulario de contacto, las cuales han sido resueltas de manera satisfactoria.
Asimismo, la creación del portal ha suscitado un gran interés entre diversos medios de comunicación, que se han hecho eco de su existencia, evaluando esta práctica favorablemente, como puede comprobarse en el listado de noticias que se incluye al final de esta memoria.
También cabe mencionar aquí, como indicio de los buenos resultados obtenidos, la evaluación favorable de la práctica por parte del director de la Fundación Compromiso y Transparencia, que en una información aparecida en el “Diario el Mundo” (3 de abril de 2013) califica la creación del nuevo Portal como un “esfuerzo serio por impulsar la transparencia en la Universidad”.
Una de las principales dificultades a superar fue determinar la estructura que se debía adoptar para que la misma resultara clara y recogiera toda la información necesaria. Además, fue preciso plantear un sistema de organización del contenido que facilitara el acceso de los usuarios a todos los datos relevantes, así como garantizar la actualización periódica del Portal.
Para ello, en primer lugar, se identificó toda la información susceptible de ser alojada en el Portal de Transparencia, siguiendo los parámetros marcados por las organizaciones internacionales que sirven de referencia en el fomento y defensa de la transparencia, fundamentalmente los establecidos por la organización Transparency International-España.
Además, se realizó un análisis pormenorizado de algunas instituciones internacionales de reconocido prestigio en materia de transparencia, como la Oficina de la Casa Blanca, la Oficina del Primer Ministro Británico, y diversas universidades latinoamericanas (en particular, la Universidad de Chile y la Pontificia Universidad Católica de Chile).
Seguidamente, y una vez determinados los contenidos más relevantes, se procedió a su localización. Algunos datos aparecían ya en la web oficial de la Universidad. Otros, en cambio, no eran públicos o no se encontraban debidamente sistematizados.
Se comprobó la vigencia de los datos, se localizaron las fuentes a las que se podía recurrir para solicitarlos y se determinaron los procedimientos de actualización de la información que debían implementarse.
Posteriormente, se integró toda la información bajo una estructura común que cumpliera con los estándares de accesibilidad básicos determinados en el W3C. Asimismo, con el fin de facilitar la comprensión de la estructura del portal, se diseñó un índice conceptual de los contenidos disponibles.
En el futuro, como propuesta de mejora, se prevé la implementación de un sistema de alertas que informe de los cambios efectuados y de las actualizaciones periódicas que se vayan realizando. Cualquier persona interesada podrá suscribirse de forma voluntaria a este sistema de alertas.
La Universidad de Alcalá es la primera en España que realiza una práctica de estas características. La creación del Portal tiene, en este sentido, un carácter claramente innovador. Es previsible que esta práctica sirva como modelo de referencia para otras instituciones académicas españolas, así como para otras instituciones no académicas, ya que en estos momentos se está tramitando en las Cortes Generales una iniciativa legislativa para aumentar la transparencia de las administraciones públicas. De hecho, universidades como la Universidad Carlos III de Madrid y la Universidad de Cantabria han mostrado ya su interés por dotarse de portales de transparencia análogos al diseñado por la Universidad de Alcalá (véase, por ejemplo, a este respecto, la información recogida en el “Diario Montañés” de 7 de mayo de 2013: http://www.eldiariomontanes.es/v/20130507/cantabria/universidad-cantabria/universidad-busca-transparencia-internet-20130507.html).
Internamente, la práctica realizada fomenta la cohesión entre los distintos sectores de la comunidad universitaria, que disponen de un punto de acceso único a toda la información pública disponible. Al mismo tiempo, esta práctica promueve la voluntad de servicio a la ciudadanía y la rendición de cuentas que deben caracterizar a una administración pública, fortaleciendo los lazos entre la institución universitaria y su entorno: las dos comunidades en las que la Universidad de Alcalá tiene campus universitario (Madrid y Castilla- La Mancha).
A pesar de ser una experiencia muy reciente, en el periodo en que lleva en funcionamiento el portal de Transparencia –un mes y medio, aproximadamente-- se han recibido más de 3.500 visitas, lo que da prueba del interés suscitado, como se ha mencionado anteriormente. También se han recibido 3 consultas a través del formulario de contacto, las cuales han sido resueltas de manera satisfactoria.
Asimismo, la creación del portal ha suscitado un gran interés entre diversos medios de comunicación, que se han hecho eco de su existencia, evaluándola favorablemente, como puede comprobarse en el listado de noticias que se incluye al final de esta memoria. En concreto, el diario El Mundo describe esta iniciativa como una “reforma ejemplar”. (información aparecida el 3 de abril de 2013). La implementación de esta práctica ha merecido también, como se ha dicho, comentarios muy elogiosos por parte del director de la Fundación Compromiso y Transparencia, que en el mismo diario califica esta práctica como un “esfuerzo serio por impulsar la transparencia en la Universidad”
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